Många företag inser förr eller senare behovet av att byta till elektronisk dokumenthantering för att effektivisera dokumentationsstödet för förvaltningsaktiviteter. Den senaste mjukvaran tillåter organisationer att inte bara optimera dokumentflödet, återspegla alla dokument i en enda informationsbas, utan också att övervaka och analysera affärsprocesser för dokumenthantering.

Hur implementerar man ett EDMS på egen hand och optimerar kostnaderna?

För att effektivt hantera dokumentation och säkerställa företagets ledningsaktiviteter måste dokumentationsstödtjänsten:

• få snabb information om rörelsen av företagsdokument;
• säkerställa registrering av inkommande, utgående dokumentation och intern dokumentation, kontroll av utförande av order på dokument;
• öka kontrollen över prestationsdisciplin;
• minska tiden för att söka och godkänna dokument;
• tillhandahålla centraliserad säker lagring av dokument.

Samtidigt har inte alla möjlighet att locka specialister för att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) från tredjepartsorganisationer.

För att självständigt implementera elektronisk dokumenthantering måste du förstå uppgifterna för denna process och sekvensen av åtgärder. För att göra detta behöver du:

1. Genomföra en kartläggning och analys av det befintliga dokumentflödet i företaget; formulera uppgifter för avdelningar som är involverade i implementeringen av EDMS; formulera krav för EDMS.
2. Kombinera insatserna från dokumentationsstödtjänsten med IT-avdelningen och säkerhetstjänsten.
3. Välj ett EDMS och utveckla en plan för dess implementering.

Låt oss överväga algoritmen för steg-för-steg-implementering av elektronisk dokumenthantering med hjälp av exemplet med företaget "Rhythm" LLC.

Kartläggning och analys av befintligt dokumentflöde

Som ett resultat av analysen av vårt företags dokumentflöde avslöjades följande: dokumentflödet utförs i en blandad form - registrering av dokument och införande av beslut från chefer utförs av anställda på kontorsledningsavdelningen i de elektroniska registreringskorten för Euphrates EDMS; samordning, gemensam redigering, överföring av dokument för utförande, upprättande av intyg och rapporter om utförande av disciplin - i pappersform.

Detta dokumenthanteringssystem började fungera felaktigt och problem uppstod:

• stora utgifter för tid och material för att göra papperskopior av dokument;
• förlust av dokument;
• kopiering av dokument;
• återinlämning av dokument för övervägande och/eller utförande;
• lång tid för godkännande av både inkommande, utgående och intern dokumentation.

Dessutom uppfyllde Euphrates EDMS, som hade använts av företaget i mer än 5 år, inte längre kraven från de anställda som var involverade i arbetet i EDMS: versionen av denna mjukvaruprodukt som användes hade inte möjligheten att kollektivt redigering, dokumentgodkännande eller en bekväm sökmekanism.

Så det beslutades att införa ett nytt elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Projektmål, roll förskolepedagogisk tjänst och IT-tjänst

Eftersom nyckelanvändarna av EDMS är anställda i förskolans utbildningssystem, som inte bara registrerar officiell korrespondens, utan också deltar i redigering, godkännande av dokument och även övervakar tidsfristerna för utförande av dokument och beställningar, måste kraven för EDMS har utvecklats av förskoletjänsten. Dessutom var DOW-tjänsten både kunden och medutövaren av projektet, och därför bestämde den projektets uppgifter och IT-tjänstens roll.

När du väljer en EDMS och byter till elektronisk dokumenthantering ställer DOW-tjänsten följande krav: uppgifter:

• lagring av inkommande, utgående och interna dokument i en enda elektronisk databas för att säkerställa snabb åtkomst till dem;
• snabb kommunikation av dokument och beslut från chefer till exekutörer;
• förmågan att automatisera kontroll och bedömning av anställdas och avdelningars aktiviteter för utförande av dokument;
• förmågan att förbereda statistisk rapportering om dokument och prestationsdisciplin.

Krav för EDMS

Kraven för EDMS som anges av dokumentationssupporttjänsten för LLC Ritm inkluderade att säkerställa förmågan att:

• registrering, redovisning och kontroll av inkommande, utgående, interna dokument, medborgarnas överklaganden, organisatoriska och administrativa dokument;
• förmågan att konvertera pappersdokument till elektronisk form, sida för sida och strömskanning, dokumentigenkänning;
• utbyte av dokument mellan geografiskt fördelade enheter;
• rubrikering, kategorisering och klassificering av dokument;
• sökning med detaljer och fulltextsökning efter innehållet i dokument, med hänsyn till språkets morfologi;
• inspelning och bearbetning av dokument i arkivförråd;
• rapportering;
• hantering av åtkomsträttigheter;
• tillämpning av elektronisk digital signatur.

När det gäller att organisera arbetsprocesser formulerade företagets ledning sina krav för EDMS:

• skapande av utkast till dokument;
• godkännande av utkast till dokument;
• godkännande av dokument;
• skapa resolutioner och instruktioner;
• kontroll av prestationsdisciplin;
• dokumentversionskontroll;
• loggningsåtgärder;
• delegering av befogenhet att verkställa handlingar m.m.

Dessutom förväntade företaget att EDMS skulle överensstämma med konceptet för IT-utveckling som helhet (standardisering av IT-infrastruktur och interna processer för IT-avdelningar på centralkontoret och filialerna, enande av affärsprocesser för alla avdelningar), vilket i sin tur , innebar möjligheten att skapa geografiskt distribuerade EDMS , såväl som att utöka EDMS:s funktionella uppgifter. En viktig förväntad egenskap hos systemet är dess öppenhet, d.v.s. förmågan att göra ändringar, även av våra egna specialister.

EDMS:s förmåga att integrera med företagsinformationssystemet, inklusive e-post, vanliga kontorsapplikationer och företagets företagsportal, ansågs också vara nödvändig.

Ett obligatoriskt krav för EDMS var att säkerställa informationssäkerhet och skydda dokument och informationen i dem.

Som ett resultat av att studera de kommersiella förslagen från företag som är involverade i utvecklingen av EDMS, beslutades det att introducera mjukvaruprodukten "1C8: Document Flow".

Den breda och universella funktionaliteten i detta system är lämplig både för små företag med ett litet dokumentflöde och för stora innehav med ett komplext förgrenat redovisningssystem.

EDMS implementeringsplan

I enlighet med tilldelade uppgifter och formulerade krav för EDMS har förskoletjänsten tillsammans med IT-tjänsten tagit fram en plan för implementering av EDMS.

Det beslutades att implementera EDMS i separata moduler för att gradvis sätta systemet i drift och underlätta utbildning och anpassning av systemanvändare:

först säkerställa registrering av officiell korrespondens och bearbetning av beslut från chefer av förskolans läroanstaltstjänst, anslut och träna sedan alla användare av systemet, implementera sedan en modul för att övervaka tidpunkten för utförande av dokument och order, sedan en modul för godkännande och registrering av organisatorisk och administrativ dokumentation samt lokala föreskrifter. Sedan utvecklades ett schema för implementering av EDMS, som anger huvudaktiviteterna och deadlines för deras implementering.

I enlighet med planen bestämdes stadierna för genomförandet av EDMS.

Stadier av EDMS-implementering

1. I det första skedet av EDMS-implementering Det är viktigt att se till att företagets dokumentflöde är korrekt reglerat:

• enhetliga former av dokument har utvecklats och implementerats;

Förenade dokumentformulär används som mallar när du skapar ett dokument och skickar det för godkännande.

• Instruktioner för kontorsarbete utvecklades och implementerades;
• ett förfarande för att övervaka tidsfristerna för att fylla i dokumentation har utvecklats;

Kontorets arbetsinstruktioner beskriver inte bara reglerna för att förbereda dokument, utan definierar också förfarandet för deras godkännande (på grundval av vilka vägar för förflyttning och godkännande av dokument i EDMS skapas), reglerna för registrering av dokument, strukturen för beskrivs dokumentregistreringsnummer etc. I Kontorets arbetsinstruktion finns därutöver avsnitt om bevakning av tidsfrister för utförande av handlingar och beställningar som beskriver kontrollförfarandet och anger tidsfrister, vilket även används av anställda på förskoleutbildningen. institutionstjänst när du arbetar i EDMS.

• arbetet i arkivet är organiserat och reglerat;

Lokala föreskrifter om arkivlagring av dokument beskriver inte bara reglerna för registrering och skapande av akter för permanenta och tillfälliga lagringsperioder, utan innehåller också en beskrivning av förfarandet för att skapa nomenklaturer för avdelningsakter och en konsoliderad nomenklatur av företagsakter. Godkända index som tilldelats strukturella enheter (och följaktligen ärendenomenklaturindex) används i EDMS för att generera registreringsindex för dokument (till exempel: utgående brev, PM).

• en nomenklatur över fall och index för strukturella indelningar har utvecklats.

Ritm LLC använder principen om flernivåindexering av strukturella divisioner, vilket återspeglar företagets organisationsstruktur (se tabell).

Index för strukturella uppdelningar av LLC "Rhythm"

Index			Chef, strukturell enhet
			vd
			Generaldirektörens kontor
			Presstjänst
			Förste vice generaldirektör
			Kvalitetshantering
			Kvalitetssäkringsavdelning
			Licensavdelning
			FoU-avdelningen
			Avdelningen för planering och koordinering av FoU
			Institutionen för innovativa projekt
			Biträdande generaldirektör för handel
			Säljavdelning
			Säljavdelning
			Avdelningen för utländsk ekonomisk verksamhet

Ärendenomenklaturindex används när du skapar ärenden och låter dig bestämma lagringsplatsen för det körda dokumentet.

Till exempel,

I enlighet med de godkända instruktionerna för pappersarbete består utgående nummer av registreringspliktiga dokument i tjänsten för förskoleutbildningsinstitutionen "Rhythm" LLC av indexet för den strukturella enheten - utföraren, ärendenumret enligt nomenklaturen och en kontinuerlig serienummer, till exempel:

02-01-01/01/27, där 02-01-01 är indexet för den strukturella enheten (brevet utarbetades av kvalitetssäkringsavdelningen på kvalitetsledningsavdelningen), 01 är ärendenumret enligt nomenklaturen ( brevet skickas till det federala verkställande organet), 27 är serienumret .

Registreringsnumret i EDMS genereras automatiskt med hjälp av speciella täljarinställningar för olika typer av dokument. Täljarinställningarna beskrivs nedan.

2. Nästa steg: det är nödvändigt att överväga och beskriva funktionerna företagets pappersarbete : hur mottagandet och primärbehandlingen av inkommande, utgående och intern dokumentation går till.

I detta skede är det nödvändigt att bestämma lista över dokumenttyper som deltar i dokumentflödet.

Hos LLC "Rhythm" behandlas, lagras, skickas, granskas och köras följande typer av ledningsdokument i EDMS:

• information och referensdokument: brev (inkommande och utgående), tjänstemän, rapporter, förklarande anteckningar, intyg, handlingar, ansökningar etc.;
• organisatorisk- administrativa dokument: order, instruktioner, mötesprotokoll.

Det var också nödvändigt att bestämma vilken del av pappersarbetsflödet som skulle automatiseras.

Sålunda, efter införandet av EDMS, var det planerat att stoppa överföringen för utförande av papperskopior av dokument med beslut från chefer (efter att ha skapat ett beställningskort, vars fält är ifyllda i enlighet med resolutionen skriven av chefen på ett pappersdokument överförs en skanning av handlingen av den anställde på förskolans läroanstaltstjänst till utföraren via e-post integrerad med SED). Medan dokument som kräver underskrift sänds i pappersform, görs en motsvarande markering i dokumentregistreringskortet. Vissa dokument (till exempel ansökningar om att skapa en arbetsplats, ansökningar om utfärdande av pappersvaror) var planerade att vara helt automatiserade: sådana ansökningar fylls i genom att fylla i lämpliga fält på registreringskortet för ansökan, godkännas och skickas för utförande i papperslös form.

I enlighet med denna kategorisering har ett system med mappar skapats i EDMS (Fig. 1):

Ris. 1. System av mappar EDMS LLC "Rhythm"

Ritm LLC har följande roller när du arbetar i EDMS:

• kontorist (registrering av inkommande och utgående brev);
• kontorist i avdelningen (registrering av officiella anteckningar);
• exekutor på avdelningen (arbetar med alla dokument som skapats av denna exekutor eller skickas till denna executor);
• ansvarig för att fylla i kataloger (nämligen: "Korrespondenter", "Användare", "Företagsstruktur");
• EDMS-administratör (EDMS-underhåll, ge åtkomst till användare, göra inställningar).

Auktoriserade anställda vid förskolans läroanstaltstjänst kan inte bara vara tjänstemän utan också ansvariga för att fylla i kataloger. EDMS-administratören måste vara en IT-tjänstanställd.

4. Sedan måste du göra administrativa inställningar för 1C Document Flow och fylla i användarkatalogen (Fig. 2).

När du fyller i användarkortet, ange ditt fullständiga namn, befattning och strukturella enhet.

Beroende på deras position har användare olika nivåer av åtkomst till dokument som publicerats i EDMS. En linjeanställd har således läsåtkomst till handlingar som han skapat eller till handlingar som skickats till honom för verkställighet.

Avdelningschefen "ser" dokument som skapats av honom och skickats till honom och dokument som är tillgängliga för alla underställda anställda. Bolagets chef har tillgång till alla handlingar.

Ris. 2. Användarkort

5. Sedan Katalogen "Korrespondenter" är ifylld. Korrespondenter kan grupperas för att underlätta sökning och urval.

Till exempel "Köpare", "Leverantörer", "Motparter", "Banker", "Ministerier" etc.

I 1C Document Flow kan kataloger användas som underhålls i andra system - redovisning, avtalsavdelning etc. I det här fallet kan du ange all information på korrespondentkortet, inklusive adress, INN och andra detaljer, samt bifoga skannade kopior av dokument som motparten tillhandahållit vid ingående av avtal och avtal (Fig. 3). På så sätt skapas ett elektroniskt arkiv över motparternas kort och deras lagstadgade och andra dokument, som kan användas utöver DOU-tjänsten av avtalsavdelningen, ekonomiavdelningen och andra intresserade avdelningar.

Ris. 3. Korrespondentkort

6. Efter att ha fyllt i katalogen "Korrespondenter" på fliken "Reglerings- och referensinformation" det är nödvändigt att fylla i företagsstrukturen.

En auktoriserad anställd på förskoletjänsten, som har rollen som ”ansvarig för att fylla i kataloger”, speglar företagets struktur i strikt överensstämmelse med organisationsstruktur och bemanningstabell, d.v.s. anger alla namn på avdelningar, deras chefer och avdelningsindex. När företagsstrukturen fylls i, överförs all information som anges i användarkort (inklusive befattning, avdelningsnamn) automatiskt från katalogen "Användare", vilket skapar en hierarki av avdelningar och anställda på företaget.

Detta gör det möjligt för avdelningschefer att ta del av alla dokument och instruktioner som utfärdas till utförare.

Avdelningschefen kan se alla uppgifter som tilldelats honom och, separat, alla uppgifter som skickas till hans underordnade, samt spåra hur de utförs (på skrivbordet - i "Mina uppgifter" och "Uppgifter från mig" " flikar).

7. Nästa steg - ställa in numrering.

Med hjälp av numrering tilldelas registreringsnummer automatiskt till alla dokument som placeras i EDMS.

Systemet låter dig ställa in registreringsnummer med hjälp av index över strukturella indelningar, perioder, ärendenomenklatur, etc. Separata nummerrar är konfigurerade för olika typer av dokument (Fig. 4).

Till exempel, för att generera registreringsnumret för ett utgående dokument, används följande format:

[IndexSubdr]/[IndexNomDel]/[Number].

Ris. 4. Ställa in en numrering för att automatiskt generera ett registreringsnummer

8. Genomförapersonliga inställningar för varje användare.

Samtidigt sätts ett lösenord för inloggning i systemet, aviseringsinställningar görs (att dokument eller beställningar har tagits emot), påminnelser om förfallna och överskridna tidsfrister för utförande av dokument och beställningar, skanningsinställningar (bild 5) , etc.

Ris. 5. Skanningsinställningar

9. Förbered och publicera instruktioner för att använda det elektroniska dokumenthanteringssystemet.

Det är tillrådligt att utfärda sådana instruktioner i form av instruktioner (en separat instruktion för varje aspekt), illustrera dem med skärmdumpar och ritningar för tydlighetens skull.

PM

Ställa in aviseringar i 1C dokumentflödessystem

Varje användare konfigurerar självständigt de meddelanden från EDMS som han vill ta emot.

Konfiguration och administration – Personliga inställningar – Övrigt:

Klicka på – Aviseringsinställningar – och ställ in som i följande bild:

Till exempel, [e-postskyddad]

10. Nästa steg är att utbilda nyckelanvändare med ansvar för kontorsarbete i strukturella divisioner , vilket i sin tur kan ge betydande hjälp vid utbildning av alla anställda i företaget.

Personalutbildningen på Rhythm LLC genomfördes av förskoletjänsten. När man genomför genomgångar är det nödvändigt att kontrollera installationen av lösenord för inloggning i systemet och personliga inställningar, demonstrera för användarna systemets kapacitet och förklara åtkomstfunktionerna för varje användare, samt påminna dem om möjligheten till ytterligare oberoende studera instruktioner och instruktioner för att arbeta med systemet.

11. Ge en order om att införa det elektroniska dokumenthanteringssystemet i kommersiell drift.

Till exempel:

Aktiebolag "Rhythm"

BESTÄLLA

______________ №_______________

För att optimera dokumentflödet och kontorsautomation hos Ritm LLC

JAG BESTÄLLER:

1. Skapa en projektarbetsgrupp för driftsättning av det elektroniska dokumenthanteringssystemet (nedan kallat EDMS) 1C8: Dokumentflöde med följande sammansättning:

1. Projektarbetsgruppen för att sätta i kommersiell drift EDMS 1C8: Dokumentflöde av "___" _______ 201__.
2. Ange en deadline för avskrivning av programvarukostnader motsvarande _________.
3. Jag förbehåller mig kontrollen över verkställandet av denna order.

Generaldirektör V.V. Ivanov

Efter implementeringen av det elektroniska dokumenthanteringssystemet hos Ritm LLC implementerades följande:

• minskning av tiden för registrering och överföring av officiell korrespondens;
• automatisering av kontroll och skapande av ett system med automatiska påminnelser och meddelanden om tidsfrister för utförande av dokument och order;
• eliminera förlust av dokument;
• skapande av ett elektroniskt arkiv (företagets kunskapsbas);
• säkerställa elektroniskt godkännande av utkast till dokument, kollektiv redigering;
• ökad prestationsdisciplin;
• optimering av redovisning och rapportering.

Således är implementeringen av ett EDMS möjligt på egen hand med korrekt planering och inställning av uppgifter för projektdeltagare. Den avgörande rollen i detta spelas av samspelet mellan auktoriserade strukturella enheter och ett konsekvent genomförande av de planerade genomförandestadierna.

En lista med frågor, mål och resultat av processundersökningar, en analysalgoritm, en beskrivning i form av begripliga diagram, rekommendationer för att utveckla funktionskrav för systemet samt innehållet i designdokument presenteras.

Informationsundersökning är ett viktigt steg i optimeringen av förskolans läroanstalter och implementeringen av EDS. När allt kommer omkring beror kvaliteten på beslut som fattas för att optimera processer och utveckla krav på funktionaliteten hos EDMS direkt på den mottagna informationen och kvaliteten på dess presentation.

I detta avseende är det nödvändigt att följa undersökningens huvudprincip - att få fullständig, tillförlitlig och uppdaterad information om de processer som planeras att automatiseras.

Förprojektundersökning

Ur ett konsultföretags synvinkel som erbjuder sina tjänster på marknaden för rådgivning och implementering av EDMS, d.v.s. implementering av ett EDMS för en analytiker är extern projekt, förprojektundersökning betraktas som en del av försäljningsmetodik (som en av "förförsäljningsfaserna"). Men det mesta av arbetet i detta skede utförs av analytikern, såväl som i analysstadiet enligt implementeringsmetoden. Av denna anledning betraktas även förprojektundersökningen som en del av implementeringsmetoden.

Att genomföra en förprojektundersökning kan också vara användbart för analytiker som utför arbete med implementeringen av EDMS as inre företags(organisations)projekt, dvs. analytikern är anställd på företaget där EDMS implementeras.

Schema över resultaten från förprojektundersökningen

Mål förprojektundersökningar är:

• erhålla allmän information om föremålet för EDMS-implementering;
• definiera genomförandemål;
• identifiering av allmänna nyckelkrav för EDMS och projektgränser;
• bestämning av det allmänna tillståndet för organisationen av dokumentflöde och kontorsarbete;
• identifiering av huvudanvändare (tjänstemän, chefer, etc.);
• bestämma den övergripande komplexitetsnivån för ett potentiellt projekt;
• bedöma behoven av datamigrering och integration med annan programvara;
• insamling av information som är nödvändig för att utarbeta ett effektivt och vinnande kommersiellt förslag [om arbetet utförs av ett företag utanför genomförandeobjektet].

För att få nödvändig information om projektet genomförs undersökningar och intervjuer av huvudanvändarna (Kund, projektledare, avdelningschefer, huvudanvändare).

Exempel på frågeformulärsfrågor, vars svar gör att du kan få primär information från kunden och framtida användare av EDMS, presenteras i avsnittet "Frågor för frågeformulär och intervjuer".

Som ett resultat Förprojektbesiktning utförs:

• bedömning av hur mycket arbete som krävs för att implementera EDMS;
• utarbetande av en rapport om förprojektundersökningen;
• förberedelse och demonstration av en lösningsprototyp (om nödvändigt);
• utarbetande av ett kommersiellt förslag.

1. Mål och mål för implementering av EDMS;
2. Gränser för projektet för implementering av EDMS;
3. Övrig information mottagen.

Efter att ha genomfört en förprojektundersökning blir det möjligt att uppskatta mängden analytiskt och tekniskt arbete som kommer att behöva utföras, samt vilka resultat som ska uppnås.

Som ett resultat utvecklas ett dokument som innehåller en beskrivning av de grundläggande kraven för EDMS, projektgränser och annan identifierad information. Om informationsundersökningen utförs av en organisation utanför Kunden, utarbetas även en prototyplösning för demonstration för Kunden (vid behov) och ett kommersiellt förslag.

I detta skede, baserat på den mottagna primära informationen, upprättar projektledaren (PM) en grundläggande arbetsplan, en hierarkisk arbetsstruktur (WBS) och en projektstadga.

I detta skede kan även valet av plattformen på vilken EDMS ska utvecklas ske.

Informationsundersökning och analys

Med utgångspunkt i resultaten från Pre-Project Survey, klargör informationsundersökningen tidigare erhållen information, undersöker och beskriver befintliga affärsprocesser ("i befintligt skick") och föreslår framtida, optimerade affärsprocesser ("att vara"). som det borde vara”), och beskriver också alla nödvändiga ändringar i systemet för att stödja dessa affärsprocesser och EDMS-gränssnitt.

