Много компании рано или късно разбират необходимостта да преминат към електронно управление на документи, за да подобрят ефективността на документацията за поддръжка на управленските дейности. Най-новият софтуер позволява на организациите не само да оптимизират документооборота, да отразяват всички документи в единна информационна база, но и да наблюдават и анализират бизнес процесите за управление на документи.

Как сами да внедрите EDMS и да оптимизирате разходите?

За ефективно управление на документацията и осигуряване на управленските дейности на компанията, службата за документална поддръжка трябва:

• получават бърза информация за движението на фирмените документи;
• осигурява регистрация на входяща и изходяща документация и вътрешна документация, контрол на изпълнението на инструкциите по документи;
• повишаване на контрола върху дисциплината на изпълнение;
• намаляване на времето, прекарано в търсене и одобряване на документи;
• осигуряват централизирано сигурно съхранение на документи.

В същото време не всеки има възможност да привлече специалисти за внедряване на система за електронно управление на документи (EDMS) от организации на трети страни.

За да внедрите самостоятелно електронно управление на документи, трябва да разберете задачите на този процес и последователността от действия. За да направите това ви трябва:

1. Провеждане на проучване и анализ на съществуващия документооборот във фирмата; формулира задачи за отделите, участващи в внедряването на EDMS; формулира изисквания към EDMS.
2. Комбинирайте усилията на службата за поддръжка на документацията с ИТ отдела и службата за сигурност.
3. Изберете EDMS и разработете план за неговото внедряване.

Нека разгледаме алгоритъма за поетапно внедряване на електронно управление на документи, използвайки примера на компанията "Ритъм" LLC.

Проучване и анализ на съществуващ документооборот

В резултат на анализа на документооборота на нашата компания беше разкрито следното: документооборотът се извършва в смесена форма - регистрацията на документи и въвеждането на решения на ръководителите се извършват от служители на отдела за управление на офиса в електронните регистрационни карти на EDMS на Ефрат; съгласуване, съвместна редакция, предаване на документи за изпълнение, изготвяне на удостоверения и отчети за изпълнение на дисциплината - на хартиен носител.

Тази система за управление на документи започна да работи неправилно и възникнаха проблеми:

• големи разходи за време и материали за изготвяне на хартиени копия на документи;
• загуба на документи;
• копиране на документи;
• повторно подаване на документи за разглеждане и/или изпълнение;
• дълго време за одобрение на входяща, изходяща и вътрешна документация.

Освен това Euphrates EDMS, който се използваше от компанията повече от 5 години, вече не отговаряше на изискванията на служителите, участващи в работата в EDMS: използваната версия на този софтуерен продукт нямаше възможност за колективно редактиране, одобрение на документи или удобен механизъм за търсене.

Така беше решено да се въведе нова система за електронно управление на документи.

Цели на проекта, роля на услугата за предучилищно образование и ИТ услугата

Тъй като ключовите потребители на EDMS са служители на системата за предучилищно образование, които не само регистрират официална кореспонденция, но също така участват в редактирането, одобряването на документи, а също така наблюдават сроковете за изпълнение на документите и инструкциите, изискванията за EDMS са разработени от предучилищната служба. Освен това услугата DOW беше както клиент, така и съизпълнител на проекта, съответно тя определи задачите на проекта и ролята на ИТ услугата.

При избора на EDMS и преминаването към електронно управление на документи услугата DOW задава следните изисквания: задачи:

• съхраняване на входящи, изходящи и вътрешни документи в единна електронна база данни за осигуряване на бърз достъп до тях;
• бързо съобщаване на документи и решения на ръководителите на изпълнителите;
• възможност за автоматизиран контрол и оценка на дейността на служителите и отделите за изпълнение на документи;
• способност за изготвяне на статистическа отчетност по документи и изпълнителска дисциплина.

Изисквания към EDMS

Изискванията за EDMS, определени от услугата за поддръжка на документация на LLC Ritm, включваха осигуряване на възможност за:

• регистрация, отчетност и контрол на входящи, изходящи, вътрешни документи, жалби на граждани, организационни и разпоредителни документи;
• възможност за конвертиране на хартиени документи в електронен вид, сканиране страница по страница и поточно сканиране, разпознаване на документи;
• обмен на документи между географски разпределени единици;
• рубрикация, категоризация и класификация на документи;
• търсене по детайли и пълнотекстово търсене по съдържание на документи, като се отчита морфологията на езика;
• записване и обработка на документи в архивохранилище;
• отчетност;
• управление на правата за достъп;
• прилагане на електронен цифров подпис.

По отношение на организацията на работните процеси ръководството на компанията формулира своите изисквания към EDMS:

• създаване на проекти на документи;
• одобряване на проекти на документи;
• одобрение на документи;
• създаване на резолюции и инструкции;
• контрол на изпълнителската дисциплина;
• контрол на версията на документа;
• действия по регистриране;
• делегиране на правомощия за изпълнение на документи и др.

В допълнение, компанията очакваше EDMS да отговаря на концепцията за развитие на ИТ като цяло (стандартизиране на ИТ инфраструктурата и вътрешните процеси на ИТ отделите на централния офис и клоновете, унификация на бизнес процесите на всички отдели), което от своя страна , предполагаше възможността за създаване на географски разпределени EDMS, както и разширяване на функционалните задачи на EDMS. Важно очаквано свойство на системата е нейната отвореност, т.е. възможност за извършване на промени, включително от наши специалисти.

Способността на EDMS да се интегрира с корпоративна информационна система, включително електронна поща, стандартни офис приложения и корпоративния портал на компанията, също се разглежда като необходима.

Задължително изискване към EDMS беше да осигурява информационна сигурност и да защитава документите и информацията, съдържаща се в тях.

В резултат на проучване на търговските предложения на компании, участващи в разработването на EDMS, беше решено да се въведе софтуерният продукт „1C8: Документен поток“.

Широката и универсална функционалност на тази система е подходяща както за малки предприятия с малък документооборот, така и за големи стопанства със сложна разклонена счетоводна система.

План за внедряване на EDMS

В съответствие с възложените задачи и формулираните изисквания към EDMS, службата за предучилищно образование, съвместно с ИТ службата, разработи план за внедряване на EDMS.

Беше решено EDMS да се внедри в отделни модули, за да се въведе постепенно системата в експлоатация и да се улесни обучението и адаптирането на потребителите на системата:

първо осигурете регистрация на официална кореспонденция и обработка на резолюции на ръководители от службата на предучилищната образователна институция, след това свържете и обучете всички потребители на системата, след това внедрете модул за наблюдение на сроковете за изпълнение на документи и поръчки, след това модул за одобрение и регистрация на организационна и административна документация и местни разпоредби. След това беше разработен график за внедряване на EDMS с посочване на основните дейности и срокове за тяхното изпълнение.

В съответствие с плана бяха определени етапите на внедряване на EDMS.

Етапи на внедряване на EDMS

1. На първия етап от внедряването на EDMS Важно е да се уверите, че документооборотът на компанията е правилно регулиран:

• разработени и внедрени унифицирани форми на документи;

Унифицираните форми на документи се използват като шаблони при създаване на документ и изпращането му за одобрение.

• Разработени и внедрени Инструкции за деловодство;
• разработена е процедура за наблюдение на сроковете за попълване на документация;

Инструкциите за работа в офиса не само описват правилата за обработка на документи, но също така определят процедурата за тяхното одобрение (въз основа на която се създават маршрути за движение и одобрение на документи в EDMS), правилата за регистриране на документи, структурата на Описани са регистрационни номера на документи и др. Освен това Инструкциите за деловодство съдържат раздел за наблюдение на сроковете за изпълнение на документи и поръчки, в който е описана процедурата за контрол и са посочени сроковете, който се използва и от служителите на предучилищното образование. институционална услуга при работа в EDMS.

• организирана и регламентирана е работата на архива;

Местните разпоредби за архивно съхранение на документи описват не само правилата за регистрация и формиране на досиета за постоянни и временни периоди на съхранение, но също така съдържат описание на процедурата за създаване на номенклатури на ведомствени досиета и консолидирана номенклатура на фирмени досиета. Одобрените индекси, присвоени на структурните звена (и съответно индексите на номенклатурата на случаите), се използват в EDMS за генериране на регистрационни индекси на документи (например: изходящи писма, бележки).

• разработени са номенклатура на делата и индекси на структурни подразделения.

Ritm LLC използва принципа на многостепенна индексация на структурни подразделения, отразяващи организационната структура на компанията (виж таблицата).

Индекси на структурни подразделения на LLC "Ритъм"

Индекс			Ръководител, структурно звено
			Главен мениджър
			Кабинет на генерален директор
			Пресслужба
			Първи заместник генерален директор
			Управление на качеството
			Отдел за осигуряване на качеството
			Лицензионен отдел
			Отдел за научноизследователска и развойна дейност
			Отдел за планиране и координация на НИРД
			Отдел за иновативни проекти
			Заместник генерален директор по търговията
			Отдел продажби
			Търговски отдел
			Отдел за външноикономическа дейност

Индексите на номенклатурата на случаите се използват при създаване на случаи и ви позволяват да определите мястото за съхранение на изпълнения документ.

например,

В съответствие с одобрените Инструкции за документация, изходящите номера на документи, подлежащи на регистрация в службата на предучилищната образователна институция "Ритъм" LLC, се състоят от индекса на структурното звено - изпълнителя, номера на делото съгласно номенклатурата и непрекъснато сериен номер, например:

02-01-01/01/27, където 02-01-01 е индексът на структурното звено (писмото е изготвено от отдела за осигуряване на качеството на отдела за управление на качеството), 01 е номерът на делото съгласно номенклатурата ( писмото се изпраща до федералния изпълнителен орган), 27 е поредният номер.

Регистрационният номер в EDMS се генерира автоматично, като се използват специални настройки на числителя за различни видове документи. Настройките на числителя са описани по-долу.

2. Следващ етап: е необходимо да се разгледат и опишат характеристиките фирмени документи : как се извършва приемането и първичната обработка на входящата, изходящата и вътрешната документация.

На този етап е необходимо да се определи списък с типове документикоито участват в документооборота.

В LLC "Ритъм" се обработват, съхраняват, изпращат за преглед и изпълнение в EDMS следните видове управленски документи:

• информационни и справочни документи:писма (входящи и изходящи), служебни, докладни, обяснителни записки, удостоверения, актове, молби и др.;
• организационно- административни документи: заповеди, инструкции, протоколи от заседания.

Също така беше необходимо да се реши каква част от работния процес с хартия ще бъде автоматизирана.

По този начин, след въвеждането на EDMS, беше планирано да се спре прехвърлянето за изпълнение на хартиени копия на документи с резолюции на ръководители (след създаване на карта за поръчка, полетата на която се попълват в съответствие с резолюцията, написана от мениджъра на хартиен документ, сканиране на документа се прехвърля от служителя на услугата за предучилищна образователна институция на изпълнителя чрез електронна поща, интегрирана със SED). Докато документите, изискващи подпис, се предават на хартиен носител, в регистрационната карта на документа се прави съответна маркировка. Някои документи (например заявления за създаване на работно място, заявления за издаване на канцеларски материали) бяха планирани да бъдат напълно автоматизирани: такива заявления се попълват чрез попълване на съответните полета на регистрационната карта на заявлението, одобрени и изпратени за изпълнение в безхартиен вид.

В съответствие с тази категоризация в EDMS е създадена система от папки (фиг. 1):

ориз. 1. Система от папки EDMS LLC "Ритъм"

Ritm LLC има следните роли при работа в EDMS:

• деловодител (регистрация на входящи и изходящи писма);
• деловодител в отдел (регистриране на служебни бележки);
• изпълнител в отдела (работи с всички документи, създадени от този изпълнител или изпратени до този изпълнител);
• отговорен за попълването на директории (а именно: „Кореспонденти“, „Потребители“, „Структура на фирмата“);
• Администратор на EDMS (поддръжка на EDMS, осигуряване на достъп до потребители, извършване на настройки).

Упълномощените служители на службата за предучилищна образователна институция могат да бъдат не само чиновници, но и отговорни за попълването на указатели. Администраторът на EDMS трябва да е служител на ИТ служба.

4. След това трябва да направите административни настройки за 1C Document Flow и да попълните потребителската директория (фиг. 2).

Когато попълвате потребителската карта, посочете трите си имена, длъжност и структурно звено.

В зависимост от позицията си потребителите имат различни нива на достъп до документите, публикувани в EDMS. Така линеен служител има достъп за четене до документи, които е създал или до документи, изпратени му за изпълнение.

Ръководителят на отдела „вижда“ документи, създадени от него и изпратени до него, и документи, достъпни за всички подчинени служители. Ръководителят на фирмата има достъп до всички документи.

ориз. 2. Потребителска карта

5. Тогава Попълва се директория „Кореспонденти”.Кореспондентите могат да бъдат групирани за по-лесно търсене и избор.

Например „Купувачи“, „Доставчици“, „Контрагенти“, „Банки“, „Министерства“ и др.

В 1C Document Flow могат да се използват директории, които се поддържат в други системи - счетоводство, договорен отдел и др. В този случай можете да въведете цялата информация в кореспондентската карта, включително адрес, INN и други подробности, както и да прикачите сканирани копия на документи, предоставени от контрагента при сключване на договори и споразумения (фиг. 3). По този начин се създава електронен архив на картите на контрагентите и техните уставни и други документи, който може да се използва в допълнение към услугата DOU от договорния отдел, счетоводството и други заинтересовани отдели.

ориз. 3. Кореспондентска карта

6. След като попълните директорията „Кореспонденти“ в раздела „Нормативна и справочна информация“. необходимо е да се попълни фирмената структура.

Упълномощен служител на службата за предучилищно образование, който има ролята на „отговорник за попълване на указатели“, отразява структурата на компанията в строго съответствие с организационната структура и щатното разписание, т.е. посочва всички имена на отдели, техните ръководители и индекси на отдели. С попълването на структурата на компанията цялата информация, посочена в картите на потребителите (включително длъжност, име на отдел), автоматично се прехвърля от директорията „Потребители“, като по този начин се изгражда йерархия на отделите и служителите на компанията.

Това позволява на ръководителите на отдели да преглеждат всички документи и инструкции, издадени на изпълнителите.

Ръководителят на отдела може да преглежда всички възложени му задачи и отделно всички задачи, изпратени до неговите подчинени, както и да проследява напредъка на тяхното изпълнение (на работния плот - в „Моите задачи“ и „Задачи от мен“ ” раздели).

7. Следваща стъпка - настройка на номера.

С помощта на номератори регистрационните номера се присвояват автоматично на всички документи, поставени в EDMS.

Системата ви позволява да зададете регистрационни номера, като използвате индекси на структурни подразделения, периоди, номенклатура на дела и др. Отделни номера се конфигурират за различни видове документи (фиг. 4).

Например, за генериране на регистрационния номер на изходящ документ се използва следният формат:

[IndexSubdr]/[IndexNomDel]/[Номер].

ориз. 4. Настройка на номератор за автоматично генериране на регистрационен номер

8. внедритеперсонални настройки за всеки потребител.

Едновременно с това се задава парола за влизане в системата, правят се настройки за известяване (че са получени документи или поръчки), напомняния за дължими и просрочени срокове за изпълнение на документи и поръчки, настройки за сканиране (фиг. 5) и т.н.

ориз. 5. Настройки за сканиране

9. Подготвя и публикува за публичен достъп инструкции за използване на системата за електронен документооборот.

Препоръчително е да издавате такива инструкции под формата на инструкции (отделна инструкция за всеки аспект), да ги илюстрирате с екранни снимки и чертежи за яснота.

Бележка

Настройка на известия в системата за документооборот 1C

Всеки потребител самостоятелно конфигурира известията от EDMS, които иска да получава.

Настройка и администриране – Лични настройки – Други:

Щракнете върху – Настройки за уведомяване – и задайте както е показано на следната фигура:

например, [имейл защитен]

10. Следващата стъпка е обучение на ключови потребители, отговорни за работата в офиса в структурните подразделения , което от своя страна може да окаже значителна помощ при обучението на всички служители на компанията.

Обучението на служителите в Rhythm LLC се извършва от службата за предучилищно образование. При провеждане на инструктажи е необходимо да се провери инсталирането на пароли за влизане в системата и личните настройки, да се демонстрират на потребителите възможностите на системата и да се обяснят функциите за достъп за всеки потребител, както и да им се напомни за възможността за допълнителни независими изучаване на инструкции и инструкции за работа със системата.

11. Издава заповед за въвеждане в търговска експлоатация на системата за електронен документооборот.

Например:

дружество с ограничена отговорност "Ритъм"

ПОРЪЧАЙТЕ

______________ №_______________

С цел оптимизиране на документооборота и автоматизацията на офиса в Ritm LLC

ПОРЪЧВАМ:

1. Създайте проектна работна група за въвеждане в експлоатация на системата за електронно управление на документи (наричана по-долу EDMS) 1C8: Документооборот със следния състав:

1. Работната група по проекта за въвеждане в търговска експлоатация на EDMS 1C8: Документооборот от „___“ _______ 201__.
2. Задайте краен срок за отписване на разходите за софтуер, равен на _________.
3. Запазвам си контрола по изпълнението на тази заповед.

Генералният директор В.В. Иванов

След внедряването на системата за електронен документооборот в Ритм ООД беше внедрено:

• намаляване на времето за регистрация и предаване на официална кореспонденция;
• автоматизиране на контрола и създаване на система за автоматично напомняне и уведомяване относно срокове за изпълнение на документи и поръчки;
• премахване на загубата на документи;
• създаване на електронен архив (корпоративна база знания);
• осигуряване на електронно одобрение на проекти на документи, колективна редакция;
• повишаване на изпълнителската дисциплина;
• оптимизиране на счетоводството и отчетността.

По този начин внедряването на EDMS е възможно самостоятелно с правилно планиране и поставяне на задачи за участниците в проекта. Решаваща роля за това има взаимодействието на оторизираните структурни звена и последователното изпълнение на планираните етапи на изпълнение.

Представени са списък с въпроси, цели и резултати от проучвания на процеси, алгоритъм за анализ, описание под формата на разбираеми диаграми, препоръки за разработване на функционални изисквания към системата и съдържанието на проектните документи.

Информационното проучване е важен етап от оптимизацията на предучилищните образователни институции и внедряването на EDS. В крайна сметка качеството на взетите решения за оптимизиране на процесите и разработване на изисквания за функционалността на EDMS зависи пряко от получената информация и качеството на нейното представяне.

В тази връзка е необходимо да се спазва основният принцип на проучването - да се получи пълна, надеждна и актуална информация за процесите, които се планира да бъдат автоматизирани.

Предпроектно проучване

От гледна точка на консултантска компания, предлагаща своите услуги на пазара за консултиране и внедряване на EDMS, т.е. внедряването на EDMS за анализатор е външенпроект, проучването преди проекта се разглежда като част от методологията на продажбите (като една от фазите на „предварителна продажба“). По-голямата част от работата на този етап обаче се извършва от анализатора, както и на етапа на анализ, предвиден от методологията за внедряване. Поради тази причина предпроектното проучване също се разглежда като част от методологията за изпълнение.

Провеждането на предпроектно проучване може да бъде полезно и за анализатори, извършващи работа по внедряването на EDMS като вътрешнипроект на предприятие (организация), т.е. анализаторът е служител на компанията, в която се внедрява EDMS.

