Работно време. Как да организирате времето си: ефективни методи, методи и препоръки

Работно време– продължителността на участието на дадено лице в организирания трудов процес. Това е периодът, през който служителят, в съответствие със закона, вътрешните правила и условията на трудовия договор, трябва да изпълнява трудовите си задължения. Този период се измерва с продължителността на работен ден, седмица, месец, година и се регулира от националното законодателство, което определя максималната му стойност за календарен период (обикновено седмица). В Руската федерация – 40 часа седмично е нормалното работно време, пълна заетост. За някои категории персонал (за служители на възраст 16-18 години) се намалява до 36 часа, за юноши 14-15 години - до 24 часа, както и за лица, заети на работа с опасни и неблагоприятни условия на труд.

В Руската федерация, в съответствие с трудовото законодателство, има петдневна работна седмица, осемчасов работен ден. При шестдневна работна седмица работният ден е не повече от 7 часа. В предпразничните дни той е с час по-кратък, също така при шестдневна седмица работният ден се съкращава с час преди уикенда. Заетост извън нормата (не повече от 16 часа седмично) е възможна както по инициатива на служителя (непълно работно време), така и по инициатива на работодателя (извънреден труд).

Работни часоветрябва да предвижда продължителността на работната седмица, продължителността на ежедневната работа (смяна), началния и крайния час на работа, времето на почивките в работата, броя на смените на ден, редуването на работни и неработни дни. .

Непълно работно време или непълна работна седмица -заплащане на база отработено работно време или обем на извършената работа .

Ненормирано работно време– специален режим на работа, при който работниците и служителите могат по нареждане на работодателя при необходимост да бъдат привлечени към изпълнение на трудовите си функции извън нормалното работно време.

Гъвкаво работно времеозначава, че началото, краят, продължителността, мястото и времето на работа се определят по споразумение на страните в рамките на предвидения в закона общ брой работни часове за съответния период.

Този режим позволява на служителите да използват:

Плъзгащ се график (времето за начало и край на работа варира, но работата е 8 часа на ден);

Гъвкав график (часовете за присъствие се определят в средата на деня, служителите сами определят началото и края на работа);

Разпределение на задълженията: една щатна длъжност се разпределя между двама изпълнители;

Работа на ненормирано работно време (преди и след работно време);

Променлив работен ден (продължителността на работния ден варира по дни от седмицата в рамките на месечната норма);

Гъвкаво настаняване (работа от дома, в библиотеката).

Гъвкавият график намалява текучеството на персонала, тежестта на транспортния проблем, подобрява психологическия климат, но: усложнява контрола.

Гъвкавата работа включва също работа на смени и сезонна работа.

Разпокъсан работен ден -разделени на части с една или повече почивки, използвани там, където има „пикови“ периоди на интензивна работа (транспорт, животновъдство).

Работа на смени -работа на две, три или четири смени , използва се, когато продължителността на производствения процес надвишава допустимата продължителност на ежедневната работа (за ефективно използване на оборудването, но не може да се работи на две смени подред). Най-добрият вариант е директното редуване: 1, 2, 3 смени. Почивка - минимум две смени по продължителност.

Чуждите компании използват модулна система за организиране на гъвкава работа на смени. Цялото работно време е разделено на модули с различни „цени“. Например един час работа в най-неблагоприятния период от нощната смяна е еквивалентен на няколко сутрешни часа. За определен период работниците трябва да натрупат необходимия брой условни работни часове. При този режим паричното обезщетение се заменя с пропорционално намаляване на работното време.

Баланс на работното време

Формира се общото време, с което една организация разполага за дейността си през определен период календарен фонд работно време.

Състои се от номиналенили фонд на пълен работен ден. Това е максималният възможен фонд за работно време, за да го изчислим, изваждаме празниците и почивните дни от календарния фонд. Пълната карта се състои от присъствения фонд на явките и отсъствията. Паричен фондвключва полезен фонд и време за вътрешни престои и отсъствия (болнични, учебни отпуски, отсъствия, разрешени от закона и администрацията отсъствия). Полезен фонд от времесе състои от реалния фонд (действително отработено време) и престой и загуби в рамките на смяна. Включва време за производство , време за обслужване на работното място и време за технологични и организационни почивки.

Време за изработкасвързани с изпълнението на служебните задължения. Това основно, спомагателно, подготвително и заключително време (получаване на задание, предаване на работа).Основното време е да се постигне целта на производствения процес. За служителите се разделя на време за организационно-административна работа, творческа и техническа работа.

Спомагателно време - за осигуряване на основната работа, например събиране на необходимите материали. Времето за поддръжка на работното място се изразходва за поддържане на работното пространство в правилно състояние.

Предприятието взема предвид и анализира структурата на времевите фондове, за да идентифицира скритите резерви и да рационализира използването им.

Коефициент на използване на работното време= Брой действително отработени човекочасове / Брой максимално възможни човекочасове по време на учебни часове.

Коефициент на използване на работния ден = Среден действителен работен ден / Среден работен ден.

Всичко е сравнено по периоди. Въз основа на резултатите се съставя отчетен и планиран баланс на работното време.