Schema över resultaten av informationsundersökningen

Mål informationsundersökning är:

• studie och exakt beskrivning av affärsprocesser som ska automatiseras;
• definition och beskrivning av systemändringar, gränssnitt, inkl. gränssnitt mot externa system och sätt att överföra data från befintliga program som måste utvecklas och implementeras under projektets gång;
• utveckling av tekniska specifikationer (TOR);
• utveckling av rekommendationer för reengineering (optimering) av dokumentflöden och organisering av dokumentflöde och kontorsarbete.

Syftet med detta steg är att identifiera kundens krav på implementeringsresultat, därför är ett nära samarbete mellan kunden, huvudanvändarna och analytikern nödvändigt under hela fasen av informationsundersökning och analys. Vanligtvis är informationsundersökningen nästa steg efter förprojektundersökningen, och innefattar en detaljerad granskning av alla delar av verksamheten som kommer att påverkas under projektet, snarare än att bara identifiera de huvudsakliga funktionsområdena och "killer applications", som görs under förprojektundersökningen. .

För att få nödvändig information genomförs enkäter och intervjuer av huvudanvändarna (Kund, projektledare, avdelningschefer, huvudanvändare) liknande förprojektundersökningen, men på en mer detaljerad nivå.

Exempel på frågeformulärsfrågor, vars svar gör att du kan få information från kunden och framtida EDMS-användare, presenteras i avsnittet "Frågor för frågeformulär och intervjuer".

resultat arbetet återspeglas i dokumentet "Functional Requirements" (FR) eller en rapport, eller tekniska specifikationer (beroende på projektets komplexitet).

Slutdokumentet måste innehålla:

1. Funktionskrav för EDMS;
2. Beskrivning av EDMS-gränssnitt;
3. Beskrivning av affärsprocesser;
4. Rekommendationer för omarbetning (optimering) av dokumentflödet;
5. Övrig information som erhållits under undersökningen och analysen.

Som ett resultat av det arbete som utförts för att organisera effektivt kontorsarbete och dokumentflöde och beslutet att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, formulerar projektgruppen krav på det automatiserade systemet, upprättar en lista över processer som ska automatiseras, bestämmer prioriteringar och ordningsföljd för deras automatisering.

Efter att ha fastställt målen, målen och gränserna för projektet för implementering av EDMS, börjar arbetet med utveckling och implementering av ett automatiserat elektroniskt dokumenthanteringssystem.

För att effektivt kunna automatisera arbetet med dokument rekommenderas:

1. Gör en lista över befintliga typer av dokument I organisationen
2. Do undersökning av varje typ dokument (se nedan)*
3. Komponera lista över ansvariga anställda för att skapa dokument (vem skapar vilka typer av dokument)
4. Komponera lista över anställda som besöker, undertecknar, godkänner dokument (vem, vilka typer av dokument, villkor under vilka visum krävs, underskrift)
5. Baserat på dessa listor skapa en allmän rutt passage av dokument med villkor för passage - algoritm (operogram eller grafiskt dokumentflödesschema)
6. Bestäm det nödvändiga redovisningshandlingar(rapporter): villkor för att skapa rapporter och deras formulär
7. Bestäm vilka typer av handlingar som behöver placeras under kontroll (fastställ tidsfrister, former för anmälan, form av kontrollkort, villkor för borttagande från kontroll)
8. Baserat på undersökningar upprätta anvisningar för förskolans läroverk om nödvändigt
9. Skapa en lista över fall(ange lagringsperioder och principer för formning av fodral) vid behov
10. Gör en lista som återspeglar mekanismen för åtkomst till olika typer av dokument (beroende på position)

Granskning av varje typ av dokument:

• beskriv dokumentationen (sammanställnings-) tekniken: en uppsättning detaljer, deras plats, metoder för att fylla i (om nödvändigt);
• beskriv formerna för registrerings- och kontrollkort (RCC): uppsättningen och arrangemanget av fält i kortet;
• visa villkoren för förflyttning av dokument (tillgänglighet av underskrifter, visum, kontroller, etc.);
• visa ett dokumentflödesdiagram (rutt) eller en lista över de viktigaste godkännarna, undertecknarna, etc.;
• beskriv registreringsmetoden, koder som tilldelas olika typer av dokument

Frågor till frågeformulär och intervjuer

Här listas frågor som kan användas i frågeformulär eller när man intervjuar användare när man genomför en undersökning av objektet för EDMS-implementering. Frågorna är rådgivande. Det finns inga tydliga krav för att genomföra en undersökning, så analytikern måste vara kreativ när det gäller att skaffa nödvändig information, strukturera den och visa den.

Behöver automatisera dokumenthanteringsprocessen:
1. Vilka är de långsiktiga och kortsiktiga målen med att implementera systemet?
2. Vilka är de viktigaste kriterierna för att ett projekt för implementering av dokumenthanteringssystem ska lyckas?
3. Inom vilken tidsram är det önskvärt att implementera systemet? Vilka är anledningarna till dessa tidsfrister?
4. Vem är den främsta initiativtagaren till projektet: i vilken avdelnings eller chefs (chefers) intresse är det planerat att implementera systemet?
5. Vilka är EDMS:s huvudkunder (vilka divisioner) och EDMS:s huvuddeltagare?
6. Planerar du när du implementerar systemet en hel eller partiell övergång till papperslös teknik för kontorsarbete och dokumentflöde? Beskriv hur du ser det.
7. Finns det planer på att använda kryptografiskt informationsskydd och elektroniska digitala signatursystem (CIPF och EDS)? Om JA, ange namn eller typ av prioriterade system.
8. Behandling, vilka typer av dokument, format och typer planeras att automatiseras av systemet?
8.1. Beskriv kort huvudparametrarna för var och en av dem, ange skillnaderna.
8.2. Gör dina prioriteringar
9. Hur många arbetsstationer är planerade att installeras på en gång?
10. Hur många arbetsplatser planeras att anslutas till systemet så småningom (totalt)?
11. På vilka avdelningar är det planerat att implementera EDMS?
12. Beskriv de huvudsakliga funktionella ansvarsområdena för avdelningarna - huvuddeltagarna i EDMS.

Organisatoriska frågor:
13. Finns det tekniska specialister som kommer att leda projektet på uppdrag av kunden?
14. Finns det specialister inom förskolans läroanstalter som kommer att leda projektet på uppdrag av Kunden?

Frågor om förskoleundervisning:
15. Finns det godkända bestämmelser, instruktioner, föreskrifter eller andra normativa dokument som reglerar arbetet med dokument (beskrivningar av reglerna för kontorsarbete och dokumentflöde)?
15.1. Hur mogna och relevanta är de?
15.2. Finns det några planer på att ändra dem?
15.3. Om sådana dokument finns, vänligen tillhandahåll dem för analys.
16. Om det inte finns några sådana regler (föreskrifter, instruktioner, metoder) eller om de inte är relevanta, är det nödvändigt att göra en kartläggning, beskrivning och optimering av befintliga processer?
16.1. Finns det en förståelse för nödvändigheten och aktualiteten av sådana åtgärder?
16.2. Eller finns det planer på att automatisera processer "i befintligt skick"?
16.3. Om undersökning och optimering kommer att genomföras, definiera undersökningsområdena, målen och optimeringskriterierna.
17. Hur går pappersarbetet till?
17.1. Centraliserad;
17.2. Decentraliserat;
17.3. Blandad.
18. Vilken avdelning eller medarbetare ansvarar för att arbeta med dokument?
19. Vem i företaget organiserar arbetet med dokument (vilken avdelning)?
20. Vilka funktioner (processer, arbete) behöver automatiseras för dessa typer av dokument? Beskriv dem (kortfattat)
21. Vad är den ungefärliga volymen dokumentflöde per år/månad för varje specificerad typ av dokument?
22. Lista vilka typer av dokument för vilka formulär och mallar används, vilket arbete planeras att automatiseras med?
23. Vilka former av redovisning och registrering används för varje typ av dokument? Beskriv deras struktur, fyllningsregler, regler för generering av registreringsnummer.
24. Vilka dokument kräver ytterligare kontroll? Beskriv deras egenskaper och kontrollkrav.
25. Vilka typer och typer av rapportering behöver implementeras för varje typ av dokument?
26. Typer av arbete som utförs på varje typ av dokument. Ändringar som sker i ett dokument under en affärsprocess.
27. Beskriv arbetsuppgifterna för att behandla dokument för anställda som är deltagare i dokumentflödet.
28. Beskriv den befintliga tekniken för att arbeta med dokument i en organisation eller avdelning:
28.1. förfarandet för vidarebefordran av behandling och registrering av inkommande handlingar;
28.2. förfarandet för ledningen att granska inkommande dokument och utfärda resolutioner;
28.3. upplösningens struktur;
28.4. förfarandet för att lämna in dokument för kontroll;
28,5. typer av kontroll;
28.6. deadlines;
28.7. förteckning över dokument, vars utförande är föremål för kontroll;
28.8. teknik för kontroll av dokumentexekvering;
28,9. förfarandet för att registrera dokument som tagits emot för utförande i strukturella divisioner;
28.10. förfarande för att ta bort dokument från kontroll;
28.11. förfarandet för granskning av utkast till dokument av ledningen, deras godkännande av olika avdelningar och godkännande;
28.12. förfarande för registrering och vidarebefordran av bearbetning av utgående handlingar;
28.13. förfarande för att utveckla interna dokument;
28.14. organisation av dokumentlagring i strukturella divisioner och i organisationens centralarkiv.
29. Vad behöver ändras i arbetet med dokument?
30. Vilka former av redovisning och registrering används för varje typ av dokument?
30.1. Beskriv deras struktur och fyllningsregler (om några).
30.2. Regler för att skapa ett registreringsnummer
31. Vilka typer och typer av rapportering behöver implementeras för varje typ av dokument?
31.1. aktuella kontorsrapporter;
31.2. slutliga kontorsrapporter;
31.3. rapporter från statistikkontoret;
32. Möjlighet att upprätta och spåra kopplingar mellan dokument

Frågor om arkivlagring:
33. Finns det ett arkiv som en strukturell enhet?
34. Vem ansvarar för snabb lagring av dokument?
35. Finns det instruktioner för förvaring av dokument? Om du har reglerande dokument, vänligen tillhandahåll dem.
36. Utvecklas ärendenomenklaturen (varje år)?
37. Vilken enhet (tjänsteman) ansvarar för att utarbeta och godkänna den konsoliderade ärendenomenklaturen.
38. Görs en undersökning av värdet av handlingar och förstörelse av handlingar?
39. Finns det en vetenskaplig referensapparat? Vem leder den? Beskriv dess struktur.
40. Har en policy utvecklats för tillgång till handlingar, särskilt konfidentiella sådana?
41. Finns det planer på att överföra arkivet med "pappers" dokument till systemet?
41.1. Ange ungefärlig mängd, format och typ av dokument.
41.2. Är dokumentarkivet geografiskt fördelat? Om JA, var finns dokumentlagringsplatserna?
41,3. Ange önskad tidsram för överföring av information till systemet.
42. Vilka regler gäller för att skriva av dokument till filer, överföra dem till arkivet, vilka är lagringsstandarderna?
43. Regler för att arbeta med avdelningens ärendenomenklatur, dess struktur och organisation av dokumentlagring i avdelningen, arbete med vilket är föremål för automatisering.

Beskrivning av organisationsstrukturen:
För att genomföra en första kravbedömning krävs information om företagets organisationsstruktur. Beskrivningen av organisationsstrukturen ska vara ett diagram (i Visio, ARIS eller annat liknande format). En textbeskrivning är också möjlig. Diagrammet (eller textbeskrivningen) av organisationsstrukturen bör återspegla:

44. Lista över organisationer på toppnivå (förvaltningsbolag, lista över komplex, filialer, enskilda juridiska personer (till exempel företagskontor), etc.), inklusive:
44.1. namn på organisationer;
44.2. geografisk placering av organisationer;
44,3. relationer mellan organisationer (hierarki);
44,4. verksamhetsområden för organisationer.
45. Organisatoriska strukturer för organisationer på toppnivå, som bör innehålla:
45,1. struktur av divisioner;
45,2. inbördes samband mellan avdelningar;
45,3. funktioner för avdelningar;
45,4. avdelningarnas ansvarsområden.

Först och främst är vi intresserade av information om de strukturella enheter som kommer att vara involverade i implementeringen av det elektroniska dokumenthanteringssystemet.

Organisationens IT-infrastruktur:
46. ​​Vilken teknisk support finns tillgänglig: serveregenskaper, klientsajter?
47. Används informationssystem för närvarande för att automatisera aktuella uppgifter?
47,1. Om JA, vilka funktioner innehåller den?
47,2. Vad är du missnöjd med/aktuella problem?
47,3. Finns det planer på att byta ut den helt eller delvis?
47,4. Datamigrering: hur är det planerat att överföra ackumulerad information:
- kan inte tolereras
- bära för hand,
- överför automatiskt.
47,5. Om du planerar att automatiskt överföra "gamla" data till ett nytt system, är det nödvändigt att tillhandahålla information om struktur och lagringsformat, och formulera krav för datakonvertering.
48. Krävs integration med andra system?
49. Vilken är den typiska konfigurationen av klientarbetsstationer (processor, RAM, operativsystem, etc.)?
50. Finns det en lista över standardprogramvara installerad på kontorsdatorer? Om JA, ange denna lista.
51. Vilka egenskaper har grundläggande serverhårdvara?
52. Använder företagets anställda företagets e-post i sitt dagliga arbete? Vilken e-postserver och klient använder du?
53. Ange version och utvecklare av företagets e-postserverprogramvara.
54. Vilken är din nätverkstopologi:
1.1. Är det lokala nätverket baserat på en Windows NT-domän?
1.2. Hur många arbetsstationer finns på ditt lokala nätverk?
1.3. Finns det en territoriell distribution av nätverket? Om det är:
1.3.1. Hur är fördelningen av arbetsstationer mellan filialer (kontor)?
1.3.2. Vilken kapacitet har kommunikationskanalerna mellan nätverkssegmenten?
55. Finns det en dedikerad filserver utformad för att lagra dokument? Vad är den uppskattade mängden dokument som lagras på den här servern?
56. Finns det en strategi för att lagra ostrukturerad information (datorer, dedikerade filservrar, lagringsundersystem, etc.)
57. Vad är den genomsnittliga volymen dokument som lagras på klientarbetsstationer?
58. Vilka företagsinformationssystem (CIS) används på företaget?
59. Finns det licensierade DBMS och hur används de? Ange utvecklarna och versionerna av DBMS som används i företaget.
60. Används katalogtjänster för att identifiera användare? Om JA, ange vilka.
61. Finns det en teknisk supporttjänst för användare (helpdesk)? Finns det några regler för denna tjänst?
62. Hur många anställda har IT-avdelningen (avdelning, avdelning)? Vilka är huvuduppgifterna som denna enhet löser?
63. Ange med vilka system dokumenthanteringssystemet ska integreras.
64. Ange det ungefärliga förhållandet mellan anställda som endast har tillgång till dokument för granskning och antalet anställda som har rätt att ändra och utföra vissa åtgärder.

Krav för EDMS:
65. Lista och beskriv vilka funktionskrav för det nya systemet du anser är viktigast.
66. Sammansättningen av attributen för varje dokumentkort:
- Namn
- Beskrivning
- Etikett på formuläret (namn på formuläret)
- Data typ
- Fyllningsmetod (manuellt, från en katalog, ...)
67. Sök efter dokument efter attribut för registreringskort Lista över sökkortsdetaljer
68. Behovet av att skapa en historik över att arbeta med dokument, spåra framstegen i exekveringen och godkännandeprocessen, etc.
69. Nödvändiga filter i systemet
70. Informationsförfrågningar som systemet måste uppfylla

Skicka ditt goda arbete i kunskapsbasen är enkelt. Använd formuläret nedan

Studenter, doktorander, unga forskare som använder kunskapsbasen i sina studier och arbete kommer att vara er mycket tacksamma.

Postat på http://www.allbest.ru/

Introduktion

För alla moderna organisationer är kapaciteten hos modern informationsteknik viktiga när det gäller deras användning i dokumenthantering.

När det kommer till dokumentautomatisering innehåller detta område ofta många program som inte är direkt relaterade till problemet som ska lösas – textredigerare, teckenigenkänningsprogram, e-postsystem. Allt detta är dock inte ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Och med tanke på den rådande situationen i världen är implementeringen av ett dokumenthanteringssystem som är optimalt lämpat för organisationen en oerhört viktig uppgift.

Avsaknaden av ett optimalt strukturerat dokumentflöde och oförmågan att effektivt spåra rörelsen och exekveringen av dokument leder till en minskad arbetseffektivitet och en ökning av fel.

Att lösa problemet med dokumenthantering under moderna förhållanden kommer att göra det möjligt att målmedvetet bilda organisationers informationsresurser, minska mängden manuellt inlagd information, vilket sparar tid och säkerställer att de fungerar effektivt.

Uppsatsens relevans: Det valda ämnet är relevant eftersom det är känt att organisationen av arbetet med dokument påverkar kvaliteten på arbetet i ledningsapparaten, ledningsarbetarnas organisation och arbetskultur. Framgången för förvaltningsverksamheten som helhet beror på hur professionell dokumentation upprätthålls. Som modern forskning visar går 85 % av arbetstiden för organisationsanställda åt att förbereda, underhålla, fylla i, kopiera och överföra dokument.

Korrekt organiserad ärendehantering minskar den tid som krävs för sökning, ökar informationens noggrannhet och aktualitet och eliminerar dess redundans. Tillväxten av informationsvolymer och följaktligen dokument krävde införandet av teknik för snabb behandling av dokument, och med tillkomsten av datorer, själva informationen.

Syftet med avhandlingen: Utveckling av tekniska specifikationer för implementering av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i den statliga autonoma utbildningsinstitutionen för sekundär yrkesutbildning i Moskva, College of Entrepreneurship nr 11, Institutionen för ledning och informationsteknologi.

Zfärdigställande av avhandlingen:

1) Samla information om olika dokumenthanteringssystem från olika källor (litteratur, Internet, etc.).

2) Gör en jämförande analys av dem, analysera kraven på informationssystemet.

3) Val av elektroniska dokumenthanteringssystem.

4) Utveckling av tekniska specifikationer.

I det första (teoretiska) kapitlet kommer begreppen dokumentflöde och principer att diskuteras. Elektroniska dokumenthanteringssystem och deras klassificering diskuteras också.

I det andra kapitlet (tekniskt) genomfördes en analys, granskning och urval av befintliga elektroniska dokumenthanteringssystem och det mest lämpliga för de tekniska kraven från College of Entrepreneurship No. 11 fastställdes. I det tredje kapitlet, beräkning av ekonomisk effektivitet.

1. Principer för att organisera dokumentflödet av förvaltningsaktiviteter

Dokumentflöde koncept

En organisations dokumentflöde förstås vanligtvis som den ordnade förflyttningen av dokument som skapats under arbetets gång av relevanta tjänstemän.

I enlighet med GOST R 51141-98 - dokumentflöde - förflyttning av dokument i en organisation från det ögonblick de skapades eller mottogs tills utförande eller avsändning avslutas. En rad arbeten med dokument: mottagning, registrering, distribution, kontroll av utförande, filbildning, lagring och återanvändning av dokumentation, uppslagsverk.

Typer av dokumentflöde

Beroende på arten av affärsverksamheten för de organisationer för vilka rörelsen och registreringen av primära dokument utförs, särskiljs följande typer av dokumentflöde:

· Ledarskap. Inkluderar stadierna för att samla in, analysera och sammanfatta information för utarbetande av snabba, tillförlitliga och visuella förvaltningsrapporter, på grundval av vilka strategiska beslut fattas och kontroll över deras utförande i tid;

· Finansiell. Täcker all kontorsarbete och tillåter organisationen att hantera dokumentation (kontrakt, korrespondens, planerade och analytiska rapporter, föreskrifter, etc.) involverade i affärsprocesser;

· Personal. Det involverar insamling och registrering av information relaterad till redovisningen av organisationens personal: om antagning, överföring, byte av befattning och uppsägning av anställda, frånvaro och disciplinära sanktioner, semesterscheman, personaltabeller, arbetsbeskrivningar, etc.

· Teknisk. Koordinerar informationsflöden för att förbereda och stödja projektdokumentationens livscykel (skapande, genomförande, godkännande, godkännande, ändringar och arkivering);

· Arkiv. I processen med kontorsarbete säkerställer den snabb överföring av dokument för arkivlagring och inspelning av dem i enlighet med nomenklaturen för ärenden, som revideras årligen.

Sätt att organisera dokumentflödet

Det finns följande metoder för att registrera dokumentation:

Papper innebär att alla finansiella och affärstransaktioner återspeglas i dokument som endast är upprättade på papper, som anger de nödvändiga detaljerna och certifieras av kompilatorernas underskrifter. Denna metod kräver en betydande investering av tid och materiella resurser för att skapa, cirkulera och lagra dokumentation. Det finns också en risk för oåterkallelig förlust av dokumentet om det fysiska mediet förstörs.

Elektroniskt innebär att alla affärsprocesser registreras i dokument som inte har ett original på papper, endast i elektronisk form. För att tillhandahålla handlingar med laglig kraft används elektroniska digitala signaturer som skyddar mot plagiat och förvanskning av dokumentation. Denna metod för redovisning låter dig minimera tiden för att skapa dokument och öka kontrollen över deras rörelse.

Blandat - förutsätter att samordningen och godkännandet av dokument utförs på papper, och förberedelsen och överföringen mellan strukturella enheter eller anställda sker med hjälp av datorer. I det här fallet har originaldokumentet på papper rättskraft. Denna metod säkerställer optimering av dokumentationsflödesschemat på företaget.

Elektronisk dokumenthantering

Elektronisk dokumenthantering (EDF)- En enhetlig mekanism för att arbeta med dokument som lämnas in i elektronisk form, med implementering av konceptet "papperslöst kontorsarbete".

Grundläggande principer för elektronisk dokumenthantering:

· Enkel registrering av ett dokument, så att du kan identifiera dokumentet unikt.

· Möjlighet till parallellt utförande av operationer, vilket gör det möjligt att minska tiden för rörelse av dokument och öka effektiviteten i deras utförande.

· Kontinuitet i dokumentförflyttningen, vilket gör det möjligt att identifiera den person som är ansvarig för utförandet av dokumentet (uppgiften) vid varje ögonblick i dokumentets (processen).

· En enhetlig (eller samordnad distribuerad) databas med dokumentinformation, vilket eliminerar möjligheten att duplicera dokument.

· Ett effektivt organiserat dokumentsökningssystem som låter dig hitta ett dokument med minimal information om det.

· Ett utvecklat rapporteringssystem för olika statuser och attribut för dokument, vilket gör att du kan styra rörelsen av dokument genom dokumentflödesprocesser och fatta ledningsbeslut baserat på data från rapporter.

Ledningen använder i stor utsträckning elektroniska medel för att skapa och bearbeta dokument, därför betraktas dokumentflödet som en integrerad del av ledningsinformationsstödet och inkluderar förflyttning av informationsflöden i organisationen - deras mottagande, bearbetning, bearbetning, användning.

Om det fram till nyligen i affärslitteratur var vanligt att separera traditionella och elektroniska dokumentflöden från varandra, nu talar vi om uppkomsten av en ny, modern typ av dokumentflöde, som kombinerar de bästa egenskaperna hos traditionellt kontorsarbete med modern teknik för att skapa , bearbeta och överföra dokument till sin destination.