Схема на резултатите от предпроектното проучване

целипредпроектна проверка са:

• получаване на обща информация за обекта на внедряване на EDMS;
• определяне на целите на изпълнението;
• идентифициране на общите ключови изисквания за EDMS и границите на проекта;
• определяне на общото състояние на организацията на документооборота и деловодството;
• идентифициране на основните потребители (чиновници, мениджъри и др.);
• определяне на общото ниво на сложност на потенциален проект;
• оценка на нуждите от миграция на данни и интеграция с друг софтуер;
• събиране на информация, необходима за изготвяне на ефективно и печелившо Търговско предложение [ако работата се извършва от фирма, външна за обекта на изпълнение].

За да се получи необходимата информация за проекта, се провеждат анкети и интервюта с основните потребители (Клиент, ръководител на проекта, ръководители на отдели, основни потребители).

Примерни въпроси от въпросника, отговорите на които ще ви позволят да получите първична информация от клиента и бъдещите потребители на EDMS, са представени в раздела „Въпроси за въпросници и интервюта“.

В резултат на товаИзвършва се предпроектна проверка:

• оценка на обема на работата, необходима за внедряване на EDMS;
• изготвяне на доклад по предпроектното проучване;
• подготовка и демонстрация на прототип на решение (при необходимост);
• изготвяне на търговско предложение.

1. Цели и задачи на внедряването на EDMS;
2. Граници на проекта за внедряване на EDMS;
3. Получена друга информация.

След провеждане на предпроектно проучване става възможно да се прецени количеството аналитична и техническа работа, която ще трябва да се извърши, както и какви резултати трябва да бъдат постигнати.

В резултат на това се разработва документ, съдържащ описание на основните изисквания за EDMS, граници на проекта и друга идентифицирана информация. Ако информационното проучване се извършва от външна за Клиента организация, се изготвя и прототипно решение за демонстрация на Клиента (при необходимост) и търговско предложение.

На този етап, въз основа на получената първична информация, Ръководителят на проекта (PM) изготвя основен работен план, йерархична структура на работа (WBS) и Харта на проекта.

На този етап може да се осъществи и изборът на платформата, върху която ще се разработва EDMS.

Информационно проучване и анализ

Използвайки резултатите от предпроектното проучване като отправна точка, информационното проучване изяснява получената преди това информация, разглежда и описва съществуващи бизнес процеси („както е“) и предлага бъдещи, оптимизирани бизнес процеси („бъдещи“). както трябва да бъде”), а също така описва всички необходими модификации в системата за поддръжка на тези бизнес процеси и EDMS интерфейси.

Схема на резултатите от информационното проучване

целиинформационно проучване са:

• проучване и точно описание на бизнес процесите, които ще се автоматизират;
• дефиниране и описание на системни модификации, интерфейси, вкл. интерфейси с външни системи и средства за пренос на данни от съществуващи програми, които трябва да бъдат разработени и внедрени по време на проекта;
• разработване на технически спецификации (ТЗ);
• разработване на препоръки за реинженеринг (оптимизиране) на документооборота и организация на документооборота и деловодството.

Целта на този етап е да се идентифицират изискванията на Клиента за резултатите от внедряването, поради което е необходимо тясно сътрудничество между Клиента, основните потребители и Анализатора през цялата фаза на информационното проучване и анализ. Обикновено информационното проучване е следващата стъпка след проучването преди проекта и включва подробно изследване на всички области на бизнеса, които ще бъдат засегнати по време на проекта, вместо просто идентифициране на основните функционални области и „убийствени приложения“, т.к. се извършва по време на предпроектното проучване.

За да се получи необходимата информация, се провеждат проучвания и интервюта на основните потребители (Клиент, ръководител на проекта, ръководители на отдели, основни потребители) подобно на предпроектното проучване, но на по-подробно ниво.

Примерни въпроси от въпросника, отговорите на които ще ви позволят да получите информация от клиента и бъдещите потребители на EDMS, са представени в раздела „Въпроси за въпросници и интервюта“.

Резултатиработата се отразява в документ "Функционални изисквания" (ФР) или Доклад, или задание (в зависимост от сложността на проекта).

Окончателният документ трябва да съдържа:

1. Функционални изисквания за EDMS;
2. Описание на EDMS интерфейсите;
3. Описание на бизнес процесите;
4. Препоръки за реинженеринг (оптимизиране) на документооборота;
5. Друга информация, получена по време на проучването и анализа.

В резултат на извършената работа за организиране на ефективна офис работа и документооборот и взетото решение за внедряване на система за електронно управление на документи, екипът на проекта формулира изисквания към автоматизираната система, съставя списък на процесите, които ще бъдат автоматизирани, определя приоритети и последователност на тяхното автоматизиране.

След определяне на целите, задачите и границите на проекта за внедряване на EDMS, започва работа по разработването и внедряването на автоматизирана система за управление на електронни документи.

За да се автоматизира ефективно работата с документи, се препоръчва:

1. Направете списък на съществуващите видове документив организацията
2. Направи проверка на всеки виддокумент (виж по-долу)*
3. Съставете списък на отговорните служителиза създаване на документи (кой какви типове документи създава)
4. Съставете списък на служителите визира, подписва, одобрявадокументи (кой, какви видове документи; условия, при които се изисква виза, подпис)
5. Въз основа на тези списъци създайте общ маршрутпреминаване на документи с условия за преминаване - алгоритъм (Оперограма или Графична документооборотна схема)
6. Определете необходимото отчетни документи(доклади): условия за създаване на отчети и техните форми
7. Определете какви видове документи трябва да бъдат поставени под контрол (определете срокове, форми на уведомяване, форма на контролна карта, условия за отстраняване от контрол)
8. Въз основа на проучвания изготвя инструкции за предучилищно образованиеако е необходимо
9. Създайте списък със случаи(с посочване на срокове на съхранение и принципи за оформяне на делата) при необходимост
10. Направете списък, който отразява механизма за достъп до различни видове документи (в зависимост от позицията)

Проверка на всеки вид документ:

• опишете технологията на документиране (съставяне): набор от подробности, тяхното местоположение, методи за попълване (ако е необходимо);
• описват формите на регистрационните и контролните карти (RCC): наборът и разположението на полетата в картата;
• показват условията за движение на документи (наличие на подписи, визи, чекове и др.);
• показва диаграма (маршрут) на документооборота или списък на основните джиранти, подписали и др.;
• описват метода на регистрация, кодовете, които се присвояват на различни видове документи

Въпроси за анкети и интервюта

Тук са изброени въпроси, които могат да се използват във въпросници или при интервюиране на потребители при провеждане на проучване на обекта на внедряване на EDMS. Въпросите са препоръчителни. Няма ясни изисквания за провеждане на проучване, така че анализаторът трябва да бъде креативен в получаването на необходимата информация, нейното структуриране и показване.

Необходимо е автоматизиране на процеса на управление на документи:
1. Какви са дългосрочните и краткосрочните цели на внедряването на системата?
2. Какви са основните критерии за успех на проект за внедряване на система за управление на документи?
3. В какъв срок е желателно да се внедри системата? Какви са причините за тези срокове?
4. Кой е основният инициатор на проекта: в интерес на кой отдел или ръководител (мениджъри) се планира внедряването на системата?
5. Кои са основните клиенти на EDMS (кои подразделения) и основните участници в EDMS?
6. При внедряване на системата планирате ли пълно или частично преминаване към безхартиена технология за офис работа и документооборот? Опишете как го виждате.
7. Има ли планове за използване на криптографска защита на информацията и системи за електронен цифров подпис (CIPF и EDS)? Ако отговорът е „ДА“, моля, посочете името или вида на приоритетните системи.
8. Обработка, какви видове документи, формати и типове се предвижда да бъдат автоматизирани от системата?
8.1. Опишете накратко основните параметри на всеки от тях, посочете разликите.
8.2. Определете приоритетите си
9. Колко работни станции се планира да бъдат инсталирани наведнъж?
10. Колко работни места се планира да бъдат свързани към системата евентуално (общо)?
11. В кои отдели се планира внедряването на EDMS?
12. Опишете основните функционални отговорности на отделите - основните участници в EDMS.

Организационни въпроси:
13. Има ли технически специалисти, които ще ръководят проекта от името на клиента?
14. Има ли специалисти в предучилищните образователни институции, които ще ръководят проекта от името на клиента?

Въпроси относно предучилищното образование:
15. Има ли одобрени разпоредби, инструкции, наредби или други нормативни документи, регламентиращи работата с документи (описания на правилата за деловодство и документооборот)?
15.1. Колко зрели и подходящи са те?
15.2. Има ли планове за смяната им?
15.3. Ако има такива документи, моля да ги предоставите за анализ.
16. Ако няма такива правила (наредби, инструкции, методи) или не са уместни, необходимо ли е да се извърши проучване, описание и оптимизиране на съществуващите процеси?
16.1. Има ли разбиране за необходимостта и навременността на подобни действия?
16.2. Или има планове за автоматизиране на процесите „както е“?
16.3. Ако ще се извършва проучване и оптимизация, тогава дефинирайте областите на проучване, целите и критериите за оптимизация.
17. Как се извършва документацията?
17.1. Централизирана;
17.2. Децентрализирана;
17.3. Смесени.
18. Кой отдел или служител отговаря за работата с документи?
19. Кой във фирмата организира работата с документи (кой отдел)?
20. Какви функции (процеси, работа) трябва да бъдат автоматизирани за тези видове документи? Опишете ги (накратко)
21. Какъв е приблизителният обем на документооборота на година/месец за всеки определен вид документ?
22. Избройте видовете документи, за които се използват формуляри и шаблони, работата с които се планира да бъде автоматизирана?
23. Какви форми на отчитане и регистрация се използват за всеки вид документ? Опишете тяхната структура, правила за попълване, правила за генериране на регистрационни номера.
24. Какви документи изискват допълнителен контрол? Опишете техните характеристики и изисквания за контрол.
25. Какви типове и видове отчетност трябва да се внедрят за всеки тип документ?
26. Видове работи, извършвани по всеки вид документ. Промени, които настъпват в документ по време на бизнес процес.
27. Опишете длъжностните задължения за обработка на документи на служителите, които са участници в документооборота.
28. Опишете съществуващата технология за работа с документи в организация или отдел:
28.1. процедурата за изпращане на обработка и регистрация на входящи документи;
28.2. процедурата за преглед на входящите документи от ръководството и издаване на решения;
28.3. структура на резолюцията;
28.4. реда за подаване на документи за контрол;
28.5. видове контрол;
28.6. крайни срокове;
28.7. списък на документите, чието изпълнение подлежи на контрол;
28.8. технология за контрол на изпълнението на документи;
28.9. редът за записване на документи, получени за изпълнение в структурни подразделения;
28.10. процедура за снемане на документи от контрол;
28.11. процедурата за разглеждане на проекти на документи от ръководството, тяхното одобрение от различни отдели и одобрение;
28.12. процедура за регистрация и препращане обработка на изходящи документи;
28.13. процедура за разработване на вътрешни документи;
28.14. организиране на съхранение на документи в структурни подразделения и в централния архив на организацията.
29. Какво трябва да се промени при работа с документи?
30. Какви форми на отчитане и регистрация се използват за всеки вид документ?
30.1. Опишете тяхната структура и правилата за попълване (ако има такива).
30.2. Правила за генериране на регистрационен номер
31. Какви типове и видове отчетност трябва да се внедрят за всеки тип документ?
31.1. текущи служебни справки;
31.2. окончателни офис отчети;
31.3. отчети на статистически служби;
32. Възможност за установяване и проследяване на връзки между документи

Въпроси относно архивното съхранение:
33. Има ли архив като структурна единица?
34. Кой е отговорен за бързото съхранение на документите?
35. Има ли инструкции за съхранение на документи? Ако имате нормативни документи, моля, предоставете ги.
36. Разработена ли е Номенклатурата на делата (всяка година)?
37. Кое звено (длъжностно лице) отговаря за изготвянето и утвърждаването на консолидирана номенклатура на делата.
38. Има ли проверка на ценността на документите и унищожаване на документи?
39. Има ли научен справочен апарат? Кой го ръководи? Опишете структурата му.
40. Разработена ли е политика за достъп до документи, особено поверителни?
41. Има ли планове за прехвърляне на архива на „хартиени“ документи към системата?
41.1. Моля, посочете приблизително количество, формат и видове документи.
41.2. Архивът с документи разпределен ли е географски? Ако отговорът е „ДА“, къде се намират местата за съхранение на документи?
41.3. Посочете необходимата времева рамка за прехвърляне на информация към системата.
42. Какви правила се прилагат за отписване на документи във файлове, прехвърлянето им в архива, какви са стандартите за съхранение?
43. Правила за работа с номенклатурата на делата на отдела, неговата структура и организация на съхранение на документи в отдела, работата с която подлежи на автоматизация.

Описание на организационната структура:
За извършване на първоначална оценка на изискванията е необходима информация за организационната структура на компанията. Описанието на организационната структура трябва да бъде диаграма (във Visio, ARIS или друг подобен формат). Възможно е и текстово описание. Диаграмата (или текстовото описание) на организационната структура трябва да отразява:

44. Списък на организации от най-високо ниво (управляващо дружество, списък на комплекси, клонове, отделни юридически лица (например фирмени офиси) и т.н.), включително:
44.1. имена на организации;
44.2. географско разположение на организациите;
44.3. взаимоотношения между организации (йерархия);
44.4. сфери на дейност на организациите.
45. Организационни структури на организации от най-високо ниво, които трябва да съдържат:
45.1. структура на подразделенията;
45.2. взаимовръзки между отделите;
45.3. функции на отделите;
45.4. области на отговорност на отделите.

На първо място ни интересува информация за структурните звена, които ще участват в внедряването на системата за електронен документооборот.

ИТ инфраструктура на организацията:
46. ​​​​Каква техническа поддръжка е налична: характеристики на сървъра, клиентски сайтове?
47. Информационната система(и) използва ли се в момента за автоматизиране на текущи задачи?
47.1. Ако отговорът е „ДА“, какви функции включва?
47.2. От какво сте недоволни/текущи проблеми?
47.3. Има ли планове за пълна или частична подмяна?
47.4. Миграция на данни: как се планира да се прехвърли натрупаната информация:
- не може да се толерира
- носене на ръка,
- прехвърляне автоматично.
47.5. Ако планирате автоматично да прехвърлите „стари“ данни в нова система, е необходимо да предоставите информация за структурата и форматите за съхранение и да формулирате изисквания за преобразуване на данни.
48. Необходима ли е интеграция с други системи?
49. Каква е типичната конфигурация на клиентските работни станции (процесор, RAM, операционна система и т.н.)?
50. Има ли списък със стандартен софтуер, инсталиран на офис компютри? Ако отговорът е „ДА“, моля, предоставете този списък.
51. Какви са характеристиките на основния сървърен хардуер?
52. Служителите на предприятието използват ли корпоративна информация в ежедневната си работа? електронна поща? Какъв пощенски сървър и клиент използвате?
53. Посочете версията и разработчика на софтуера на корпоративния имейл сървър.
54. Каква е вашата мрежова топология:
1.1. Локалната мрежа базирана ли е на Windows NT домейн?
1.2. Колко работни станции има във вашата локална мрежа?
1.3. Има ли териториално разпределение на мрежата? Ако да:
1.3.1. Какво е разпределението на работните станции между клоновете (офисите)?
1.3.2. Какъв е капацитетът на комуникационните канали между мрежовите сегменти?
55. Има ли специален файлов сървър, предназначен за съхраняване на документи? Какъв е прогнозният обем документи, съхранявани на този сървър?
56. Има ли стратегия за съхраняване на неструктурирана информация (компютри, специални файлови сървъри, подсистеми за съхранение и т.н.)
57. Какъв е средният обем документи, съхранявани на клиентските работни станции?
58. Какви корпоративни информационни системи (КИС) се използват в предприятието?
59. Има ли лицензирани СУБД и как се използват? Посочете разработчиците и версиите на СУБД, използвани в предприятието.
60. Използват ли се справочни услуги за идентифициране на потребителите? Ако отговорът е „ДА“, моля, посочете кои.
61. Има ли услуга за техническа поддръжка за потребителите (helpdesk)? Има ли правила за тази услуга?
62. Колко служители има отделът за информационни технологии (отдел, отдел)? Какви основни задачи решава това звено?
63. Посочете системите, с които трябва да се интегрира системата за управление на документи.
64. Посочете приблизителното съотношение на служителите, които имат достъп само до документи за преглед, към броя на служителите, които имат право да променят и извършват определени действия.

Изисквания за EDMS:
65. Избройте и опишете какви функционални изисквания към новата система смятате за най-важни.
66. Съставът на атрибутите на всяка документна карта:
- Име
- Описание
- Етикет на формуляра (име във формуляра)
- Тип данни
- Начин на попълване (ръчно, от указател, ...)
67. Търсене на документи по атрибути на регистрационните карти Списък на данните за картите за търсене
68. Необходимостта от създаване на история на работа с документи, проследяване на хода на изпълнение и процеса на одобрение и др.
69. Необходими филтри в системата
70. Заявки за информация, които системата трябва да удовлетвори

Изпращането на вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Публикувано на http://www.allbest.ru/

Въведение

За всяка съвременна организация възможностите на съвременните информационни технологии са важни от гледна точка на използването им при управление на документи.

Когато става въпрос за автоматизация на документи, тази област често включва много програми, които не са пряко свързани с решавания проблем - текстови редактори, програми за разпознаване на знаци, системи за електронна поща. Всичко това обаче не е система за електронен документооборот. И предвид настоящата ситуация в света, внедряването на система за управление на документи, която е оптимално подходяща за организацията, е изключително важна задача.

Липсата на оптимално структуриран документооборот и невъзможността за ефективно проследяване на движението и изпълнението на документите води до намаляване на ефективността на работа и увеличаване на грешките.

Решаването на проблема с управлението на документи в съвременните условия ще ни позволи целенасочено да формираме информационните ресурси на организациите, да намалим количеството ръчно въведена информация, което спестява време и гарантира тяхното ефективно функциониране.

Уместност на дипломната работа:Избраната тема е актуална, тъй като е известно, че организацията на работа с документи влияе върху качеството на работа на управленския апарат, организацията и културата на работа на управленските работници. Успехът на управленската дейност като цяло зависи от това колко професионално се поддържа документацията. Както показват съвременните изследвания, 85% от работното време на служителите на организацията се изразходват за подготовка, поддържане, попълване, копиране и предаване на документи.

Правилно организираното управление на случаите намалява времето, необходимо за търсене, повишава точността и актуалността на информацията и елиминира нейната излишност. Нарастването на обемите информация и съответно документи наложи въвеждането на технологии за навременна обработка на документите, а с навлизането на компютрите и на самата информация.

Целта на дипломната работа:Разработване на технически спецификации за внедряване на електронна система за управление на документи в Държавната автономна образователна институция за средно професионално образование в Москва, Колеж по предприемачество № 11, Катедра по управление и информационни технологии.

Ззавършване на дипломната работа:

1) Събиране на информация за различни системи за управление на документи от различни източници (литература, Интернет и др.).

2) Провеждайте ги сравнителен анализ, анализират изискванията към информационната система.

3) Избор на системи за електронен документооборот.

4) Разработване на технически спецификации.

В първата (теоретична) глава ще бъдат обсъдени понятията и принципите на документооборота. Обсъждат се и системите за управление на електронни документи и тяхната класификация.

Във втора глава (техническа) беше извършен анализ, преглед и избор на съществуващи електронни системи за управление на документи и беше определена най-подходящата за техническите изисквания на Колежа по предприемачество № 11. В трета глава, изчисляване на икономическата ефективност.