Балансът на работното време е система от показатели за неговото използване от един средностатистически служител през определен календарен период (обикновено година). Помага да се определи ефективното (полезно) време на един служител, като се вземе предвид средната продължителност на работния ден и приетия работен график; идентифициране на резерви за повишаване на производителността на труда; планирайте броя на персонала.

За рационално използване на ограничените ресурси на работното време, инвентаризация и анализ на използването на работното време (РВ) по следните методи:

1. Време– измерване на времето, изразходвано за повтарящи се елементи (може да бъде непрекъснато или избирателно). Извършете един час след началото на работа и един час преди края. В резултат на това се изчислява средната продължителност на операцията.

Средна продължителност на операцията = Продължителност на всички операции / Брой операции.

2. Опростен метод за наблюдение. С помощта на обикновен часовник времето за операция със средна сложност се измерва в рамките на 30-40 минути.

3. Заснемане на работен ден(непрекъснато, избирателно) – провежда се два-три пъти годишно по 2-3 седмици в периоди с най-характерен състав на работа. Цялата работа е разделена на групи (изискващи квалификация на инженер, техник и такива, които не изискват специална квалификация).

4. Метод на моментно наблюдение– в този случай не се записва изразходваното време, а данните за това какво е правил служителят в произволно избрани моменти от време. Често се използва като контролен метод при обикаляне на работни места.

5.Самостоятелна снимка на работно време.

6. Дневник на работното време на ръководителя

7. Проучвания.

За проследяване на отработените часове се използва лист за време. В процеса на анализ на използването на работното време (РВ) е важно да се установят неговите разходи и всички видове загуби. Не може да бъде:

· непродуктивни разходи - свързани с извършването на работа, която не отговаря на функциите на даден служител (коригиране на дефекти, неизправност на инструменти или оборудване);

· престои – могат да бъдат причинени както от организационни, така и от технически причини (липса на материали, инструменти) или нарушение на трудовата дисциплина;

· отсъствия от работа – по данни от графика;

· допълнителни отпуски по лични причини с разрешение на администрацията.

Загубите на RV се изчисляват както общо, така и на работник.

Наред със загубите се анализират отсъствията от работа поради болест (сравняват се планираните и реалните загуби).

Правилната организация на работното време ви позволява да изпълните всички планирани планове, да спечелите авторитета на колегите, да избегнете оплаквания от началниците и да се почувствате като квалифициран специалист и майстор на занаята.

Има редица принципи за организиране на работното време, следвайки които можете да достигнете такова ниво в производствената си дейност, когато до края на работната седмица няма да имате нито един нерешен проблем, а в петък вечер няма да мислите за следващия понеделник, но за предстоящия един уикенд. Всичките ви мисли ще бъдат заети само с това как да прекарате заслужения си уикенд възможно най-интересно и полезно.

За да се разработи правилният метод на действие, първо трябва да се отбележи, че има редица причини, които влияят върху създаването на недостиг на работно време. Те включват: натрупване на работа, бързане, суетене при изпълнение на задача, неправилно приоритизиране и в резултат на това подобрения в дома и др.

Качеството на извършената работа се влияе и от интереса към крайния резултат (мотивация). Често съзнанието, че работата ви никога няма да бъде оценена, ви лишава от всяко желание да я вършите качествено, бързо и не ви дава възможност да организирате правилно работния си ден.

Има редица съвети за решаване на тези проблеми. Те са доста ефективни и следвайки ги, работата може да се превърне в радост, а не в тежко бреме.

Съвет първи:В началото на работната седмица направете списък със задачи, които трябва да свършите преди уикенда. По-големите проблеми, които изискват повече време или изискват работата на други служители, трябва да бъдат приоритизирани. След това ги подредете по важност и спешност. Запишете плана си на хартия. След изпълнение на друга задача тя трябва да бъде зачеркната от плана. Това ще ви даде възможност да видите резултата от работата си, да почувствате морално удовлетворение и да планирате силите си в бъдеще.

Съвет втори:Седмичният план трябва да бъде разделен по дни от седмицата също въз основа на спешност, нужда и важност. За да не държите всичко планирано в главата си, трябва да започнете „бизнес бележник“.

Съвет трети:Анализирайки предишния си опит, идентифицирайте онези фактори, които обикновено пречат на способността ви да изпълнявате задачите си. Запишете ги на хартия за яснота и се опитайте да откриете причината за всеки от идентифицираните проблеми. В бъдеще се опитайте да се придържате към заключенията, които сте направили.

Съвет четири:Направете график (регламент) за работния си ден. За да направите това, трябва да вземете предвид всичко: ставане сутрин, закуска, път до работа, време за изпълнение на планираните задачи, време за контакт със служители и началници, време на почивки, непланирани почивки, без които не могат да бъдат изпълнени нито един работен ден. Този регламент трябва да бъде съгласуван с вашите служители и ръководство, така че през деня да не се разсейвате излишно с празни разговори и ненавременни задачи.

Съвет пети:Задайте вашите стимули. Както знаете, всеки от нас с голям интерес и усърдие върши работата, която „иска“, а не работата, която „има нужда“. Имайки стимул, всички задачи от категорията „нуждая се“ ще се преместят в категорията „искам“. След това зависи от вас.