För närvarande finns det fortfarande i ryskt kontorsarbete en kombination av båda typerna av dokumentflöden med en viss övervikt av elektroniska i stora administrativa och industriella centra.

Traditionell dokumenthantering behåller sin ställning inom vissa specifika områden av kontorsarbete, i synnerhet där vi talar om konfidentiella dokument (restricted documents).

Så det moderna dokumentflödet i en organisation bör betraktas som ett blandat dokumentflöde, baserat på den prioriterade användningen av elektronisk teknik för att arbeta med dokument.

Det senare innebär att dokument som regel skapas med moderna tekniska medel (kontorsutrustning, material etc.), och deras överföring, bearbetning och lagring utförs både elektroniskt och i "pappersform".

Det moderna dokumentflödet i en organisation bildas som ett resultat av den organiserade "sammanslagningen" av tre oberoende informationsflöden längs vilka interna dokument, inkommande dokument och utgående dokument "färdas".

Det externa informationsflödet säkerställer förflyttning av inkommande och utgående dokument, och det interna informationsflödet säkerställer förflyttning av dokument inom företaget.

TILL interna dokument Det är vanligt att klassificera dokument som utvecklats av tjänstemän utifrån organisationens uppgifter och behov (dess strukturella uppdelningar) och i enlighet med interna regler för utveckling av dokument. Detta är med andra ord dokument som genereras som ett resultat av företagets interna aktiviteter.

Den allmänna organisationen av arbetet med organisationens interna dokument är som följer:

Inkommande dokument– Det är dokument som organisationen tar emot utifrån genom olika kommunikationskanaler.

Den allmänna organisationen av arbetet med inkommande dokument från organisationen är som följer:

Utgående dokument- Detta är dokument som utvecklats inom organisationen och skickats utanför den för vägledning till lägre ledningsorgan (underordnade tjänstemän, institutioner och organisationer) eller i enlighet med skriftliga instruktioner (vägledningsdokument) från den högsta myndigheten (högsta chefer).

Den allmänna organisationen av arbetet med utgående dokument från organisationen är som följer:

Elektroniska dokumenthanteringssystem

MEDärämne för elektronisk dokumenthantering (EDMS) engelska. EDMS (Electronic Document Management Systems) och EMC (Enterprise Content Management)är ett system för att automatisera arbetet med informationsdokument under hela deras livscykel (skapande, modifiering, lagring, sökning, klassificering, etc.), samt processer för interaktion mellan anställda. Med dokument menas i detta fall i första hand ostrukturerade elektroniska dokument (Word, Excel-filer etc.). Ett EDMS inkluderar i regel ett elektroniskt dokumentarkiv och ett system för att automatisera affärsprocesser och stödja kontorsarbetets funktionalitet.

För närvarande finns det ett stort antal elektroniska dokumenthanteringssystem. I det här fallet är det nödvändigt att skilja mellan termerna "dokumentflöde" och "kontorsarbete". Kontorshantering är en term som används i kontorspraxis för att beteckna en formell uppsättning regler för att arbeta med dokument. Det finns dokumenthanteringssystem som kan konfigureras för att uppfylla de nödvändiga arbetsflödesreglerna. Men det finns system som från början syftade till att stödja just dessa regler och i denna mening inte har mer generella funktioner tillräckligt för att de ska kunna kallas dokumenthanteringssystem.

Alla arbetsflödessystem kan innehålla delar av var och en av följande kategorier, men de flesta har ett specifikt fokus på ett område, främst relaterat till produktpositionering.

Klassificering av elektroniska dokumenthanteringssystem:

1. Universell "förpackad" EDMS:

o standarduppsättning funktioner;

o omöjligheten att fullt ut tillgodose behoven hos en viss organisation;

o låga tidskostnader för inköp och installation;

o relativt låg kostnad;

o behovet av att köpa en licens för varje installerad arbetsstation.

2. Individuellt utvecklat EDMS:

o det mest personliga systemet;

o stora tidskostnader;

o hög utvecklingskostnad;

o associerade kostnader: kostnader för utbildning av anställda, inköp av ny utrustning och mjukvara.

3. Kombinerad EDMS:

o grundläggande plattform för vilken de nödvändiga tilläggsmodulerna utvecklas;

o full överensstämmelse med företagets behov;

o låga tidskostnader för utveckling och implementering;

o kostnaden inkluderar: priset för den grundläggande plattformen och kostnaden för individuella ändringar, beroende på beställningens komplexitet;

o överföring av rättigheter till produkten till kunden;

o lätt att lära och använda;

o fullständig förryskning;

o användarvänligt gränssnitt;

o interaktion med befintliga kontorsapplikationer.

I enlighet med antalet implementerade funktioner är EDMS indelade i:

· System med utvecklade sätt att lagra och hämta information (elektroniska arkiv-EA). Ett elektroniskt arkiv är ett specialfall av ett dokumenthanteringssystem inriktat på effektiv lagring och hämtning av information. Vissa system sticker särskilt ut på grund av deras utvecklade fulltextsökverktyg: fuzzy sökning, semantisk sökning, etc., andra - på grund av den effektiva organisationen av lagring: HSM, stöd för ett brett utbud av utrustning för att lagra information, etc.

· System med avancerade arbetsflödesverktyg (WF).. Dessa system är huvudsakligen utformade för att säkerställa förflyttning av vissa objekt längs förutbestämda rutter (den så kallade "hårda routingen"). I varje steg kan objektet förändras, så det kallas det allmänna ordet "arbete". System av denna typ kallas arbetsflödessystem - "arbetsflöde" (tyvärr finns det ingen exakt motsvarighet för denna term på ryska). Dokument kan vara associerade med jobb, men dokument är inte det grundläggande föremålet för dessa system. Med hjälp av sådana system är det möjligt att organisera vissa verk för vilka alla stadier är kända i förväg och kan ordineras.

· System fokuserade på att stödja organisationsledning och kunskapsuppbyggnad. Dessa är "hybrid" system, som vanligtvis kombinerar element från de två föregående. I det här fallet kan grundkonceptet i systemet vara både själva dokumentet och uppgiften som behöver slutföras. För att hantera en organisation behöver du både "hård" och "gratis" routing, när rutten för ett dokument tilldelas av chefen ("beskriver" det inkommande dokumentet), så båda teknologierna i en eller annan form kan vara närvarande i sådana system. Dessa system används aktivt i statliga ledningsstrukturer, på kontor för stora företag, som har en utvecklad hierarki och har vissa regler och förfaranden för överföring av dokument. Samtidigt skapar anställda kollektivt dokument, förbereder och fattar beslut, verkställer eller kontrollerar deras utförande.

Vid implementering av sådana system på stora företag är det viktigt att avgöra om systemet ger möjlighet till effektiv administration, bearbetning av stora mängder information, integration med automatiserade produktionsledningssystem, skalbarhet, stegvis implementering, med hänsyn till territoriell distribution, komplex organisationsstruktur , rollbaserad åtkomst, etc. .

· System fokuserade på att stödja samarbete. Detta är en ny trend inom området för dokumenthanteringssystem, förknippad med en förståelse för variationen i marknadsförhållandena i den moderna världen och behovet av att ha "bara det som är nödvändigt" för snabb rörelse, utan onödig, mycket användbar, men tung ballast. Sådana system, till skillnad från de tidigare, inkluderar inte begreppet hierarki i organisationen och bryr sig inte om någon formalisering av arbetsflödet. Deras uppgift är att se till att människor i organisationen arbetar tillsammans, även om de är geografiskt åtskilda, och att bevara resultatet av detta arbete. Vanligtvis implementerat i konceptet "portaler". De tillhandahåller tjänster för att lagra och publicera dokument på intranätet, söka information, diskutera och boka tider (både verkliga och virtuella). Sådana system hittar kunder bland snabbt växande kommersiella företag, arbetsgrupper i stora företag och statliga myndigheter.

· System med utvecklade tilläggstjänster. Till exempel kundtjänst (CRM - Customer Relation Management), projektledning, fakturering, e-post etc. (Observera att när det gäller komplexitet av funktioner kan dokumenthanteringssystemet och t.ex. CRM-tjänsten ha olika proportioner beroende på organisation. Men i samband med denna artikel är CRM-funktionalitet valfritt).

Standardkrav för EDMS

Om vi ​​följer standardens bokstav för att upprätta tekniska specifikationer kan de krav som en typisk användare kan ställa på ett typiskt elektroniskt dokumenthanteringssystem beskrivas enligt följande.

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet bör:

· säkerställa säker förvaring av dokument och deras beskrivningar;

· säkerställa ett dokuments livscykel (skapande av dess, lagring av versioner, publicering, blockering av tillgång till ett beslagtaget dokument, överföring av ett dokument för lagring i ett arkiv);

· tillåta användaren att specificera olika typer av dokument, skapa och redigera kort för dem;

· upprätthålla en hierarki av kategorier för effektiv dokumentsökning;

· söka efter dokument baserat på information från kortet, såväl som hela texten;

· säkerställa uppdelning av tillgången till dokument på nivån för enskilda användare, baserat på rollprinciper och baserat på organisationens hierarkiska struktur;

· stödja HSM-teknik;

· logga alla händelser relaterade till användarnas arbete och själva systemet; det är nödvändigt att ha utvecklat administrationsverktyg;

· stödja fjärråtkomst till information.

Avancerade system bör stödja:

· klusterteknik för att säkerställa oavbruten drift;

· geografiskt fördelade organisationer;

· krypteringsalgoritmer för datalagring och överföring;

· digital signatur.

Arkitektur krav:

· tillgång till en dedikerad applikationsserver;

· närvaro av en tunn klient; stöd för åtkomst till dokument med en webbläsare.

· multiplattform för att säkerställa skalbarhet;

Krav på öppenhet och integration med andra system:

· integration med strömmande dokumentinmatningsverktyg;

· integration med kontorsapplikationer;

· integration med e-post;

· närvaro av ett utvecklat mjukvarugränssnitt (API);

· integration med standardkatalogtjänster (till exempel LDAP) för att underhålla och synkronisera listan över systemanvändare;

· förmågan att anpassa användargränssnittet till specifika uppgifter;

· förmågan att komplettera systemet med dina egna specialiserade komponenter;

Om en extern databas används för att lagra dokumentattribut är det nödvändigt att ha en detaljerad beskrivning av datastrukturen och verktyg för att arbeta med olika DBMS.

Skapande av elektroniskater

Komponentarkitekturen för det elektroniska dokumenthanteringssystemet presenteras i figur 1. Huvudelementen i arkitekturen är:

Klientarbetsstation - komponenter i användargränssnittet och kontroller. Applikationsserver - serverkomponenter för exekvering av systemets affärslogik. Databasserver - komponenter för datalagring och åtkomst.

Komponenterna i det elektroniska dokumenthanteringssystemet interagerar med andra system genom EDMS-mjukvarugränssnittet, i sin tur interagerar andra system med det elektroniska dokumenthanteringssystemet via EDMS-mjukvarugränssnittet.

Figur 1. Komponentarkitektur för ett elektroniskt dokumenthanteringssystem

Detta kapitel undersökte de grundläggande begreppen, typerna och metoderna för att organisera dokumentflödet, samt elektroniskt dokumentflöde, klassificering och principer. Allmän information om elektroniska dokumenthanteringssystem, klassificering och krav. Nu går vi vidare till granskning och urval av elektroniska dokumenthanteringssystem.

2. Recensionnyckelelektroniska systemdokumentflöde

För närvarande erbjuder den ryska marknaden ett ganska brett urval av EDMS, som kan uppfylla kraven och uppgifterna för att automatisera en organisations förvaltningsaktiviteter, men har olika programvarukrav. Följande är en översikt över några automatiserade system. Dessa system valdes inte av en slump, utan baserade på en studie av DSS Consulting, som släppte en analytisk rapport om utvecklingen av den ryska marknaden för EDMS- och ECM-system 2010.

Branschfördelning efter antal implementeringar

Detta avsnitt kommer att undersöka industridistributionen av projekt för implementering av massproducerade EDMS/ECM-produkter i Ryssland under 2009-2010.

Diagram 1. Fördelning av implementeringar av massproducerade EDMS/ECM-produkter efter industri i Ryssland baserat på resultaten från 2010

I slutet av 2010 registrerades det största antalet projekt för implementering av massproducerade EDMS/ECM-produkter i den offentliga sektorn - 28 % av implementeringarna.

Den andra platsen i antalet framgångsrikt genomförda genomförandeprojekt upptas av den finansiella sektorn i ekonomin, vars ökning av andelen implementeringar uppgick till (1 %) och nådde (9 %) i slutet av 2010.

Dessutom efterfrågas massproducerade EDMS/ECM-produkter från företag inom olje- och gas- och kemisk industri (8 % av implementeringarna), konstruktion (7 %) och inom vetenskap och utbildning (7 %). Det bör noteras att statistiken över implementeringar inom det vetenskapliga och pedagogiska segmentet även omfattade pedagogiska implementeringsprojekt.

Diagram 2. Fördelning av implementeringar av massproducerade EDMS/ECM-produkter i Ryssland baserat på resultaten från 2010

Av diagrammet följer att, när det gäller antalet implementeringar i Ryssland, upptar Directum EDMS (25 % av marknaden), DocsVision (15 % av marknaden), 1C-Document Management 8 (9 % av marknaden) och andra EDMS (51 % av marknaden) .

Således, med hänsyn till alla ovanstående diagram, väljer vi de mest populära EDMS:

1. "Directum", Directum;

2. "DocsVision", DocsVision;

3. "1C: Dokumentflöde 8", 1C;

Genomgång av standardlösningar för EDMS

DIREKTUM

Directum är ett elektroniskt dokumenthanterings- och interaktionshanteringssystem som syftar till att öka effektiviteten för alla anställda i organisationen inom olika områden av deras gemensamma aktiviteter.

Kort beskrivning av systemet

DIRECTUM-systemet är ett fullfjädrat ECM-system och stödjer hela livscykeln för dokumenthantering, medan traditionellt "pappers" kontorsarbete passar sömlöst in i elektroniskt dokumentflöde. DIRECTUM tillhandahåller effektiv organisation och kontroll av affärsprocesser baserade på Workflow-teknologi: godkännande av dokument, hantering av komplexa beställningar, förberedelse och hållning av möten, stöd för säljcykeln och andra interaktionsprocesser.

Problem som ska lösas

Som ett resultat av implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem löses följande uppgifter:

· arbete med dokument och deras godkännande inom organisationen utförs endast i elektronisk form med hjälp av en elektronisk digital signatur;

· högsta ledningen arbetar med dokument från systemet;

· Kontroll av prestationsdisciplinen utförs på basis av systemdata;

· alla strukturella enheter, inklusive ordinarie anställda, arbetar i systemet;

· ett enhetligt arkiv av elektroniska dokument och företagskunskap har skapats, med vilket alla anställda arbetar i enlighet med sina befogenheter.

Systemets huvudsakliga funktionalitet bestäms av följande funktioner:

· Tillgång till ett verktyg som förenklar identifiering och sökning av pappersdokument. Tillgänglighet av en affärsorienterad arbetsflödesmekanism och en standardredigerare för ruttdiagram som låter dig modellera komplexa affärsrutter.

· Möjligheten att skapa och hantera dokumentförråd med praktiskt taget obegränsad volym i ett enda system för olika typer av innehåll under hela dokumentets livscykel.

· Utökad funktionalitet i systemet tack vare närvaron av modulerna Meeting Management, Contract Management och Customer Relationship Management.

· Utökad implementering av mekanismen för elektronisk digital signatur (EDS) för övergången till elektronisk dokumenthantering, inklusive användning av kryptografiska skyddsverktyg certifierade i Ryska federationen.

· En universell integrationsmekanism som förenklar arbetet med SAP, 1C och andra affärssystem i DIRECTUM.

· Möjlighet att organisera geografiskt fördelat arbete i off-line läge med stöd för hierarkisk serverstruktur.

· Tillgänglighet av två sätt för användare att arbeta med systemet: via en skrivbordsklient och via en webbklient (med en webbläsare)

· Möjligheten att organisera utbyte av elektroniska dokument med digitala signaturer mellan olika organisationer, även om de använder olika dokumenthanteringssystem eller inte använder dem alls.

· Hög skalbarhet av systemet, vilket säkerställer arbete för tusentals användare och lagring av miljontals olika dokument.

· Tillgänglighet av utvecklade verktyg (IS-Builder), som gör att du snabbt kan anpassa systemet, integrera det med andra system och även modifiera det själv, med hänsyn till organisationens utveckling.

· Överensstämmelse med ryska standarder och normer för kontorsarbete och ledning (GSDOU).

System arkitektur

Systemsammansättning:

· Elektronisk dokumenthantering. Skapande och lagring av olika ostrukturerade dokument (Microsoft Word-texter, Microsoft Excel-tabeller, Microsoft Visio-ritningar, CorelDraw, videor, etc.); stöd för dokumentversioner och digitala signaturer; strukturera dokument i mappar; tilldela åtkomsträttigheter till dokument; historia av att arbeta med dokument; fulltext och attributsökning av dokument.

· Affärsprocessledning. Stöd för dokumentgodkännande och bearbetningsprocesser i alla skeden av deras livscykel (docflow); utfärda elektroniska uppgifter och övervaka deras genomförande; interaktion mellan anställda under affärsprocesser; stöd för fria och stela rutter (arbetsflöde).

· Avtalshantering. Organisation av processen för godkännande och registrering av kontrakt och relaterade dokument, såväl som operativt arbete med dem (sökning, analys, redigering, etc.).

· Mötesledning. Organisering av förberedelser och hållande av möten (samordning av plats och tid, sammansättning av deltagare, dagordning); generering och distribution av protokollet; övervaka genomförandet av mötesbeslut.

· Kontor. Registrering av pappersdokument i enlighet med kraven från statens budgetutbildningsinstitution; upprätthålla en lista över ärenden med flexibla numreringsregler; distribution och kontroll av placeringen av pappersdokument; organisera utbyte av elektroniska dokument med digitala signaturer med andra organisationer.

· Hantering av kundinteraktion. Upprätthålla en enhetlig databas över organisationer och kontaktpersoner; upprätthålla en historik av möten, samtal och korrespondens med kunder; stöd till försäljningsprocessen i enlighet med reglerade stadier; planering av marknadsföringsaktiviteter; analys av försäljningseffektivitet och marknadsföringsinfluenser.

Figur 2. Modulär sammansättning av DIRECTUM EDMS

DIRECTUM-systemets funktioner utökas avsevärt tack vare följande komponenter:

· Ämnesspecifikt utvecklingsverktyg IS-Builder. Modifiering och utveckling av nya elektroniska dokumentkort, kataloger, rapporter, block av standardrutter; inbyggt programmeringsspråk ISBL; integration med andra system.

· Fillagringstjänster (DIRECTUM Storage Services). Hantera lagring av stora mängder data i ett enda system; arkivlagring av dokument; arbeta med mediadata; inrätta lagringspolicyer som säkerställer automatisk överföring av data över lagringsanläggningar.

· Server för webbåtkomst. Arbeta med elektroniska dokument, uppgifter, uppdrag via en webbläsare.

· Tillägg för SharePoint. En uppsättning färdiga webbdelar och integrationsmekanismer som ger tillgång till DIRECTUM-data från en portal baserad på Microsoft SharePoint.

· Replikeringsserver. Skapande av geografiskt distribuerade system som utbyter data offline; hierarkiskt system av sekundära servrar; anpassningsbar sammansättning av replikerad data.

· DIRECTUM OverDoc. Visa, redigera och signera digitala signaturdokument utanför DIRECTUM-systemet för utbyte mellan olika organisationer; delas ut gratis.

· DIRECTUM RapID snabb dokumentidentifieringsteknik. Streckkodsbaserad dokumentmärkning och sökning, ger snabb åtkomst till ett elektroniskt dokument från dess papperskopia.

· Dokumentinmatningstjänster (DIRECTUM Capture Services). Massinmatning av dokument till DIRECTUM från olika källor (skannrar, MFP, filsystem, fax, e-post, etc.).

· Dokumenttransformationstjänster (DIRECTUM Transformation Services). Konvertera dokument till andra format, extrahera användbar information från dokument.

· Uppsättning av integrationsverktyg (DIRECTUM Integration Toolset). Enkel integration med affärssystem: tvåvägssynkronisering av kataloger, inkludering av systemobjekt i arbetsflödet, generering av dokument och åtkomst till dem från affärssystemet.

Systemfördelar

Effekten av att implementera DIRECTUM är en medvetenhet om fördelarna som implementeringen av dokumenthantering ger:

· Transparens i affärsprocesser. DIRECTUM-systemet ger möjlighet att spåra stadierna i affärsprocesser, vilket gör alla aktiviteter i organisationen absolut transparenta och kontrollerbara. Dessutom innehåller arbetsflödesmekanismen alla nödvändiga verktyg för att sätta upp processer av vilken komplexitet som helst.

· Eliminering av obehörig åtkomst. Ett läckage av konfidentiell information kan resultera i miljontals förluster för en organisation.

· Öka prestationsdisciplinen. Enligt statistiken slutförs inte 20 % av de mottagna uppgifterna av de anställda som ansvarar för dem. Genom att tillhandahålla fullständig kontroll över alla stadier av arbetet för ledningen, påverkar DIRECTUM-systemet direkt de anställdas prestationsdisciplin.

· Överensstämmelse med ISO-9000-standarder. Inrättandet av kvalitetsledning har nu blivit en av de prioriterade uppgifterna som löses av ryska företag. Utvecklat i enlighet med kraven i ISO 9001, blir Quality Management System (QMS) den konceptuella basen för att förbättra organisationens ledningssystem. Ett av kraven för QMS är transparent dokumentflöde och informationsinteraktion. Fördelar med att använda DIRECTUM när du skapar ett QMS: säkerställa strikt överensstämmelse med avsnitten i ISO 9001:2000-standarden om dokument- och registerhantering; stöd för implementering av regelverk av anställda inom ramen för de beskrivna affärsprocesserna; tillhandahålla medel för ledningskontroll över QMS:s funktion.

· Minska tiden för chefer och medarbetare. Att använda DIRECTUM-systemet minskar tiden som ägnas åt nästan all rutinoperation med dokument (skapande, sökning, godkännande, etc.

· Enkel innovation och lärande. Tack vare meddelandesystemet byggt på DIRECTUM-systemet: nya arbetsregler kommuniceras snabbt till alla anställda; rutter och dokumentmallar kan enkelt ändras, varefter anställda automatiskt börjar arbeta på ett nytt sätt.

· I och med driftstarten av DIRECTUM-systemet bildas organisationens företagskunskapsbas, vilket i sin tur gör att vi kan minska tiden som avsätts för utbildning av nya medarbetare.

· Utveckling av företagskultur. Processen med att införa elektronisk dokumenthantering etablerar och upprätthåller företagskulturen.

· Fokusera på att förbättra den övergripande arbetseffektiviteten. Avancerad innehållshantering med full livscykelsupport, inmatning av dokument från olika källor, konvertering och lagring av dokument i olika format.