1. Принципи на организиране на документооборота на управленските дейности

Концепция за документооборот

Под документооборот на организация обикновено се разбира организираното движение на документи, създадени в процеса на работа от съответните служители.

В съответствие с GOST R 51141-98 - документооборот - движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането. Обхват на работа с документи: приемане, регистрация, разпространение, контрол на изпълнението, създаване на файлове, съхранение и повторно използване на документация, справочна работа.

Видове документооборот

В зависимост от естеството на бизнес операциите на организациите, за които се извършва движението и записването на първични документи, се разграничават следните видове документооборот:

· Управленски.Включва етапите на събиране, анализиране и обобщаване на информация за изготвяне на бързи, достоверни и нагледни управленски доклади, въз основа на които се вземат стратегически решения и се осъществява контрол върху навременното им изпълнение;

· Финансови.Обхваща всички офис работни операции и позволява на организацията да управлява документация (договори, кореспонденция, планови и аналитични отчети, наредби и др.), участващи в бизнес процесите;

· Персонал.Това включва събиране и регистриране на информация, свързана със счетоводството на персонала на организацията: за приемане, преместване, промяна на длъжността и уволнение на служители, отсъствия и дисциплинарни наказания, графици за отпуски, таблици с персонал, длъжностни характеристики и др.

· технически.Координира информационните потоци за подготовка и поддръжка жизнен цикълпроектна документация (създаване, изпълнение, съгласуване, одобряване, промени и архивиране);

· Архивни.В процеса на деловодството осигурява своевременното предаване на документите за архивно съхранение и записването им в съответствие с номенклатурата на делата, която се преразглежда ежегодно.

Начини за организиране на документооборота

Съществуват следните методи за записване на документация:

Хартиен носител означава, че всички финансови и бизнес транзакции се отразяват в документи, които се съставят само на хартиен носител, като се посочват необходимите реквизити и се заверяват с подписите на съставителите. Този метод изисква значителна инвестиция на време и материални ресурси за създаване, циркулация и съхранение на документацията. Съществува и риск от безвъзвратна загуба на документа, ако физическият носител бъде унищожен.

Електронно означава, че всички бизнес процеси се регистрират в документи, които нямат оригинал на хартиен носител, а само в електронен вид. За предоставяне на документи с правна сила се използват електронни цифрови подписи, които предпазват от плагиатство и изкривяване на документацията. Този метод на счетоводство ви позволява да сведете до минимум времето за създаване на документи и да увеличите контрола върху тяхното движение.

Смесен - предполага, че координирането и одобрението на документите се извършва на хартиен носител, а подготовката и предаването между структурни звена или служители се извършва с помощта на компютри. В този случай оригиналният документ на хартиен носител има юридическа сила. Този метод осигурява оптимизиране на графика на документационния поток в предприятието.

Електронен документооборот

Управление на електронни документи (EDF)- единен механизъм за работа с документи, подадени в електронен вид, с прилагане на концепцията за „безхартиено деловодство“.

Основни принципи на електронното управление на документи:

· Единна регистрация на документ, позволяваща еднозначно идентифициране на документа.

· Възможност за паралелно изпълнение на операции, което позволява да се намали времето за движение на документите и да се повиши ефективността на тяхното изпълнение.

· Непрекъснатост на движението на документа, позволяваща да се идентифицира лицето, отговорно за изпълнението на документа (задачата) във всеки момент от живота на документа (процеса).

· Единна (или координирана разпределена) база данни с документна информация, която елиминира възможността за дублиране на документи.

· Ефективно организирана система за търсене на документи, която ви позволява да намерите документ с минимална информация за него.

· Разработена система за отчитане на различни статуси и атрибути на документи, която ви позволява да контролирате движението на документи през процесите на документооборота и да вземате управленски решения въз основа на данни от отчети.

Управлението широко използва електронни средства за създаване и обработка на документи, поради което документооборотът се разглежда като неразделна част от информационната поддръжка на управлението и включва движението на информационните потоци на организацията - тяхното получаване, обработка, обработка, използване.

Ако доскоро в бизнес литературата беше обичайно да се разделят традиционният и електронният документооборот един от друг, сега говорим за появата на нов, модерен тип документооборот, съчетаващ най-добрите качества на традиционната офис работа със съвременни технологии за създаване , обработка и предаване на документи до местоназначението им.

Понастоящем в руската офис работа все още има комбинация от двата вида документооборот с известно преобладаване на електронни в големите административни и индустриални центрове.

Традиционното управление на документи запазва позициите си в някои специфични области на офис работата, по-специално, когато говорим за поверителни документи (ограничени документи).

Така че съвременният документооборот на организацията трябва да се разглежда като смесен документооборот, основан на приоритетното използване на електронни технологии за работа с документи.

Последното означава, че документите по правило се създават с помощта на съвременни технологични средства (офис оборудване, материали и др.), И тяхното предаване, обработка и съхранение се извършват както в електронен, така и в „хартиен“ вид.

Съвременният документооборот на една организация се формира в резултат на организираното „сливане“ на три независими информационни потока, по които „пътуват“ вътрешни документи, входящи документи и изходящи документи.

Външният информационен поток осигурява движението на входящи и изходящи документи, а вътрешният информационен поток осигурява движението на документи в рамките на предприятието.

ДО вътрешни документиОбичайно е документите, разработени от служители, да се класифицират въз основа на задачите и нуждите на организацията (нейните структурни подразделения) и в съответствие с вътрешните правила за разработване на документи. С други думи, това са документи, генерирани в резултат на вътрешната дейност на предприятието.

Общата организация на работа с вътрешни документи на организацията е следната:

Входящи документи- Това са документи, получени в организацията отвън по различни комуникационни канали.

Общата организация на работа с входящи документи на организацията е следната:

Изходящи документи- това са документи, разработени в рамките на организацията и изпратени извън нея за указания на по-нискостоящи управленски органи (подчинени длъжностни лица, институции и организации) или в изпълнение на писмени инструкции (ръководни документи) на висшия орган (висши ръководители).

Общата организация на работа с изходящи документи на организацията е следната:

Системи за електронен документооборот

СЪСетема за управление на електронни документи (EDMS) английски. EDMS (системи за управление на електронни документи) и EMC (управление на корпоративно съдържание)е система за автоматизиране на работата с информационни документи през целия им жизнен цикъл (създаване, промяна, съхранение, търсене, класификация и др.), както и процесите на взаимодействие между служителите. В този случай под документи се разбират преди всичко неструктурирани електронни документи (Word, Excel файлове и др.). По правило EDMS включва електронен архив на документи и система за автоматизиране на бизнес процесите и поддържане на функционалността на офисната работа.

В момента има огромен брой електронни системи за управление на документи. В този случай е необходимо да се прави разлика между понятията „документооборот“ и „офис работа“. Офис мениджмънт е термин, използван в офис практиката за обозначаване на формален набор от правила за работа с документи. Има системи за управление на документи, които могат да бъдат конфигурирани да отговарят на необходимите правила за работен процес. Но има системи, които първоначално са имали за цел да поддържат точно тези правила и в този смисъл нямат достатъчно общи функции, за да бъдат наречени системи за управление на документи.

Всяка система за работен процес може да съдържа елементи от всяка от следните категории, но повечето имат специфичен фокус в една област, свързана предимно с позиционирането на продукта.

Класификация на системите за управление на електронни документи:

1. Универсална „опакована“ EDMS:

o стандартен набор от функции;

o невъзможността за пълно задоволяване на нуждите на определена организация;

o ниски времеви разходи за покупка и монтаж;

o относително ниска цена;

o необходимостта от закупуване на лиценз за всяка инсталирана работна станция.

2. Индивидуално разработен EDMS:

o най-персонализираната система;

o големи времеви разходи;

o високи разходи за разработка;

o свързани разходи: разходи за обучение на служители, закупуване на ново оборудване и софтуер.

3. Комбиниран EDMS:

o основна платформа, за която са разработени необходимите допълнителни модули;

o пълно съответствие с нуждите на предприятието;

o ниски времеви разходи за разработване и внедряване;

o цената включва: цената на базовата платформа и стойността на отделните модификации в зависимост от сложността на поръчката;

o прехвърляне на права върху продукта на клиента;

o лекота на изучаване и използване;

o пълна русификация;

o удобен за потребителя интерфейс;

o взаимодействие със съществуващи офис приложения.

В съответствие с броя на изпълняваните функции, EDMS се разделят на:

· Системи с развити средства за съхранение и извличане на информация (електронни архиви-EA). Електронният архив е специален случай на система за управление на документи, фокусирана върху ефективно съхранение и извличане на информация. Някои системи се открояват особено поради разработените инструменти за пълнотекстово търсене: размито търсене, семантично търсене и др., Други - поради ефективната организация на съхранението: HSM, поддръжка на широка гама оборудване за съхранение на информация и др.

· Системи с усъвършенствани инструменти за работен процес (WF).. Тези системи са предназначени основно да осигурят движението на определени обекти по предварително определени маршрути (т.нар. „твърдо маршрутизиране“). На всеки етап обектът може да се промени, така че се нарича общата дума „работа“. Системите от този тип се наричат ​​​​системи за работни процеси - „работен поток“ (за съжаление няма точен еквивалент на този термин на руски език). Документите могат да бъдат свързани с работни места, но документите не са основният обект на тези системи. С помощта на такива системи е възможно да се организират определени работи, за които всички етапи са известни предварително и могат да бъдат предписани.

· Системи, фокусирани върху подпомагане на организационното управление и натрупване на знания. Това са "хибридни" системи, които обикновено комбинират елементи от предишните две. В този случай основна концепция в системата може да бъде както самият документ, така и задачата, която трябва да бъде изпълнена. За да управлявате организация, имате нужда както от „твърдо“, така и от „свободно“ маршрутизиране, когато маршрутът на документ се задава от мениджъра („описва“ входящия документ), така че и двете технологии под една или друга форма могат да присъстват в такива системи. Тези системи се използват активно в държавни управленски структури, в офиси големи компании, които се отличават с развита йерархия, имат определени правила и процедури за движение на документи. В същото време служителите колективно създават документи, подготвят и вземат решения, изпълняват или контролират тяхното изпълнение.

При внедряването на такива системи в големи предприятия е важно да се определи дали системата осигурява възможност за ефективно администриране, обработка на големи обеми информация, интеграция с автоматизирани системи за управление на производството, мащабируемост, поетапно внедряване, като се вземе предвид териториалното разпределение, сложна организационна структура , ролеви достъп и др.

· Системи, фокусирани върху подпомагане на сътрудничеството. Това е нова тенденция в областта на системите за управление на документи, свързана с разбирането на променливостта на пазарните условия модерен святи с необходимостта да има “само необходимото” за бързо придвижване, без излишен, много полезен, но тежък баласт. Такива системи, за разлика от предишните, не включват концепцията за йерархия в организацията и не се интересуват от формализиране на работния поток. Тяхната задача е да гарантират, че хората в организацията работят заедно, дори ако са географски разделени, и да запазят резултатите от тази работа. Обикновено се реализира в концепцията за "портали". Те предоставят услуги за съхранение и публикуване на документи в интранет, търсене на информация, обсъждане и уговаряне на срещи (реални и виртуални). Такива системи намират клиенти сред бързо развиващи се търговски компании, работни групи в големи фирми и държавни агенции.

· Системи с разработени допълнителни услуги.Например услуга за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM - Customer Relation Management), управление на проекти, фактуриране, електронна поща и др. (Имайте предвид, че по отношение на сложността на функциите системата за управление на документи и например услугата CRM може да имат различни пропорции в зависимост от организацията, но в контекста на тази статия CRM функционалността не е задължителна).

Стандартни изисквания за EDMS

Ако следваме буквата на стандарта за изготвяне на технически спецификации, изискванията, които един типичен потребител може да представи към типична система за електронно управление на документи, могат да бъдат описани по следния начин.

Системата за управление на електронни документи трябва:

· осигуряване на сигурно съхранение на документите и техните описания;

· осигуряване на жизнения цикъл на документа (създаване, съхранение на версии, публикуване, блокиране на достъпа до иззет документ, предаване на документ за съхранение в архив);

· позволяват на потребителя да задава различни видове документи, да създава и редактира карти за тях;

· поддържа йерархия от категории за ефективно търсене на документи;

· търсене на документи по информация от картата, както и по пълния текст;

· осигуряване на разделяне на достъпа до документи на ниво отделни потребители, на базата на ролеви принципи и въз основа на йерархичната структура на организацията;

· поддръжка на HSM технология;

· регистрирайте всички събития, свързани с работата на потребителите и самата система; необходимо е да имате разработени инструменти за администриране;

· поддържа отдалечен достъп до информация.

Разширените системи трябва да поддържат:

· клъстерни технологии за осигуряване на непрекъсната работа;

· географски разпределени организации;

· криптиращи алгоритми за съхранение и предаване на данни;

· цифров подпис.

Архитектурни изисквания:

· наличие на специален сървър за приложения;

· наличие на тънък клиент; поддръжка за достъп до документи чрез браузър.

· мултиплатформа за осигуряване на мащабируемост;

Изисквания за отвореност и интеграция с други системи:

· интеграция с инструменти за въвеждане на поточни документи;

· интеграция с офис приложения;

· интеграция с имейл;

· наличие на разработен софтуерен интерфейс (API);

· интеграция със стандартни справочни услуги (например LDAP) за поддържане и синхронизиране на списъка на системните потребители;

· възможност за адаптиране на потребителския интерфейс към конкретни задачи;

· възможност за допълване на системата със собствени специализирани компоненти;

Ако се използва външна база данни за съхраняване на атрибути на документа, е необходимо да има подробно описание на структурата на данните и инструментите за работа с различни СУБД.

Създаване на компоненти на система за електронен документооборот

Компонентната архитектура на системата за електронен документооборот е представена на фигура 1. Основните елементи на архитектурата са:

Клиентска работна станция - компоненти на потребителския интерфейс и контроли. Приложен сървър - сървърни компоненти за изпълнение на бизнес логиката на системата. Сървър на база данни - компоненти за съхранение и достъп до данни.

Компонентите на системата за електронно управление на документи взаимодействат с други системи чрез софтуерния интерфейс EDMS, от своя страна други системи взаимодействат със системата за електронно управление на документи чрез софтуерния интерфейс EDMS.

Фигура 1. Компонентна архитектура на електронна система за управление на документи

Тази глава разгледа основните понятия, видове и методи за организиране на документооборота, както и електронния документооборот, класификация и принципи. Обща информацияотносно системите за управление на електронни документи, класификация и изисквания. Сега преминаваме към прегледа и избора на електронни системи за управление на документи.

2. Прегледключелектронни системидокументооборот

В момента руският пазар предлага доста широк избор от EDMS, които могат да отговорят на изискванията и задачите за автоматизиране на управленските дейности на организацията, но имат различни софтуерни изисквания. Следва преглед на някои автоматизирани системи. Тези системи не са избрани случайно, а въз основа на проучване на DSS Consulting, който публикува аналитичен доклад за развитието на руския пазар за EDMS и ECM системи през 2010 г.

Разпределение на индустрията по брой внедрявания

Този раздел ще разгледа индустриалното разпределение на проекти за внедряване на масово произвеждани EDMS/ECM продукти в Русия през 2009-2010 г.

Диаграма 1. Разпределение на внедряването на масово произвеждани EDMS/ECM продукти по индустрия в Русия въз основа на резултатите от 2010 г.

В края на 2010 г. най-много проекти за внедряване на масово произвеждани EDMS/ECM продукти са регистрирани в публичния сектор – 28% от внедренията.

Второто място по броя на успешно завършените проекти за изпълнение се заема от финансовия сектор на икономиката, чийто ръст в дела на изпълнението възлиза на (1%), достигайки (9%) в края на 2010 г.

В допълнение, масово произвежданите EDMS/ECM продукти са търсени от предприятия в нефтената и газовата и химическата промишленост (8% от внедряванията), строителството (7%) и в областта на науката и образованието (7%). Трябва да се отбележи, че статистиката на внедряванията в научен и образователен сегмент също включва проекти за образователна реализация.

Диаграма 2. Разпределение на внедряването на масово произвеждани EDMS/ECM продукти в Русия въз основа на резултатите от 2010 г.

От диаграмата следва, че по отношение на броя на внедряванията в Русия Directum EDMS заема (25% от пазара), DocsVision (15% от пазара), 1C-Document Management 8 (9% от пазара) и други EDMS (51% от пазара) .

По този начин, като вземем предвид всички горни диаграми, ние избираме най-популярните EDMS:

1. “Directum”, Directum;

2. „DocsVision“, DocsVision;

3. “1C: Документен поток 8”, 1C;

Преглед на стандартни EDMS решения

ДИРЕКТНО

Directum е електронна система за управление на документи и взаимодействие, насочена към повишаване на ефективността на всички служители на организацията в различни области на тяхната съвместна дейност.

Кратко описание на системата

Системата DIRECTUM е пълноценна ECM система и поддържа пълния жизнен цикъл на управление на документи, докато традиционната „хартиена“ офис работа се вписва безпроблемно в електронния документооборот. DIRECTUM осигурява ефективна организация и контрол на бизнес процесите, базирани на технологията Workflow: одобрение на документи, обработка на сложни поръчки, подготовка и провеждане на срещи, поддръжка на цикъла на продажби и други процеси на взаимодействие.

Проблеми за решаване

В резултат на внедряването на система за електронен документооборот се решават следните задачи:

· работата с документи и тяхното одобрение в организацията се извършва само в електронен вид с помощта на електронен цифров подпис;

· висшето ръководство работи с документи от системата;

· контролът на изпълнителската дисциплина се осъществява въз основа на системни данни;

· в системата работят всички структурни звена, включително обикновените служители;

· създадено е единно хранилище на електронни документи и корпоративни знания, с което работят всички служители в съответствие с правомощията си.

Основната функционалност на системата се определя от следните възможности:

· Наличие на инструмент, който опростява идентифицирането и търсенето на хартиени документи. Наличие на механизъм за бизнес-ориентиран работен процес и стандартен редактор на диаграма на маршрута, който ви позволява да моделирате сложни бизнес маршрути.

· Възможност за създаване и управление на хранилища на документи с практически неограничен обем в една система за различни видове съдържание през целия жизнен цикъл на документа.

· Разширена функционалност на системата благодарение на наличието на модулите за управление на срещи, управление на договори и управление на взаимоотношенията с клиенти.

· Разширено прилагане на механизма за електронен цифров подпис (EDS) за преход към електронно управление на документи, включително използването на инструменти за криптографска защита, сертифицирани в Руската федерация.

· Универсален интеграционен механизъм, който опростява работата на SAP, 1C и други ERP системи в DIRECTUM.

· Възможност за организиране на географски разпределена работа в офлайн режим с поддръжка на йерархична сървърна структура.

· Наличие на два начина за работа на потребителите със системата: чрез настолен клиент и чрез уеб клиент (чрез уеб браузър)

· Възможност за организиране на обмен на електронни документи с цифрови подписи между различни организации, дори ако те използват различни системи за управление на документи или изобщо не ги използват.

· Висока скалируемост на системата, осигуряваща работата на хиляди потребители и съхранение на милиони различни документи.

· Наличие на разработени инструменти (IS-Builder), което ви позволява бързо да адаптирате системата, да я интегрирате с други системи, както и да я модифицирате сами, като вземете предвид развитието на организацията.

· Съответствие с руските стандарти и норми за деловодство и управление (GSDOU).

Архитектура на системата

Състав на системата:

· Електронен документооборот. Създаване и съхранение на различни неструктурирани документи (Microsoft Word текстове, Microsoft Excel таблици, Microsoft Visio чертежи, CorelDraw, видео и др.); поддръжка на версии на документи и цифрови подписи; структуриране на документи в папки; предоставяне на права за достъп до документи; история на работа с документи; пълнотекстово и атрибутно търсене на документи.