Съвет шест:Поставете ясни, твърди срокове за изпълнение на задачите си и се опитайте да ги спазвате, независимо от цената. Отначало ще бъде трудно, но след това това „златно“ правило ще се превърне в навик. Не позволявайте на никого да нарушава тези срокове без особено убедителни причини. Само тогава ще можете да постигнете целта си.

Съвет седми:Винаги награждавайте както себе си, така и служителите си за висококачествена и навреме изпълнена работа или задачи. Това допринася за създаването на здравословен микроклимат в екипа, прави служителите готови да изпълняват взаимно исканията си и помага при решаването на възложените задачи.

Като следвате тези съвети, ще можете да работите по-ползотворно, да усъвършенствате работния си процес и да избегнете непоносимата рутина. Когато се приберете вкъщи, ще почувствате лекота на душата си от изпълнените задачи (особено ако са изпълнени изцяло) и уважение към себе си. С такива чувства утре ще искате отново да отидете на работа, а не да се криете от шефовете си, страхувайки се от оправдан гняв за вашите грешки и недостатъци.

Понякога може да изглежда, че 24 часа на ден са крайно недостатъчни, за да свършите всичко. Правилно съставеният дневен режим ще ви позволи ясно да планирате деня си, така че да остане свободно време.

Какво трябва да знаете, ако не знаете как да създадете ежедневие?

Има четири основни правила. Първо, планирайте бъдещия си ден от вечерта. Добре е да направите това схематично и да поставите листа на видно място. По този начин можете да спестите време. Как да управляваме всичко? Ето примерно ежедневие:

7.00 - изкачване.
7.00-8.00 - сутрешна гимнастика, хигиенни процедури, закуска.
8.00-12.00 - работа.
12.00-13.00 - обяд, почивка.
13.00-17.00 - работа
17.00-19.00 - спорт.
19.00-20.00 - вечеря.
20.00-22.00 - лично време, семейно време на следващия ден.
22.00 - лягане.

Второ, планирайте само онези задачи, които обичате да правите. Ако правите нещо, което не ви харесва, бързо ще се уморите и ще започнете да изпитвате дискомфорт. Трето, подредете правилно приоритетите си. Вземете си дневник (с дата) и записвайте нещата по важност. Например:

Проблеми, които изискват незабавни решения.
Важни, но не много спешни неща.
Задачи, които могат да бъдат изпълнени друг ден. Датиран дневник е необходим не само за поставяне на цели, но и за различни идеи, които ви хрумват. Невъзможно е да запомните всичко, но този метод ще ви позволи да не пропуснете важни мисли.

Четвърто, намерете време за почивка - това е задължително. Ако обаче все още има неизпълнени задачи, опитайте се да ги решите в почивния ден, тъй като утре ще се върнете на работа.

Времето е пари

Всеки бизнесмен знае как да прави пари. Но как да управляваме времето - само няколко. Има дори специална наука - управление на времето. Преподава се от тези, които не знаят как да създадат ежедневие, така че времето да работи за човек, а не обратното. Трябва да започнете с анализиране и идентифициране на дупки, в които изтича безполезно време. Може да са само десет до петнадесет минути. Но дори и те са важни. Те може да не са достатъчни, за да изпълните поставените задачи за деня. Второто нещо, което трябва да направите, е да очертаете целите си: както краткосрочни, така и дългосрочни. Това са ясно формулирани желания, които движат човек към тяхното постигане. В противен случай успехът няма да дойде. След това можете да планирате времето си. Има седем много ефективни съвета, които ще ви помогнат да се справите със задачата:

Принципът 70/30. Невъзможно е да планирате целия ден. Отделете 70% от времето си и планирайте задачи. Останалите 30% оставете за непредвидени обстоятелства и форсмажорни обстоятелства.
Днес - за утре. Не бъдете прекалено мързеливи, за да поставите предстоящото в писмен вид. Това ще ви позволи да управлявате разумно времето си и да пристигате на планираните си срещи, без да закъснявате. В края на бизнес списъка можете да напишете похвални фрази: "Справихте се страхотно! Но не се отпускайте!" или "Продължавай все така! Но има още много работа!" Те ще ви мотивират да решавате проблемите си.
Не забравяйте, че основната активност се случва сутрин, така че се опитайте да планирате повечето си дейности преди обяд. Става по-лесно психологически, когато осъзнаете, че половината от задачите вече са изпълнени и има още цял ден. След това можете да се посветите на кратка почивка и лични разговори. И след хранене проведете няколко не много важни бизнес преговори или малка среща.
Правете почивки! Не забравяйте да почивате на всеки час по 10-15 минути. Този метод ще ви позволи да работите по-продуктивно и да не се уморявате преди време. В моменти на релаксация не е нужно да лежите на дивана или да пушите в тоалетната. Използвайте това време изгодно: направете загрявка, полейте цветята, пренаредете папките на рафта, прочетете пресата или излезте на чист въздух.
Бъдете реалисти относно възможностите си. Ще загубите много време и здраве за постигане на непостижими цели. Поставете си задачи, които определено можете да решите.
Винаги почиствайте работното си място в края на работния ден. Това ще ви помогне да спестите много време в бъдеще и ще ви позволи да подредите мислите си. Винаги дръжте важните неща на едно и също място и лесно достъпни.
Отървете се от нещата, които не ви трябват. Човек е свикнал да оставя нещата „за по-късно“, в случай че са му полезни. Огледайте се, ако не сте използвали нещо няколко месеца, без съмнение го изхвърлете в кошчето.