DocsVision

DocsVision-plattformen är grunden för elektronisk dokumenthantering - skapandet av ett dokument- och affärsprocesshanteringssystem och inkluderar endast de grundläggande elementen avsedda för att lagra information, komma åt den och även ge användaren ett välbekant och bekvämt gränssnitt.

Kort beskrivning av systemet

De huvudsakliga processerna som automatiseras med hjälp av DocsVision EDMS är registrering av inkommande/utgående dokument och protokoll från möten; förberedelse, samordning och genomförande av intern administrativ dokumentation; kontroll över utförandet av order.

Plattformen består av klient- och serverdelar. Serverkomponenter låter dig skapa alla nödvändiga strukturer för att lagra data (kontokort och elektroniska dokumentfiler) och även behålla sin integritet i framtiden, se till att klienten tar emot, uppdaterar och raderar data i enlighet med åtkomsträttigheter. Klientkomponenter tillhandahåller ett gränssnitt för slutanvändaren att arbeta med informationen i databasen, inklusive sökning, visning och ändring av den.

Huvudklientkomponenten i DocsVision-plattformen är Navigator (körs som en applikation i Microsoft Internet Explorer-miljön), som ger åtkomst till alla DocsVision-objekt:

· visa trädet med mappar och kort som finns i mappar;

· se innehållet på korten och gruppera dem enligt vissa kriterier;

· söka efter kort baserat på specificerade kriterier;

· skapa nya och redigera befintliga dokument.

För tydligheten och bekvämligheten av att arbeta med elektroniska dokument grupperas korten i mappar, liknande Explorer-mappar, vilket ger logisk och ordnad lagring av dokument i enlighet med reglerna som fastställts i organisationen. Blanketter för dokumentregistrering - dokumentkort - kan skilja sig åt i varje enskild organisation och utvecklas oberoende av den, därför är de inte en del av DocsVision-plattformen, utan är en del av den inbyggda DocsVision "Office Management"-applikationen.

Problem som ska lösas

DocsVision säkerställer integrationen av alla applikationer som skapats utifrån plattformen till ett enda utrymme för hantering av dokument och processer i organisationen.

Huvudfunktioner i DocsVision:

· Automatisering av företagsledning.

· Stöd till processansatsen i att organisera ledningen.

· Automatisering av kvalitetsledningssystem.

· Automatisering av dokumentgodkännande och godkännandeprocesser.

· Verktyg för att övervaka utförandet av dokument och uppgifter.

· Routing och leverans av dokument till användarens arbetsstationer.

· Hantering av dokumenthanteringsprocesser.

· Organisera interaktion med motparter och kunder.

· Kontorsautomation.

· Skapande av ett elektroniskt dokumentarkiv.

System arkitektur

Arkitekturen för DocsVision-plattformen är baserad på teknologier som ger möjlighet att implementera skalbara lösningar. Tyngdpunkten i DocsVisions arkitektoniska lösningar är integrationen av DocsVision-baserade lösningar, systemskalbarhet, förmågan att integreras i organisationens informationssysteminfrastruktur, flexibilitet, systemexpansionsmöjligheter och möjligheten att skapa distribuerade lösningar.

Figur 3. DocsVision-systemets arkitektur

DocsVision bygger på en modulär princip - systemet innehåller följande komponenter:

· Kärnmoduler som implementerar grundläggande systemtjänster.

· Systemmoduler som tillhandahåller systemhanteringsverktyg och tillgång till huvudsystemobjekten.

· Gateways är moduler för att integrera ett affärsprocesshanteringssystem med externa system, vilket möjliggör enhetlig bearbetning av händelser och objekt i det externa systemet.

· Applikationsmoduler som följer med systemet bildar dess funktionalitet ur slutanvändarens synvinkel. Uppsättningen av applikationsmoduler inkluderar dokumentkort och referensböcker som kommer att användas av alla som arbetar i systemet.

· DocsVision-servern är byggd på MS SQL Server och MS IIS webbserver och består av en lagringsserver och ett installationsprogram.

· DocsVision-klienten är integrerad i Internet Explorer och består av systemkärnan och en uppsättning kort som kontrolleras av den.

· Routningsservern, en del av DocsVision-plattformen, låter dig använda e-postverktyg för att skicka uppgifter till utförare, automatiskt samla in information och spåra hur de utförs.

Systemkonceptet är baserat på ideologin med komponenter som inte är orienterade mot att ansluta till servern, vilket ger maximal skalbarhet av systemet.

För att uppfylla dessa krav är systemet implementerat i en treskiktsarkitektur, vars mittlänk är webbservern. Webbservern kör en av kärnans kärnkomponenter, lagringsservern, som ger tillgång till data och fillagring. Lagringsservern är implementerad som en tillståndslös komponent, vilket gör det möjligt att lösa skalbarhetsproblemet på applikationsnivå på mellannivå.

Systemet låter dig arbeta samtidigt med flera databasservrar, och kan även ge lastbalansering för DocsVision applikationsservrar när du kör under Microsoft AppCenter.

Systemarkitekturen är designad för att fungera inom den nuvaranden. DocsVision är designat för att fungera med Microsoft SQL Server som basinformationslagring, men kan även stödja andra vanligaste databasservrar. Både Microsoft Exchange Server och alla e-postsystem som stöder SMTP-protokollet kan användas som ett undersystem för dokumentdirigering. Huvudapplikationsservern för DocsVision kör Microsoft Internet Information Server.

Både Internet Explorer och Microsoft Outlook kan användas som klientprogram. DocsVision-applikationer kan byggas in i Microsoft Office SharePoint Server med hjälp av Digital Dashboard WEB Part-teknik.

DocsVision-systemet är implementerat i en öppen arkitektur. Alla DocsVision-applikationsfunktioner är tillgängliga via programmeringsgränssnitt som ger flexibiliteten att använda plattformskomponenter för att skapa specifika lösningar. Det finns verktyg för att bädda in enskilda systemfunktioner i applikationer som redan används i företag. Systemet låter dig kombinera alla applikationer som skapats på grundval av det till ett enda komplex.

Systemfördelar

Alla applikationer som skapas med DocsVision ger följande fördelar:

· Enhetliga mekanismer för att lagra och presentera information.

· Enhetliga mekanismer för att avgränsa åtkomsträttigheter till elektroniska dokument och åtgärder med dem.

· Allmänna sätt för navigering och tillgång till data och organisation av användarens arbetsyta.

· Allmän struktur för referensböcker.

· Allmänna verktyg för att söka och hämta kunskap.

· Enhetlig hantering av applikationers livscykel och routing.

· Enhetlig applikationshantering och administrationsinfrastruktur.

· Verktyg för enhetlig infrastrukturutveckling (konfiguration).

· En enhetlig objektmodell för alla systemapplikationer och närvaron av en gemensam uppsättning komponenter som används för integration i klientapplikationer.

Systemets initiala och fullständiga WEB-kompatibilitet, i synnerhet dess hanteringsverktyg, gör att du kan använda DocsVision-applikationer från var som helst på världsnätverket; tillgången till offline-dokumentroutningsverktyg gör att du kan ansluta för att arbeta med systemanvändare som interagerar med bolagets kontor endast via e-post.

DocsVision låter dig arbeta med följande enheter:

· Elektroniska dokument som innehåller stora mängder data.

· Stora mängder dokument lagrade på servern.

· Stort antal samtidiga användarsessioner.

1C: Dokumentflöde

"1C: Document Flow 8" har inga branschspecifika egenskaper och kan effektivt användas både i den offentliga sektorn och i kommersiella företag, oavsett om det är en distribuerad holdingstruktur med ett stort antal användare eller ett litet företag. Eftersom programmet är universellt kan det enkelt anpassas och anpassas till specifikationerna för en viss organisation. Mjukvaruprodukten "1C: Document Flow 8", utvecklad på den nya tekniska plattformen "1C: Enterprise 8.2", är efterföljaren till mjukvaruprodukten "1C: Archive 3", som har använts i hundratals organisationer, företag och institutioner i mer än 10 år, och är avsedd för automatisering av dokumentflöde.

Kort beskrivning av systemet:

"1C: Document Flow 8" låter dig implementera följande funktioner:

· effektivisera de anställdas arbete med dokument, eliminera möjligheten att förlora versioner eller korsa fragment när de arbetar samtidigt;

· minska den tid som krävs för att söka efter nödvändig information och den totala tiden för kollektiv behandling av handlingar;

· förbättra kvaliteten på färdigt material (projekt, dokumentation, etc.)

Programmet körs på plattformen 1C: Enterprise 8 och tillhandahåller följande operationer:

· lagring av alla dokument;

· Begränsning av åtkomsträttigheter till dokument;

· kollektivt arbete med dokument;

· lagring och versionskontroll;

· utfärdande och kontroll av order;

· rapportering;

· arbeta med systemet via en webbläsare.

Problem som ska lösas:

Systemet låter dig arbeta med dokument av alla slag. För att visa eller redigera dokument använder du applikationer installerade på din lokala dator. Textdokument redigeras direkt i 1C: Enterprise utan att anropa några externa applikationer:

· Sektionsstruktur. Alla dokument lagras i en partitionsstruktur med hänsyn till åtkomsträttigheter.

· Åtkomsträttigheter. Möjligheten att ställa in olika nivåer av åtkomst för användare och användargrupper till avsnitt, dokument och beställningar.

· Automatisk lagring av versioner. När redigerade dokument checkas tillbaka till dokumentförrådet skapas automatiskt en ny version som anger författare, datum och tid för skapandet. Direkt från dokumentkortet kan du se listan över versioner, ta bort onödiga versioner eller ändra den aktiva (aktuella) versionen.

· Fulltextsökning. Fulltextdatasökning tillhandahålls (dokument, avsnitt, recensioner, instruktioner) i alla fält, inklusive innehållet i dokument.

· Granskning av dokument. Användare kan granska dokument, med valfri möjlighet att granska på uppdrag av någon annan. Listan över recensioner kan ses direkt från dokumentkortet.

· Desktop. Huvuddelen av arbetet kan utföras direkt på skrivbordet, som visar en lista över dokument som användaren redigerar, en lista över utestående uppgifter och ger möjlighet att snabbt söka dokument efter innehåll.

· Ytterligare egenskaper. Dokument, order och affärsprocesser kan tilldelas ytterligare egenskaper som inte finns på kortet. Till exempel, för ett dokument kan du lägga till sådana ytterligare egenskaper som "dokumentets betydelse", "taggar", "korrespondent", "lagringsplats" etc.

· Utfärdande av instruktioner. Det är möjligt att utfärda instruktioner med följande egenskaper (länkar till dokument eller andra instruktioner kan bifogas beställningen):

o beställningstext;

o beskrivning;

o artist;

o kontrollperiod.

· Affärsprocesser. För att automatisera kollektivt arbete med dokument tillhandahålls följande affärsprocesser (ett eller flera dokument kan bifogas till var och en av dessa affärsprocesser; rollbaserad routing stöds, vilket gör att du kan tilldela uppgifter inte bara till specifika anställda utan också till roller och användargrupper)

o Beställning med kontroll - efter genomförd beställning går den till den registeransvarige, som bestämmer om den ska anses vara avslutad eller returnera den för revision.

o Godkännande - dokument som är kopplade till en sådan affärsprocess skickas för godkännande till de angivna respondenterna (användarna) och returneras sedan till författaren av denna affärsprocess för att granska godkännanderesultaten.

o Genomsökning – med den här affärsprocessen kan du organisera en genomsökning av användare i följd genom listan. I det här fallet kan du för varje användare ange din beställning och deadline.

"1C: Document Flow 8" löser heltäckande problemen med att automatisera dokumentredovisning, medarbetarinteraktion, kontroll och analys av prestationsdisciplin:

centraliserad säker lagring av dokument,

· snabb tillgång till dokument med hänsyn till användarrättigheter,

· registrering av inkommande och utgående handlingar,

· visa och redigera dokument,

· dokumentversionskontroll,

· fulltextsökning av dokument efter deras innehåll,

· arbeta med dokument av alla slag: kontorsdokument, texter, bilder, ljud- och videofiler, designsystemdokument, arkiv, applikationer, etc.,

· kollektivt arbete av användare med förmågan att samordna, godkänna och kontrollera utförandet av dokument,

· dokumentdirigering, anpassningsbar för varje typ av dokument separat,

· automatisk laddning av dokument från e-post och skanner,

· redovisning och kontroll av anställdas arbetstid.

Handlingar registreras per typ av dokument i enlighet med reglerna om företagets dokumentflöde. Principerna för redovisning av inkommande, utgående och interna dokument som är inbäddade i programmet är helt förenliga med gällande standarder och regler:

GOST R 6,30-2003,

GOST R 51141-98,

· Ryska federationens federala lag av den 27 juli 2006 nr 149-FZ "Om information, informationsteknik och informationsskydd",

· GSDOU-krav,

· Standardinstruktioner för kontorsarbete i federala verkställande myndigheter.

System arkitektur:

"1C: Document Flow 8" stöder fleranvändararbete på ett lokalt nätverk eller via Internet, inklusive via webbläsare. Den logiska strukturen för "1C: Document Flow 8" presenteras i följande figurer.

Figur 4. Modulär sammansättning av EDMS "1C: Document Flow 8"

Figur 5. Funktionsblock för EDMS "1C: Document Flow 8"

Schemat för att distribuera systemet och organisera elektronisk dokumenthantering presenteras i följande figur.

Figur 6. Schema för implementering av EDMS "1C: Document Flow 8"

Systemfördelar

"1C: Document Flow 8" utvecklades på teknikplattformen "1C: Enterprise 8.2", som ger hög flexibilitet, anpassningsbarhet, skalbarhet, prestanda och ergonomi för applikationslösningar, stödjer arbete i tunt- och webbklientläge, användararbete via Internet , inklusive och via låghastighetskommunikationskanaler.

1C: Enterprise 8-plattformen stöder arbete i filläge, såväl som med olika DBMS:er: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

1C: Enterprise 8-servern kan fungera både i en Microsoft Windows-miljö och i en Linux-miljö. Under implementeringen ger detta möjlighet att välja den arkitektur som systemet ska köras på och möjligheten att använda programvara med öppen källkod för att driva servern och databasen.

Konfigurationen riktar sig till både kommersiella företag och budgetinstitutioner:

· Kontorsarbete,

· Dokumentflöde,

· Samspel,

· Datasökning.

Konfigurationen är universell och kan enkelt konfigureras och anpassas till specifikationerna för ett specifikt kommersiellt företag eller budgetinstitution.

Jämförelse och urval av EDMS

Syftet med denna recension är att förbereda dig för att fatta ett beslut när du väljer den optimala EDMS för en högskola. En genomgång av funktionerna hos alla EDMS på marknaden låter dig bestämma kriterierna för att välja EDMS för att lösa specifika problem och välja en lösning baserad på ett systematiskt tillvägagångssätt.

Som jämförelse valdes de vanligaste EDMS i Ryssland ut:

· 1C: Dokumentflöde 8 KORP

De system som presenteras i granskningen jämförs enligt utvalda parametrar, kombinerade till sex kriterier. Det är värt att notera att det finns en hel del implementeringspraxis för alla system som presenteras i granskningen.

Jämförelsen av EDS i granskningen utförs enligt följande kriterier:

1. Teknik som används

2. Licenspolicy och prissättning

3. Funktionalitet

4. Åtkomsträttigheter och informationssäkerhet

5. Support

6. Utbildning

Kriterium 1.Teknik som används

Tabell 1. Jämförelse av använda tekniker

Jämförelseobjekt	1C: Innandokumentflöde	DocsVision	Directum
Serveroperativsystem	Windows (XP, Vista, 7), Linux	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Windows Server (2000, 2003, 2008)
Klients operativsystem	plattformsoberoende	Windows (XP, Vista, 7)	Windows (XP, Vista, 7)
Databasserver används	MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Fildrift möjligt (utan databasserver)
Verktyg för att arbeta på mobila enheter			(Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)
Integrationsalternativ		1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory
Demoversion/demoåtkomst	demoåtkomst	demoversion
	Det finns en tunn klient i Internet Explorer	Det finns en tunn klient i Internet Explorer. Webbservern ingår i plattformen	Ja, med den extra webbservermodulen
Skanningsteknik	Alla pappersdokument kan skannas och laddas in i informationsdatabasen från vilken typ av skanner som helst som stöder TWAIN-teknik (ett standardprotokoll och gränssnitt som definierar interaktionen mellan program och bildinsamlingsenheter)	För textigenkänning vid inmatning av pappersdokument i DocsVision-systemet har integration med ABBY FineReader Scripting Edition-systemet implementerats. Paketet ingår inte i den grundläggande licensuppsättningen	Capture and Transformation Services (DCTS) - en uppsättning tjänster som underlättar massinmatning av dokument till Directum från externa källor (skannrar, MFP, avsändare, filsystemmappar, fax, e-postservrar, etc.) och deras vidare konvertering till olika format. Licensen för "Document Input Service" köps separat för varje server

Det är värt att notera variationen mellan serveroperativsystem och 1C: Document Management-databasservrar i jämförelse med sina konkurrenter. Du kan också påpeka skillnaden mellan företag i policyn att tillhandahålla en demoversion/demoåtkomst till potentiella användare. Det viktigaste som är värt att påpeka i början av vår recension är att alla EDMS är byggda på en modulär princip, vilket gör att du kan lägga till nya funktioner till EDMS eller utveckla funktionaliteten hos befintliga.

Liknande dokument

Analys av elektroniska system för att dokumentera ledningsaktiviteter i en organisation. De viktigaste målen, målen och funktionerna för elektronisk dokumenthantering, dess juridiska och regulatoriska stöd. Egenskaper för EDMS-program på den ryska marknaden. Kriterier för deras val.

kursarbete, tillagd 2012-12-29


Organisationsstruktur för CJSC Atomenergo. Grundläggande principer för automatisering av dokumentationsstöd för förvaltning. Funktioner för kontorsautomation och dokumentflödessystem. AtomDoc-systemets arkitektur och det elektroniska dokumentets struktur.

avhandling, tillagd 2013-01-29


Analys av moderna kontorsautomationssystem i organisationer och elektronisk dokumenthantering, funktioner i deras klassificering. Problem med automatisering av elektronisk dokumenthantering. Fördelar med att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

kursarbete, tillagt 2013-01-15


Att studera dokumentflödets typer och funktioner. Organisatoriska och ekonomiska egenskaper hos organisationen Raizhivsoyuz LLC. Analys av nuvarande dokumentflödessystem. Processen att införa elektronisk dokumenthantering i ledningsstrukturen för en given organisation.

kursarbete, tillagd 2014-11-23


Automatisering av kontorsarbete och dokumentflöde i företaget. Fördelar med elektroniska dokumenthanteringssystem. Syfte, typer och huvudfunktioner för programvara för elektronisk dokumenthantering. Specifikationer och filosofi för ITIL- och COBIT-standarder.

kursarbete, tillagt 2016-05-02


Programvara för kontorsautomation. Utvärdera effektiviteten av att implementera elektroniska dokumenthanteringssystem. Analys av kontorsledningstjänsten på JSC "Tekhnoliga". Skapande av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem baserat på EDMS "BOSS-Referent".

kursarbete, tillagt 2015-04-03


Teorin om dokumenthantering i förvaltningsverksamhet. Enhet och standardisering av dokument som grund för elektronisk dokumenthantering, egenskaper hos ISO-standarder. Dokumenthanteringssystemets inflytande på verksamhetens effektivitet.

avhandling, tillagd 2016-05-09


Begrepp av ett elektroniskt dokument. Elektroniska dokumenthanteringssystem. Övervägande av de viktigaste elektroniska dokumenthanteringssystemen som presenteras på den ryska marknaden. Teknik för registrering och godkännande av konfidentiella elektroniska dokument.

kursarbete, tillagt 2015-02-16


Modernt system för kontorsledning. Aktiviteter för den territoriella administrationen av Federal Property Management Agency i St Petersburg, problem och sätt att förbättra organisationen av dokumentflödet. Utveckling av automatiserade elektroniska registerhanteringssystem.

avhandling, tillagd 2012-11-29


Vikten av dokumentationsstöd i ledningsverksamheten. Enhet och standardisering av dokument som grund för elektronisk dokumenthantering. Dokumenthanteringssystemets inflytande på effektiviteten hos en medicinsk institution.

Introduktion

För alla moderna organisationer är kapaciteten hos modern informationsteknik viktiga när det gäller deras användning i dokumenthantering.

När det kommer till dokumentautomatisering innehåller detta område ofta många program som inte är direkt relaterade till problemet som ska lösas – textredigerare, teckenigenkänningsprogram, e-postsystem. Allt detta är dock inte ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Och med tanke på den rådande situationen i världen är implementeringen av ett dokumenthanteringssystem som är optimalt lämpat för organisationen en oerhört viktig uppgift.

Avsaknaden av ett optimalt strukturerat dokumentflöde och oförmågan att effektivt spåra rörelsen och exekveringen av dokument leder till en minskad arbetseffektivitet och en ökning av fel.

Att lösa problemet med dokumenthantering under moderna förhållanden kommer att göra det möjligt att målmedvetet bilda organisationers informationsresurser, minska mängden manuellt inlagd information, vilket sparar tid och säkerställer att de fungerar effektivt.

Uppsatsens relevans:Det valda ämnet är relevant eftersom det är känt att organisationen av arbetet med dokument påverkar kvaliteten på arbetet i ledningsapparaten, ledningsarbetarnas organisation och arbetskultur. Framgången för förvaltningsverksamheten som helhet beror på hur professionell dokumentation upprätthålls. Som modern forskning visar går 85 % av arbetstiden för organisationsanställda åt att förbereda, underhålla, fylla i, kopiera och överföra dokument.

Korrekt organiserad ärendehantering minskar den tid som krävs för sökning, ökar informationens noggrannhet och aktualitet och eliminerar dess redundans. Tillväxten av informationsvolymer och följaktligen dokument krävde införandet av teknik för snabb behandling av dokument, och med tillkomsten av datorer, själva informationen.

Syftet med avhandlingen:Utveckling av tekniska specifikationer för implementering av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i den statliga autonoma utbildningsinstitutionen för sekundär yrkesutbildning i Moskva, College of Entrepreneurship nr 11, Institutionen för ledning och informationsteknologi.

Syfte med avhandlingen:

1)Samla information om olika dokumenthanteringssystem från olika källor (litteratur, Internet, etc.).

)Gör en jämförande analys av dem, analysera kraven på informationssystemet.

)Val av elektroniska dokumenthanteringssystem.

)Utveckling av tekniska specifikationer.

I det första (teoretiska) kapitlet kommer begreppen dokumentflöde och principer att diskuteras. Elektroniska dokumenthanteringssystem och deras klassificering diskuteras också.

I det andra kapitlet (tekniskt) genomfördes en analys, granskning och urval av befintliga elektroniska dokumenthanteringssystem och det mest lämpliga för de tekniska kraven från College of Entrepreneurship No. 11 fastställdes. I det tredje kapitlet, beräkning av ekonomisk effektivitet.

1. Principer för att organisera dokumentflödet av förvaltningsaktiviteter

Dokumentflöde koncept

En organisations dokumentflöde förstås vanligtvis som den ordnade förflyttningen av dokument som skapats under arbetets gång av relevanta tjänstemän.