· Управление на бизнес процеси. Поддръжка на процесите на одобрение и обработка на документи на всички етапи от жизнения им цикъл (docflow); издаване на електронни задачи и контрол на тяхното изпълнение; взаимодействие между служителите по време на бизнес процеси; поддръжка за безплатни и твърди маршрути (работен процес).

· Управление на договори. Организиране на процеса на одобрение и регистрация на договори и свързаните с тях документи, както и оперативна работа с тях (търсене, анализ, редакция и др.).

· Управление на срещи. Организация на подготовката и провеждането на срещи (съгласуване на място и време, състав на участниците, дневен ред); генериране и разпространение на протокола; наблюдение на изпълнението на решенията на събранието.

· Офис. Регистриране на документи на хартиен носител съгласно изискванията на ДБУ; поддържане на списък със случаи с гъвкави правила за номериране; разпространение и контрол на местоположението на хартиени документи; организиране на обмен на електронни документи с цифрови подписи с други организации.

· Управление на взаимодействието с клиентите. Поддържане на единна база данни за организации и лица за контакт; поддържане на история на срещи, разговори и кореспонденция с клиенти; поддръжка на процеса на продажба в съответствие с регламентирани етапи; планиране на маркетингови дейности; анализ на ефективността на продажбите и маркетинговите влияния.

Фигура 2. Модулен състав на DIRECTUM EDMS

Възможностите на системата DIRECTUM са значително разширени благодарение на следните компоненти:

· Предметно-специфичен инструмент за разработка IS-Builder. Модифициране и разработване на нови електронни документни карти, указатели, отчети, блокове стандартни маршрути; вграден език за програмиране ISBL; интеграция с други системи.

· Услуги за съхранение на файлове (DIRECTUM Storage Services). Управление на съхранението на големи количества данни в една система; архивно съхранение на документи; работа с медийни данни; настройка на политики за съхранение, които гарантират автоматично движение на данни между съоръженията за съхранение.

· Сървър за уеб достъп. Работа с електронни документи, задачи, задания през уеб браузър.

· Разширения за SharePoint. Набор от готови уеб части и механизми за интеграция, които осигуряват достъп до DIRECTUM данни от портал, базиран на Microsoft SharePoint.

· Сървър за репликация. Създаване на географски разпределени системи, които обменят данни офлайн; йерархична система от вторични сървъри; персонализиран състав на репликирани данни.

· DIRECTUM OverDoc. Преглед, редактиране и подписване на документи с електронен подпис извън системата DIRECTUM за обмен между различни организации; разпространява безплатно.

· Технология за бърза идентификация на документи DIRECTUM RapID. Баркод базирано маркиране и търсене на документи, осигуряващо бърз достъп до електронен документ от хартиеното му копие.

· Услуги за въвеждане на документи (DIRECTUM Capture Services). Групово въвеждане на документи в DIRECTUM от различни източници (скенери, мултифункционални устройства, файлова система, факсове, имейл и др.).

· Услуги за трансформиране на документи (DIRECTUM Transformation Services). Конвертиране на документи в други формати, извличане на полезна информация от документи.

· Набор от инструменти за интеграция (DIRECTUM Integration Toolset). Лесна интеграция с ERP системи: двупосочна синхронизация на директории, включване на системни обекти в работния процес, генериране на документи и достъп до тях от ERP системата.

Предимства на системата

Ефектът от внедряването на DIRECTUM е осъзнаване на ползите, които осигурява внедряването на управление на документи:

· Прозрачност на бизнес процесите. Системата DIRECTUM предоставя възможност за проследяване на етапите на бизнес процесите, което прави всички дейности в организацията абсолютно прозрачни и контролируеми. Освен това механизмът на работния процес включва всички необходими инструменти за настройка на процеси с всякаква сложност.

· Премахване на неоторизиран достъп. Изтичането на поверителна информация може да доведе до милиони загуби за една организация.

· Повишаване на изпълнителската дисциплина. Според статистиката 20% от получените задачи не са изпълнени от отговорните за тях служители. Осигурявайки пълен контрол на всички етапи от работата на ръководството, системата DIRECTUM влияе пряко върху изпълнителската дисциплина на служителите.

· Съответствие със стандартите ISO-9000. Създаването на управление на качеството в момента се превърна в една от приоритетните задачи, решавани от руските компании. Разработена в съответствие с изискванията на ISO 9001, Системата за управление на качеството (QMS) се превръща в концептуална основа за подобряване на системата за управление на организацията. Едно от изискванията за СУК е прозрачен документооборот и информационно взаимодействие. Предимства от използването на DIRECTUM при настройка на QMS: осигуряване на стриктно съответствие с разделите на стандарта ISO 9001:2000 за управление на документи и записи; подкрепа за прилагане на разпоредби от служителите в рамките на описаните бизнес процеси; осигуряване на средства за управленски контрол върху функционирането на СУК.

· Намаляване на времето, прекарано от мениджъри и служители. Използването на системата DIRECTUM намалява времето, изразходвано за почти всички рутинни операции с документи (създаване, търсене, одобрение и др.

· Лекота на иновациите и ученето. Благодарение на системата за уведомяване, изградена върху системата DIRECTUM: новите правила за работа се съобщават бързо на всички служители; маршрутите и шаблоните на документи могат лесно да се променят, след което служителите автоматично започват да работят по нов начин.

· С пускането в експлоатация на системата DIRECTUM се формира корпоративната база от знания на организацията, което от своя страна ни позволява да намалим времето, отделено за обучение на нови служители.

· Развитие на корпоративната култура. Процесът на въвеждане на електронен документооборот създава и поддържа корпоративна култура.

· Съсредоточете се върху подобряването на цялостната ефективност на работата. Разширено управление на съдържанието с пълна поддръжка на жизнения цикъл, въвеждане на документи от различни източници, конвертиране и съхранение на документи в различни формати.

DocsVision

Платформата DocsVision е в основата на електронния документооборот - създаване на система за управление на документи и бизнес процеси и включва само основните елементи, предназначени за съхранение на информация, достъп до нея, както и предоставяне на потребителя на познат и удобен интерфейс.

Кратко описание на системата

Основните процеси, автоматизирани с помощта на DocsVision EDMS, са регистрация на входящи/изходящи документи и протоколи от срещи; изготвяне, съгласуване и изпълнение на вътрешна административна документация; контрол върху изпълнението на поръчките.

Платформата се състои от клиентска и сървърна част. Компонентите на сървъра ви позволяват да създавате всички необходими структури за съхранение на данни (карти на сметки и файлове с електронни документи) и също така да поддържате тяхната цялост в бъдеще, гарантирайки, че клиентът получава, актуализира и изтрива данни в съответствие с правата за достъп. Клиентските компоненти предоставят интерфейс за крайния потребител за работа с информацията, съдържаща се в базата данни, включително търсене, преглеждане и модифициране.

Основният клиентски компонент на платформата DocsVision е Navigator (работи като приложение в средата на Microsoft Internet Explorer), който осигурява достъп до всички обекти на DocsVision:

· преглед на дървото на папките и картите, разположени в папки;

· преглед на съдържанието на карти и групирането им по определени критерии;

· търсене на карти по зададени критерии;

· създаване на нови и редактиране на съществуващи документи.

За яснота и удобство при работа с електронни документи, картите са групирани в папки, подобно на папките Explorer, осигуряващи логично и подредено съхранение на документите в съответствие с правилата, установени в организацията. Формулярите за регистрация на документи - карти за документи - могат да се различават във всяка отделна организация и да се разработват самостоятелно от нея, поради което не са част от платформата DocsVision, а са част от вграденото приложение DocsVision „Управление на офиси“.

Проблеми за решаване

DocsVision осигурява интегрирането на всички създадени на базата на платформата приложения в единно пространство за управление на документи и процеси в организацията.

Основни характеристики на DocsVision:

· Автоматизация на управлението на предприятието.

· Подкрепа на процесния подход при организиране на управлението.

· Автоматизация на системите за управление на качеството.

· Автоматизиране на процесите на одобрение на документи и одобрение.

· Инструменти за наблюдение на изпълнението на документи и задачи.

· Маршрутизиране и доставка на документи до потребителските работни станции.

· Управление на процесите по обработка на документи.

· Организиране на взаимодействие с контрагенти и клиенти.

· Офис автоматизация.

· Създаване на електронен архив на документи.

Архитектура на системата

Архитектурата на платформата DocsVision е базирана на технологии, които предоставят възможност за внедряване на мащабируеми решения. Акцентът на архитектурните решения на DocsVision е интегрирането на решения, базирани на DocsVision, мащабируемостта на системата, способността за интегриране в инфраструктурата на информационната система на организацията, гъвкавостта, разширяемостта на системата и възможността за създаване на разпределени решения.

Фигура 3. Архитектура на системата DocsVision

DocsVision е базирана на модулен принцип – системата включва следните компоненти:

· Модули на ядрото, които реализират основни системни услуги.

· Системни модули, които предоставят инструменти за управление на системата и достъп до основните системни обекти.

· Шлюзовете са модули за интегриране на система за управление на бизнес процеси с външни системи, позволяващи еднакво обработване на събития и обекти във външната система.

· Приложните модули, които идват със системата, формират нейната функционалност от гледна точка на крайния потребител. Комплектът от приложни модули включва карти с документи и справочници, които ще се използват от всички, които работят в системата.

· Сървърът DocsVision е изграден на базата на MS SQL Server и MS IIS Web сървър и се състои от сървър за съхранение и инсталатор.

· Клиентът DocsVision е интегриран в Internet Explorer и се състои от ядрото на системата и набор от карти, управлявани от него.

· Сървърът за маршрутизиране, част от платформата DocsVision, ви позволява да използвате имейл инструменти за изпращане на задачи до изпълнители, автоматично събиране на информация и проследяване на тяхното изпълнение.

Концепцията на системата се основава на идеологията на компонентите, които не са ориентирани към свързване към сървъра, което осигурява максимална скалируемост на системата.

За да изпълни тези изисквания, системата е реализирана в тристепенна архитектура, средната връзка на която е уеб сървърът. Уеб сървърът управлява един от основните компоненти на ядрото, сървърът за съхранение, който осигурява достъп до съхранение на данни и файлове. Сървърът за съхранение е реализиран като компонент без състояние, което позволява решаване на проблема с мащабируемостта на ниво приложение от средно ниво.

Системата ви позволява да работите едновременно с няколко сървъра на бази данни и може също така да осигури балансиране на натоварването за сървърите на приложения на DocsVision, когато се изпълнява под Microsoft AppCenter.

Архитектурата на системата е проектирана да работи в рамките на настоящата инфраструктура на информационната система. DocsVision е проектиран да работи с Microsoft SQL Server като основно хранилище на информация, но може да поддържа и други най-често срещани сървъри за бази данни. Както Microsoft Exchange Server, така и всяка имейл система, която поддържа SMTP протокола, могат да се използват като подсистема за маршрутизиране на документи. Основният сървър на приложения DocsVision изпълнява Microsoft Internet Information Server.

Както Internet Explorer, така и Microsoft Outlook могат да се използват като клиентски приложения. Приложенията DocsVision могат да бъдат вградени в Microsoft Office SharePoint Server с помощта на технологията за уеб част на цифровото табло за управление.

Системата DocsVision е реализирана в отворена архитектура. Всички функции на приложението на DocsVision са достъпни чрез програмни интерфейси, които осигуряват гъвкавостта да се използват компоненти на платформата за създаване на конкретни решения. Има инструменти за вграждане на отделни системни функции в приложения, които вече се използват в компаниите. Системата ви позволява да комбинирате в един комплекс всички приложения, създадени на нейна основа.

Предимства на системата

Всички приложения, създадени с помощта на DocsVision, предоставят следните предимства:

· Унифицирани механизми за съхранение и представяне на информация.

· Единни механизми за разграничаване на правата за достъп до електронни документи и действия с тях.

· Общи средства за навигация и достъп до данни и организация на работното пространство на потребителя.

· Обща структура на справочниците.

· Общи инструменти за търсене и извличане на знания.

· Унифицирано управление и маршрутизиране на жизнения цикъл на приложението.

· Единна инфраструктура за управление и администриране на приложения.

· Инструменти за разработка (конфигуриране) на унифицирана инфраструктура.

· Единен обектен модел за всички системни приложения и наличие на общ набор от компоненти, използвани за интегриране в клиентски приложения.

Първоначалната и пълна WEB съвместимост на системата, по-специално нейните инструменти за управление, ви позволява да използвате приложения DocsVision от всяка точка на световната мрежа; наличието на офлайн инструменти за маршрутизиране на документи ви позволява да се свързвате, за да работите с потребителите на системата, с които взаимодействате в офиса на фирмата само по имейл.

DocsVision ще ви позволи да работите със следните обекти:

· Електронни документи, съдържащи голямо количество данни.

· Големи количества документи, съхранявани на сървъра.

· Голям брой едновременни потребителски сесии.

1C: Документооборот

„1C: Документен поток 8“ няма специфика на индустрията и може да се използва ефективно както в публичния сектор, така и в търговски предприятия, независимо дали е разпределена холдингова структура с голям брой потребители или малко предприятие. Тъй като е универсална, програмата може лесно да се персонализира и адаптира към спецификата на конкретна организация. Програмният продукт "1С: Документопоток 8", разработен върху новата технологична платформа "1С: Предприятие 8.2", е наследник на софтуерния продукт "1С: Архив 3", който е използван в стотици организации, предприятия и институции повече от 10 години и е предназначен за автоматизация на документооборота.

Кратко описание на системата:

"1C: Документен поток 8" ви позволява да реализирате следните възможности:

· рационализиране на работата на служителите с документи, премахване на възможността за загуба на версии или пресичане на фрагменти при едновременна работа;

· намаляване на времето за търсене на необходимата информация и общото време за колективна обработка на документи;

· подобряване на качеството на готовия материал (проекти, документация и др.)

Програмата работи на платформата 1C: Enterprise 8 и осигурява следните операции:

· съхранение на всякакви документи;

· ограничаване на правата за достъп до документи;

· колективна работа с документи;

· съхранение и контрол на версиите;

· издаване и контрол на поръчки;

· отчетност;

· работа със системата през уеб браузър.

Проблеми за разрешаване:

Системата ви позволява да работите с документи от всякакъв тип. За да преглеждате или редактирате документи, използвате приложения, инсталирани на вашия локален компютър. Текстовите документи се редактират директно в 1C: Enterprise без извикване на външни приложения:

· Структура на раздела. Всички документи се съхраняват в структура на дялове, като се вземат предвид правата за достъп.

· Права за достъп. Възможност за задаване на различни нива на достъп за потребители и потребителски групи до секции, документи и поръчки.

· Автоматично съхранение на версиите. Когато редактираните документи се проверяват обратно в хранилището на документи, автоматично се създава нова версия, посочваща автора, датата и часа на създаване. Директно от картата на документа можете да видите списъка с версии, да изтриете ненужните версии или да промените активната (текущата) версия.

· Пълнотекстово търсене. Предоставя се пълнотекстово търсене на данни (документи, раздели, прегледи, инструкции) във всички полета, включително съдържанието на документите.

· Преглед на документи. Потребителите могат да преглеждат документи, с опционална възможност да преглеждат от името на някой друг. Списъкът с прегледи може да се види директно от картата на документа.

· Работен плот. По-голямата част от работата може да се извърши директно на работния плот, който показва списък с документи, които потребителят редактира, списък с неизпълнени задачи и предоставя възможност за бързо търсене на документи по съдържание.

· Допълнителни свойства. На документи, поръчки и бизнес процеси могат да се присвояват допълнителни свойства, които не са предвидени в картата. Например, за документ можете да добавите такива допълнителни свойства като „важност на документа“, „тагове“, „кореспондент“, „място за съхранение“ и др.

· Издаване на инструкции. Възможно е издаване на инструкции със следния набор от характеристики (връзки към документи или други инструкции могат да бъдат приложени към поръчката):

o текст на поръчката;

o описание;

o изпълнител;

o контролен период.

· Бизнес процеси. За автоматизиране на колективната работа с документи са осигурени следните бизнес процеси (един или повече документи могат да бъдат прикачени към всеки от тези бизнес процеси; поддържа се базирано на роли маршрутизиране, което ви позволява да възлагате задачи не само на конкретни служители, но и на роли и потребителски групи)

o Поръчка с контрол - след като поръчката е изпълнена, тя отива при контрольора, който решава дали да я счита за изпълнена или да я върне за доработка.

o Одобрение - документите, приложени към такъв бизнес процес, се изпращат за одобрение на посочените респонденти (потребители) и след това се връщат на автора на този бизнес процес за преглед на резултатите от одобрението.

o Обхождане - използвайки този бизнес процес, можете да организирате последователно обхождане на потребители през списъка. В този случай за всеки потребител можете да посочите собствена поръчка и срок.

„1C: Документооборот 8“ цялостно решава проблемите на автоматизирането на отчитането на документи, взаимодействието на служителите, контрола и анализа на дисциплината на изпълнение:

централизирано защитено съхранение на документи,

· бърз достъп до документи, като се вземат предвид правата на потребителя,

· регистрация на входящи и изходящи документи,

· преглед и редактиране на документи,

· контрол на версията на документа,

· пълнотекстово търсене на документи по тяхното съдържание,

· работа с документи от всякакъв тип: офис документи, текстове, изображения, аудио и видео файлове, документи за дизайн на системи, архиви, приложения и др.,

· колективна работа на потребителите с възможност за координиране, одобряване и контрол на изпълнението на документите,

· маршрутизиране на документи, персонализирано за всеки тип документ поотделно,

· автоматизирано зареждане на документи от имейл и скенер,

· отчитане и контрол на работното време на служителите.

Документите се записват по видове документи в съответствие с наредбите за документооборота на предприятието. Принципите на осчетоводяване на входящи, изходящи и вътрешни документи, заложени в програмата, са напълно съобразени с действащите стандарти и разпоредби:

ГОСТ Р 6.30-2003,

ГОСТ Р 51141-98,

· Федерален закон на Руската федерация от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защита на информацията»,

· Изисквания на GSDOU,

· Стандартни инструкции за работа във федералните изпълнителни органи.

Архитектура на системата:

"1C: Документооборот 8" поддържа многопотребителска работа в локална мрежа или през Интернет, включително чрез уеб браузъри. Логическата структура на "1C: Документооборот 8" е представена на следващите фигури.

Фигура 4. Модулен състав на EDMS „1C: Документен поток 8“

Фигура 5. Функционални блокове на EDMS „1C: Документен поток 8“

Схемата за внедряване на системата и организиране на управление на електронни документи е показана на следващата фигура.

Фигура 6. Схема на внедряване на EDMS „1C: Документен поток 8“

Предимства на системата

"1C: Document Flow 8" е разработен на технологичната платформа "1C: Enterprise 8.2", която осигурява висока гъвкавост, възможност за персонализиране, мащабируемост, производителност и ергономичност на приложните решения, поддържа работа в режим на тънък и уеб клиент, работа на потребителите през Интернет , включително и чрез нискоскоростни комуникационни канали.

Платформата 1C: Enterprise 8 поддържа работа във файлов режим, както и с различни СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сървърът 1C: Enterprise 8 може да работи както в среда на Microsoft Windows, така и в среда на Linux. По време на внедряването това осигурява възможност за избор на архитектура, върху която ще работи системата, и възможност за използване на софтуер с отворен код за работа със сървъра и базата данни.