За да планирате времето си, можете да водите дневник, бележник или обикновен бележник. Запишете цели и задачи, мисли и идеи там. И не забравяйте да създадете своя ежедневен режим. Успешният човек се вижда отдалеч!

Бухал или чучулига: има ли значение?

Учените отдавна разделят хората на две категории в зависимост от степента им на продуктивност в различните часове на деня. Това са последните, които лесно се събуждат сутрин. В ранните часове те са весели и активни, но до вечерта са уморени и не могат да вършат важни неща. Совите, напротив, трудно се събуждат, а максималната им активност се постига вечер и през нощта. Очевидно е, че при планирането на ежедневието е необходимо да се вземе предвид психотипът на човека. И например важните срещи за нощните сови не трябва да се планират сутрин.

В съвременния свят обаче на ранобудните им е по-лесно, тъй като по-голямата част от работата в офиса или производството започва рано сутрин. Учените са уверени, че всеки човек по принцип със силно желание може да промени своите биоритми. Всеки от нас е способен да се превърне от „нощен бухал” в „чучулига”. Това обаче ще изисква воля, търпение и способност да се придържате към определени правила за постигане на целта.

Биологичният часовник

Независимо от какъв биологичен тип принадлежи човек, той във всеки случай се подчинява на основните закони на природата. И казват, че в различни моменти тялото ни се държи различно. И за да използвате времето правилно, да свършите всичко, трябва да знаете за това. Биологичният часовник започва своята работа много преди да се събудите. Изглежда нещо подобно:

4 часа сутринта. Тялото се подготвя да се събуди, в кръвта се освобождава кортизон, хормон на стреса. Това време е опасно, тъй като има голяма вероятност от инфаркт, обостряне на хронични заболявания, бронхиална астма и др.
5.00-6.00 часа. Метаболизмът се активира, нивата на кръвната захар и аминокиселините се повишават - тялото "стартира" работата на всички системи.
7.00. Отлично време за закуска, тъй като храната лесно и бързо се превръща в енергия.
8.00. Достига се дневен пик на прага на болка. В този час зъбоболът се засилва, главата боли с особена сила, болят костите. По-добре е да отложите срещата си при зъболекаря за следобед, когато неприятните синдроми няма да са толкова изразени.
9.00-12.00 часа. По това време енергията достига своя максимум, мозъкът работи добре, кръвообращението се увеличава - оптималният период за ползотворна работа: както умствена, така и физическа.
12.00-13.00 часа. Време за обяд. Стомахът смила добре храната, но мозъчната активност е значително намалена. Тялото започва да се нуждае от почивка.
14.00 часа. Производителността все още е намалена. Това обаче е най-доброто време за лечение на зъби.
15.00-17.00 часа. Кръвното налягане отново се повишава, умствените процеси се активират и се наблюдава пик на работоспособността.
18.00 часа Оптималното време за вечеря е така, че тялото да има време да смила храната преди лягане.
19.00-20.00 часа. Този часовник е идеален за прием на антибиотици. Най-чувствителна е нервната система. Часовникът е предназначен за тихи семейни дела или приятелски събирания.
21.00 часа Този период е подходящ за запаметяване на голямо количество информация, тъй като мозъкът е настроен за запаметяване.
22.00 часа Чудесно време за заспиване. Тялото се настройва да възстанови силата и енергията за следващия ден. Ако заспите сега, ще ви бъде гарантиран здрав и здрав сън.
23.00-1.00 часа. Метаболитната активност намалява, пулсът се забавя, дишането е равномерно. Дълбок сън.
2.00. По това време може да почувствате студ, тъй като тялото става особено чувствително към по-ниски температури.
3.00. Часът, в който най-често се случват самоубийствата. Хората имат депресивни мисли. По-добре си лягайте, ако още не сте го направили.

Планирайте ежедневието си, като вземете предвид биологичния си часовник. Тогава всичко ще се получи за вас!

Преживяването на Джак Дорси

Джак Дорси е успешен предприемач и основател на социалната мрежа Twitter. В същото време той е директор на световноизвестната компания Squer. Как успява да съчетава работата и свободното време? Вероятно малко хора ще харесат ежедневието на бизнесмен. Но опитът на Джак е наистина впечатляващ. Той работи по 8 часа на всяка работа, тоест по 16 часа на ден. Само от понеделник до петък обаче. Останалите два дни оставя за почивка. Успехът му е в това, че за всеки ден си съставя тематичен работен план, който стриктно спазва. Едновременно с това изпълнява възложените задачи и в двете фирми. Работният ден на мениджъра изглежда така:

В понеделник се занимава с администрация и управление.
Вторник е посветен на произведените продукти.
В сряда Джак е зает с маркетинг и връзки с обществеността.
Четвъртък е насочен към установяване и поддържане на връзки с бизнес партньори.
В петък се набират нови служители и се решават общи организационни въпроси.

Разбира се, ежедневието на успешния човек е много подобно на графика на работохолик. Въпреки това винаги намира време за разходки на чист въздух и релакс.