I enlighet med GOST R 51141-98 - dokumentflöde - förflyttning av dokument i en organisation från det ögonblick de skapades eller mottogs tills utförande eller avsändning avslutas. En rad arbeten med dokument: mottagning, registrering, distribution, kontroll av utförande, filbildning, lagring och återanvändning av dokumentation, uppslagsverk.

Typer av dokumentflöde

Beroende på arten av affärsverksamheten för de organisationer för vilka rörelsen och registreringen av primära dokument utförs, särskiljs följande typer av dokumentflöde:

· Ledarskap.Inkluderar stadierna för att samla in, analysera och sammanfatta information för utarbetande av snabba, tillförlitliga och visuella förvaltningsrapporter, på grundval av vilka strategiska beslut fattas och kontroll över deras utförande i tid;

· Finansiell.Täcker all kontorsarbete och tillåter organisationen att hantera dokumentation (kontrakt, korrespondens, planerade och analytiska rapporter, föreskrifter, etc.) involverade i affärsprocesser;

· Personal.Det involverar insamling och registrering av information relaterad till redovisningen av organisationens personal: om antagning, överföring, byte av befattning och uppsägning av anställda, frånvaro och disciplinära sanktioner, semesterscheman, personaltabeller, arbetsbeskrivningar, etc.

· Teknisk.Koordinerar informationsflöden för att förbereda och stödja projektdokumentationens livscykel (skapande, genomförande, godkännande, godkännande, ändringar och arkivering);

· Arkiv.I processen med kontorsarbete säkerställer den snabb överföring av dokument för arkivlagring och inspelning av dem i enlighet med nomenklaturen för ärenden, som revideras årligen.

Sätt att organisera dokumentflödet

Det finns följande metoder för att registrera dokumentation:

Papper - innebär att alla finansiella och ekonomiska transaktioner återspeglas i dokument som endast är upprättade på papper, som anger de nödvändiga uppgifterna och bekräftas av författarnas underskrifter. Denna metod kräver en betydande investering av tid och materiella resurser för att skapa, cirkulera och lagra dokumentation. Det finns också en risk för oåterkallelig förlust av dokumentet om det fysiska mediet förstörs.

Elektronisk - innebär att alla affärsprocesser registreras i dokument som inte har ett original på papper, endast i elektronisk form. För att tillhandahålla handlingar med laglig kraft används elektroniska digitala signaturer som skyddar mot plagiat och förvanskning av dokumentation. Denna metod för redovisning låter dig minimera tiden för att skapa dokument och öka kontrollen över deras rörelse.

Blandad - förutsätter att samordningen och godkännandet av handlingar sker på papper och att förberedelse och överföring mellan strukturella enheter eller anställda sker med hjälp av datorer. I det här fallet har originaldokumentet på papper rättskraft. Denna metod säkerställer optimering av dokumentationsflödesschemat på företaget.

Elektronisk dokumenthantering

Elektronisk dokumenthantering (EDF)- En enhetlig mekanism för att arbeta med dokument som lämnas in i elektronisk form, med implementering av konceptet "papperslöst kontorsarbete".

Grundläggande principer för elektronisk dokumenthantering:

· Enkel registrering av ett dokument, vilket gör att du kan identifiera dokumentet unikt.

· Möjlighet till parallell utförande av operationer, vilket gör det möjligt att minska tiden för rörelse av dokument och öka effektiviteten i deras utförande.

· Kontinuitet i dokumentrörelsen, vilket gör det möjligt att identifiera den person som är ansvarig för utförandet av dokumentet (uppgiften) vid varje ögonblick i dokumentets liv (processen).

· En enhetlig (eller samordnad distribuerad) databas med dokumentinformation, vilket eliminerar möjligheten att duplicera dokument.

· Ett effektivt organiserat dokumentsökningssystem som låter dig hitta ett dokument med minimal information om det.

· Ett utvecklat rapporteringssystem för olika statuser och attribut för dokument, som gör att du kan kontrollera rörelsen av dokument genom dokumentflödesprocesser och fatta ledningsbeslut baserat på data från rapporter.

Ledningen använder i stor utsträckning elektroniska medel för att skapa och bearbeta dokument, därför betraktas dokumentflödet som en integrerad del av ledningsinformationsstödet och inkluderar förflyttning av informationsflöden i organisationen - deras mottagande, bearbetning, bearbetning, användning.

Om det fram till nyligen i affärslitteratur var vanligt att separera traditionella och elektroniska dokumentflöden från varandra, nu talar vi om uppkomsten av en ny, modern typ av dokumentflöde, som kombinerar de bästa egenskaperna hos traditionellt kontorsarbete med modern teknik för att skapa , bearbeta och överföra dokument till sin destination.

För närvarande finns det fortfarande i ryskt kontorsarbete en kombination av båda typerna av dokumentflöden med en viss övervikt av elektroniska i stora administrativa och industriella centra.

Traditionell dokumenthantering behåller sin ställning inom vissa specifika områden av kontorsarbete, i synnerhet där vi talar om konfidentiella dokument (restricted documents).

Så det moderna dokumentflödet i en organisation bör betraktas som ett blandat dokumentflöde, baserat på den prioriterade användningen av elektronisk teknik för att arbeta med dokument.

Det senare innebär att dokument som regel skapas med moderna tekniska medel (kontorsutrustning, material etc.), och deras överföring, bearbetning och lagring utförs både elektroniskt och i "pappersform".

Det moderna dokumentflödet i en organisation bildas som ett resultat av den organiserade "sammanslagningen" av tre oberoende informationsflöden längs vilka interna dokument, inkommande dokument och utgående dokument "färdas".

Det externa informationsflödet säkerställer förflyttning av inkommande och utgående dokument, och det interna informationsflödet säkerställer förflyttning av dokument inom företaget.

TILL interna dokumentDet är vanligt att klassificera dokument som utvecklats av tjänstemän utifrån organisationens uppgifter och behov (dess strukturella uppdelningar) och i enlighet med interna regler för utveckling av dokument. Detta är med andra ord dokument som genereras som ett resultat av företagets interna aktiviteter.

Den allmänna organisationen av arbetet med organisationens interna dokument är som följer:

Inkommande dokument– Det är dokument som organisationen tar emot utifrån genom olika kommunikationskanaler.

Den allmänna organisationen av arbetet med inkommande dokument från organisationen är som följer:

Utgående dokument- Detta är dokument som utvecklats inom organisationen och skickats utanför den för vägledning till lägre ledningsorgan (underordnade tjänstemän, institutioner och organisationer) eller i enlighet med skriftliga instruktioner (vägledningsdokument) från den högsta myndigheten (högsta chefer).

Den allmänna organisationen av arbetet med utgående dokument från organisationen är som följer:

Elektroniska dokumenthanteringssystem

Elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) Engelska. EDMS (elektroniska dokumenthanteringssystem) och EMC (Enterprise Content Management) -är ett system för att automatisera arbetet med informationsdokument under hela deras livscykel (skapande, modifiering, lagring, sökning, klassificering, etc.), samt processer för interaktion mellan anställda. Med dokument menas i detta fall i första hand ostrukturerade elektroniska dokument (Word, Excel-filer etc.). Ett EDMS inkluderar i regel ett elektroniskt dokumentarkiv och ett system för att automatisera affärsprocesser och stödja kontorsarbetets funktionalitet.

För närvarande finns det ett stort antal elektroniska dokumenthanteringssystem. I det här fallet är det nödvändigt att skilja mellan termerna "dokumentflöde" och "kontorsarbete". Kontorsarbete är en term som används i kontorspraxis för att beteckna en formell uppsättning regler för att arbeta med dokument. Det finns dokumenthanteringssystem som kan konfigureras för att uppfylla de nödvändiga arbetsflödesreglerna. Men det finns system som från början syftade till att stödja just dessa regler och i denna mening inte har mer generella funktioner tillräckligt för att de ska kunna kallas dokumenthanteringssystem.

Alla arbetsflödessystem kan innehålla delar av var och en av följande kategorier, men de flesta har ett specifikt fokus på ett område, främst relaterat till produktpositionering.

Klassificering av elektroniska dokumenthanteringssystem:

1.Universell "boxad" EDMS:

o standarduppsättning funktioner;

o omöjligheten att fullt ut tillgodose behoven hos en viss organisation;

o låga tidskostnader för inköp och installation;

o relativt låg kostnad;

o behovet av att köpa en licens för varje installerad arbetsstation.

2.Individuellt utvecklat EDMS:

o det mest personliga systemet;

o stora tidskostnader;

o hög utvecklingskostnad;

o tillhörande kostnader: kostnader för personalutbildning, inköp av ny utrustning och mjukvara.

3.Kombinerad EDMS:

o en grundläggande plattform för vilken de nödvändiga tilläggsmodulerna utvecklas;

o fullständig överensstämmelse med företagets behov;

o låga tidskostnader för utveckling och implementering;

o kostnaden inkluderar: priset för den grundläggande plattformen och kostnaden för individuell modifiering, beroende på beställningens komplexitet;

o överföring av rättigheter till produkten till kunden;

o lätt att lära och använda;

o fullständig förryskning;

o användarvänligt gränssnitt;

o interaktion med befintliga kontorsapplikationer.

I enlighet med antalet implementerade funktioner är EDMS indelade i:

· System med utvecklade sätt att lagra och hämta information (elektroniska arkiv - EA). Ett elektroniskt arkiv är ett specialfall av ett dokumenthanteringssystem inriktat på effektiv lagring och hämtning av information. Vissa system sticker särskilt ut på grund av deras utvecklade fulltextsökverktyg: fuzzy sökning, semantisk sökning, etc., andra - på grund av den effektiva organisationen av lagring: HSM, stöd för ett brett utbud av utrustning för att lagra information, etc.

· System med avancerade arbetsflödesverktyg (WF).. Dessa system är huvudsakligen utformade för att säkerställa förflyttning av vissa objekt längs förutbestämda rutter (den så kallade "hårda routingen"). I varje steg kan objektet förändras, så det kallas det allmänna ordet "arbete". System av denna typ kallas arbetsflödessystem - "arbetsflöde" (tyvärr finns det ingen exakt motsvarighet för denna term på ryska). Dokument kan vara associerade med jobb, men dokument är inte det grundläggande föremålet för dessa system. Med hjälp av sådana system är det möjligt att organisera vissa verk för vilka alla stadier är kända i förväg och kan ordineras.

· System fokuserade på att stödja organisationsledning och kunskapsuppbyggnad. Dessa är "hybrid" system, som vanligtvis kombinerar element från de två föregående. I det här fallet kan grundkonceptet i systemet vara både själva dokumentet och uppgiften som behöver slutföras. För att hantera en organisation behöver du både "hård" och "gratis" routing, när rutten för ett dokument tilldelas av chefen ("beskriver" det inkommande dokumentet), så båda teknologierna i en eller annan form kan vara närvarande i sådana system. Dessa system används aktivt i statliga ledningsstrukturer, på kontor för stora företag, som har en utvecklad hierarki och har vissa regler och förfaranden för överföring av dokument. Samtidigt skapar anställda kollektivt dokument, förbereder och fattar beslut, verkställer eller kontrollerar deras utförande.

Vid implementering av sådana system på stora företag är det viktigt att avgöra om systemet ger möjlighet till effektiv administration, bearbetning av stora mängder information, integration med automatiserade produktionsledningssystem, skalbarhet, stegvis implementering, med hänsyn till territoriell distribution, komplex organisationsstruktur , rollbaserad åtkomst, etc. .

· System fokuserade på att stödja samarbete. Detta är en ny trend inom området för dokumenthanteringssystem, förknippad med en förståelse för variationen i marknadsförhållandena i den moderna världen och behovet av att ha "bara det som är nödvändigt" för snabb rörelse, utan onödig, mycket användbar, men tung ballast. Sådana system, till skillnad från de tidigare, inkluderar inte begreppet hierarki i organisationen och bryr sig inte om någon formalisering av arbetsflödet. Deras uppgift är att se till att människor i organisationen arbetar tillsammans, även om de är geografiskt åtskilda, och att bevara resultatet av detta arbete. Vanligtvis implementerat i konceptet "portaler". De tillhandahåller tjänster för att lagra och publicera dokument på intranätet, söka information, diskutera och boka tider (både verkliga och virtuella). Sådana system hittar kunder bland snabbt växande kommersiella företag, arbetsgrupper i stora företag och statliga myndigheter.

· System med utvecklade tilläggstjänster.Till exempel kundtjänst (CRM - Customer Relation Management), projektledning, fakturering, e-post etc. (Observera att när det gäller komplexitet av funktioner kan dokumenthanteringssystemet och t.ex. CRM-tjänsten ha olika proportioner beroende på organisation. Men i samband med denna artikel är CRM-funktionalitet valfritt).

Standardkrav för EDMS

Om vi ​​följer standardens bokstav för att upprätta tekniska specifikationer kan de krav som en typisk användare kan ställa på ett typiskt elektroniskt dokumenthanteringssystem beskrivas enligt följande.

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet bör:

· säkerställa säker förvaring av dokument och deras beskrivningar;

· säkerställa ett dokuments livscykel (skapande av dess, lagring av versioner, publicering, blockering av åtkomst till ett beslagtaget dokument, överföring av ett dokument för lagring i ett arkiv);

· tillåta användaren att specificera olika typer av dokument, skapa och redigera kort för dem;

· upprätthålla en hierarki av kategorier för effektiv dokumentsökning;

· söka efter dokument baserat på information från kortet, såväl som hela texten;

· säkerställa åtskillnad av åtkomst till dokument på nivån för enskilda användare, baserat på rollprinciper och baserat på organisationens hierarkiska struktur;

· stödja HSM-teknik;

· logga alla händelser relaterade till användarnas arbete och själva systemet; det är nödvändigt att ha utvecklat administrationsverktyg;

· stödja fjärråtkomst till information.

Avancerade system bör stödja:

· klusterteknologier för att säkerställa oavbruten drift;

· geografiskt fördelade organisationer;

· krypteringsalgoritmer för datalagring och överföring;

· digital signatur.

Arkitektur krav:

· tillgänglighet av en dedikerad applikationsserver;

· närvaron av en tunn klient; stöd för åtkomst till dokument med en webbläsare.

· multiplattform för att säkerställa skalbarhet;

Krav på öppenhet och integration med andra system:

· integration med strömmande dokumentinmatningsverktyg;

· integration med kontorsapplikationer;

· e-postintegration;

· tillgänglighet av ett utvecklat mjukvarugränssnitt (API);

· integration med standardkatalogtjänster (till exempel LDAP) för att underhålla och synkronisera listan över systemanvändare;

· förmågan att anpassa användargränssnittet till specifika uppgifter;

· förmågan att komplettera systemet med dina egna specialiserade komponenter;

Om en extern databas används för att lagra dokumentattribut är det nödvändigt att ha en detaljerad beskrivning av datastrukturen och verktyg för att arbeta med olika DBMS.

Skapande av elektroniskater

Komponentarkitekturen för det elektroniska dokumenthanteringssystemet presenteras i figur 1. Huvudelementen i arkitekturen är:

Klientarbetsstation - komponenter i användargränssnittet och kontroller. Applikationsserver - serverkomponenter för exekvering av systemets affärslogik. Databasserver - komponenter för datalagring och åtkomst.

Komponenterna i det elektroniska dokumenthanteringssystemet interagerar med andra system genom EDMS-mjukvarugränssnittet, i sin tur interagerar andra system med det elektroniska dokumenthanteringssystemet via EDMS-mjukvarugränssnittet.

Figur 1. Komponentarkitektur för ett elektroniskt dokumenthanteringssystem

Detta kapitel undersökte de grundläggande begreppen, typerna och metoderna för att organisera dokumentflödet, samt elektroniskt dokumentflöde, klassificering och principer. Allmän information om elektroniska dokumenthanteringssystem, klassificering och krav. Nu går vi vidare till granskning och urval av elektroniska dokumenthanteringssystem.

2. Granskning av viktiga elektroniska dokumenthanteringssystem

För närvarande erbjuder den ryska marknaden ett ganska brett urval av EDMS, som kan uppfylla kraven och uppgifterna för att automatisera en organisations förvaltningsaktiviteter, men har olika programvarukrav. Följande är en översikt över några automatiserade system. Dessa system valdes inte av en slump, utan baserade på en studie av DSS Consulting, som släppte en analytisk rapport om utvecklingen av den ryska marknaden för EDMS- och ECM-system 2010.

Branschfördelning efter antal implementeringar

Detta avsnitt kommer att undersöka industridistributionen av projekt för implementering av massproducerade EDMS/ECM-produkter i Ryssland under 2009-2010.

Diagram 1. Fördelning av implementeringar av massproducerade EDMS/ECM-produkter efter industri i Ryssland baserat på resultaten från 2010

I slutet av 2010 registrerades det största antalet projekt för implementering av massproducerade EDMS/ECM-produkter i den offentliga sektorn - 28 % av implementeringarna.

Den andra platsen i antalet framgångsrikt genomförda genomförandeprojekt upptas av den finansiella sektorn i ekonomin, vars ökning av andelen implementeringar uppgick till (1 %) och nådde (9 %) i slutet av 2010.

Dessutom efterfrågas massproducerade EDMS/ECM-produkter från företag inom olje- och gas- och kemisk industri (8 % av implementeringarna), konstruktion (7 %) och inom vetenskap och utbildning (7 %). Det bör noteras att statistiken över implementeringar inom det vetenskapliga och pedagogiska segmentet även omfattade pedagogiska implementeringsprojekt.

Diagram 2. Fördelning av implementeringar av massproducerade EDMS/ECM-produkter i Ryssland baserat på resultaten från 2010

Av diagrammet följer att, när det gäller antalet implementeringar i Ryssland, upptar Directum EDMS (25 % av marknaden), DocsVision (15 % av marknaden), 1C-Document Management 8 (9 % av marknaden) och andra EDMS (51 % av marknaden) .

Således, med hänsyn till alla ovanstående diagram, väljer vi de mest populära EDMS:

."Directum", Directum;

2."DocsVision", DocsVision;

3."1C: Dokumentflöde 8", 1C;

Genomgång av standardlösningar för EDMS

Directum är ett elektroniskt dokumenthanterings- och interaktionshanteringssystem som syftar till att öka effektiviteten för alla anställda i organisationen inom olika områden av deras gemensamma aktiviteter.

Kort beskrivning av systemet

DIRECTUM-systemet är ett fullfjädrat ECM-system och stödjer hela livscykeln för dokumenthantering, medan traditionellt "pappers" kontorsarbete passar sömlöst in i elektroniskt dokumentflöde. DIRECTUM tillhandahåller effektiv organisation och kontroll av affärsprocesser baserade på Workflow-teknologi: godkännande av dokument, hantering av komplexa beställningar, förberedelse och hållning av möten, stöd för säljcykeln och andra interaktionsprocesser.

Problem som ska lösas

Som ett resultat av implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem löses följande uppgifter:

· arbete med dokument och deras godkännande inom organisationen utförs endast i elektronisk form med hjälp av en elektronisk digital signatur;

· högsta ledningen arbetar med dokument från systemet;

· kontroll av prestandadisciplin utförs på grundval av systemdata;

· Alla strukturella enheter arbetar i systemet, inklusive ordinarie anställda;

· ett enhetligt arkiv av elektroniska dokument och företagskunskap har skapats, med vilket alla anställda arbetar i enlighet med sina befogenheter.

Systemets huvudsakliga funktionalitet bestäms av följande funktioner:

· Tillgänglighet för ett verktyg som förenklar identifiering och sökning av pappersdokument. Tillgänglighet av en affärsorienterad arbetsflödesmekanism och en standardredigerare för ruttdiagram som låter dig modellera komplexa affärsrutter.

· Möjligheten att skapa och hantera dokumentförråd med nästan obegränsad volym i ett enda system för olika typer av innehåll under hela dokumentets livscykel.

· Utökad funktionalitet i systemet tack vare närvaron av modulerna Meeting Management, Contract Management och Customer Relationship Management.

· Utökad implementering av mekanismen för elektronisk digital signatur (EDS) för övergången till elektronisk dokumenthantering, inklusive användning av kryptografiska skyddsverktyg certifierade i Ryska federationen.

· En universell integrationsmekanism som förenklar arbetet med SAP, 1C och andra ERP-system i DIRECTUM.

· Möjlighet att organisera geografiskt fördelat arbete i off-line läge med stöd för hierarkisk serverstruktur.

· Det finns två sätt för användare att arbeta med systemet: via en skrivbordsklient och via en webbklient (med en webbläsare)

· Möjligheten att organisera utbyte av elektroniska dokument med digitala signaturer mellan olika organisationer, även om de använder olika dokumenthanteringssystem eller inte använder dem alls.

· Hög skalbarhet av systemet, vilket säkerställer arbete för tusentals användare och lagring av miljontals olika dokument.

· Tillgänglighet av utvecklade verktyg (IS-Builder), som gör att du snabbt kan anpassa systemet, integrera det med andra system och även modifiera det själv, med hänsyn till organisationens utveckling.

· Överensstämmelse med ryska standarder och normer för kontorsarbete och ledning (GSDOU).

System arkitektur

Systemsammansättning:

· Elektronisk dokumenthantering. Skapande och lagring av olika ostrukturerade dokument (Microsoft Word-texter, Microsoft Excel-tabeller, Microsoft Visio-ritningar, CorelDraw, videor, etc.); stöd för dokumentversioner och digitala signaturer; strukturera dokument i mappar; tilldela åtkomsträttigheter till dokument; historia av att arbeta med dokument; fulltext och attributsökning av dokument.

· Affärsprocessledning. Stöd för dokumentgodkännande och bearbetningsprocesser i alla skeden av deras livscykel (docflow); utfärda elektroniska uppgifter och övervaka deras genomförande; interaktion mellan anställda under affärsprocesser; stöd för fria och stela rutter (arbetsflöde).

· Avtalshantering. Organisation av processen för godkännande och registrering av kontrakt och relaterade dokument, såväl som operativt arbete med dem (sökning, analys, redigering, etc.).

· Mötesledning. Organisering av förberedelser och hållande av möten (samordning av plats och tid, sammansättning av deltagare, dagordning); generering och distribution av protokollet; övervaka genomförandet av mötesbeslut.

· Kontor. Registrering av pappersdokument i enlighet med kraven från statens budgetutbildningsinstitution; upprätthålla en lista över ärenden med flexibla numreringsregler; distribution och kontroll av placeringen av pappersdokument; organisera utbyte av elektroniska dokument med digitala signaturer med andra organisationer.

· Hantering av kundinteraktion. Upprätthålla en enhetlig databas över organisationer och kontaktpersoner; upprätthålla en historik av möten, samtal och korrespondens med kunder; stöd till försäljningsprocessen i enlighet med reglerade stadier; planering av marknadsföringsaktiviteter; analys av försäljningseffektivitet och marknadsföringsinfluenser.

Figur 2. Modulär sammansättning av DIRECTUM EDMS

DIRECTUM-systemets funktioner utökas avsevärt tack vare följande komponenter:

· Domänspecifikt utvecklingsverktyg IS-Builder. Modifiering och utveckling av nya elektroniska dokumentkort, kataloger, rapporter, block av standardrutter; inbyggt programmeringsspråk ISBL; integration med andra system.