Конфигурацията е насочена както към търговски предприятия, така и към бюджетни институции:

· Офис работа,

· Документооборот,

· Взаимодействие,

· Търсене на данни.

Конфигурацията е универсална и лесно може да се конфигурира и адаптира към спецификата на конкретно търговско предприятие или бюджетна институция.

Сравнение и избор на EDMS

Целта на този преглед е да ви подготви за вземане на решение при избора на оптималния EDMS за колеж. Прегледът на характеристиките на всички EDMS на пазара ви позволява да определите критериите за избор на EDMS за решаване на конкретни проблеми и да изберете решение въз основа на систематичен подход.

За сравнение бяха избрани най-често срещаните EDMS в Русия:

· 1C: Документооборот 8 KORP

Представените в обзора системи са сравнени по избрани параметри, обединени в шест критерия. Струва си да се отбележи, че за всички системи, представени в прегледа, има доста практика за внедряване.

Сравнението на EDS в прегледа се извършва по следните критерии:

1. Използвани технологии

2. Лицензионна политика и ценообразуване

3. Функционалност

4. Права на достъп и информационна сигурност

5. Поддръжка

6. Обучение

Критерий 1.Използвани технологии

Таблица 1. Сравнение на използваните технологии

Елементи за сравнение	1C: додокументооборот	DocsVision	Directum
Сървърна операционна система	Windows (XP, Vista, 7), Linux	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Windows Server (2000, 2003, 2008)
Клиентска операционна система	крос-платформа	Windows (XP, Vista, 7)	Windows (XP, Vista, 7)
Използван сървър за база данни	MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Възможен файлов режим на работа (без сървър на база данни)
Инструменти за работа на мобилни устройства			(Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)
Опции за интеграция		1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory
Демо версия/демо достъп	демо достъп	демо версия
	Има тънък клиент на Internet Explorer	Има тънък клиент на Internet Explorer. Уеб сървърът е включен в платформата	Да, с помощта на допълнителния уеб сървър модул
Технология за сканиране	Всеки хартиен документ може да бъде сканиран и зареден в информационната база данни от всеки тип скенер, който поддържа технологията TWAIN (стандартен протокол и интерфейс, който определя взаимодействието между програми и устройства за заснемане на изображения)	За разпознаване на текст при въвеждане на хартиени документи в системата DocsVision е реализирана интеграция със системата ABBY FineReader Scripting Edition. Пакетът не е включен в основния лицензен комплект	Услуги за улавяне и преобразуване (DCTS) - набор от услуги, които улесняват груповото въвеждане на документи в Directum от външни източници (скенери, многофункционални устройства, изпращачи, папки на файловата система, факсове, пощенски сървъри и т.н.) и тяхното по-нататъшно преобразуване в различни формати. Лицензът за “Услуга за въвеждане на документи” се закупува отделно за всеки сървър

Струва си да се отбележи променливостта на сървърните операционни системи и сървърите на бази данни 1C: Document Management в сравнение с неговите конкуренти. Можете също да посочите разликата между компаниите в политиката за предоставяне на демо версия/демо достъп на потенциални потребители. Основното, което си струва да се отбележи в самото начало на нашия преглед е, че всички EDMS са изградени на модулен принцип, което ви позволява да добавяте нови функции към EDMS или да развивате функционалността на съществуващите.

Подобни документи

Анализ на електронни системи за документиране на управленската дейност в организация. Основните цели, задачи и функции на електронното управление на документи, неговата правна и нормативна подкрепа. Характеристики на програмите EDMS на руския пазар. Критерии за избора им.

курсова работа, добавена на 29.12.2012 г


Организационна структура на CJSC Atomenergo. Основни принципи на автоматизация на документационната поддръжка за управление. Функции на системите за офис автоматизация и документооборот. Архитектура на системата AtomDoc и структура на електронния документ.

дисертация, добавена на 29.01.2013 г


Анализ на съвременните системи за автоматизация на офиса в организациите и управление на електронни документи, характеристики на тяхната класификация. Проблеми на автоматизацията на електронния документооборот. Предимства от внедряване на система за електронен документооборот.

курсова работа, добавена на 15.01.2013 г


Изучаване на видовете и функциите на документооборота. Организационни и икономически характеристики на организацията Raizhivsoyuz LLC. Анализ на съществуващата система за документооборот. Процесът на въвеждане на електронно управление на документи в управленската структура на дадена организация.

курсова работа, добавена на 23.11.2014 г


Автоматизация на деловодството и документооборота в предприятието. Предимства на системите за електронен документооборот. Предназначение, видове и основни функции на софтуера за управление на електронни документи. Специфика и философия на стандартите ITIL и COBIT.

курсова работа, добавена на 02/05/2016


Софтуерни системи за автоматизация на офиса. Оценка на ефективността на внедряване на системи за електронен документооборот. Анализ на службата за управление на офиси в АО "Технолига". Създаване на система за електронен документооборот на базата на EDMS "BOSS-Referent".

курсова работа, добавена на 04.03.2015 г


Теорията на управлението на документи в управленските дейности. Унификация и стандартизация на документи като основа на електронния документооборот, характеристики на стандартите ISO. Влиянието на системата за управление на документи върху ефективността на бизнеса.

дисертация, добавена на 05.09.2016 г


Понятия за електронен документ. Системи за електронен документооборот. Разглеждане на основните системи за управление на електронни документи, представени на руския пазар. Технологии за регистриране и одобрение на поверителни електронни документи.

курсова работа, добавена на 16.02.2015 г


Модерна система за офис управление. Дейности на териториалната администрация на Федералната агенция за управление на собствеността в Санкт Петербург, проблеми и начини за подобряване на организацията на документооборота. Разработване на автоматизирани системи за управление на електронни записи.

теза, добавена на 29.11.2012 г


Значението на документацията в управленската дейност. Унификация и стандартизация на документи като основа на електронния документооборот. Влиянието на системата за управление на документи върху ефективността на лечебното заведение.

Въведение

За всяка съвременна организация възможностите на съвременните информационни технологии са важни от гледна точка на използването им при управление на документи.

Когато става въпрос за автоматизация на документи, тази област често включва много програми, които не са пряко свързани с решавания проблем - текстови редактори, програми за разпознаване на знаци, системи за електронна поща. Всичко това обаче не е система за електронен документооборот. И предвид настоящата ситуация в света, внедряването на система за управление на документи, която е оптимално подходяща за организацията, е изключително важна задача.

Липсата на оптимално структуриран документооборот и невъзможността за ефективно проследяване на движението и изпълнението на документите води до намаляване на ефективността на работа и увеличаване на грешките.

Решаването на проблема с управлението на документи в съвременните условия ще ни позволи целенасочено да формираме информационните ресурси на организациите, да намалим количеството ръчно въведена информация, което спестява време и гарантира тяхното ефективно функциониране.

Уместност на дипломната работа:Избраната тема е актуална, тъй като е известно, че организацията на работа с документи влияе върху качеството на работа на управленския апарат, организацията и културата на работа на управленските работници. Успехът на управленската дейност като цяло зависи от това колко професионално се поддържа документацията. Както показват съвременните изследвания, 85% от работното време на служителите на организацията се изразходват за подготовка, поддържане, попълване, копиране и предаване на документи.

Правилно организираното управление на случаите намалява времето, необходимо за търсене, повишава точността и актуалността на информацията и елиминира нейната излишност. Нарастването на обемите информация и съответно документи наложи въвеждането на технологии за навременна обработка на документите, а с навлизането на компютрите и на самата информация.

Целта на дипломната работа:Разработване на технически спецификации за внедряване на електронна система за управление на документи в Държавната автономна образователна институция за средно професионално образование в Москва, Колеж по предприемачество № 11, Катедра по управление и информационни технологии.

Цел на дипломната работа:

1)Събиране на информация за различни системи за управление на документи от различни източници (литература, Интернет и др.).

)Извършете сравнителен анализ на тях, анализирайте изискванията към информационната система.

)Избор на системи за електронен документооборот.

)Разработване на технически спецификации.

В първата (теоретична) глава ще бъдат обсъдени понятията и принципите на документооборота. Обсъждат се и системите за управление на електронни документи и тяхната класификация.

Във втора глава (техническа) беше извършен анализ, преглед и избор на съществуващи електронни системи за управление на документи и беше определена най-подходящата за техническите изисквания на Колежа по предприемачество № 11. В трета глава, изчисляване на икономическата ефективност.

1. Принципи на организиране на документооборота на управленските дейности

Концепция за документооборот

Под документооборот на организация обикновено се разбира организираното движение на документи, създадени в процеса на работа от съответните служители.

В съответствие с GOST R 51141-98 - документооборот - движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането. Обхват на работа с документи: приемане, регистрация, разпространение, контрол на изпълнението, създаване на файлове, съхранение и повторно използване на документация, справочна работа.

Видове документооборот

В зависимост от естеството на бизнес операциите на организациите, за които се извършва движението и записването на първични документи, се разграничават следните видове документооборот:

· Управленски.Включва етапите на събиране, анализиране и обобщаване на информация за изготвяне на бързи, достоверни и нагледни управленски доклади, въз основа на които се вземат стратегически решения и се осъществява контрол върху навременното им изпълнение;

· Финансови.Обхваща всички офис работни операции и позволява на организацията да управлява документация (договори, кореспонденция, планови и аналитични отчети, наредби и др.), участващи в бизнес процесите;

· Персонал.Това включва събиране и регистриране на информация, свързана със счетоводството на персонала на организацията: за приемане, преместване, промяна на длъжността и уволнение на служители, отсъствия и дисциплинарни наказания, графици за отпуски, таблици с персонал, длъжностни характеристики и др.

· технически.Координира информационните потоци за подготовка и поддръжка на жизнения цикъл на проектната документация (създаване, изпълнение, съгласуване, одобрение, промени и архивиране);

· Архивни.В процеса на деловодството осигурява своевременното предаване на документите за архивно съхранение и записването им в съответствие с номенклатурата на делата, която се преразглежда ежегодно.

Начини за организиране на документооборота

Съществуват следните методи за записване на документация:

Хартия - означава, че всички финансови и икономически транзакции се отразяват в документи, които се съставят само на хартиен носител, като се посочват необходимите данни и се удостоверяват с подписите на съставителите. Този метод изисква значителна инвестиция на време и материални ресурси за създаване, циркулация и съхранение на документацията. Съществува и риск от безвъзвратна загуба на документа, ако физическият носител бъде унищожен.

Електронен - предполага всички бизнес процеси да се записват в документи, които нямат оригинал на хартиен носител, а само в електронен вид. За предоставяне на документи с правна сила се използват електронни цифрови подписи, които предпазват от плагиатство и изкривяване на документацията. Този метод на счетоводство ви позволява да сведете до минимум времето за създаване на документи и да увеличите контрола върху тяхното движение.

Смесени - предполага, че координирането и одобрението на документите се извършва на хартиен носител, а подготовката и предаването между структурни звена или служители се извършва с помощта на компютри. В този случай оригиналният документ на хартиен носител има юридическа сила. Този метод осигурява оптимизиране на графика на документационния поток в предприятието.

Електронен документооборот

Управление на електронни документи (EDF)- единен механизъм за работа с документи, подадени в електронен вид, с прилагане на концепцията за „безхартиено деловодство“.

Основни принципи на електронното управление на документи:

· Единична регистрация на документ, позволяваща еднозначно идентифициране на документа.

· Възможност за паралелно изпълнение на операции, което позволява да се намали времето за движение на документите и да се повиши ефективността на тяхното изпълнение.

· Непрекъснатост на движението на документа, позволяваща да се идентифицира лицето, отговорно за изпълнението на документа (задачата) във всеки момент от живота на документа (процеса).

· Единна (или координирана разпределена) база данни с информация за документи, която елиминира възможността за дублиране на документи.

· Ефективно организирана система за търсене на документи, която ви позволява да намерите документ с минимална информация за него.

· Разработена система за отчитане на различни статуси и атрибути на документи, която ви позволява да контролирате движението на документи през документооборота и да вземате управленски решения въз основа на данни от отчети.

Управлението широко използва електронни средства за създаване и обработка на документи, поради което документооборотът се разглежда като неразделна част от информационната поддръжка на управлението и включва движението на информационните потоци на организацията - тяхното получаване, обработка, обработка, използване.

Ако доскоро в бизнес литературата беше обичайно да се разделят традиционният и електронният документооборот един от друг, сега говорим за появата на нов, модерен тип документооборот, съчетаващ най-добрите качества на традиционната офис работа със съвременни технологии за създаване , обработка и предаване на документи до местоназначението им.

Понастоящем в руската офис работа все още има комбинация от двата вида документооборот с известно преобладаване на електронни в големите административни и индустриални центрове.

Традиционното управление на документи запазва позициите си в някои специфични области на офис работата, по-специално, когато говорим за поверителни документи (ограничени документи).

Така че съвременният документооборот на организацията трябва да се разглежда като смесен документооборот, основан на приоритетното използване на електронни технологии за работа с документи.

Последното означава, че документите по правило се създават с помощта на съвременни технологични средства (офис оборудване, материали и др.), И тяхното предаване, обработка и съхранение се извършват както в електронен, така и в „хартиен“ вид.

Съвременният документооборот на една организация се формира в резултат на организираното „сливане“ на три независими информационни потока, по които „пътуват“ вътрешни документи, входящи документи и изходящи документи.

Външният информационен поток осигурява движението на входящи и изходящи документи, а вътрешният информационен поток осигурява движението на документи в рамките на предприятието.

ДО вътрешни документиОбичайно е документите, разработени от служители, да се класифицират въз основа на задачите и нуждите на организацията (нейните структурни подразделения) и в съответствие с вътрешните правила за разработване на документи. С други думи, това са документи, генерирани в резултат на вътрешната дейност на предприятието.

Общата организация на работа с вътрешни документи на организацията е следната:

Входящи документи- Това са документи, получени в организацията отвън по различни комуникационни канали.

Общата организация на работа с входящи документи на организацията е следната:

Изходящи документи- това са документи, разработени в рамките на организацията и изпратени извън нея за указания на по-нискостоящи управленски органи (подчинени длъжностни лица, институции и организации) или в изпълнение на писмени инструкции (ръководни документи) на висшия орган (висши ръководители).

Общата организация на работа с изходящи документи на организацията е следната:

Системи за електронен документооборот

Електронна система за управление на документи (EDMS) английски. EDMS (системи за управление на електронни документи) и EMC (управление на корпоративно съдържание) -е система за автоматизиране на работата с информационни документи през целия им жизнен цикъл (създаване, промяна, съхранение, търсене, класификация и др.), както и процесите на взаимодействие между служителите. В този случай под документи се разбират преди всичко неструктурирани електронни документи (Word, Excel файлове и др.). По правило EDMS включва електронен архив на документи и система за автоматизиране на бизнес процесите и поддържане на функционалността на офисната работа.

В момента има огромен брой електронни системи за управление на документи. В този случай е необходимо да се прави разлика между понятията „документооборот“ и „офис работа“. Офис работа е термин, използван в офис практиката за обозначаване на формален набор от правила за работа с документи. Има системи за управление на документи, които могат да бъдат конфигурирани да отговарят на необходимите правила за работен процес. Но има системи, които първоначално са имали за цел да поддържат точно тези правила и в този смисъл нямат достатъчно общи функции, за да бъдат наречени системи за управление на документи.

Всяка система за работен процес може да съдържа елементи от всяка от следните категории, но повечето имат специфичен фокус в една област, свързана предимно с позиционирането на продукта.

Класификация на системите за управление на електронни документи:

1.Универсална „опакована“ EDMS:

о стандартен набор от функции;

о невъзможността за пълно задоволяване на нуждите на определена организация;

о ниски времеви разходи за покупка и монтаж;

о относително ниска цена;

о необходимостта от закупуване на лиценз за всяка инсталирана работна станция.

2.Индивидуално разработен EDMS:

о най-персонализираната система;

о големи времеви разходи;

о високи разходи за разработка;

о свързани разходи: разходи за обучение на служители, закупуване на ново оборудване и софтуер.

3.Комбиниран EDMS:

о базова платформа, за която се разработват необходимите допълнителни модули;

о пълно съответствие с нуждите на предприятието;

о ниски времеви разходи за разработване и внедряване;

о цената включва: цената на базовата платформа и стойността на индивидуалната модификация в зависимост от сложността на поръчката;

о прехвърляне на права върху продукта на клиента;

о лекота на изучаване и използване;

о пълна русификация;

о удобен за потребителя интерфейс;

о взаимодействие със съществуващи офис приложения.

В съответствие с броя на изпълняваните функции, EDMS се разделят на:

· Системи с развити средства за съхранение и извличане на информация (електронни архиви - EA). Електронният архив е специален случай на система за управление на документи, фокусирана върху ефективно съхранение и извличане на информация. Някои системи се открояват особено поради разработените инструменти за пълнотекстово търсене: размито търсене, семантично търсене и др., Други - поради ефективната организация на съхранението: HSM, поддръжка на широка гама оборудване за съхранение на информация и др.

· Системи с усъвършенствани инструменти за работен процес (WF).. Тези системи са предназначени основно да осигурят движението на определени обекти по предварително определени маршрути (т.нар. „твърдо маршрутизиране“). На всеки етап обектът може да се промени, така че се нарича общата дума „работа“. Системите от този тип се наричат ​​​​системи за работни процеси - „работен поток“ (за съжаление няма точен еквивалент на този термин на руски език). Документите могат да бъдат свързани с работни места, но документите не са основният обект на тези системи. С помощта на такива системи е възможно да се организират определени работи, за които всички етапи са известни предварително и могат да бъдат предписани.

· Системи, фокусирани върху подпомагане на организационното управление и натрупване на знания. Това са "хибридни" системи, които обикновено комбинират елементи от предишните две. В този случай основна концепция в системата може да бъде както самият документ, така и задачата, която трябва да бъде изпълнена. За да управлявате организация, имате нужда както от „твърдо“, така и от „свободно“ маршрутизиране, когато маршрутът на документ се задава от мениджъра („описва“ входящия документ), така че и двете технологии под една или друга форма могат да присъстват в такива системи. Тези системи се използват активно в държавните управленски структури, в офисите на големи компании, които имат развита йерархия и имат определени правила и процедури за движение на документи. В същото време служителите колективно създават документи, подготвят и вземат решения, изпълняват или контролират тяхното изпълнение.

При внедряването на такива системи в големи предприятия е важно да се определи дали системата осигурява възможност за ефективно администриране, обработка на големи обеми информация, интеграция с автоматизирани системи за управление на производството, мащабируемост, поетапно внедряване, като се вземе предвид териториалното разпределение, сложна организационна структура , ролеви достъп и др.

· Системи, фокусирани върху подпомагане на сътрудничеството. Това е нова тенденция в областта на системите за управление на документи, свързана с разбирането на променливостта на пазарните условия в съвременния свят и необходимостта да има „само необходимото“ за бързо движение, без ненужни, много полезни, но тежки баласт. Такива системи, за разлика от предишните, не включват концепцията за йерархия в организацията и не се интересуват от формализиране на работния поток. Тяхната задача е да гарантират, че хората в организацията работят заедно, дори ако са географски разделени, и да запазят резултатите от тази работа. Обикновено се реализира в концепцията за "портали". Те предоставят услуги за съхранение и публикуване на документи в интранет, търсене на информация, обсъждане и уговаряне на срещи (реални и виртуални). Такива системи намират клиенти сред бързо развиващи се търговски компании, работни групи в големи фирми и държавни агенции.