Ежедневието на успешния човек. Пример: Уинстън Чърчил за работа у дома

Всички разбират, че Уинстън Чърчил като ръководител на британското правителство е имал ненормирано работно време. Въпреки всичко обаче той успя да се справи с всичко и да се придържа към ежедневието си. Ще се изненадате, но събуждайки се в седем и половина сутринта, Уинстън не бързаше да стане от леглото: лежеше, четеше последната преса, закусваше, подреждаше пощата си и дори даде първите инструкции на секретарката си. И едва в единадесет часа Чърчил стана, отиде да се измие, да се облече и слезе в градината, за да се разходи на открито.

Обядът за лидера на страната беше сервиран около един часа следобед. Всички членове на семейството бяха поканени на празника. В рамките на един час Уинстън можеше лесно да общува с тях и да се наслаждава на компанията на любимите хора. След такова забавление той започна задълженията си с нова сила. Нито един ден от работата на Уинстън Чърчил не минаваше без дълга дрямка. И в осем часа семейството и поканените гости се събраха отново на вечеря. След това Уинстън отново се затваря в кабинета си и работи няколко часа подред. Така ръководителят на британското правителство успя да съчетае работата с личната комуникация със семейството и приятелите. И това със сигурност го направи човек не само успешен, но и щастлив.

Дневна рутина за работа от вкъщи

Ежедневието на един бизнесмен, работещ от вкъщи, е изключително важно. Естеството на работата на някои хора им позволява да работят дистанционно, без дори да напускат дома си. По правило такива работници не са свикнали да отделят време за планиране на работния си ден, въпреки че това би било много полезно за тях. Често те работят у дома без никаква рутина: седят пред компютъра до късно през нощта, след което се събуждат късно следобед, изтощени и летаргични. Такива работници е малко вероятно някога да станат успешни. Друго нещо е, че ако се придържате към правилната ежедневна рутина, можете да постигнете успех в работата. И също така бъдете щастливи в личния си живот и в същото време поддържайте здравето си. Ето пример за това как да създадете ежедневна рутина:

Трябва да ставате рано, не по-късно от 7 сутринта. След като се събудите, отделете пет минути, за да направите сутрешна гимнастика, да вземете душ и да закусите обилно. След това не трябва веднага да бързате на работа. Починете си още малко, оставете тялото си да се събуди и да се настроите за работа.
Можете да работите от 9 до 12. Правете неща, които изискват психическо напрежение, тъй като по това време паметта ви се активира, представянето ви се подобрява и мозъкът ви работи по-добре.
12.00-14.00 - посветете тези два часа на приготвяне на обяд, хранене и следобедна почивка.
След това можете да започнете работа, но не по-късно от 18:00ч.
От 18 до 20 часа се посветете на онези дейности, които ви доставят удоволствие: разходки на чист въздух, занимания с деца, четене на художествена литература и др.
В 20.00 часа можете да вечеряте с цялото семейство и да се съберете пред телевизора, за да гледате интересен филм.
Трябва да си лягате не по-късно от 22:00 часа, защото на следващия ден отново ще трябва да ставате рано.

Както можете да видите, общо 6-8 часа бяха посветени на работата. Ежедневната ви рутина обаче ще ви позволи да я изпълнявате ефективно и без да застрашавате здравето и личния си живот.

Как да заспим бързо?

Очевидно е, че пълноценният и здрав сън влияе на активността ни през целия ден. Затова е важно да си лягате навреме и да можете да заспите. Следвайте тези съвети:

Прочетете интересна книга преди лягане. Това е много по-полезно от гледане на телевизия или търсене на новини в интернет. Докато чете, мозъкът се отпуска и човек по-лесно заспива.
Спрете да тренирате няколко часа преди желаното време за сън. Това е необходимо, за да може кръвното налягане да се нормализира, мускулната активност да намалее и тялото да е готово за почивка.
Разходките на чист въздух ще повлияят благотворно на времето за заспиване.
Не яжте тежка храна преди лягане.
Преди лягане проветрете добре стаята.
Винаги се събуждайте по едно и също време сутрин, дори ако все още искате да подремнете.

Очевидно е, че добре наспалият и отпочинал човек изглежда здрав. Той е жизнерадостен, жизнерадостен и решен да решава продуктивно поставените задачи през работния ден.

Домакинята също е човек

Ако ви се струва, че жена, която седи вкъщи със или без деца, не прави нищо, значи дълбоко грешите. За да разберете колко натоварен е всеки ден на една домакиня, трябва само веднъж да сте на нейно място. Следователно времето за планиране е толкова важно за нея, колкото и ежедневието на успешния човек. Това ще ви помогне да намерите поне няколко часа за лични дела и да не станете роб на домакинството. За да систематизира работата си поне малко, жената е помолена да води специални бележки. Таблицата по-долу показва как трябва да се класират планираните дейности.

Както виждате, трябва да си направите план за важни и не толкова важни неща за всеки ден. Те ще се изпълняват независимо от ежедневните задължения като готвене, миене на чинии, разходка на домашен любимец и т.н. Почиствайки целия апартамент всеки ден, бързо се уморявате да правите всичко повърхностно. Предлагаме ви да обърнете внимание на една стая на ден. Това обаче трябва да се прави внимателно и отговорно. По този начин ще убиете два заека с един камък - практически няма да се налага да правите генерално почистване и няма да се изморите в същата степен, както от почистването на целия апартамент като цяло.