· Fillagringstjänster (DIRECTUM Storage Services). Hantera lagring av stora mängder data i ett enda system; arkivlagring av dokument; arbeta med mediadata; inrätta lagringspolicyer som säkerställer automatisk överföring av data över lagringsanläggningar.

· Server för webbåtkomst. Arbeta med elektroniska dokument, uppgifter, uppdrag via en webbläsare.

· Tillägg för SharePoint. En uppsättning färdiga webbdelar och integrationsmekanismer som ger tillgång till DIRECTUM-data från en portal baserad på Microsoft SharePoint.

· Replikeringsserver. Skapande av geografiskt distribuerade system som utbyter data offline; hierarkiskt system av sekundära servrar; anpassningsbar sammansättning av replikerad data.

· DIRECTUM OverDoc. Visa, redigera och signera digitala signaturdokument utanför DIRECTUM-systemet för utbyte mellan olika organisationer; delas ut gratis.

· Teknik för snabb dokumentidentifiering DIRECTUM RapID. Streckkodsbaserad dokumentmärkning och sökning, ger snabb åtkomst till ett elektroniskt dokument från dess papperskopia.

· Dokumentinsamlingstjänster (DIRECTUM Capture Services). Massinmatning av dokument till DIRECTUM från olika källor (skannrar, MFP, filsystem, fax, e-post, etc.).

· Dokumenttransformationstjänster (DIRECTUM Transformation Services). Konvertera dokument till andra format, extrahera användbar information från dokument.

· Uppsättning av integrationsverktyg (DIRECTUM Integration Toolset). Enkel integration med affärssystem: tvåvägssynkronisering av kataloger, inkludering av systemobjekt i arbetsflödet, generering av dokument och åtkomst till dem från affärssystemet.

Systemfördelar

Effekten av att implementera DIRECTUM är en medvetenhet om fördelarna som implementeringen av dokumenthantering ger:

· Transparens i affärsprocesser. DIRECTUM-systemet ger möjlighet att spåra stadierna i affärsprocesser, vilket gör alla aktiviteter i organisationen absolut transparenta och kontrollerbara. Dessutom innehåller arbetsflödesmekanismen alla nödvändiga verktyg för att sätta upp processer av vilken komplexitet som helst.

· Eliminering av obehörig åtkomst. Ett läckage av konfidentiell information kan resultera i miljontals förluster för en organisation.

· Ökad prestationsdisciplin. Enligt statistiken slutförs inte 20 % av de mottagna uppgifterna av de anställda som ansvarar för dem. Genom att tillhandahålla fullständig kontroll över alla stadier av arbetet för ledningen, påverkar DIRECTUM-systemet direkt de anställdas prestationsdisciplin.

· Överensstämmelse med ISO-9000-standarder. Inrättandet av kvalitetsledning har nu blivit en av de prioriterade uppgifterna som löses av ryska företag. Utvecklat i enlighet med kraven i ISO 9001, blir Quality Management System (QMS) den konceptuella basen för att förbättra organisationens ledningssystem. Ett av kraven för QMS är transparent dokumentflöde och informationsinteraktion. Fördelar med att använda DIRECTUM när du skapar ett QMS: säkerställa strikt överensstämmelse med avsnitten i ISO 9001:2000-standarden om dokument- och registerhantering; stöd för implementering av regelverk av anställda inom ramen för de beskrivna affärsprocesserna; tillhandahålla medel för ledningskontroll över QMS:s funktion.

· Att minska tiden som ägnas åt chefer och medarbetare. Att använda DIRECTUM-systemet minskar tiden som ägnas åt nästan all rutinoperation med dokument (skapande, sökning, godkännande, etc.

· Enkel innovation och lärande. Tack vare meddelandesystemet byggt på DIRECTUM-systemet: nya arbetsregler kommuniceras snabbt till alla anställda; rutter och dokumentmallar kan enkelt ändras, varefter anställda automatiskt börjar arbeta på ett nytt sätt.

· I och med driftstarten av DIRECTUM-systemet bildas organisationens företagskunskapsbas, vilket i sin tur gör det möjligt att minska tiden som avsatts för utbildning av nya medarbetare.

· Utveckling av företagskultur. Processen med att införa elektronisk dokumenthantering etablerar och upprätthåller företagskulturen.

· Fokusera på att förbättra den övergripande arbetseffektiviteten. Avancerad innehållshantering med full livscykelsupport, inmatning av dokument från olika källor, konvertering och lagring av dokument i olika format.

DocsVision

DocsVision-plattformen är grunden för elektronisk dokumenthantering - skapandet av ett dokument- och affärsprocesshanteringssystem och inkluderar endast de grundläggande elementen avsedda för att lagra information, komma åt den och även ge användaren ett välbekant och bekvämt gränssnitt.

Kort beskrivning av systemet

De huvudsakliga processerna som automatiseras med hjälp av DocsVision EDMS är registrering av inkommande/utgående dokument och protokoll från möten; förberedelse, samordning och genomförande av intern administrativ dokumentation; kontroll över utförandet av order.

Plattformen består av klient- och serverdelar. Serverkomponenter låter dig skapa alla nödvändiga strukturer för att lagra data (kontokort och elektroniska dokumentfiler) och även behålla sin integritet i framtiden, se till att klienten tar emot, uppdaterar och raderar data i enlighet med åtkomsträttigheter. Klientkomponenter tillhandahåller ett gränssnitt för slutanvändaren att arbeta med informationen i databasen, inklusive sökning, visning och ändring av den.

Huvudklientkomponenten i DocsVision-plattformen är Navigator (körs som en applikation i Microsoft Internet Explorer-miljön), som ger åtkomst till alla DocsVision-objekt:

· visa trädet med mappar och kort som finns i mappar;

· titta på innehållet på kort och gruppera dem enligt vissa kriterier;

· söka efter kort baserat på specificerade kriterier;

· skapa nya och redigera befintliga dokument.

För tydligheten och bekvämligheten av att arbeta med elektroniska dokument grupperas korten i mappar, liknande Explorer-mappar, vilket ger logisk och ordnad lagring av dokument i enlighet med reglerna som fastställts i organisationen. Blanketter för dokumentregistrering - dokumentkort - kan skilja sig åt i varje enskild organisation och utvecklas oberoende av den, därför är de inte en del av DocsVision-plattformen, utan är en del av den inbyggda DocsVision "Office Management"-applikationen.

Problem som ska lösas

DocsVision säkerställer integrationen av alla applikationer som skapats utifrån plattformen till ett enda utrymme för hantering av dokument och processer i organisationen.

Huvudfunktioner i DocsVision:

· Automatisering av företagsledning.

· Stöd till processansatsen i ledningsorganisationen.

· Automatisering av kvalitetsledningssystem.

· Automatisering av dokumentgodkännandeprocesser.

· Medel för att övervaka utförandet av dokument och uppgifter.

· Routing och leverans av dokument till användarens arbetsstationer.

· Hantering av dokumenthanteringsprocesser.

· Organisering av interaktion med motparter och kunder.

· Kontorsautomation.

· Skapande av ett elektroniskt dokumentarkiv.

System arkitektur

Arkitekturen för DocsVision-plattformen är baserad på teknologier som ger möjlighet att implementera skalbara lösningar. Tyngdpunkten i DocsVisions arkitektoniska lösningar är integrationen av DocsVision-baserade lösningar, systemskalbarhet, förmågan att integreras i organisationens informationssysteminfrastruktur, flexibilitet, systemexpansionsmöjligheter och möjligheten att skapa distribuerade lösningar.

Figur 3. DocsVision-systemets arkitektur

DocsVision bygger på en modulär princip - systemet innehåller följande komponenter:

· Kärnmoduler som implementerar grundläggande systemtjänster.

· Systemmoduler som tillhandahåller systemhanteringsverktyg och tillgång till huvudsystemobjekten.

· Gateways är moduler för att integrera ett affärsprocesshanteringssystem med externa system, vilket möjliggör enhetlig bearbetning av händelser och objekt i det externa systemet.

· Applikationsmodulerna som följer med systemet formar dess funktionalitet ur slutanvändarens synvinkel. Uppsättningen av applikationsmoduler inkluderar dokumentkort och referensböcker som kommer att användas av alla som arbetar i systemet.

· DocsVision-servern är byggd på MS SQL Server och MS IIS webbserver och består av en lagringsserver och ett installationsprogram.

· DocsVision-klienten är integrerad i Internet Explorer och består av systemkärnan och en uppsättning kort som styrs av den.

· Routningsservern, en del av DocsVision-plattformen, låter dig använda e-postverktyg för att skicka uppgifter till utförare, automatiskt samla in information och spåra deras exekvering.

Systemkonceptet är baserat på ideologin med komponenter som inte är orienterade mot att ansluta till servern, vilket ger maximal skalbarhet av systemet.

För att uppfylla dessa krav är systemet implementerat i en treskiktsarkitektur, vars mittlänk är webbservern. Webbservern kör en av kärnans kärnkomponenter, lagringsservern, som ger tillgång till data och fillagring. Lagringsservern är implementerad som en tillståndslös komponent, vilket gör det möjligt att lösa skalbarhetsproblemet på applikationsnivå på mellannivå.

Systemet låter dig arbeta samtidigt med flera databasservrar, och kan även ge lastbalansering för DocsVision applikationsservrar när du kör under Microsoft AppCenter.

Systemarkitekturen är designad för att fungera inom den nuvaranden. DocsVision är designat för att fungera med Microsoft SQL Server som basinformationslagring, men kan även stödja andra vanligaste databasservrar. Både Microsoft Exchange Server och alla e-postsystem som stöder SMTP-protokollet kan användas som ett undersystem för dokumentdirigering. Huvudapplikationsservern för DocsVision kör Microsoft Internet Information Server.

Både Internet Explorer och Microsoft Outlook kan användas som klientprogram. DocsVision-applikationer kan byggas in i Microsoft Office SharePoint Server med hjälp av Digital Dashboard WEB Part-teknik.

DocsVision-systemet är implementerat i en öppen arkitektur. Alla DocsVision-applikationsfunktioner är tillgängliga via programmeringsgränssnitt som ger flexibiliteten att använda plattformskomponenter för att skapa specifika lösningar. Det finns verktyg för att bädda in enskilda systemfunktioner i applikationer som redan används i företag. Systemet låter dig kombinera alla applikationer som skapats på grundval av det till ett enda komplex.

Systemfördelar

Alla applikationer som skapas med DocsVision ger följande fördelar:

· Enade mekanismer för att lagra och presentera information.

· Enade mekanismer för att avgränsa åtkomsträttigheter till elektroniska dokument och åtgärder med dem.

· Allmänna medel för navigering och åtkomst till data och organisation av användarens arbetsyta.

· Allmän struktur för referensböcker.

· Allmänna verktyg för att söka och hämta kunskap.

· Enhetlig hantering av applikationers livscykel och routing.

· En enhetlig infrastruktur för applikationshantering och administration.

· Verktyg för enhetlig infrastrukturutveckling (konfiguration).

· En enhetlig objektmodell för alla systemapplikationer och närvaron av en gemensam uppsättning komponenter som används för inbäddning i klientapplikationer.

Systemets initiala och fullständiga WEB-kompatibilitet, i synnerhet dess hanteringsverktyg, gör att du kan använda DocsVision-applikationer från var som helst på det globala nätverket; tillgängligheten av offline-dokumentdirigeringsverktyg gör att du kan ansluta för att arbeta med systemanvändare som interagerar med företagets kontor endast via e-post. Detta gör att du kan säkerställa arbetet med följande enheter:

· Elektroniska dokument som innehåller stora mängder data.

· Stora mängder dokument lagras på servern.

· Stort antal samtidiga användarsessioner.

1C: Dokumentflöde

"1C: Document Flow 8" har inga branschspecifika egenskaper och kan effektivt användas både i den offentliga sektorn och i kommersiella företag, oavsett om det är en distribuerad holdingstruktur med ett stort antal användare eller ett litet företag. Eftersom programmet är universellt kan det enkelt anpassas och anpassas till specifikationerna för en viss organisation. Mjukvaruprodukten "1C: Document Flow 8", utvecklad på den nya tekniska plattformen "1C: Enterprise 8.2", är efterföljaren till mjukvaruprodukten "1C: Archive 3", som har använts i hundratals organisationer, företag och institutioner i mer än 10 år, och är avsedd för automatisering av dokumentflöde.

Kort beskrivning av systemet:

"1C: Document Flow 8" låter dig implementera följande funktioner:

· effektivisera de anställdas arbete med dokument, eliminera möjligheten att förlora versioner eller korsa fragment när du arbetar samtidigt;

· minska den tid som krävs för att söka efter nödvändig information och den totala tiden för kollektiv behandling av dokument;

· förbättra kvaliteten på färdigt material (projekt, dokumentation, etc.)

Programmet körs på plattformen 1C: Enterprise 8 och tillhandahåller följande operationer:

· lagring av alla dokument;

· begränsning av åtkomsträtt till dokument;

· kollektivt arbete med dokument;

· lagring och versionskontroll;

· utfärdande och kontroll av order;

· rapportering;

· arbeta med systemet via en webbläsare.

Problem som ska lösas:

Systemet låter dig arbeta med dokument av alla slag. För att visa eller redigera dokument använder du applikationer installerade på din lokala dator. Textdokument redigeras direkt i 1C: Enterprise utan att anropa några externa applikationer:

· Sektionsstruktur. Alla dokument lagras i en partitionsstruktur med hänsyn till åtkomsträttigheter.

· Åtkomsträttigheter. Möjligheten att ställa in olika nivåer av åtkomst för användare och användargrupper till avsnitt, dokument och beställningar.

· Automatisk lagring av versioner. När redigerade dokument checkas tillbaka till dokumentförrådet skapas automatiskt en ny version som anger författare, datum och tid för skapandet. Direkt från dokumentkortet kan du se listan över versioner, ta bort onödiga versioner eller ändra den aktiva (aktuella) versionen.

· Fulltextsökning. Fulltextdatasökning tillhandahålls (dokument, avsnitt, recensioner, instruktioner) i alla fält, inklusive innehållet i dokument.

· Granskning av dokument. Användare kan granska dokument, med valfri möjlighet att granska på uppdrag av någon annan. Listan över recensioner kan ses direkt från dokumentkortet.

· Skrivbord. Huvuddelen av arbetet kan utföras direkt på skrivbordet, som visar en lista över dokument som användaren redigerar, en lista över utestående uppgifter och ger möjlighet att snabbt söka dokument efter innehåll.

· Ytterligare egenskaper. Dokument, order och affärsprocesser kan tilldelas ytterligare egenskaper som inte finns på kortet. Till exempel, för ett dokument kan du lägga till sådana ytterligare egenskaper som "dokumentets betydelse", "taggar", "korrespondent", "lagringsplats" etc.

· Utfärdande av instruktioner. Det är möjligt att utfärda instruktioner med följande egenskaper (länkar till dokument eller andra instruktioner kan bifogas beställningen):

o texten i beställningen;

obeskrivning;

operatör;

o kontrollperiod.

· Affärsprocesser. För att automatisera kollektivt arbete med dokument tillhandahålls följande affärsprocesser (ett eller flera dokument kan bifogas till var och en av dessa affärsprocesser; rollbaserad routing stöds, vilket gör att du kan tilldela uppgifter inte bara till specifika anställda utan också till roller och användargrupper)

o En beställning med kontroll - efter att beställningen är genomförd går den till den registeransvarige, som bestämmer om den ska anses vara avslutad eller returnera den för revision.

o Godkännande - dokument som är kopplade till en sådan affärsprocess skickas för godkännande till de angivna respondenterna (användarna) och returneras sedan till författaren av denna affärsprocess för att granska godkännanderesultaten.

o Genomsökning – med den här affärsprocessen kan du organisera en genomsökning av användare i följd genom listan. I det här fallet kan du för varje användare ange din beställning och deadline.

"1C: Document Flow 8" löser heltäckande problemen med att automatisera dokumentredovisning, medarbetarinteraktion, kontroll och analys av prestationsdisciplin:

· centraliserad säker lagring av dokument,

· snabb åtkomst till dokument med hänsyn till användarrättigheter,

· registrering av inkommande och utgående handlingar,

· visa och redigera dokument,

· dokumentversionskontroll,

· fulltextsökning av dokument efter deras innehåll,

· arbeta med dokument av alla slag: kontorsdokument, texter, bilder, ljud- och videofiler, designsystemdokument, arkiv, applikationer, etc.,

· kollektivt arbete av användare med förmågan att samordna, godkänna och kontrollera utförandet av dokument,

· dokumentdirigering, anpassningsbar för varje typ av dokument separat,

· redovisning och kontroll av de anställdas arbetstid.

Handlingar registreras per typ av dokument i enlighet med reglerna om företagets dokumentflöde. Principerna för redovisning av inkommande, utgående och interna dokument som är inbäddade i programmet är helt förenliga med gällande standarder och regler:

GOST R 6,30-2003,

GOST R 51141-98,

· Ryska federationens federala lag av den 27 juli 2006 nr 149-FZ "Om information, informationsteknik och informationsskydd",

· GSDOU krav,

· Modellinstruktioner för kontorsarbete i federala verkställande myndigheter.

System arkitektur:

"1C: Document Flow 8" stöder arbete med flera användare i ett lokalt nätverk eller via Internet, inklusive via webbläsare. Den logiska strukturen för "1C: Dokumentflöde 8" presenteras i följande figurer.

Figur 4. Modulär sammansättning av EDMS "1C: Document Flow 8"

Figur 5. Funktionsblock för EDMS "1C: Document Flow 8"

Schemat för att distribuera systemet och organisera elektronisk dokumenthantering presenteras i följande figur.

Figur 6. Schema för implementering av EDMS "1C: Document Flow 8"

Systemfördelar

"1C: Document Flow 8" utvecklades på teknikplattformen "1C: Enterprise 8.2", som ger hög flexibilitet, anpassningsbarhet, skalbarhet, prestanda och ergonomi för applikationslösningar, stödjer arbete i tunt- och webbklientläge, användararbete via Internet , inklusive och via låghastighetskommunikationskanaler.

1C: Enterprise 8-plattformen stöder arbete i filläge, såväl som med olika DBMS:er: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

1C: Enterprise 8-servern kan fungera både i en Microsoft Windows-miljö och i en Linux-miljö. Under implementeringen ger detta möjlighet att välja den arkitektur som systemet ska köras på och möjligheten att använda programvara med öppen källkod för att driva servern och databasen.

Konfigurationen riktar sig till både kommersiella företag och budgetinstitutioner:

· Kontorsarbete,

· Dokumentflöde,

·Samspel,

·Datasökning.

Konfigurationen är universell och kan enkelt konfigureras och anpassas till specifikationerna för ett specifikt kommersiellt företag eller budgetinstitution.

Jämförelse och urval av EDMS

Syftet med denna recension är att förbereda dig för att fatta ett beslut när du väljer den optimala EDMS för en högskola. En genomgång av funktionerna hos alla EDMS på marknaden låter dig bestämma kriterierna för att välja EDMS för att lösa specifika problem och välja en lösning baserad på ett systematiskt tillvägagångssätt.

Som jämförelse valdes de vanligaste EDMS i Ryssland ut:

·DocsVision

Directum

· 1C: Dokumentflöde 8 KORP

De system som presenteras i granskningen jämförs enligt utvalda parametrar, kombinerade till sex kriterier. Det är värt att notera att det finns en hel del implementeringspraxis för alla system som presenteras i granskningen.

Jämförelsen av EDS i granskningen utförs enligt följande kriterier:

.Teknik som används

.Funktionalitet

Stöd

Utbildning

Kriterium 1.Teknik som används

Tabell 1. Jämförelse av använda tekniker

ServeroperativsystemWindows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008) Klientoperativsystem plattformsoberoende Windows (XP, Vista, 7) )Windows (XP, Vista, 7)DB-server som användsMS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Fildriftsläge är möjligt (utan databasserver)MS SQL ServerMS SQL ServerVerktyg för att arbeta på mobila enheterSafari MobilenoJa (Opera Mobile, Safari Mobile , IE Mobile) Integrationsmöjligheter1C, API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryDemoversion/demoåtkomstdemoåtkomstdemoversionnoWebDet finns en tunn klient på Internet ExplorerDet finns en tunn klient i Internet Explorer. En webbserver ingår i plattformen Ja, med hjälp av den extra webbservermodulen Skanningsteknik Alla pappersdokument kan skannas och laddas in i informationsdatabasen från vilken typ av skanner som helst som stöder TWAIN-teknik (ett standardprotokoll och gränssnitt som definierar interaktionen mellan program och bildinsamlingsenheter) För textigenkänning vid inmatning av pappersdokument i DocsVision-systemet har integration med ABBY FineReader Scripting Edition-systemet implementerats. Paketet ingår inte i den grundläggande uppsättningen licenserCapture and Transformation Services (DCTS) - en uppsättning tjänster som underlättar massinmatning av dokument till Directum från externa källor (skannrar, MFP, avsändare, filsystemmappar, fax, e-postservrar, etc. .) och deras vidare konvertering till olika format. Licensen för "Document Input Service" köps separat för varje server

Det är värt att notera variationen mellan serveroperativsystem och 1C: Document Management-databasservrar i jämförelse med sina konkurrenter. Du kan också påpeka skillnaden mellan företag i policyn att tillhandahålla en demoversion/demoåtkomst till potentiella användare. Det viktigaste som är värt att påpeka i början av vår recension är att alla EDMS är byggda på en modulär princip, vilket gör att du kan lägga till nya funktioner till EDMS eller utveckla funktionaliteten hos befintliga.

Kriterium 2.Licenspolicy och prissättning

Tabell 2. Kostnader för licenser exklusive kostnaden för DBMS, ytterligare moduler och rabatter (RUB)

1C: DokumentflödeDocsVisionDirectumLicensepaketPROFKORPBasicExtendedCorporateLiteStandardEnterprisePackage 20/25 (DocsVision) grundläggande klientlicenser95 000163 00095 000185 000264 4 00110 grundläggande klientlicenser 001109 000320 klient es 186 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000 Paket med 100 grundläggande klientlicenser 330 000398 000-495 000830 500- 472 000816 000

Syftet med denna tabell är att ge en allmän jämförande beskrivning av kostnaden för huvudmodulerna för de aktuella mjukvaruprodukterna och klientlicenserna. Naturligtvis innehåller den inte helt prislistorna för de tre företagen som presenteras, men den ger helt potentiella användare en förståelse för kostnaden för produkterna.

Det är också värt att ange vilka de huvudsakliga skillnaderna är mellan licenspaketen som visas i tabellen för var och en av mjukvaruprodukterna.

1C: Dokumentflöde

Funktioner endast tillgängliga i CORP-versionen:

· Streckkodning av dokument och filer

· Streamskanning med automatisk streckkodsigenkänning

· Automatisk ifyllning av filer med mallar

· Utskrift av registreringsstämpeln

· Godtagande av uppgifter för utförande

· Ställa in och använda routingvillkor

· Periodiska affärsprocesser

· Redovisning och användning av arbetsscheman

· Hierarki av affärsprocesser

· Stoppa affärsprocesser

· Webbtjänster för att arbeta med 1C: Dokumenthantering 8 filer från andra applikationer

· Avancerad sökning efter dokument och filer efter detaljer

DocsVision

Basic: innehåller DocsVision-plattformen och Office Work-applikationen.