· Системи с разработени допълнителни услуги.Например услуга за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM - Customer Relation Management), управление на проекти, фактуриране, електронна поща и др. (Имайте предвид, че по отношение на сложността на функциите системата за управление на документи и например услугата CRM може да имат различни пропорции в зависимост от организацията, но в контекста на тази статия CRM функционалността не е задължителна).

Стандартни изисквания за EDMS

Ако следваме буквата на стандарта за изготвяне на технически спецификации, изискванията, които един типичен потребител може да представи към типична система за електронно управление на документи, могат да бъдат описани по следния начин.

Системата за управление на електронни документи трябва:

· гарантира сигурно съхранение на документите и техните описания;

· осигуряване на жизнения цикъл на документ (създаване, съхранение на версии, публикуване, блокиране на достъпа до иззет документ, прехвърляне на документ за съхранение в архив);

· позволяват на потребителя да задава различни видове документи, да създава и редактира карти за тях;

· поддържа йерархия от категории за ефективно търсене на документи;

· търсене на документи въз основа на информация от картата, както и пълния текст;

· осигурява разделяне на достъпа до документи на ниво отделни потребители, въз основа на ролеви принципи и въз основа на йерархичната структура на организацията;

· поддръжка на HSM технология;

· регистрирайте всички събития, свързани с работата на потребителите и самата система; необходимо е да имате разработени инструменти за администриране;

· поддържа отдалечен достъп до информация.

Разширените системи трябва да поддържат:

· клъстерни технологии за осигуряване на непрекъсната работа;

· географски разпределени организации;

· Алгоритми за криптиране за съхранение и предаване на данни;

· цифров подпис.

Архитектурни изисквания:

· наличие на специален сървър за приложения;

· наличие на тънък клиент; поддръжка за достъп до документи чрез браузър.

· мултиплатформа за осигуряване на мащабируемост;

Изисквания за отвореност и интеграция с други системи:

· интеграция с инструменти за въвеждане на поточни документи;

· интеграция с офис приложения;

· имейл интеграция;

· наличие на разработен софтуерен интерфейс (API);

· интеграция със стандартни справочни услуги (например LDAP) за поддържане и синхронизиране на списъка на системните потребители;

· възможност за адаптиране на потребителския интерфейс към конкретни задачи;

· възможност за допълване на системата със собствени специализирани компоненти;

Ако се използва външна база данни за съхраняване на атрибути на документа, е необходимо да има подробно описание на структурата на данните и инструментите за работа с различни СУБД.

Създаване на компоненти на система за електронен документооборот

Компонентната архитектура на системата за електронен документооборот е представена на фигура 1. Основните елементи на архитектурата са:

Клиентска работна станция - компоненти на потребителския интерфейс и контроли. Приложен сървър - сървърни компоненти за изпълнение на бизнес логиката на системата. Сървър на база данни - компоненти за съхранение и достъп до данни.

Компонентите на системата за електронно управление на документи взаимодействат с други системи чрез софтуерния интерфейс EDMS, от своя страна други системи взаимодействат със системата за електронно управление на документи чрез софтуерния интерфейс EDMS.

Фигура 1. Компонентна архитектура на електронна система за управление на документи

Тази глава разгледа основните понятия, видове и методи за организиране на документооборота, както и електронния документооборот, класификация и принципи. Общи сведения за системите за електронен документооборот, класификация и изисквания. Сега преминаваме към прегледа и избора на електронни системи за управление на документи.

2. Преглед на ключови системи за управление на електронни документи

В момента руският пазар предлага доста широк избор от EDMS, които могат да отговорят на изискванията и задачите за автоматизиране на управленските дейности на организацията, но имат различни софтуерни изисквания. Следва преглед на някои автоматизирани системи. Тези системи не са избрани случайно, а въз основа на проучване на DSS Consulting, който публикува аналитичен доклад за развитието на руския пазар за EDMS и ECM системи през 2010 г.

Разпределение на индустрията по брой внедрявания

Този раздел ще разгледа индустриалното разпределение на проекти за внедряване на масово произвеждани EDMS/ECM продукти в Русия през 2009-2010 г.

Диаграма 1. Разпределение на внедряването на масово произвеждани EDMS/ECM продукти по индустрия в Русия въз основа на резултатите от 2010 г.

В края на 2010 г. най-много проекти за внедряване на масово произвеждани EDMS/ECM продукти са регистрирани в публичния сектор – 28% от внедренията.

Второто място по броя на успешно завършените проекти за изпълнение се заема от финансовия сектор на икономиката, чийто ръст в дела на изпълнението възлиза на (1%), достигайки (9%) в края на 2010 г.

В допълнение, масово произвежданите EDMS/ECM продукти са търсени от предприятия в нефтената и газовата и химическата промишленост (8% от внедряванията), строителството (7%) и в областта на науката и образованието (7%). Трябва да се отбележи, че статистиката на внедряванията в научен и образователен сегмент също включва проекти за образователна реализация.

Диаграма 2. Разпределение на внедряването на масово произвеждани EDMS/ECM продукти в Русия въз основа на резултатите от 2010 г.

От диаграмата следва, че по отношение на броя на внедряванията в Русия Directum EDMS заема (25% от пазара), DocsVision (15% от пазара), 1C-Document Management 8 (9% от пазара) и други EDMS (51% от пазара) .

По този начин, като вземем предвид всички горни диаграми, ние избираме най-популярните EDMS:

."Directum", Directum;

2."DocsVision", DocsVision;

3.“1C: Документен поток 8”, 1C;

Преглед на стандартни EDMS решения

Directum е електронна система за управление на документи и взаимодействие, насочена към повишаване на ефективността на всички служители на организацията в различни области на тяхната съвместна дейност.

Кратко описаниесистеми

Системата DIRECTUM е пълноценна ECM система и поддържа пълния жизнен цикъл на управление на документи, докато традиционната „хартиена“ офис работа се вписва безпроблемно в електронния документооборот. DIRECTUM осигурява ефективна организация и контрол на бизнес процесите, базирани на технологията Workflow: одобрение на документи, обработка на сложни поръчки, подготовка и провеждане на срещи, поддръжка на цикъла на продажби и други процеси на взаимодействие.

Проблеми за решаване

В резултат на внедряването на система за електронен документооборот се решават следните задачи:

· работата с документи и тяхното одобрение в организацията се извършва само в електронна форма с помощта на електронен цифров подпис;

· висшето ръководство работи с документи от системата;

· контролът на изпълнителската дисциплина се извършва въз основа на системни данни;

· В системата работят всички структурни звена, включително обикновените служители;

· създадено е единно хранилище на електронни документи и корпоративни знания, с което работят всички служители в съответствие с правомощията си.

Основната функционалност на системата се определя от следните възможности:

· Наличие на инструмент, който опростява идентифицирането и търсенето на хартиени документи. Наличие на механизъм за бизнес-ориентиран работен процес и стандартен редактор на диаграма на маршрута, който ви позволява да моделирате сложни бизнес маршрути.

· Възможността за създаване и управление на хранилища на документи с практически неограничен обем в една система за различни видове съдържание през целия жизнен цикъл на документа.

· Разширена функционалност на системата благодарение на наличието на модулите за управление на срещи, управление на договори и управление на взаимоотношенията с клиенти.

· Разширено внедряване на механизма за електронен цифров подпис (EDS) за преход към електронно управление на документи, включително използването на инструменти за криптографска защита, сертифицирани в Руската федерация.

· Универсален механизъм за интеграция, който опростява работата на SAP, 1C и други ERP системи в DIRECTUM.

· Възможност за организиране на географски разпределена работа в офлайн режим с поддръжка на йерархична сървърна структура.

· Наличие на два начина за работа на потребителите със системата: чрез десктоп клиент и чрез уеб клиент (чрез уеб браузър)

· Възможност за организиране на обмен на електронни документи с цифрови подписи между различни организации, дори ако те използват различни системи за управление на документи или изобщо не ги използват.

· Висока мащабируемост на системата, осигуряваща работа на хиляди потребители и съхранение на милиони различни документи.

· Наличие на разработени инструменти (IS-Builder), което ви позволява бързо да адаптирате системата, да я интегрирате с други системи, както и да я модифицирате сами, като вземете предвид развитието на организацията.

· Съответствие с руските стандарти и норми за деловодство и управление (GSDOU).

Архитектура на системата

Състав на системата:

· Електронен документооборот. Създаване и съхранение на различни неструктурирани документи (Microsoft Word текстове, Microsoft Excel таблици, Microsoft Visio чертежи, CorelDraw, видео и др.); поддръжка на версии на документи и цифрови подписи; структуриране на документи в папки; предоставяне на права за достъп до документи; история на работа с документи; пълнотекстово и атрибутно търсене на документи.

· Управление на бизнес процеси. Поддръжка на процесите на одобрение и обработка на документи на всички етапи от жизнения им цикъл (docflow); издаване на електронни задачи и контрол на тяхното изпълнение; взаимодействие между служителите по време на бизнес процеси; поддръжка за безплатни и твърди маршрути (работен процес).

· Управление на договори. Организиране на процеса на одобрение и регистрация на договори и свързаните с тях документи, както и оперативна работа с тях (търсене, анализ, редакция и др.).

· Управление на срещите. Организация на подготовката и провеждането на срещи (съгласуване на място и време, състав на участниците, дневен ред); генериране и разпространение на протокола; наблюдение на изпълнението на решенията на събранието.

· офис. Регистриране на документи на хартиен носител съгласно изискванията на ДБУ; поддържане на списък със случаи с гъвкави правила за номериране; разпространение и контрол на местоположението на хартиени документи; организиране на обмен на електронни документи с цифрови подписи с други организации.

· Управление на взаимодействието с клиентите. Поддържане на единна база данни за организации и лица за контакт; поддържане на история на срещи, разговори и кореспонденция с клиенти; поддръжка на процеса на продажба в съответствие с регламентирани етапи; планиране на маркетингови дейности; анализ на ефективността на продажбите и маркетинговите влияния.

Фигура 2. Модулен състав на DIRECTUM EDMS

Възможностите на системата DIRECTUM са значително разширени благодарение на следните компоненти:

· Специфичен за домейн инструмент за разработка IS-Builder. Модифициране и разработване на нови електронни документни карти, указатели, отчети, блокове стандартни маршрути; вграден език за програмиране ISBL; интеграция с други системи.

· Услуги за съхранение на файлове (DIRECTUM Storage Services). Управление на съхранението на големи количества данни в една система; архивно съхранение на документи; работа с медийни данни; настройка на политики за съхранение, които гарантират автоматично движение на данни между съоръженията за съхранение.

· Сървър за уеб достъп. Работа с електронни документи, задачи, задания през уеб браузър.

· Разширения за SharePoint. Набор от готови уеб части и механизми за интеграция, които осигуряват достъп до DIRECTUM данни от портал, базиран на Microsoft SharePoint.

· Сървър за репликация. Създаване на географски разпределени системи, които обменят данни офлайн; йерархична система от вторични сървъри; персонализиран състав на репликирани данни.

· DIRECTUM OverDoc. Преглед, редактиране и подписване на документи с електронен подпис извън системата DIRECTUM за обмен между различни организации; разпространява безплатно.

· Технология за бърза идентификация на документи DIRECTUM RapID. Баркод базирано маркиране и търсене на документи, осигуряващо бърз достъп до електронен документ от хартиеното му копие.

· Услуги за заснемане на документи (DIRECTUM Capture Services). Групово въвеждане на документи в DIRECTUM от различни източници (скенери, мултифункционални устройства, файлова система, факсове, имейл и др.).

· Услуги за трансформиране на документи (DIRECTUM Transformation Services). Конвертиране на документи в други формати, извличане на полезна информация от документи.

· Набор от инструменти за интеграция (DIRECTUM Integration Toolset). Лесна интеграция с ERP системи: двупосочна синхронизация на директории, включване на системни обекти в работния процес, генериране на документи и достъп до тях от ERP системата.

Предимства на системата

Ефектът от внедряването на DIRECTUM е осъзнаване на ползите, които осигурява внедряването на управление на документи:

· Прозрачност на бизнес процесите. Системата DIRECTUM предоставя възможност за проследяване на етапите на бизнес процесите, което прави всички дейности в организацията абсолютно прозрачни и контролируеми. Освен това механизмът на работния процес включва всички необходими инструменти за настройка на процеси с всякаква сложност.

· Премахване на неоторизиран достъп. Изтичането на поверителна информация може да доведе до милиони загуби за една организация.

· Повишаване на изпълнителската дисциплина. Според статистиката 20% от получените задачи не са изпълнени от отговорните за тях служители. Осигурявайки пълен контрол на всички етапи от работата на ръководството, системата DIRECTUM влияе пряко върху изпълнителската дисциплина на служителите.

· Съответствие със стандартите ISO-9000. Създаването на управление на качеството в момента се превърна в една от приоритетните задачи, решавани от руските компании. Разработена в съответствие с изискванията на ISO 9001, Системата за управление на качеството (QMS) се превръща в концептуална основа за подобряване на системата за управление на организацията. Едно от изискванията за СУК е прозрачен документооборот и информационно взаимодействие. Предимства от използването на DIRECTUM при настройка на QMS: осигуряване на стриктно съответствие с разделите на стандарта ISO 9001:2000 за управление на документи и записи; подкрепа за прилагане на разпоредби от служителите в рамките на описаните бизнес процеси; осигуряване на средства за управленски контрол върху функционирането на СУК.

· Намаляване на времето, прекарано от мениджъри и служители. Използването на системата DIRECTUM намалява времето, изразходвано за почти всички рутинни операции с документи (създаване, търсене, одобрение и др.

· Лекота на иновациите и ученето. Благодарение на системата за уведомяване, изградена върху системата DIRECTUM: новите правила за работа се съобщават бързо на всички служители; маршрутите и шаблоните на документи могат лесно да се променят, след което служителите автоматично започват да работят по нов начин.

· С началото на работата на системата DIRECTUM се формира корпоративната база от знания на организацията, което от своя страна позволява да се намали времето, отделено за обучение на нови служители.

· Развитие на корпоративната култура. Процесът на въвеждане на електронен документооборот създава и поддържа корпоративна култура.

· Съсредоточете се върху подобряването на цялостната ефективност на работата. Разширено управление на съдържанието с пълна поддръжка на жизнения цикъл, въвеждане на документи от различни източници, конвертиране и съхранение на документи в различни формати.

DocsVision

Платформата DocsVision е в основата на електронния документооборот - създаване на система за управление на документи и бизнес процеси и включва само основните елементи, предназначени за съхранение на информация, достъп до нея, както и предоставяне на потребителя на познат и удобен интерфейс.

Кратко описание на системата

Основните процеси, автоматизирани с помощта на DocsVision EDMS, са регистрация на входящи/изходящи документи и протоколи от срещи; изготвяне, съгласуване и изпълнение на вътрешна административна документация; контрол върху изпълнението на поръчките.

Платформата се състои от клиентска и сървърна част. Компонентите на сървъра ви позволяват да създавате всички необходими структури за съхранение на данни (карти на сметки и файлове с електронни документи) и също така да поддържате тяхната цялост в бъдеще, гарантирайки, че клиентът получава, актуализира и изтрива данни в съответствие с правата за достъп. Клиентските компоненти предоставят интерфейс за крайния потребител за работа с информацията, съдържаща се в базата данни, включително търсене, преглеждане и модифициране.

Основният клиентски компонент на платформата DocsVision е Navigator (работи като приложение в средата на Microsoft Internet Explorer), който осигурява достъп до всички обекти на DocsVision:

· преглед на дървото на папките и картите, разположени в папки;

· преглед на съдържанието на карти и групирането им по определени критерии;

· търсене на карти по зададени критерии;

· създаване на нови и редактиране на съществуващи документи.

За яснота и удобство при работа с електронни документи, картите са групирани в папки, подобно на папките Explorer, осигуряващи логично и подредено съхранение на документите в съответствие с правилата, установени в организацията. Формулярите за регистрация на документи - карти за документи - могат да се различават във всяка отделна организация и да се разработват самостоятелно от нея, поради което не са част от платформата DocsVision, а са част от вграденото приложение DocsVision „Управление на офиси“.

Проблеми за решаване

DocsVision осигурява интегрирането на всички създадени на базата на платформата приложения в единно пространство за управление на документи и процеси в организацията.

Основни характеристики на DocsVision:

· Автоматизация на управлението на предприятието.

· Подкрепа на процесния подход в организацията на управлението.

· Автоматизация на системи за управление на качеството.

· Автоматизиране на процесите на одобрение на документи и одобрение.

· Средства за наблюдение на изпълнението на документи и задачи.

· Маршрутизиране и доставка на документи до потребителски работни станции.

· Управление на процесите по обработка на документи.

· Организация на взаимодействие с контрагенти и клиенти.

· Офис автоматизация.

· Създаване на електронен архив на документи.

Архитектура на системата

Архитектурата на платформата DocsVision е базирана на технологии, които предоставят възможност за внедряване на мащабируеми решения. Акцентът на архитектурните решения на DocsVision е интегрирането на решения, базирани на DocsVision, мащабируемостта на системата, способността за интегриране в инфраструктурата на информационната система на организацията, гъвкавостта, разширяемостта на системата и възможността за създаване на разпределени решения.

Фигура 3. Архитектура на системата DocsVision

DocsVision е базирана на модулен принцип – системата включва следните компоненти:

· Модули на ядрото, които изпълняват основни системни услуги.

· Системни модули, които предоставят инструменти за управление на системата и достъп до основните системни обекти.

· Шлюзовете са модули за интегриране на система за управление на бизнес процеси с външни системи, позволяващи еднакво обработване на събития и обекти във външната система.

· Приложните модули, които идват със системата, оформят нейната функционалност от гледна точка на крайния потребител. Комплектът от приложни модули включва карти с документи и справочници, които ще се използват от всички, които работят в системата.

· Сървърът DocsVision е изграден на базата на MS SQL Server и MS IIS Web сървър и се състои от сървър за съхранение и инсталатор.

· Клиентът DocsVision е интегриран в Internet Explorer и се състои от системното ядро ​​и набор от карти, управлявани от него.

· Сървърът за маршрутизиране, част от платформата DocsVision, ви позволява да използвате имейл инструменти, за да изпращате задачи до изпълнителите, автоматично да събирате информация и да проследявате тяхното изпълнение.

Концепцията на системата се основава на идеологията на компонентите, които не са ориентирани към свързване към сървъра, което осигурява максимална скалируемост на системата.

За да изпълни тези изисквания, системата е реализирана в тристепенна архитектура, средната връзка на която е уеб сървърът. Уеб сървърът управлява един от основните компоненти на ядрото, сървърът за съхранение, който осигурява достъп до съхранение на данни и файлове. Сървърът за съхранение е реализиран като компонент без състояние, което позволява решаване на проблема с мащабируемостта на ниво приложение от средно ниво.

Системата ви позволява да работите едновременно с няколко сървъра на бази данни и може също така да осигури балансиране на натоварването за сървърите на приложения на DocsVision, когато се изпълнява под Microsoft AppCenter.

Архитектурата на системата е проектирана да работи в рамките на настоящата инфраструктура на информационната система. DocsVision е проектиран да работи с Microsoft SQL Server като основно хранилище на информация, но може да поддържа и други най-често срещани сървъри за бази данни. Както Microsoft Exchange Server, така и всяка имейл система, която поддържа SMTP протокола, могат да се използват като подсистема за маршрутизиране на документи. Основният сървър на приложения DocsVision изпълнява Microsoft Internet Information Server.