Нека малките задачи включват цели като смяна на спално бельо, презасаждане на цветя и др. Също така се опитайте да изпълнявате ежедневните си задължения в хронологичен ред. Така ще намалите времето за решаването им. Например, когато станете сутрин, първо оправете леглата си, а след това започнете да приготвяте закуската. Мийте мръсните съдове веднага след хранене, вместо да ги съхранявате цял ден (освен ако нямате съдомиялна).

Помня! Трябва да имате поне един ден почивка. Не планирайте нищо голямо за събота и неделя. Запишете в графика си нещата, които можете да правите със семейството си. Например ходене до магазин за хранителни стоки. Не забравяйте да включите членовете на вашето домакинство в работата и не се колебайте да помолите съпруга си за помощ. Попълнете тази таблица за следващата седмица. Тогава ще се научите да систематизирате живота си и ще можете да намирате време за разходки с приятели, пазаруване на дрехи и други приятни неща.

Работа - време, забавление - час

Невъзможно е да работите без почивка. Дори бизнесмен трябва да си вземе поне един ден почивка. Ще ви покажем как да ги похарчите в полза на себе си и семейството си:

Работещият човек прекарва твърде много време в офиса или в ученето. Следователно той просто се нуждае от набези на чист въздух. Един почивен ден е най-доброто време за това! Отидете с приятелите си на пикник в най-близката гора. Берете горски плодове или гъби. През лятото непременно отидете на плаж край езеро или море. Направете разходка с катамаран или лодка. Играйте плажен волейбол или наемете велосипеди. Каквото и да правите, със сигурност ще ви е от полза.
През почивните дни градът често е домакин на различни панаири, празненства или просто малки тематични партита в парка. Там можете да участвате в състезания, да се насладите на изпълнения на актьори, да слушате музика на живо, да хапнете захарен памук или пуканки и да се срещнете със стари приятели.
Филмът също е чудесно извинение за облекчаване на стреса от натоварената седмица. Изберете филм, който ще заинтересува цялото семейство. А след киното можете да отидете до най-близкото кафене и да се поглезите с вкусна пица или сладолед.
Ако времето не е благоприятно през уикенда, можете да останете вкъщи и да играете настолни игри. Или гледайте любимото си шоу. Четенето на интересна книга също ще донесе много удоволствие.
Можете да планирате пазаруване за уикенда. И за да не изглежда твърде обикновено, назначете всеки член на семейството да отговаря за определен отдел в търговския обект. И му нареди да спазва стриктно списъка за пазаруване.
Събота и неделя са чудесни времена за приемане на гости. И, разбира се, не забравяйте за родителите си. Те също се нуждаят от вашето внимание и грижи.

Ако сте делови човек, не пренебрегвайте почивката. Не забравяйте да планирате почивния си ден. Това ще ви позволи не само да запазите нервите и здравето си, но и да започнете следващата работна седмица с нови сили и свежи мисли. Така че, за да постигнете желания резултат, трябва да се научите как да управлявате времето си. Вашето ежедневие и колко задачи имате време за решаване до голяма степен зависи от това колко компетентно можете да планирате времето си.

За да направите това, вземете си дневник и не забравяйте да създадете режим, който стриктно да спазвате. Проучете опита на успешни предприемачи и следвайте съветите, които ви подхождат. Определете своите биоритми и създайте дневен режим въз основа на вашите възможности. Поставете правилно приоритетите си, това ще ви позволи да спестите енергия и време за второстепенни задачи. И не забравяйте за съня и почивката. Това е съществена част от ежедневието на един успешен човек.

Ежедневието ни често се определя не от приоритети или желания, а от моментни грижи и суетня. Бихме се радвали да прекараме деня по-ползотворно, но тези писма, срещи, преговори тихомълком изяждат цялото ни време. Разбира се, има много техники за увеличаване на производителността - от баналното водене на списък със задачи до по-сложни техники за управление на времето. И изглежда, че работи. Поне за известно време, докато рутината отново ви завладее.

Но какво ще стане, ако погледнем науката зад това как мозъците ни функционират през целия ден и използваме тази информация, за да подобрим производителността си?

Спестете първите си три часа

Според психолога Рон Фридман първите три часа от работния ден са най-ценни и продуктивни.

През това време, вместо да проверявате имейли, съобщения в социалните мрежи или да отговаряте на молби на други хора, е по-добре да се съсредоточите върху най-важната работа.

„Обикновено имаме прозорец от около три часа всеки ден, когато сме наистина фокусирани, фокусирани. Това е идеално време за планиране, мислене и писане на речи, пише Фридман в статия за Harvard Business Review. „Ако прекарваме тези най-добри часове в маловажни задачи, в крайна сметка ще бъдем много по-малко ефективни, отколкото бихме могли да бъдем.“

Проучванията показват, че през деня изпитваме постепенно намаляване на когнитивните функции (памет, внимание, умствена работоспособност) и затова важните и сложни задачи не трябва да се отлагат за вечерта.