Avancerat: inkluderar Basic-utgåvan + "Process Management"-applikationen och möjligheten att köpa Light Client.

Företag: inkluderar Advanced Edition + möjligheten att köpa Performance Optimization Pack, Light Client och SharePoint-tillägg.

Directum

Lite, Standard och Enterprise-paketen inkluderar en grundläggande serverlicens för systemet och grundläggande användarklientlicenser för basmoduler ("Elektronisk dokumenthantering" och "Business Process Management"). Skillnaden ligger främst i vilka ytterligare moduler och ytterligare serverlicenser som användaren kommer att kunna utöka funktionaliteten i Basmodulerna.

Licenspolicy

1C: Dokumentflöde

För att säkerställa bekväm och smidig skalbarhet av plattformen är alla produkter i 1C: Enterprise 8-linjen indelade i följande kategorier:

· grundläggande förbrukningsmaterial som innehåller plattformen, applikationslösningen (konfiguration) och en licens att använda produkten på en arbetsstation;

· konkurrenskraftiga kundlicenser eller licenser för ytterligare platser;

· licens för 1C: Enterprise-server (applikationsserver);

DocsVision

DocsVision mjukvara består av server- och klientdelar. DocsVision-licensiering avser överföring till kunden av rätten att använda systemet av ett visst antal användare som samtidigt arbetar med en server (den så kallade "samtidiga licensmodellen", eller konkurrenskraftiga licenser). Samtidigt är antalet arbetsstationer där systemet kommer att installeras inte begränsat på något sätt. Med genomsnittliga parametrar för användaraktivitetsintensitet är det statistiskt motiverat att köpa konkurrenskraftiga licenser till ett belopp av 70 % av det totala antalet användare. Licenserna är konkurrenskraftiga, minsta köpstorlek är 10 stycken. Det finns VIP-licenser som ger garanterat inträde i systemet.

Directum

Licenser är konkurrenskraftiga. För webbåtkomst köps en licens för servern. Annars är licenspolicyn absolut lik DocsVision.

Kriterium 3.Funktionalitet

Detta avsnitt är uppdelat i följande delar:

· Registrering och dokumentinmatning

· Arbeta med dokument

· Affärsprocessledning

· Sökning och analys av information

· Stöd för pappersdokument

· Standard konfigurationsverktyg

För varje avsnitt tillhandahålls en tabell som jämför funktionaliteten hos det aktuella EDMS-systemet. Generellt sett är systemens möjligheter desamma, men det finns också skillnader som återspeglas i dessa tabeller. Där, enligt vår mening, behövdes förklaringar för kapaciteten hos de övervägda systemen, förutom "+"-beteckningen - funktionen har implementerats, har kommentarer lagts till.

Tabell 3. Registrering och införing av handlingar

Registrera dokument+++Bifoga filer+++Skapa ett dokument med en mall+++Registrering från e-post · Alla dokument eller filer "1C: Document Management 8" kan skickas via e-post direkt från programmet · Ladda upp inkommande eller interna dokument · Ladda ner alla bilagor · En exekutors arbete med en MS Outlook-uppgift utan att öppna DocsVision Navigator (online) · Omedelbar synkronisering av MS Outlook-uppgifter och uppgiftskort i Navigator · Att visa DocsVision-uppgifter som uppgifter i MS Outlook Integration med MS Outlook låter dig spara inkommande brev och deras bilagor som Directum-dokument, skicka brev till kontakter från Directums enhetliga adressbok och även registrera kontakter i modulen "Customer Relationship Management". Brevets text kan skickas direkt från MS Outlook som en uppgift till varje anställd, och därigenom anförtro honom det arbete som anges i brevet Registrering från ett webbformulär+++Arbeta med kataloger+++Sätta upp registreringsnummermallar+++ Kontroll av att fylla i de obligatoriska fälten på dokumentkortet+++Möjlighet att strömma dokumentinmatning+++Registrering från en skanner+++Registrering av dokument från MS Office/OpenOfficeMöjligt med ytterligare programinställningar · Öppna och spara Microsoft Office-dokument lagrade i systemet direkt från Microsoft Office-applikationer · Automatisk generering av kontokortsattribut från fälten och egenskaperna i ett Microsoft Office-dokument och vice versa

Tabell 4. Arbeta med dokument

Funktionell 1C: DokumentflödeDocsVisionDirectumBildande av e-postlista+++Ändra bifogade filer+++Inbyggt sätt att visa bifogade filer - förhandsgranskning (utan att öppna kortet) - Arbeta med utkast till dokument+++Automatiskt utfärdande av påminnelser om brott mot granskningstiden, ca. närmande och överträdelse av deadline för att förbereda projekt++ +Arbeta med dokumentversioner+++Underhålla mappstrukturen för dokument+++Underhålla användarens personliga mappar+++Ditt eget skrivbord var som helst+++upprätta förbindelser med andra dokument registrerad i systemet+++Stödjer godkännande-/godkännandeprocedurer för dokument+ ++Möjlighet att utfärda instruktioner+++Möjlighet att använda delrapporter om utförande Ta emot automatiskt genererade rapporter om de anställdas prestationsdisciplin - Arbeta med dokument i offlineläge Skapa geografiskt distribuerade system som utbyter data offline Utföra en uppgift utan direkt användaråtkomst till DocsVision-servern (offlineuppgift via Microsoft Exchange och Outlook e-post) Skapande av geografiskt distribuerade system som utbyter data offlineUnderhålla ett godkännandeblad+++Automatiskt loggning av leverans, mottagande och läsning av meddelanden i systemet+++

Tabell 5. Affärsprocesshantering

Funktionell 1C: DokumentflödeDocsVisionDirectumSkapande av standarddokumentrutter+++Support i filialvägar+++Bindningsvägar till dokumenttyper, exekutörer etc.+++Mekanismer för att övervaka utförande av dokument+++Säkerställer fri dirigering av dokument+++Automatiskt underhåll av etapper av arbetsutförande+ ++Kontroll över granskning och utförande av dokument och order i en geografiskt distribuerad organisation+++Säkerställa möjligheten att lägga in flera order för ett dokument och flera utförare för en order+++Distribution av meddelanden via e-post+ ++Distribution av dokument för granskning+++Utfärdandeuppgifter per grupp+++Delegering av behörighet+++Automatisering av mottagande/avslag av instruktioner till entreprenören. Eventuellt genom ytterligare implementerad funktionalitet med hjälp av 1C: Enterprise-plattformen. För att öka effektiviteten för att slutföra typiska uppgifter (till exempel granska ett kontrakt), kan entreprenören använda autotext som svar på uppgiften (till exempel "överväg att förlänga kontraktet"). Autotext konfigureras av systemadministratören eller användaren personligen

Tabell 6. Sökning och analys av information

Funktionell 1C: DokumentflödeDocsVisionDirectumSök efter dokumentdetaljer+++Sök efter uppgifter och instruktioner (inklusive efter deadlines, utförare, kontrollanter)+++Fulltextsökning med hänsyn till det ryska språkets morfologi+++Implementering av olika typer av sökningar i en begäran+ ++Skapa och lagra specialiserade sökinställningar · Gruppinställningar · Individuella användarinställningar I allmänhet placeras resultaten av en sökfråga i systemets sökresultatmapp, som skapas automatiskt första gången en sökfråga utförs. Men för att lagra data som uppfyller kriterierna för en ofta använd sökning, kan du skapa en speciell virtuell mapp: varje gång den öppnas kommer resultaten av sökfrågan som anges i dess egenskaper att uppdateras · Fördefinierade sökningar (till exempel "Mina senast ändrade dokument") · Särskilda sökningar konfigurerade av administratören baserat på ofta använda kriterier · Teknik för relaterade dokumentFörbereda dokumentloggar+++Skapa rapporter om prestandadisciplin+++Exportera rapporter till externa applikationer+++Inbyggd byggare av komplexa rapporterStandardbyggare av rapporter för 1C: Enterprise-plattform, ytterligare inställningar · Skapa komplexa rapporter om systemdata som inte kan byggas med standardvyer · Statistiska rapporter · Är en separat modul med ett eget installationsprogram · Ej inkluderat i standardleveranspaketet Systemet tillhandahåller specialiserade rapporter som avsevärt ökar användarnas effektivitet: Dokument under behandling, försenade beställningar, dokument som måste returneras, etc.

Tabell 7. Pappersdokumentstöd

Produktnamn FunktionalitetKommentarer1C: Dokumentflöde Upprätthålla en nomenklatur av filer Används för att skapa nya ärenden (volymer) och skriva av utförda dokument till ärendet Överföringsjournal Ett kort skapas för varje inkommande, utgående eller internt dokument. Överföringsloggen finns tillgänglig från dokumentkortet. Journalen innehåller register över överföringen av pappersdokument eller kopior av dem till anställda, samt återlämnande av överförda dokumentDocsVision Upprätthålla en nomenklatur av filer Bildning av filer och volymer Arkivering av filer · Överföring av ärenden till avdelningar · Överföring av fodral till permanent förvaring · Förstöring av filer i Directum-arkivet Upprätthålla en nomenklatur av filer Registrering av dokument Registreringskontrollkort (RCC) används som innehåller alla primära uppgifter (korrespondent, organisationens avdelning, representant för organisationen, registreringsdatum, registreringsnummer, ämne och sammanfattning av dokumentet, leveranssätt etc.) Förflyttning och utförande av dokument · Registrering av fullständig korrespondens angående utförande av order · Möjlighet att skicka för revision · Flexibel routing-inställning Sökning och analys av information Från det ögonblick ett dokument registreras i systemet kan du hitta både dess registreringskort tillsammans med information om platsen och processen för utförande av dokumentet, och själva det elektroniska dokumentet

Tabell 8. Standardkonfigurationsverktyg

Funktionell 1C: DokumentflödeDocsVisionDirectumFormdesignverktyg+++Verktyg för att utveckla standarddokumentflödesvägar+++Verktyg för att skapa och sätta upp en organisationsstruktur (inklusive distribuerad)+++Verktyg för att skapa och redigera kataloger+++Möjlighet att ändra gränssnittet (enligt användaren) typer)+++ Verktyg dokumentmallsinställningar (MS Office)+++

Kriterium 4.Åtkomsträttigheter och informationssäkerhet

Alla system som presenteras i granskningen implementerar tillförlitliga metoder för att avgränsa befogenheter, kontrollera åtkomst till data och informationssäkerhetselement som presenteras i de följande två tabellerna.

Tabell 9. Åtkomsträttigheter

Stöd för olika autentiseringsmetoder+++Tilldela rättigheter till användare+++Tilldela rättigheter till användargrupper+++Stöd för användarroller+++Differentiering av åtkomsträttigheter till systemobjekt+++Differentiering av åtkomsträttigheter till operationer på nivån RKK / bifogade filer / requisites++ +

Tabell 10. Informationssäkerhet

Funktioner 1C: DokumentflödeDocsVisionDirectumKryptering av systemdata, kryptering av data under överföring+++Loggning av användaråtgärder+++Verktyg för övervakning av händelser i systemet+++Användning av digital signatur+++Användning av certifierade kryptografiska skyddsverktyg+++Dynamisk blockering av en dokument (inte föremål för redigering / redigerad av en annan anställd)+ ++Organisation av databassäkerhetskopiering (inklusive schemalagd)+++

Kriterium 5.Stöd

Tabell 11. Jämförelse av stödtjänster

Jämförelseobjekt 1C: DokumentflödeDocsVisionDirectumPrinciper för att tillhandahålla teknisk support Produktleveranspaketet inkluderar 1C:ITS PROF-disken för den aktuella versionen och en kupong för gratis ITS-tjänst i 6 månader. Nästa - en betald prenumeration på ITS. Fungerar enligt fasta regler som bestämmer maximal svarstid för en incident. Tillhandahålls till organisationer med ett giltigt abonnemang under en period av 1 år för att uppdatera versioner av Directum-systemet. Gäller endast standardfunktionalitet Tillhandahålls för alla produkter från företaget 1C Tillhandahålls omedelbart efter nedladdning av demoversionen av systemet 1C konsultationslinjetjänster via telefon och e-post Tillgång till olika servicenivåer i enlighet med kraven från alla kunder Tillgång till teknisk support är öppen via alla kommunikationskanaler - telefon, e-post, supportwebbplats Leverans av ITS-diskar direkt till användarens arbetsplats Tillgång till teknisk support är öppen via alla kommunikationskanaler - telefon, e-post, DocsVision webbplats Typer av teknisk support Information på webbplatsen och månatliga DVD-releaser #"justify">Följande är priser för EDMS:s eftermarknadsservice. På grund av transparensen i 1C företags prislistor presenterar tabell 12 priser för information och tekniskt stöd för 1C: Enterprise användare i monetära termer. Tabell 13 kombinerar DocsVision och Directum, som ger information i procent.

Tabell 12

Tabell 13

ProduktuppdateringstjänsterPrisPrenumeration för uppdatering av versioner under en period av 1 år 20 % (av kostnaden för programvaran) Prenumeration för uppdatering av versioner under en period av 1 kvartal 6 % (av kostnaden för programvaran) Versionsuppdatering (engång, i frånvaro av ett abonnemang) 50 % (av kostnaden för programvaran) Prioriterad teknisk support under 1 år 72 000 RUR Uppdatering av produktversioner DV25 % av kostnaden för konkurrenskraftiga licenser

Kriterium 6.Utbildning

Personalutbildning är en nödvändig förutsättning för framgångsrik implementering, användning och utveckling av ett system baserat på någon av de presenterade produkterna. Det är därför vi ansåg det viktigt att i granskningen reflektera nyckelparametrarna för kurser som genomförs av företag (1C - med partners).

Tabell 14. Utbildningsplats

Utbildningsplats 1C: DokumentflödeDocsVisionDirectumI Certified Training Centers belägna i hela Ryssland finns det I företagens egna utbildningscenter finns + Distansutbildning: · Utbildning på plats / webbseminarier online · Internetkurser · Självstudieböcker tillgängliga + Distansundervisning tillgänglig + (i Moskva och Izhevsk) Tabell 15. Utbildningskurser

SEDD-kurserLängd(akademiska timmar) Kostnad, gnugga.Funktioner hos applikationslösningen "1C: Document Flow 8" för att organisera elektroniskt dokumentflöde2410 000DocsVision basics166500Användning av basmoduler i Directum-systemet155 700

Slutsats och urval av EDMS

Ovanstående recension återspeglar nyckelfunktionerna hos ledande inhemska elektroniska dokumenthanteringssystem. En generell analys visar att lösningen från 1C-företaget, trots den relativt korta tid som mjukvaruprodukten (CORP-versionen) har funnits på marknaden, inte är sämre än de andra två lösningarna vad gäller huvudparametrarna, är mer tekniskt sett. avancerad och mer attraktiv i pris. En tydlig fördel med lösningen är också förekomsten av 1C: Enterprise-plattformen och ett stort antal supportspecialister.

3. Förstudie

Spara arbetskostnader för EDMS-användare

Låt oss ta en närmare titt på kostnadsbesparingar på arbetskostnader för EDMS-användare.

Beräkning av villkorade årliga kostnadsbesparingar för ersättning till arbetare med den jth kvalifikationen C j när komplexiteten i processerna för att förbereda och bearbeta information förändras som ett resultat av införandet av EDMS, bestäms den av formeln:

MED j = C lön (Q 1-Q 2) A2 /F j ,

där C lön - årlig lönefond för den j-te kvalifikationsarbetaren som är engagerad i förberedelse och bearbetning av data, rub.; F 1,Q 2- Arbetsintensitet för att förbereda och bearbeta en dataenhet i grund- och nyversionerna av mjukvaruprodukten, person/timme; A 2- årlig volym av arbete med att förbereda och bearbeta data i en ny version av mjukvaruprodukten, naturliga enheter; F j - årlig arbetstid för en anställd av den jth kvalifikationen, engagerad i förberedelse och behandling av uppgifter, h.

Låt oss beräkna kostnadsbesparingarna för ersättning för en chef som arbetar i den offentliga sektorn i den 11: e kategorin av det enhetliga tariffschemat och har en lön på 2 787 rubel. Med hänsyn till det faktum att chefen har en månatlig bonus på 75% av sin lön, är hans månadslön 4877,25 rubel. Följaktligen är chefens årliga lönefond 58 527 rubel. Med tanke på att med fem dagars arbetsvecka är antalet arbetsdagar 249, blir chefens årsarbetstid 1992 timmar.

Arbetsintensiteten för att förbereda och bearbeta dokument med tidigare arbetssätt och i EDMS-systemet är 25 [person/timme] respektive 20 [person/timme. Den årliga arbetsvolymen med att förbereda och bearbeta data i EDMS (i fysiska enheter) är? 80 dokument.

Därmed får vi kostnadsbesparingar på chefens ersättning: C =58 527· (25 - 20)· 80 / 1992 = 11 752,41 rubel, vilket är 20% av den årliga lönefonden för en 11:e kategorichef som är engagerad i förberedelse och bearbetning av dokument i ett automatiserat dokumenthanteringssystem.

Sparar kostnader på maskintid

När en basprogramvara (SP) ersätts med en ny, minskar som regel tiden för användning av datorresurser. Kostnadsbesparingar för att betala för maskintid beräknas med hjälp av formeln

MED msh = C msh (T 1sho - T 2sho) A 2o b

där C mi - årliga kostnadsbesparingar för att betala för driftstiden för den i:te resursen för datorkomplexet eller kommunikationsverktyg som är associerade med att utföra funktionerna i den studerade programvaran, rubel; C mi - kostnaden för en timmes drift av den i:te resursen för ett datorkomplex eller kommunikationsmedel i förhållande till en specifik krets och driftsläge, rub./timme; T 1ij , T 2ij - tidpunkt för exekvering av j:te operationer på den i:te resursen för beräkningskomplexet eller kommunikationsverktyg i de grundläggande och nya alternativen för att använda programvaran, h; A 2j -antalet j:te operationer som utförts enligt den nya versionen av programvaran under året.

Låt oss beräkna de årliga kostnadsbesparingarna för att betala för drifttiden för en chefs automatiserade arbetsstation (AWS) i ett automatiserat dokumentflödessystem. Kostnaden för en timmes arbete på chefens arbetsstation är 7 rubel; tiden för att utföra operationer relaterade till kontrakt på chefens arbetsstation med den gamla arbetsmetoden och i det automatiserade dokumentflödessystemet är 5 timmar respektive 3 timmar; 1002 -antalet transaktioner relaterade till kontrakt utförda i ett automatiserat dokumenthanteringssystem under året.

Således kommer de årliga kostnadsbesparingarna för att betala för drifttiden för chefens automatiserade arbetsstation (AWS) i nätverket för dokumenthanteringssystem att vara: m =7·(5 - 3)·1002 =14028 rubel.

Slutsats

Syftet med denna avhandling var en jämförande analys av elektroniska dokumenthanteringssystem för att skapa tekniska specifikationer för implementering av EDMS i State Autonomous Educational Institution College of Entrepreneurship No. 11 Department of Management and Information Technology. Vår forskning och vårt arbete gör att vi kan dra ett antal slutsatser och förslag:

Relevansen av problemet med att välja och implementera elektronisk dokumenthantering bestäms av behovet av att skapa ett enda dokumentationsutrymme på företaget, med hänsyn till den rationella användningen av mänskliga resurser när du utför visst kontorsarbete.

Studiet av problem inom området pappersregisterhantering och en jämförande analys av det med elektronisk registerhantering gjorde det möjligt för oss att identifiera följande betydande problem inom detta område för att utveckla ytterligare lösningar på dem:

· oundviklig förlust av dokument och därför information;

· tillgång till handlingar och information som finns i dem för en tredje part;

· ackumulering av många dokument, vars syfte och källa är oklara;

· en stor mängd tid ägnas åt att förbereda och godkänna dokument, som ett resultat - låg hastighet för bearbetning och information, och därför ett långsamt svar på nya influenser;

· redundans i dokumentflödet, stor förlust av tid för att behandla inkommande och utgående korrespondens, interna dokument och bekantskap med dokument;

· inkonsekvens av fattade beslut, oförmåga att säkerställa snabb överföring av källdokument och information till beslutsfattande tjänstemän;

· bristande kontroll av exekutorerna, omöjligheten att förmedla instruktioner som härrör från beslut till specifika exekutorer på kort tid;

· omöjlighet att fastställa historien om arbetet med dokument;

· icke-produktionskostnader för arbetstid för att söka efter det nödvändiga dokumentet, skapa ett tematiskt urval av dokument;

· extra pappers- och kopieringskostnader för att skapa flera kopior av ett enda dokument.

Vid analys av olika elektroniska dokumenthanteringssystem togs hänsyn till alla nyanser av att arbeta med dokument under implementeringen och efterföljande drift av elektronisk dokumenthantering. Vi föreslår att betrakta dessa behovsalternativ som de viktigaste när man väljer ett automatiserat system som uppfyller alla parametrar som ställs i organisationen inom området säker och effektiv elektronisk dokumenthantering.

Bibliografi

1.Kuznetsov I.N., Kontorsarbete, M.: Dashkov och K, 2006, 520 s.

2.Baykova I.Yu., Dokumentflöde och kontorsarbete. Hur man organiserar arbetet med dokument, Eksmo, 2009, 288 s.

.G.Yu. Kasyanova., Dokumentflöde. Anläggningstillgångar, ABAC, 2010, 256 sidor.

.Ilyina T.N., Loginova A.Yu., Romanov D.A. Sanningen om elektronisk dokumenthantering, Moskva, DMK, 2008, 224 s.

.Kuznetsov S.L. Urval och experimentell implementering av ett elektroniskt arkivsystem // Secretarial Affairs - 2006. Nr 3

.Balasanyan V. Koncept för automatisering av inhemskt dokumentflöde // Öppna system - 2003. Nr 1

.Elektronisk resurs: Strastenko V.V. STC IRM. Varför behöver du kontorsautomation? - Åtkomstläge: #"justify">. Elektronisk resurs: Granskning av elektroniska dokumenthanteringssystem. - Åtkomstläge: #"justify">. Elektronisk resurs: Elektronisk dokumenthantering - Ledningsdokumentationssystem. - Åtkomstläge: #"justify">. Elektronisk resurs: Automatiserade företagsledningssystem. - Åtkomstläge: #"justify">. Elektronisk resurs: Datateknikcentrum: Elektroniskt dokumenthanteringssystem N-System. - Åtkomstläge: #"justify">. Elektronisk resurs: Elektroniska kontorssystem - Dokumentationsstödsystem. - Åtkomstläge: #"justify">. Elektronisk resurs: Aiteko-teknik utan luckor - Dokumentflöde i organisationen - Åtkomstläge: #"justify">. Elektronisk resurs: Allmän beskrivning - 1C: Dokumentflöde 8 -1C: Enterprise 8..-Åtkomstläge: #"justify">. SanPiN 2.2.2.542-96. Hygieniska krav för videodisplayterminaler, personelektronikdatorer och arbetsorganisation

.GOST 12.2.049-80. Allmänna krav på arbetsplatsen, kontroller och sätt att visa information.