Както Internet Explorer, така и Microsoft Outlook могат да се използват като клиентски приложения. Приложенията DocsVision могат да бъдат вградени в Microsoft Office SharePoint Server с помощта на технологията за уеб част на цифровото табло за управление.

Системата DocsVision е реализирана в отворена архитектура. Всички функции на приложението на DocsVision са достъпни чрез програмни интерфейси, които осигуряват гъвкавостта да се използват компоненти на платформата за създаване на конкретни решения. Има инструменти за вграждане на отделни системни функции в приложения, които вече се използват в компаниите. Системата ви позволява да комбинирате в един комплекс всички приложения, създадени на нейна основа.

Предимства на системата

Всички приложения, създадени с помощта на DocsVision, предоставят следните предимства:

· Унифицирани механизми за съхранение и представяне на информация.

· Унифицирани механизми за разграничаване на правата за достъп до електронни документи и действия с тях.

· Общи средства за навигация и достъп до данни и организация на работното пространство на потребителя.

· Обща структура на справочниците.

· Общи инструменти за търсене и извличане на знания.

· Унифицирано управление и маршрутизиране на жизнения цикъл на приложението.

· Единна инфраструктура за управление и администриране на приложения.

· Инструменти за разработка (конфигуриране) на унифицирана инфраструктура.

· Единен обектен модел за всички системни приложения и наличие на общ набор от компоненти, използвани за вграждане в клиентски приложения.

Първоначалната и пълна WEB съвместимост на системата, по-специално нейните инструменти за управление, ви позволява да използвате приложения DocsVision от всяка точка на световната мрежа; наличието на офлайн инструменти за маршрутизиране на документи ви позволява да се свързвате, за да работите с потребителите на системата, с които взаимодействате в офиса на компанията само по имейл. Това ще ви позволи да осигурите работа със следните субекти:

· Електронни документи, съдържащи голямо количество данни.

· Големи количества документи, съхранявани на сървъра.

· Голям брой едновременни потребителски сесии.

1C: Документооборот

„1C: Документен поток 8“ няма специфика на индустрията и може да се използва ефективно както в публичния сектор, така и в търговски предприятия, независимо дали е разпределена холдингова структура с голям брой потребители или малко предприятие. Тъй като е универсална, програмата може лесно да се персонализира и адаптира към спецификата на конкретна организация. Програмният продукт "1С: Документопоток 8", разработен върху новата технологична платформа "1С: Предприятие 8.2", е наследник на софтуерния продукт "1С: Архив 3", който е използван в стотици организации, предприятия и институции повече от 10 години и е предназначен за автоматизация на документооборота.

Кратко описание на системата:

"1C: Документен поток 8" ви позволява да реализирате следните възможности:

· рационализиране на работата на служителите с документи, премахване на възможността за загуба на версии или пресичане на фрагменти при едновременна работа;

· намаляване на времето, необходимо за търсене на необходимата информация и общото време за колективна обработка на документи;

· подобряване на качеството на готовия материал (проекти, документация и др.)

Програмата работи на платформата 1C: Enterprise 8 и осигурява следните операции:

· съхранение на всякакви документи;

· ограничаване на правата за достъп до документи;

· колективна работа с документи;

· съхранение и контрол на версиите;

· издаване и контрол на поръчки;

· отчетност;

· работа със системата чрез уеб браузър.

Проблеми за разрешаване:

Системата ви позволява да работите с документи от всякакъв тип. За да преглеждате или редактирате документи, използвате приложения, инсталирани на вашия локален компютър. Текстовите документи се редактират директно в 1C: Enterprise без извикване на външни приложения:

· Структура на раздела. Всички документи се съхраняват в структура на дялове, като се вземат предвид правата за достъп.

· Права за достъп. Възможност за задаване на различни нива на достъп за потребители и потребителски групи до секции, документи и поръчки.

· Автоматично съхранение на версиите. Когато редактираните документи се проверяват обратно в хранилището на документи, автоматично се създава нова версия, посочваща автора, датата и часа на създаване. Директно от картата на документа можете да видите списъка с версии, да изтриете ненужните версии или да промените активната (текущата) версия.

· Пълнотекстово търсене. Предоставя се пълнотекстово търсене на данни (документи, раздели, прегледи, инструкции) във всички полета, включително съдържанието на документите.

· Преглед на документи. Потребителите могат да преглеждат документи, с опционална възможност да преглеждат от името на някой друг. Списъкът с прегледи може да се види директно от картата на документа.

· Бюро. По-голямата част от работата може да се извърши директно на работния плот, който показва списък с документи, които потребителят редактира, списък с неизпълнени задачи и предоставя възможност за бързо търсене на документи по съдържание.

· Допълнителни имоти. На документи, поръчки и бизнес процеси могат да се присвояват допълнителни свойства, които не са предвидени в картата. Например, за документ можете да добавите такива допълнителни свойства като „важност на документа“, „тагове“, „кореспондент“, „място за съхранение“ и др.

· Издаване на инструкции. Възможно е издаване на инструкции със следния набор от характеристики (връзки към документи или други инструкции могат да бъдат приложени към поръчката):

о текст на поръчката;

описание;

изпълнител;

о контролен период.

· Бизнес процеси. За автоматизиране на колективната работа с документи са осигурени следните бизнес процеси (един или повече документи могат да бъдат прикачени към всеки от тези бизнес процеси; поддържа се базирано на роли маршрутизиране, което ви позволява да възлагате задачи не само на конкретни служители, но и на роли и потребителски групи)

о Поръчка с контрол - след като поръчката е изпълнена, тя отива при контрольора, който решава дали да я счита за изпълнена или да я върне за доработка.

о Одобрение - документите, приложени към такъв бизнес процес, се изпращат за одобрение на посочените респонденти (потребители) и след това се връщат на автора на този бизнес процес за преглед на резултатите от одобрението.

о Обхождане - използвайки този бизнес процес, можете да организирате последователно обхождане на потребители през списъка. В този случай за всеки потребител можете да посочите собствена поръчка и срок.

„1C: Документооборот 8“ цялостно решава проблемите на автоматизирането на отчитането на документи, взаимодействието на служителите, контрола и анализа на дисциплината на изпълнение:

· централизирано защитено съхранение на документи,

· бърз достъп до документи, като се вземат предвид правата на потребителите,

· регистрация на входящи и изходящи документи,

· преглед и редактиране на документи,

· контрол на версията на документа,

· пълнотекстово търсене на документи по тяхното съдържание,

· работа с документи от всякакъв тип: офис документи, текстове, изображения, аудио и видео файлове, документи за дизайн на системи, архиви, приложения и др.,

· колективна работа на потребителите с възможност за координиране, одобряване и контрол на изпълнението на документите,

· маршрутизиране на документи, персонализирано за всеки тип документ поотделно,

· отчитане и контрол на работното време на служителите.

Документите се записват по видове документи в съответствие с наредбите за документооборота на предприятието. Принципите на осчетоводяване на входящи, изходящи и вътрешни документи, заложени в програмата, са напълно съобразени с действащите стандарти и разпоредби:

ГОСТ Р 6.30-2003,

ГОСТ Р 51141-98,

· Федерален закон на Руската федерация от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“,

· Изисквания на GSDOU,

· Примерни инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи.

Архитектура на системата:

"1C: Документен поток 8" поддържа многопотребителска работа в локална мрежа или през Интернет, включително чрез уеб браузъри. Логическата структура на „1C: Документен поток 8“ е представена на следващите фигури.

Фигура 4. Модулен състав на EDMS „1C: Документен поток 8“

Фигура 5. Функционални блокове на EDMS „1C: Документен поток 8“

Схемата за внедряване на системата и организиране на управление на електронни документи е показана на следващата фигура.

Фигура 6. Схема на внедряване на EDMS „1C: Документен поток 8“

Предимства на системата

"1C: Document Flow 8" е разработен на технологичната платформа "1C: Enterprise 8.2", която осигурява висока гъвкавост, възможност за персонализиране, мащабируемост, производителност и ергономичност на приложните решения, поддържа работа в режим на тънък и уеб клиент, работа на потребителите през Интернет , включително и чрез нискоскоростни комуникационни канали.

Платформата 1C: Enterprise 8 поддържа работа във файлов режим, както и с различни СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сървърът 1C: Enterprise 8 може да работи както в среда на Microsoft Windows, така и в среда на Linux. По време на внедряването това осигурява възможност за избор на архитектура, върху която ще работи системата, и възможност за използване на софтуер с отворен код за работа със сървъра и базата данни.

Конфигурацията е насочена както към търговски предприятия, така и към бюджетни институции:

· Офис работа,

· Документооборот,

· Взаимодействие,

· Търсене на данни.

Конфигурацията е универсална и лесно може да се конфигурира и адаптира към спецификата на конкретно търговско предприятие или бюджетна институция.

Сравнение и избор на EDMS

Целта на този преглед е да ви подготви за вземане на решение при избора на оптималния EDMS за колеж. Прегледът на характеристиките на всички EDMS на пазара ви позволява да определите критериите за избор на EDMS за решаване на конкретни проблеми и да изберете решение въз основа на систематичен подход.

За сравнение бяха избрани най-често срещаните EDMS в Русия:

·DocsVision

Directum

· 1C: Документооборот 8 KORP

Представените в обзора системи са сравнени по избрани параметри, обединени в шест критерия. Струва си да се отбележи, че за всички системи, представени в прегледа, има доста практика за внедряване.

Сравнението на EDS в прегледа се извършва по следните критерии:

.Използвани технологии

.Функционалност

поддръжка

образование

Критерий 1.Използвани технологии

Таблица 1. Сравнение на използваните технологии

Сървърна операционна системаWindows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008)Клиентска операционна система за различни платформиWindows (XP, Vista, 7) )Windows (XP, Vista, 7) Използва се DB сървър MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Възможен е файлов режим на работа (без сървър на база данни) MS SQL Server MS SQL Server Инструменти за работа на мобилни устройства Safari Mobile не Да (Opera Mobile, Safari Mobile , IE Mobile) Възможности за интегриране1C, API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryДемо версия/демонстрационен достъпдемонстрационен достъпдемонстрационна версияnoWebИма тънък клиент в Internet ExplorerИма тънък клиент на Internet Explorer. В платформата е включен уеб сървър Да, с помощта на допълнителен модул за уеб сървър Технология за сканиране Всеки хартиен документ може да бъде сканиран и зареден в информационната база от всеки тип скенер, който поддържа TWAIN технология (стандартен протокол и интерфейс, който дефинира взаимодействието между програмите и устройствата за заснемане на изображения) За разпознаване на текст при въвеждане на хартиени документи в системата DocsVision е реализирана интеграция със системата ABBY FineReader Scripting Edition. Пакетът не е включен в основния набор от лицензиCapture and Transformation Services (DCTS) - набор от услуги, които улесняват масовото въвеждане на документи в Directum от външни източници (скенери, многофункционални устройства, податели, папки на файловата система, факсове, пощенски сървъри и др. .) и по-нататъшното им преобразуване в различни формати. Лицензът за “Услуга за въвеждане на документи” се закупува отделно за всеки сървър

Струва си да се отбележи променливостта на сървърните операционни системи и сървърите на бази данни 1C: Document Management в сравнение с неговите конкуренти. Можете също да посочите разликата между компаниите в политиката за предоставяне на демо версия/демо достъп на потенциални потребители. Основното, което си струва да се отбележи в самото начало на нашия преглед е, че всички EDMS са изградени на модулен принцип, което ви позволява да добавяте нови функции към EDMS или да развивате функционалността на съществуващите.

Критерий 2.Лицензионна политика и ценообразуване

Таблица 2. Цената на лицензите с изключение на цената на СУБД, допълнителни модули и отстъпки (RUB)

1C: Документен потокDocsVisionDirectumLicense пакети PROFKORPBasicExtendedCorporateLiteStandardEnterprisePackage 20/25 (DocsVision) основни клиентски лицензи95 000163 00095 000185 000264 00030 400112 100193 800Pa пакет 50 основни клиентски лицензи 186 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000 Пакет 100 основни клиентски лиценза 330 000398 000-495 000830 500 -472 000816 000

Целта на тази таблица е да предостави общ сравнителни характеристикивърху стойността на основните модули на въпросните софтуерни продукти и клиентски лицензи. Разбира се, той не съдържа изцяло ценовите листи на трите представени компании, но напълно дава на потенциалните потребители разбиране за цената на продуктите.

Също така си струва да посочите какви са основните разлики между лицензните пакети, показани в таблицата за всеки от софтуерните продукти.

1C: Документооборот

Функции, налични само във версията на CORP:

· Баркодиране на документи и файлове

· Поточно сканиране с автоматично разпознаване на баркод

· Автоматично попълване на файлове с помощта на шаблони

· Печат на регистрационен печат

· Приемане на задачи за изпълнение

· Настройка и използване на условия за маршрутизиране

· Периодични бизнес процеси

· Отчитане и използване на работните графици

· Йерархия на бизнес процесите

· Спиране на бизнес процеси

· Уеб услуги за работа с 1C: Управление на документи 8 файлове от други приложения

· Разширено търсене на документи и файлове по детайли

DocsVision

Основен: съдържа платформата DocsVision и приложението Office Work.

Разширено: включва основното издание + приложението „Управление на процеси“ и възможността за закупуване на Light Client.

Корпоративен: включва Advanced Edition + възможност за закупуване на пакет за оптимизиране на производителността, Light Client и разширение SharePoint.

Directum

Пакетите Lite, Standard и Enterprise включват основен сървърен лиценз за системата и основни потребителски клиентски лицензи за основни модули („Управление на електронни документи“ и „Управление на бизнес процеси“). Разликата се състои основно в това с какви допълнителни модули и допълнителни сървърни лицензи потребителят ще може да разшири функционалността на Базовите модули.

Лицензионна политика

1C: Документооборот

За да се осигури удобна и плавна мащабируемост на платформата, всички продукти в линията 1C: Enterprise 8 са разделени на следните категории:

· основни консумативи, които съдържат платформата, приложното решение (конфигурация) и лиценз за използване на продукта на една работна станция;

· конкурентни клиентски лицензи или лицензи за допълнителни места;

· лиценз за 1C: Enterprise сървър (сървър на приложения);

DocsVision

Софтуерът DocsVision се състои от сървърна и клиентска част. Лицензирането на DocsVision се отнася до прехвърлянето на клиента на правото да използва системата от определен брой потребители, работещи едновременно с един сървър (т.нар. „модел на едновременно лицензиране“ или конкурентни лицензи). В същото време броят на работните станции, на които ще бъде инсталирана системата, не е ограничен по никакъв начин. При средни параметри на интензивност на потребителската активност е статистически оправдано закупуването на конкурентни лицензи в размер на 70% от общия брой потребители. Лицензите са конкурентни, минималният размер на покупката е 10 броя. Има VIP лицензи, които гарантират влизане в системата.

Directum

Лицензите са конкурентни. За уеб достъп се закупува лиценз за сървъра. В противен случай лицензионната политика е абсолютно подобна на DocsVision.

Критерий 3.Функционалност

Този раздел е разделен на следните части:

· Регистрация и въвеждане на документи

· Работа с документи

· Управление на бизнес процеси

· Търсене и анализ на информация

· Поддръжка на хартиени документи

· Стандартни инструменти за конфигуриране

За всеки раздел е предоставена таблица, която сравнява функционалността на разглежданата EDMS. Като цяло възможностите на системите са еднакви, но има и разлики, отразени в тези таблици. Там, където според нас бяха необходими пояснения за възможностите на разглежданите системи, освен обозначението „+“ - функцията е внедрена, добавени са коментари.

Таблица 3. Регистрация и въвеждане на документи

Регистриране на документи+++Прикачване на файлове+++Създаване на документ чрез шаблон+++Регистрация от имейл · Всеки документ или файл „1C: Управление на документи 8“ може да бъде изпратен по имейл директно от програмата · Качване на входящи или вътрешни документи · Изтеглете всички прикачени файлове · Работа на изпълнител с MS Outlook задача без отваряне на DocsVision Navigator (on-line) · Незабавно синхронизиране на MS Outlook задача и карта със задачи в Navigator · Показване на задачи на DocsVision като задачи в MS Outlook. Интеграцията с MS Outlook ви позволява да запазвате входящи писма и техните прикачени файлове като документи на Directum, да изпращате писма до контакти от унифицираната адресна книга на Directum, както и да регистрирате контакти в модула „Управление на взаимоотношенията с клиенти“. Текстът на писмото може да бъде изпратен директно от MS Outlook като задача на всеки служител, като по този начин му се поверява работата, посочена в писмото. Регистрация от уеб формуляр+++Работа с указатели+++Настройване на шаблони за регистрационни номера+++ Контрол на попълване на задължителните полета на картата с документи+ ++Възможност за поточно въвеждане на документи+++Регистрация от скенер+++Регистрация на документи от MS Office/OpenOffice Възможност с допълнителни софтуерни настройки · Отваряне и запазване на Microsoft Office документи, съхранени в системата директно от Microsoft Office приложения · Автоматично генериране на атрибути на карта на сметка от полета и свойства на документ на Microsoft Office и обратно

Таблица 4. Работа с документи

Функционален 1C: Документен потокDocsVisionDirectumФормиране на пощенски списък+++Промяна на прикачени файлове+++Вградени средства за преглед на прикачени файлове—преглед (без отваряне на картата)—Работа с чернови на документи+++Автоматично издаване на напомняния за нарушаване на срока за преглед, относно наближаването и нарушаването на срока за подготовка на проекти++ +Работа с версии на документи+++Поддържане на структурата на папките на документите+++Поддържане на личните папки на потребителя+++Собствен работен плот отвсякъде+++Установяване на връзки с други регистрирани документи в системата+++Поддържане на процедури за одобрение/одобряване на документи+ ++Възможност за издаване на инструкции+++Възможност за използване на междинни отчети за изпълнение Получаване на автоматично генерирани отчети за дисциплината на служителите--Работа с документи в Off-line режим Създаване на географски разпределени системи, които обменят данни офлайн Изпълнение на задача без директен потребителски достъп до сървъра на DocsVision (офлайн задача чрез имейл на Microsoft Exchange и Outlook) Създаване на географски разпределени системи, които обменят данни офлайн Поддържане на лист за одобрение+++Автоматично регистриране на доставката , получаване и четене на съобщения в системата+++

Таблица 5. Управление на бизнес процеси

Функционален 1C: Документен потокDocsVisionDirectumСъздаване на стандартни маршрути за документи+++Поддръжка в маршрути за клонове+++Обвързване на маршрути към видове документи, изпълнители и др.+++Механизми за следене на изпълнението на документи+++Осигуряване на свободно маршрутизиране на документи+++Автоматична поддръжка на етапи на изпълнение на работата+ ++Контрол върху прегледа и изпълнението на документи и поръчки в географски разпределена организация+++Осигуряване на възможност за въвеждане на множество поръчки за един документ и множество изпълнители за една поръчка+++Разпространение на известия по имейл+ ++Раздаване на документи за преглед+++Издаване на задачи по групи+++Автоматизиране на приемане/отхвърляне на инструкции към изпълнителя за изпълнение на типични задачи (например преглед на договор), изпълнителят може да използва автотекст в отговор на задачата (например „обмислете удължаване на договора“). Автоматичният текст се конфигурира от системния администратор или лично от потребителя

Таблица 6. Търсене и анализ на информация

Функционален 1C: Документен потокDocsVisionDirectumТърсене по подробности за документа+++Търсене на задачи и инструкции (включително по срокове, изпълнители, контрольори)+++Пълнотекстово търсене, като се вземе предвид морфологията на руския език+++Изпълнение на различни видове търсения в една заявка+ ++Създаване и съхранение на специализирани настройки за търсене · Групови настройки · Индивидуални потребителски настройки По принцип резултатите от заявка за търсене се поставят в системната папка с резултати от търсенето, която се създава автоматично при първото изпълнение на заявка за търсене. Въпреки това, за да съхранявате данни, които отговарят на критериите на често използвана заявка, можете да създадете специална виртуална папка: при всяко достъпване до нея резултатите от заявката за търсене, посочени в нейните свойства, ще се актуализират · Предварително зададени търсения (например „Моите най-скоро модифицирани документи“) · Конфигурирани от администратор специални търсения въз основа на често използвани критерии · Технология на свързани документи Подготовка на регистрационни файлове на документи+++Създаване на отчети за дисциплината на изпълнение+++Експортиране на отчети към външни приложения+++Вграден конструктор на сложни отчети Стандартен конструктор на отчети на платформата 1C: Enterprise, допълнителни настройки · Създаване на сложни отчети за системни данни, които не могат да бъдат изградени с помощта на стандартни изгледи · Статистически отчети · Представлява отделен модул със собствена инсталационна програма · Не е включено в стандартния пакет за доставка. Системата предоставя специализирани справки, които значително повишават ефективността на потребителите: Документи в процес на разглеждане, просрочени поръчки, документи, подлежащи на връщане и др.