Освен това през първата половина на деня трябва да се опитате да бъдете проактивни, а не реактивни, тоест приоритет трябва да бъде самостоятелната работа и активните действия, а не да отговаряте на молби от колеги, клиенти и партньори.

Мислете като готвач

Кой е най-добрият начин да започнете деня си? Оказва се, че има какво да научите за кулинарния свят тук. Френските готвачи дори имат термин mise en place, тоест „всичко на мястото си“.

„Вижте как работят готвачите“, сравнява Фридман. „Те не се втурват сутрин към печката и не започват да готвят. Вместо това те прекарват известно време в осигуряване на идеални условия за себе си: изваждат и подреждат необходимите инструменти, подготвят съставките в правилните количества и пропорции - като цяло всичко, което е необходимо в работата. Те първо решават стратегически въпроси и едва след това се заемат с текущи проблеми.

Като използвате първите няколко минути от деня си, за да планирате и организирате работното си пространство, можете да гарантирате, че имате най-продуктивната останала част от деня си.

Знайте кога мозъкът и тялото ви имат нужда от почивка

Основателят на The Energy Project Тони Шварц твърди, че не само мозъкът постепенно се уморява през деня. От физиологична гледна точка през деня следваме т. нар. ултрадианни ритми – цикли на активност с продължителност от 90 до 120 минути, след което имаме нужда от кратка почивка. Ако не си осигурите почивка между тези цикли, тогава, според теорията на Шварц, продуктивността ви през деня ще започне да пада рязко.

Освен всичко друго, това означава, че ако тялото даде очевидни сигнали - чувство на умора, глад, прозяване, протягане - трябва да направите кратка почивка, да станете от масата, да се разходите. Пренебрегвайки тези сигнали, в крайна сметка бързо губим енергия, която би трябвало да ни стигне до края на деня.

15:00 - повратна точка на работния ден

Сигурно сте забелязали, че следобедните часове са най-уморителният период от работния ден. Това също се дължи на биологични ритми, но този път на циркадни ритми – свързани със смяната на деня и нощта. След около три часа следобед тялото започва да произвежда хормона мелатонин, регулатор на циркадните ритми. Предизвиква чувство на умора и сънливост.

Идеалният начин да преминете през този повратен момент е кратка следобедна дрямка, буквално 20-30 минути. За повечето от нас обаче това е недостижимо. Но има и други варианти.

Фридман съветва да имате предвид тези дневни колебания и да планирате за втората половина на деня по-малко сложни задачи, които не изискват воля, прецизност, концентрация или максимално интелектуално усилие. След 15 часа е по-добре да започнете да подреждате имейли, обаждания и творчески задачи.

Ключовата дума тук отново е „планиране“. Разпределете предварително не само силите си, но и времето си.

Задайте точния краен час на работния ден

И най-важното, придържайте се към него. Интернет и мобилните джаджи, наред с други неща, правят работата лесно проникваща в останалата част от живота ни. Проверяваме имейла на закуска, по време на обяд, преди лягане. „Мобилните устройства имат способността да предават нашите съобщения мигновено и това създава фалшиво усещане за постоянна спешност, незабавност и е вид пристрастяване“, каза Фридман.

Ако се научите напълно да се изключвате от работа вечер, на следващия ден ще се чувствате свежи и отпочинали и в резултат на това продуктивността ви ще се увеличи. Но как да постигнете това, като от време на време сигнализирате за следващото получено съобщение?

За да се сведе до минимум изкушението да се проверява служебната поща след работно време, Фридман предлага да се разделят джаджите на устройства за работа и за свободното време: „Моят iPad, например, няма имейл. Използвам го само за забавление, докато мобилният ми телефон е моето работно средство.“

Отделете време за игри

Да да. Например за компютърни игри. Според Фридман това е добър начин за подобряване на когнитивните функции на мозъка. „Видеоигрите са проектирани по такъв начин, че колкото по-дълго ги играете, толкова по-трудни стават. Всяко ниво е по-трудно от предишното. В работата най-често, напротив, не сме изправени пред прогресивната сложност на задачите.” Следователно видеоигрите са един вид мозъчен треньор.

Упражнението също е чудесен вариант. Според изследователи от Холандския институт за изследване на човешкото поведение (Behavioral Science Institute), физическата активност помага да се справите с умората, която се натрупва по време на заседнала работа. Това важи особено за офис служителите, които, въпреки факта, че спортуването би било най-полезно за тях, напротив, обикновено са най-малко физически активни.

Опитайте се да се отпуснете истински в свободното си време. Насладете се на това как прекарвате свободното си време. Търсете стимули извън работното място, нови хобита, интересни задачи. В живота трябва да има място за нещо различно от работата – само така можете да увеличите продуктивността си.

Ден след ден хронично не успявате да постигнете нищо. Опитвате се да направите всички неща, които сте си поставили за цел, но всеки път се проваляте. Едно нещо ще се случи, после друго, нещо постоянно ви пречи да разрешите всички проблеми навреме. В резултат на това вашите дела се натрупват като снежна топка и вие признавате поражението си в пълно безсилие.

Сякаш чуваш глас в себе си: „Ще го направя утре“, „по-късно“, „само не сега“, „Не искам да правя това“, „не днес, толкова съм уморен, " и така нататък. По този начин вашето подсъзнание не иска да напуснете зоната си на комфорт и да започнете да се подобрявате и напрягате отново. Затова то се съпротивлява с всички сили на опитите си да развие самодисциплина и воля.