.Elektronisk resurs: Allmän beskrivning - DocsVision om systemet. - Åtkomstläge: #"justify">. Elektronisk resurs: Allmän beskrivning - Elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) DIRECTUM - Åtkomstläge: #"justify">dokumentflöde elektronisk teknologiarkitektur

I enlighet med utvecklad global och inhemsk praxis för implementering av informationssystem (IS) kommer vi i den här artikeln att överväga processen för att implementera ett EDMS, som inkluderar flera stadier av arbetet. Resultatet av implementeringen av EDMS är den industriella driften av systemet i hela företaget.

Effektiviteten i dokumentflödet är inte alltid förknippat med dess minskning. Att öka effektiviteten i dokumentflödet och bekvämligheten för chefer bör övervägas i samband med att kvaliteten på informationsinnehållet höjs. Målet med att optimera (designa) dokumentflödet är att anpassa det till förvaltningens behov och samtidigt minska kostnaderna för dess underhåll. Den utökade proceduren för att optimera (designa) dokumentflödet inkluderar följande fem steg.

Dokumentflödesoptimering omfattar två huvudområden:

• 1. Öka kvaliteten på informationsinnehållet (länkning till ansvarscentra; optimal uppsättning och innehåll av indikatorer; hög kvalitet på normer och standarder; tillgång till information om avvikelser).
• 2. Öka effektiviteten av dokumentflödet och bekvämligheten för chefer (eliminering av dubblering av information, optimering av trafikvägar; kombinera primär redovisning för redovisning och operativ ledning, etc.; bringa namnen på dokument i överensstämmelse med innehållet).

Att öka effektiviteten i dokumentflödet och bekvämligheten för chefer bör övervägas i samband med den första riktningen, dvs. effektiviteten i dokumentflödet är inte alltid förknippat med dess minskning. Förlust av viss information kan leda till en negativ effekt totalt sett för företaget.

Låt oss överväga alternativet att minska dokumentflödet med bibehållen informationskapacitet. Så målet med att optimera (designa) dokumentflödet är att anpassa det till förvaltningens behov och samtidigt minska kostnaderna för dess underhåll.

Den utökade proceduren för optimering (design) av dokumentflödet inkluderar följande steg:

• Steg 1. Förprojektundersökning eller beskrivning av företaget.
• Steg 2. Detaljerad beskrivning av det befintliga dokumentflödet.
• Steg 3. Analys av informationens kvalitativa innehåll.
• Steg 4. Optimering av dokumentflödet.
• Steg 5. Skapande av standarder (instruktioner).

Informationsundersökning och analys

Uppgifterna i det första steget - beskrivning av företaget - är att fastställa ledningens behov och identifiera faktorers inverkan. Ledningsbehov identifieras utifrån en studie av funktionerna i arbetsbeskrivningar och en beskrivning av grupper av ledningsbeslut som fattas på olika ledningsnivåer. Befintlig rapportering under process kan användas för kritisk analys. Vi rekommenderar att arbetet utförs parallellt med analysen av informationens kvalitativa innehåll.

När du bygger ett dokumentflöde, såväl som när du skapar organisatoriska strukturer för förvaltningsredovisning, börjar arbetet med att studera påverkan av sådana faktorer som: tekniska funktioner, produktsammansättning, organisation av produktion och ledning av företaget och dess strukturella divisioner, affärsprocesser, materialflöden. Organiseringen av dokumentflödet beror till stor del på närvaron av ansvarscentra i de organisatoriska ledningsstrukturerna; utveckling av mekanismen för entreprenörskap inom företaget; tillgänglighet av avvikelsehantering; ledningskompetens och dess användning av progressiva beslutsmetoder; tillgång till persondatorer, informationsnätverk etc.

Särskilt under förprojektarbetet behövs mer detaljer när det gäller att beskriva centra för att skapa (omvandla, använda) information och deras personliga relationer (redovisningspunkter); beskrivning av dokument och befintliga dokumentflöden.

Utvecklingen av dokumenthanteringssystem för förvaltningsändamål och förvaltningspsykologi, naturligtvis, med hänsyn till företagets tekniska och organisatoriska egenskaper, bör börja utan hänvisning till en specifik mjukvaruprodukt. Först måste du skapa en ideologi och först sedan leta efter en mjukvaruprodukt för den.

Innan du påbörjar processen med att implementera ett EDMS på ett företag rekommenderar vi att du gör en expressundersökning (förprojektundersökning) för att:

• erhålla allmän information om föremålet för EDMS-implementering;
• definiera genomförandemål;
• fastställa de allmänna nyckelkraven för EDMS och projektgränser;
• bestämma det allmänna tillståndet för organisationen av dokumentflöde och kontorsarbete;
• identifiera de viktigaste projektdeltagarna (bilda en arbetsgrupp);
• bestämma den övergripande komplexitetsnivån för ett potentiellt projekt;
• bedöma behoven av datamigrering och integration med annan programvara;
• insamling av information som är nödvändig för att förbereda ett effektivt och vinnande kommersiellt förslag om undersökningen och implementeringen kommer att utföras av ett tredjepartsföretag.

I detta skede väljs den plattform på vilken EDMS kommer att utvecklas.

I detta skede utses, baserat på erhållen primärinformation, en projektledare (PM) som upprättar en grundläggande arbetsplan, en hierarkisk arbetsstruktur (WBS) och en projektstadga.

Under informationsundersökningen granskas och beskrivs befintliga affärsprocesser (”as ​​is”). Som ett resultat av analysen av den insamlade informationen föreslås optimerade affärsprocesser ("att vara" - "som det ska vara") och funktionskrav för EDMS formuleras.

Målen med informationsundersökningen är:

• studie och exakt beskrivning av affärsprocesser som ska automatiseras;
• utveckling av rekommendationer för optimering av dokumentflöden och organisering av dokumentflöde och kontorsarbete;
• definition och beskrivning av systemändringar, gränssnitt, inkl. gränssnitt mot externa system och sätt att överföra data från befintliga program som måste utvecklas och implementeras under projektets gång;
• utveckling av tekniska specifikationer (TOR).

För att få nödvändig information genomförs frågeformulär och intervjuer bland huvudanvändarna (chefer för intresserade avdelningar och anställda som direkt kommer att behöva arbeta i det nya EDMS). Under arbetets gång rekommenderas:

• Gör en lista över befintliga typer av dokument i organisationen och gör en undersökning av varje typ av dokument:

beskriv dokumentationstekniken (en uppsättning detaljer, om nödvändigt, deras plats, sekvens och designegenskaper); visa villkoren för förflyttning av dokument (närvaro av underskrifter, visum, kontroller, etc.), dokumentflödesschemat (rutt) eller en lista över de viktigaste godkännarna, undertecknarna, etc.; beskriv registreringsmetoden (format för registreringsnummer);

• Gör en lista över anställda som ansvarar för att skapa dokument (vem/vilken avdelning skapar vilka typer av dokument).
• Gör en lista över anställda som godkänner, undertecknar, godkänner dokument (vem godkänner/undertecknar vilka typer av dokument; villkor under vilka visum/underskrift krävs).
• Gör en lista över dokumentregistratorer
• Bestäm vilka typer av dokument som behöver kontrolleras (identifiera registeransvariga, villkor för kontroll, villkor för att ta bort kontroll och annan nödvändig information).
• Gör en lista över andra personer som är ansvariga för bearbetningsprocessen.
• Skapa en algoritm för dokumentförflyttning (operogram), baserat på informationen ovan. Se exempel 1.
• Bestäm nödvändiga rapporteringsdokument (villkor för att skapa rapporter och deras formulär).
• Utarbeta utifrån undersökningen Instruktioner för förskolans läroanstalter (vid behov).
• Utarbeta en ärendenomenklatur som anger lagringsperioder och principer för att bilda ärenden (om nödvändigt).
• Gör en lista över dokument som anger villkoren för att ge tillgång till dem (till exempel beroende på befattning).

Baserat på informationen ovan utvecklas funktionskrav för EDMS eller referensvillkor för dess utveckling (TOR). I synnerhet måste analytikern utarbeta krav för formatet och sammansättningen av registrerings- och kontrollkort (uppsättning och arrangemang av fält i kortet, metoder för att fylla i EDMS, etc.), vägar för förflyttning av dokument och andra nödvändiga krav för att sätta upp och utveckla EDMS.

Baserat på praktiken att designa dokumenthanteringssystem kan vi föreslå följande arbetssekvens:

• 1. Konstruktion av system för redovisningspunkter för huvudproduktionen, hjälpproduktion, funktionella tjänster.
• 2. Konstruktion av diagram över deras relationer.
• 3. Insamling av ifyllda blanketter av handlingar och rapporter efter redovisningspunkter.
• 4. Deras systematisering till album.
• 5. Beskrivning av tidsfrister för inlämning, riktning för förflyttning av dokument och rapporteringsformulär (inom vilken tidsram, till vem och från vem dokumentet överförs).
• 6. Konstruktion av tematiska och sammanfattande dokumentflödesdiagram.
• 7. Genomföra logisk och erforderlig analys av dokument.
• 8. Analys av vägen för dokument i processen för deras skapande, samordning och godkännande.
• 9. Utveckling av förslag för att göra ändringar i det befintliga schemat för dokument och rapportering i samband med förslag till ändring av andra fö(redovisning av avvikelser, ansvarscentra, etc.).
• 10. Utarbetande av förslag för att undvika dubbelarbete.
• 11. Utarbetande av förslag till sammanslagning av dokument.
• 12. Utveckling av förslag för att effektivisera förflyttning av dokument och rapportering.
• 13. Utveckling av ett projekt för ett optimerat konsoliderat dokumentflöde och internt rapporteringssystem.
• 14. Utveckling och implementering av standarder för dokumentflöde och generering av intern rapportering.

När du utför ovanstående operationer bör du överväga några tips.

Bokföringspunkter. Först identifierar du ämnen i relationen under informationsutbytet. De kan kallas ursprungscentra, konsumtion och överföring av information eller redovisningspunkter. Så, redovisningspunkterna är fasta, de inbördes förhållandena mellan divisionerna beskrevs i föregående skede, nu kan du, genom att kombinera och komplettera detta material, bygga diagram över redovisningspunkternas inbördes förhållande.

Dessa scheman hjälper dig inte bara att skära av oviktiga kopplingar i de första stegen av projektet utan att sätta dem i dokumentär form, utan också spara tid och pengar. De är oumbärliga när man testar optimeringsförslag för att se om allt beaktas.

Album och beskrivningar av dokument. Ett viktigt steg är skapandet av album med dokument som finns vid tidpunkten för projektet och deras beskrivning; Detta är det mest tidskrävande, ointressanta och otacksamma jobbet.

När du utför arbete för att optimera dokumentflödet, använd de råd som erhållits som ett resultat av att analysera utövandet av fel: sätt begränsningar i tid - "för att inte omfamna det oerhörda"; ta reda på om dokumentet är upprättat av samma anställd som undertecknar det, eller om det finns verkliga osynliga artister; i situationer där verkstadschefen undertecknar en faktura för överföring av en halvfabrikat till nästa verkstad, bestäm hur många gånger du ska beskriva dokumentets rörelse: en gång från verkstad till verkstad, eller spåra hela vägen. I det här fallet måste det finnas en identisk princip för register för alla divisioner i organisationen.

Vid utförande av arbete måste ett obligatoriskt villkor vara uppfyllt: beskrivningen av dokumenten måste presenteras i en enhetlig form för alla avdelningar i organisationen.

Lokala och allmänna dokumentflödesscheman. Efter att ha beskrivit dokumenten kan du fortsätta med att konstruera diagram. De bidrar till svaret, till exempel på frågan - hur svår är vägen för ett vanligt dokument i fyra exemplar, i motsats till själva produktionsoperationen. Analys av dokumentflödesmönstret får dig att tänka på genomförbarheten av de slutliga rutterna. Varför behöver vi till exempel primära handlingar om intern omplacering på planeringsavdelningen?

Exempel 1. Vi föreslår att den information som erhållits som ett resultat av undersökningen formaliseras i form av ett operogram (se figur 1) eller i form av en algoritm (se figur 2). Som ett exempel föreslår vi att man överväger livscykeln för beställningar för kärnverksamheter. Tekniken för att arbeta med denna typ av dokument är den mest enhetliga och kan användas på olika företag.

Figur 1. Operagram över livscykeln för en order för huvudaktiviteten

Figur 2. Algoritm för hantering av beställningar för kärnaktiviteter

Artikeln ”Informationsundersökning som en del av implementeringen av EDMS”, publicerad i tidskriften ”Kontorsarbete och dokumentflöde i företaget” nr 2, 2007, listar frågor som kan användas i frågeformulär eller vid intervjuer med användare. Frågorna är rådgivande.

Det finns inga tydliga krav för att genomföra en undersökning, därför måste du i varje specifikt fall, med hjälp av färdiga lösningar, ta ett kreativt tillvägagångssätt för att få den nödvändiga informationen, strukturera den och visa den.

Informationsundersökning är ett viktigt steg i optimeringen av förskolans läroanstalter och implementeringen av EDS. När allt kommer omkring beror kvaliteten på beslut som fattas för att optimera processer och utveckla krav på funktionaliteten hos EDMS direkt på den mottagna informationen och kvaliteten på dess presentation. I detta avseende är det nödvändigt att följa undersökningens huvudprincip - att få fullständig, tillförlitlig och uppdaterad information om de processer som planeras att automatiseras.

Tematisk analys och optimering av dokumentflöde

Det röriga dokumentflödet och dess irrationalitet kan ses genom att analysera ämnena. Låt oss analysera till exempel ingångar och utgångar av materialflödet på en avdelning (förflyttning av halvfabrikat, färdiga produkter). Det kan visa sig att det högtidliga faktumet att flytta en container med bearbetade råvaror från verkstad till verkstad kommer att åtföljas av ett fyrverkeri av poster i primära dokument, journaler, sammanfattningar och rapporter. Betydande dubbelarbete förekommer även vid överföring av halvfabrikat inom samma verkstad.

För att fatta beslut om minskning av posterna rekommenderas att göra en erforderlig analys i tabellform eller grafisk form. Det visar formellt dubbelarbetet av indikatorer i dokument. Analys av lokala system, kompletterat med ett förtydligande av det specifika syftet med ett dokument, en sammanfattning eller införande i redovisningsregistret (ledningsbeslut, etc.) kommer att hjälpa till att identifiera dubblering av dokument eller detaljer i huvudsak. Som ett resultat fattas ett beslut om att minska eller omvandla dokument, med hänsyn till verkstädernas tekniska utrustning och det automatiserade kontrollsystemets kapacitet. Rekommendationer för att slå samman loggar kan också ges:

Genomförbarheten och logiken i att utföra alla typer av arbete bedöms utifrån hur de bidrar till att optimera informationsstödet för ledningsbeslut, effektiviteten och noggrannheten i deras genomförande.

Utveckling och konfiguration av EDMS

I detta skede implementeras de krav som beskrivs i de tekniska specifikationerna: att ställa in EDMS, ändra det eller utveckla nya funktioner i systemet på den valda plattformen.

Målen för den fysiska implementeringen av EDMS är:

• utveckling av strukturen för EDMS-databasen;
• utveckling av skärmformulär;
• utveckling av mekanismer: godkännande, registrering, utförande, etc.
• utveckling av teknisk dokumentation för systemet.

• Tillgänglighet för de nödvändiga funktionerna i systemet (förfaranden för godkännande, registrering, utförande, kontroll av utförande, tillhandahållande av åtkomst, etc.);
• Tillgänglighet av nödvändiga dokumentkort;
• Komplexitet och kostnad för att uppdatera systemet;
• Det maximala antalet samtidiga användare, vid vilka systemet fungerar stabilt och bearbetningshastigheten för begäran är tillfredsställande;
• Maximalt antal användare anslutna till systemet;
• Kostnad för licenser (per server, 1 arbetsstation);
• Komplexitet och kostnad för systemadministration, teknisk support;
• Möjlighet, komplexitet och kostnad för att uppdatera versioner;
• Förmåga att arbeta med fjärranvändare (vid behov);
• Kostnad och kvalitet för konsulttjänster;
• Leverantörens tillförlitlighet (grad av popularitet på marknaden, antal framgångsrikt genomförda projekt, etc.).

Under detta skede implementeras de krav som beskrivs i informationsundersökningsstadiet direkt.

Det mesta utvecklingsarbetet utförs utanför anläggningen, därför är konstant och effektiv interaktion mellan utvecklarna och kunden en nyckelfaktor för ett framgångsrikt slutförande av utveckling och acceptans av systemet av kunden.

Testprocessen är avgörande för att säkerställa kvaliteten på utvecklingen. Testplanering och förberedelser bör påbörjas så tidigt som möjligt. Slutanvändare bör vara så involverade som möjligt i utarbetandet av testkriterier. Det är avgörande att testning utförs av kunden.

Pilotoperation

Syftet med att implementera systemet är det faktum att användare börjar arbeta i EDMS (Systemet måste tillgodose användarnas behov och önskemål) och ett stabilt fungerande System (utan fel och fel).

Under implementeringsprocessen utförs följande arbete:

installation och konfiguration av programvara;

• utbildning av EDMS-personal och administratörer;
• utveckling av EDMS-dokumentation för användare (Hjälp);
• eliminera fel i systemet;
• slutförande av EDMS baserat på kommentarer och förslag från användare;
• utveckling av regeldokumentation: instruktioner för förskolans läroanstalter, föreskrifter för att arbeta med olika typer av dokument;
• organisation av teknisk support för användare (konsultation av användare i frågor om att arbeta i systemet).

Detta steg är det svåraste för alla projektdeltagare (användare, utvecklare, implementerare). I detta skede anpassas, testas och testas mjukvaruprodukten under verkliga driftsförhållanden. Det svåraste är att övervinna användarnas psykologiska barriär när de börjar arbeta i en ny miljö för dem, eftersom användare tvingas ändra sina vanliga och etablerade arbetssätt. I detta avseende är det i detta skede viktigt att ge utbildning och konsultation till användarna. Detta kommer att hjälpa dem att anpassa sig till nya arbetsförhållanden.

Industriell drift

Industriell drift av ett EDMS är användningen av ett stabilt fungerande EDMS som helt uppfyller användarnas krav i processen att utföra arbetsuppgifterna för organisationens anställda.

Arbete som utförs under driften av EDMS:

• Rådgivning och utbildning av användare om att arbeta i EDMS;
• Administration av kataloger (organisationsstruktur, användare, godkännanderutter, e-postlistor, etc.);
• Server- och mjukvaruadministration;
• Utföra säkerhetskopiering (back-up)

I detta skede kan du initiera processen för utveckling av EDMS: lägga till nya funktioner, utöka gränserna för implementeringsprojektet (lägga till nya kategorier/typer av dokument, utöka antalet användare/avdelningar/företag i anläggningen, lägga till nya funktioner).

För att minska tiden för implementering och implementering av EDMS kan arbetet med de listade stegen implementeras parallellt, beroende på hur komplexa automationsuppgifterna är, vilken programvara som används etc.

Under hela livscykeln för EDMS-implementeringsprojektet måste projektledningsarbete utföras. Till exempel rekommenderas att använda den amerikanska standarden ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Projektledning

Ett projekt är en tillfällig satsning för att skapa unika produkter eller tjänster. Projektledning är ett separat ledningsområde designat specifikt för att hantera tillfälliga aktiviteter med unika resultat.

De mest kända/utbredda projektledningsstandarderna är:

• PMBOK (amerikansk standard: www.pmi.ru);
• Prince2 (engelsk standard: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (europeisk standard: www.ipma.org);
• P2M (japansk standard: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Huvudkaraktärer:

• Projektledare (ledare) är ansvarig för projektledning.
• Projektsponsor är en person som tillhandahåller ekonomiska resurser för projektet och ger administrativt och organisatoriskt stöd till projektet.
• Kunden (konsumenten) av projektet är den person som ska använda resultatet av projektet.
• Projektintressenter är individer som är aktivt involverade i projektet och/eller vars intressen kan komma att påverkas av genomförandet av projektet (som påverkar och påverkas av projektets resultat).

Exempel på ett projekts livscykel:

Projektstadgaär projektets första officiella dokument. Bekräftar formellt att projektet finns. Ger RP befogenhet att avsätta organisatoriska resurser till projektaktiviteter. RP bestäms och ordineras så tidigt som möjligt. RP bör alltid tilldelas innan planeringen påbörjas och helst under utvecklingen av projektstadgan.

Projektstadgan är föremål för detaljer under projektplaneringsfasen.

Projektstadgan kan innehålla:

• Beskrivning av affärsbehov för projektinitiering;
• Syftet med eller grunden för projektet;
• Beskrivning av behov och förväntningar, samt graden av inflytande från intressenter;
• Sammanfattande plan för viktiga projektmilstolpar (Milestones);
• Beskrivning av funktionella organisationer;
• Beskrivning av organisatoriska antaganden och begränsningar;
• Total projektbudget.

Projektets omfattningsbeskrivning– detta är information om projektets mål och mål som erhållits från Kunden i initieringsskedet (informationsundersökning). Den kan innehålla generella indikatorer och är föremål för ytterligare förtydliganden och utveckling av projektledaren på planerings- och utvecklingsstadiet. Detta är projektbeskrivningen (vad som behöver göras).

Processen att ta fram en beskrivning av projektets omfattning beskriver och dokumenterar egenskaperna och gränserna för projektet och dess associerade produkter och tjänster, samt metoder för acceptans och scope management.

Huvudkomponenterna i dokumentet:

• Projektmål;
• Projektets produktbeskrivning
• Projektresultat
• Antaganden och begränsningar i projektet, projektgränser;
• Projektets milstolpeplan.

Projektledningsplanär ett officiellt godkänt dokument för att styra genomförandet av ett projekt. Det är ett dokument som innehåller och integrerar planeringsresultaten inom alla delar av projektet (tid, kostnader, resurser, risker, kvalitet, etc.)

Projektledningsplanen kan bestå av en eller flera ytterligare planer, såsom:

• förvaltningsplan för projektomfattning;
• Kalenderplan;
• Kostnadshanteringsplan;
• Kvalitetsledningsplan;
• HR-plan;
• Interaktionshanteringsplan;
• Riskhanteringsplan;
• Försörjningsplan;
• Processförbättringsplan

Det är omöjligt att skapa en detaljerad plan för hela projektet på en gång.

Grundplanär ett formellt godkänt dokument mot vilket projektprestanda mäts och som kommer att användas för att hantera och kontrollera projektprestanda. Används för att övervaka projektförloppsavvikelse.

Arbetsplanär ett dokument eller en uppsättning dokument som ändras när projektet fortskrider och ytterligare information blir tillgänglig. Arbetsplanen skiljer sig som regel alltid från den grundläggande. Arbetsplanen ändras av RP.

Projektgenomförande– Huvudprocessen för projektgenomförande (en betydande del av resurserna är involverade).

RP:s huvudansvar inkluderar:

• Integration och samordning av aktiviteter för att genomföra projektplanen;
• Ständig jämförelse och analys av avvikelser från det aktuella projektutförandet i jämförelse med projektets baslinje;
• Vid behov, initiera ändringsförfrågningar;
• Prognoser av projektkostnader och timing.