Успехът до голяма степен зависи от волеви качества и силен характер. Въпреки това, познаването на основите на самоуправление играе важна роля за постигане на резултати.

Самоуправление или управление на времето е техника за правилно използване на времето

Самоуправлението ви помага да свършите работата си на по-ниска цена, да организирате работата си по-добре (и следователно да постигнете по-добри резултати), да намалите натоварването си и като резултат да намалите бързината и стреса.

Самоуправлението е последователно и целенасочено използване на ефективни методи на работа в ежедневната практика, с оптимално използване на собствените ресурси за постигане на собствените цели.

Интересно е, че 95 процента от ефективната организация на ежедневието ви зависи от вас и само 5 процента от обективните обстоятелства.

В спокойна обстановка анализирайте ежедневните си дейности, след което направете списък с необходимите неща за утре.

Вашият списък със задачи трябва да отразява действителните ви задачи за утре. Сега подредете нещата в списъка според времето, когато са завършени.

За да организирате правилно ежедневието си, ако е възможно, пренаредете графика си така, че да съответства по-хармонично на времето и едно нещо да не се припокрива с друго.

Задайте приоритети въз основа на критерии като спешност и важност на въпроса. Разделете всички въпроси на 4 групи:

1) спешни (важни въпроси) - те трябва да бъдат завършени утре;

2) спешни, но по-малко важни въпроси;

3) по-малко спешни, но не по-малко важни задачи;

44) тези неща, които могат да бъдат направени последни.

След като определите задачите и зададете приоритети, трябва да обмислите компетентен маршрут.

Представете си вашето утре в детайли

За да организирате правилно работния си ден, съпоставете всеки процес с времето, изразходвано за неговото изпълнение. Прегледайте цялата ежедневна рутина в главата си няколко пъти.

Напредвайте постепенно според вашия план. Опитайте се да не променяте планираните си задачи през деня. Няма нужда да изключвате елементи или да добавяте нови. Трябва да се придържате към оптималния алгоритъм на ежедневието си и ненужните промени, за които не сте се подготвили, няма да направят нищо.

Основни правила за планиране на времето

Съотношение (60:40)
Опитът показва, че е най-добре да планирате само определена част от работното време (около 60%)

Оставете определен процент време като резерв за неочаквани случаи или в резултат на подценяване на продължителността на други задачи.

Планирайте само количеството задачи, с които реалистично можете да се справите.

По-добре е да запълните загубеното време възможно най-скоро, например, по-добре е да работите по-дълго вечер, отколкото да наваксате загубеното предния ден през следващия цял работен ден.

За да избегнете протакане и отлагане, трябва да поставите точни срокове за всички дейности.

Как да организирате правилно работния си ден?

Организацията на вашия работен ден трябва да отговаря на основния принцип: „Работата трябва да ми се подчинява, а не обратното“. Опитайте се да започнете работния си ден с положителна нагласа - това ще допринесе за успешното решаване на всички планирани въпроси.

Започнете работа по едно и също време, когато е възможно

Действайте без забавяне и замах. Просто си дайте време да се подготвите за определени действия. Освен това е по-добре първо да отделите време на сложни и важни въпроси. През целия си работен ден се опитайте да избягвате непланирани импулсивни действия.

И поддържайте стабилно темпо.

Изпълнете малки, хомогенни задачи в поредица. Благодарение на тази непрекъснатост и концентрация върху процеса се постига спестяване на време.

Организирането на работния ден по този начин ще ви позволи да използвате непланирани интервали от време за подготвителна или рутинна работа, както и да намерите спокойно време за възстановяване.

Завършете задачата, за да не губите време да я правите утре. В края на работния ден ще бъде ефективно довършването на започнати дребни задачи.

Следете резултатите и направете план за следващия ден. Работата със списък със задачи през първия ден повишава продуктивността с 25%. Вечерта подгответе списък със задачи, които трябва да свършите утре. Когато дойдете на работа, винаги ще знаете откъде да започнете деня си.

Благодарение на такава самоорганизация вие не само ще можете да решавате с лекота ежедневните си задачи, но и ще намерите времето, което преди ви е липсвало за почивка и забавление. По възможност си починете добре и се заредете с положителни емоции.

Ще бъде много по-лесно да напредвате според плана, ако се хвалите за всеки завършен елемент. Това ще бъде добра мотивация по пътя към самодисциплината, както и кулминацията на правилно организирания работен ден.

Създайте си навик редовно да правите план за следващия ден, седмица, месец и т.н. Колкото повече планирате, толкова по-добре ще бъдете подготвени за бъдещите събития в живота.

Правилното организиране на работния ден означава, че не само ще изпълните планираните задачи, но и ще се опитате да ги систематизирате, да организирате компетентен маршрут между тях, като премахнете ненужните действия. Може би в резултат на правилна организация дори ще можете да комбинирате някои действия или да намерите по-рационален вариант за тяхното изпълнение, всичко ще бъде ясно планирано и изпълнено.

Ефективната организация на работния ви ден е 60% от успеха, с помощта на който можете да развиете самодисциплина и характер.