Таблица 7. Поддръжка на хартиени документи

Име на продукта Функционалност Коментари1C: Документооборот. Използва се за създаване на нови дела (томове) и изписване на дневник за предаване на всеки входящ, изходящ или вътрешен документ. Дневникът за прехвърляне е достъпен от картата с документи. Журналът съдържа записи за предаване на хартиени документи или техни копия на служители, както и връщане на прехвърлени документи DocsVision Поддържане на номенклатура на файловете Формиране на файлове и томове Архивиране на файлове · Прехвърляне на дела в отдели · Прехвърляне на случаи на постоянно съхранение · Унищожаване на файлове в архива Directum Поддържане на номенклатура на файлове Регистрация на документи Използват се регистрационни контролни карти (RCC), които съдържат всички първични данни (кореспондент, подразделение на организацията, представител на организацията, дата на регистрация, регистрационен номер, тема и резюме на документа, начин на доставка и др.) Движение и изпълнение на документи · Записване на пълна кореспонденция относно изпълнението на поръчки · Възможност за изпращане за доработка · Настройка на гъвкаво маршрутизиране Търсене и анализ на информация От момента, в който всеки документ е регистриран в системата, можете да намерите както неговата регистрационна карта заедно с информация за местоположението и процеса на изпълнение на документа, така и самия електронен документ

Таблица 8. Стандартни инструменти за конфигуриране

Функционален 1C: Документен потокDocsVisionDirectumИнструменти за проектиране на формуляри+++Инструменти за разработване на стандартни маршрути на документния поток+++Инструменти за създаване и настройка на организационна структура (включително разпределени)+++Инструменти за създаване и редактиране на директории+++Възможност за промяна на интерфейса (според потребителя типове)+++Настройки на шаблони на документи за инструменти (MS Office)+++

Критерий 4.Права на достъп и информационна сигурност

Всички системи, представени в прегледа, прилагат надеждни средства за разграничаване на правомощия, контрол на достъпа до данни и елементи за информационна сигурност, представени в следващите две таблици.

Таблица 9. Права за достъп

Поддръжка за различни методи за удостоверяване+++Присвояване на права на потребители+++Присвояване на права на потребителски групи+++Поддържане на потребителски роли+++Разграничаване на права за достъп до системни обекти+++Разграничаване на права за достъп до операции на ниво RKK / приложен файлове / реквизити++ +

Таблица 10. Информационна сигурност

Характеристики 1C: Документен потокDocsVisionDirectumКриптиране на системни данни, криптиране на данни по време на предаване+++Регистриране на потребителски действия+++Инструменти за наблюдение на събития в системата+++Използване на цифров подпис+++Използване на сертифицирани инструменти за криптографска защита+++Динамично блокиране на документ (не подлежи на редактиране / може да се редактира от друг служител)+ ++Организиране на архивиране на база данни (включително по график)+++

Критерий 5.поддръжка

Таблица 11. Сравнение на услугите за поддръжка

Елементи за сравнение 1C: Документен потокDocsVisionDirectumПринципи на предоставяне на техническа поддръжка Пакетът за доставка на продукта включва диска 1C:ITS PROF на текущата версия и купон за безплатна ITS услуга за 6 месеца. Следва - платен абонамент за ITS Работи по фиксирани правила, които определят максималното време за реакция при инцидент Предоставя се на организации с валиден абонамент за период от 1 година за актуализиране на версиите на Directum. Прилага се само за стандартна функционалност Предоставя се за всички продукти на компанията 1C Предоставя се веднага след изтегляне на демо версията на системата 1C услуги за консултация по телефона и имейл Наличие на различни нива на обслужване в съответствие с изискванията на всеки клиент Достъпът до техническа поддръжка е отворен през всички комуникационни канали - телефон, имейл, уебсайт за поддръжка Доставка на ITS дискове директно до работното място на потребителя Достъпът до техническа поддръжка е отворен през всички комуникационни канали - телефон, имейл, уеб сайт на DocsVision Видове техническа поддръжка Информация на уебсайта и месечни DVD издания #"justify">Следват цени за следпродажбено обслужване на EDMS. Поради прозрачността на ценоразписите на компанията 1C, таблица 12 представя цените за информационна и технологична поддръжка за потребителите на 1C: Enterprise в парично изражение. Таблица 13 комбинира DocsVision и Directum, които предоставят информация в процентно отношение.

Таблица 12

Таблица 13

Услуги за актуализиране на продукта ЦенаАбонамент за актуализиране на версии за период от 1 година 20% (от цената на софтуера) Абонамент за актуализиране на версии за период от 1 тримесечие 6% (от цената на софтуера) Актуализация на версията (еднократно, при липса от абонамент) 50% (от цената на софтуера) Приоритетна техническа поддръжка за 1 година 72 000 RURUАктуализиране на продуктови версии DV25% от цената на конкурентни лицензи

Критерий 6.образование

Обучението на служителите е необходимо условие за успешното внедряване, използване и развитие на система, базирана на някой от представените продукти. Ето защо сметнахме за важно да отразим в прегледа основните параметри на курсовете, провеждани от компании (1C - с партньори).

Таблица 14. Място на обучение

Място на обучение 1C: Документен потокDocsVisionDirectumВ сертифицирани центрове за обучение, разположени в цяла Русия, има и наши собствени учебни центровекомпании съществуват + Дистанционно обучение: · Обучение на място / онлайн уебинари · Интернет курсове · Предлагат се учебници за самообучение + Предлага се дистанционно обучение + (в Москва и Ижевск) Таблица 15. Курсове за обучение

SEDD курсове Продължителност(академични часове) Разходи, търкайте.Възможности на приложното решение "1C: Документопоток 8" за организиране на електронен документооборот2410 000DocsVision basics166500Използване на основни модули на системата Directum155 700

Сключване и избор на EDMS

Горният преглед отразява ключовите характеристики на водещите местни системи за управление на електронни документи. Общият анализ показва, че решението на компанията 1C, въпреки сравнително краткия период от време, през който софтуерният продукт (версия CORP) е на пазара, не отстъпва на другите две решения по отношение на основните параметри, е по-технологично напреднали и по-атрактивни като цена. Ясно предимство на решението е и разпространението на платформата 1C: Enterprise и голям брой специалисти по поддръжка.

3. Предпроектно проучване

Спестяване на разходи за труд за потребителите на EDMS

Нека разгледаме по-подробно спестяването на разходи за труд за потребителите на EDMS.

Изчисляване на условни годишни икономии на разходи за възнаграждение на работници от j-та квалификация В й когато сложността на процесите на подготовка и обработка на информация се променя в резултат на въвеждането на EDMS, тя се определя по формулата:

СЪС й = В заплата (В 1-В 2) А2 /Ф й ,

където C заплата - годишен фонд заплатислужител с j-та квалификация, ангажиран в подготовката и обработката на данни, рубли; Q 1, Q 2- трудоемкост на подготовка и обработка на единица данни в основната и новите версии на програмния продукт, човек/час; А 2- годишен обем на работа по подготовка и обработка на данни в нова версия на програмния продукт, натурални единици; Е й - годишно работно време на един служител от j-та квалификация, зает с подготовката и обработката на данни, ч.

Нека изчислим икономиите на разходи за възнаграждение на мениджър, работещ в публичния сектор в 11-та категория на единния тарифен график и имащ заплата от 2787 рубли. Като се има предвид факта, че мениджърът има месечен бонус от 75% от заплатата си, месечната му заплата е 4877,25 рубли. Следователно годишният фонд за заплати на мениджъра е 58 527 рубли. Като се има предвид, че при петдневна работна седмица броят на работните дни е 249, годишното работно време на ръководителя ще бъде 1992 часа.

Трудоемкостта на подготовката и обработката на документи с предишния метод на работа и в системата EDMS е съответно 25 [човек/час] и 20 [човек/час]. Годишният обем на работа по подготовка и обработка на данни в EDMS (във физически единици) е? 80 документа.

По този начин получаваме спестявания на разходите за възнаграждението на мениджъра: C =58 527 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 11 752,41 рубли, което е 20% от годишния фонд на заплатата на ръководител от 11-та категория, ангажиран с подготовката и обработката на документи в автоматизирана система за управление на документи.

Спестяване на разходи за машинно време

При замяна на основен софтуерен продукт (SP) с нов, като правило, времето за използване на изчислителните ресурси намалява. Спестяването на разходи за заплащане на машинно време се изчислява по формулата

СЪС мш = В мш (Т 1шо - Т 2шо) А 2o b

където C мили - годишни икономии на разходи за заплащане на работното време на i-тия ресурс на изчислителния комплекс или комуникационни средства, свързани с изпълнението на функциите на изучавания софтуер, рубли; В мили - цената на един час работа на i-тия ресурс на изчислителен комплекс или комуникационно средство по отношение на конкретна верига и режим на работа, rub./час; Т 1ij , Т 2ij - време за изпълнение j-ти операциина i-тия ресурс на изчислителния комплекс или средствата за комуникация в основните и новите възможности за използване на софтуера, h; А 2j -броят на j-тата операция, извършена според новата версия на софтуера през годината.

Нека изчислим годишните икономии на разходи за заплащане на работното време на автоматизираната работна станция на мениджъра (AWS) в автоматизирана система за документооборот. Цената на един час работа на работната станция на мениджъра е 7 рубли; времето за извършване на операции по договори на работното място на мениджъра при стар метод на работа и в автоматизираната система за документооборот е съответно 5 часа и 3 часа; 1002 -броят на транзакциите, свързани с договори, извършени в автоматизирана система за управление на документи през годината.

По този начин годишните икономии на разходи за заплащане на работното време на автоматизираната работна станция на мениджъра (AWS) в мрежата на системата за управление на документи ще бъдат: м =7·(5 - 3)·1002 =14028 рубли.

Заключение

Целта на тази дисертация беше сравнителен анализ на системи за управление на електронни документи за създаване на технически спецификации за внедряване на EDMS в Държавната автономна образователна институция Колеж по предприемачество № 11, катедра „Управление и информационни технологии“. Нашите изследвания и работа ни позволяват да направим редица изводи и предложения:

Актуалността на проблема с избора и внедряването на електронно управление на документи се определя от необходимостта от създаване на единно документационно пространство в предприятието, като се вземе предвид рационалното използване човешки ресурсипри извършване на определена офис работа.

Проучването на проблемите в областта на управлението на хартиени записи и сравнителният им анализ с управлението на електронни записи ни позволи да идентифицираме следните важни проблеми в тази област, за да разработим по-нататъшни решения за тях:

· неизбежна загуба на документи и следователно на информация;

· достъп до документи и съдържаща се в тях информация на трето лице;

· натрупване на много документи, чиято цел и източник са неясни;

· голямо количество време се изразходва за подготовка и одобряване на документи, като резултат - ниска скорост на обработка и информация и следователно бавна реакция на нови влияния;

· излишък на документооборота, голяма загуба на време за обработка на входяща и изходяща кореспонденция, вътрешни документи и запознаване с документи;

· непоследователност на взетите решения, невъзможност за бързо предаване на изходните документи и информация на длъжностните лица, вземащи решения;

· липса на контрол на изпълнителите, невъзможност за предаване на инструкции, произтичащи от резолюции, на конкретни изпълнители в кратки срокове;

· невъзможност за установяване на историята на работа с документи;

· непроизводствени разходи за работно време за търсене на необходимия документ, създаване на тематична селекция от документи;

· излишни разходи за хартия и копиране за създаване на множество копия на един документ.

При анализирането на различни системи за електронно управление на документи бяха предвидени всички нюанси на работа с документи по време на внедряването и последващата работа на електронното управление на документи. Ние предлагаме да разгледаме тези опции за нуждите като най-важни при избора на автоматизирана система, която отговаря на всички параметри, зададени в организацията в областта на сигурното и ефективно управление на електронни документи.

Референции

1.Кузнецов I.N., Офис дело, М.: Дашков и К, 2006, 520 с.

2.Байкова И.Ю., Документооборот и деловодство. Как да организираме работа с документи, Ексмо, 2009, 288 с.

.Г.Ю. Касянова., Документооборот. ДМА, ABAC, 2010, 256 стр.

.Илина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Истината за електронното управление на документи, Москва, DMK, 2008, 224 с.

.Кузнецов S.L. Избор и експериментално внедряване на електронна архивна система // Секретарски въпроси - 2006. № 3

.Баласанян В. Концепция за автоматизация на вътрешния документооборот // Отворени системи - 2003. № 1

.Електронен ресурс: Strastenko V.V. STC IRM. Защо се нуждаете от автоматизация на офиса? - Режим на достъп: #"justify">. Електронен ресурс: Преглед на системите за управление на електронни документи. - Режим на достъп: #"justify">. Електронен ресурс: Електронен документооборот - Системи за управленска документация. - Режим на достъп: #"justify">. Електронен ресурс: Автоматизирани системи за управление на предприятието. - Режим на достъп: #"justify">. Електронен ресурс: Център за компютърни технологии: Система за електронен документооборот N-System. - Режим на достъп: #"justify">. Електронен ресурс: Електронни офис системи - Системи за документационна поддръжка. - Режим на достъп: #"justify">. Електронен ресурс: Технология Aiteko без пропуски - Документооборот в организацията: #"justify">. Електронен ресурс: Общо описание - 1C: Документооборот 8 -1C: Enterprise 8..-Режим на достъп: #"justify">. SanPiN 2.2.2.542-96. Хигиенни изисквания към видеодисплеи, персонални електронни компютри и организация на работа

.ГОСТ 12.2.049-80. Общи изисквания към работното място, органите за управление и средствата за показване на информация.

.Електронен ресурс: Общо описание - DocsVision за системата. - Режим на достъп: #"justify">. Електронен ресурс: Общо описание - Система за управление на електронни документи (EDMS) DIRECTUM - Режим на достъп: #"justify">архитектура на електронната технология на документооборота

В съответствие с развитите световни и вътрешни практики за внедряване на информационни системи (ИС), в тази статия ще разгледаме процеса на внедряване на EDMS, който включва няколко етапа на работа. Резултатът от внедряването на EDMS е индустриалната експлоатация на системата в цялото предприятие.

Ефективността на документооборота не винаги е свързана с неговото намаляване. Повишаването на ефективността на документооборота и удобството за мениджърите трябва да се разглежда във връзка с повишаването на качеството на информационното съдържание. Целта на оптимизирането (проектирането) на документооборота е да се приведе в съответствие с нуждите на управлението, като същевременно се намалят разходите за поддръжката му. Разширената процедура за оптимизиране (проектиране) на документопотока включва следните пет стъпки.

Оптимизирането на документния поток включва две основни области:

• 1. Повишаване качеството на информационното съдържание (свързване с центрове за отговорност; оптимален набор и съдържание на индикатори; високо качество на нормите и стандартите; наличие на информация за отклонения).
• 2. Повишаване на ефективността на документооборота и удобството за мениджърите (елиминиране на дублирането на информация, оптимизиране на маршрутите на движение; комбиниране на първичното счетоводство със счетоводно и оперативно управление и др.; привеждане на имената на документите в съответствие със съдържанието).

Повишаването на ефективността на документооборота и удобството за мениджърите трябва да се разглежда във връзка с първата посока, т.е. ефективността на документооборота не винаги е свързана с неговото намаляване. Загубата на част от информацията може да доведе до негативен ефект като цяло за предприятието.

Нека разгледаме варианта за намаляване на документооборота, като същевременно запазим информационния му капацитет. И така, целта на оптимизирането (проектирането) на документооборота е да се приведе в съответствие с нуждите на управлението, като същевременно се намалят разходите за неговата поддръжка.

Разширената процедура за оптимизиране (проектиране) на документооборота включва следните стъпки:

• Стъпка 1. Предпроектно проучване или описание на предприятието.
• Стъпка 2. Подробно описание на съществуващия документооборот.
• Стъпка 3. Анализ на качественото съдържание на информацията.
• Стъпка 4. Оптимизиране на документооборота.
• Стъпка 5. Създаване на стандарти (инструкции).

Информационно проучване и анализ

Задачите на първата стъпка - описание на предприятието - са да се определят нуждите на управлението и да се идентифицира влиянието на факторите. Нуждите от управление се идентифицират въз основа на проучване на функциите, съдържащи се в длъжностните характеристики и описанията на групите управленски решенияприети на различни нива на управление. Съществуващото отчитане в процеса може да се използва за критичен анализ. Препоръчваме работата да се извършва успоредно с анализа на качественото съдържание на информацията.

При изграждането на документооборот, както и при създаването на организационни структури за управленско счетоводство, работата започва с изучаване на влиянието на такива фактори като: технологични характеристики, продуктов състав, организация на производството и управление на предприятието и неговите структурни подразделения, бизнес процеси, материални потоци. Организацията на документооборота до голяма степен зависи от наличието на центрове за отговорност в организационните управленски структури; развитие на механизма на вътрешнофирменото предприемачество; наличие на управление на отклоненията; управленска компетентност и нейното използване на прогресивни методи за вземане на решения; наличие на персонални компютри, информационни мрежи и др.

По-специално по време на предпроектната работа са необходими по-големи подробности по отношение на описанието на центровете за създаване (трансформиране, използване) на информация и техните персонализирани взаимоотношения (отчетни точки); описание на документи и съществуващи документопотоци.

Разработването на системи за управление на документи за целите на управлението и психологията на управлението, разбира се, като се вземат предвид технологичните и организационните характеристики на предприятието, трябва да започне без препратка към конкретен софтуерен продукт. Първо трябва да създадете идеология и едва след това да потърсите софтуерен продукт за нея.

Преди да започнете процеса на въвеждане на EDMS в предприятие, препоръчваме да проведете експресно проучване (предпроектно проучване), за да:

• получаване на обща информация за обекта на внедряване на EDMS;
• определяне на целите за изпълнение;
• определяне на общите ключови изисквания за EDMS и границите на проекта;
• определяне на общото състояние на организацията на документооборота и деловодството;
• определяне на основните участници в проекта (формиране на работна група);
• определяне на общото ниво на сложност на потенциален проект;
• оценка на нуждите от миграция на данни и интеграция с друг софтуер;
• събиране на информация, необходима за изготвяне на ефективно и печелившо търговско предложение, ако проучването и изпълнението ще бъдат извършени от трета страна.

На този етап се избира платформата, върху която ще се разработва EDMS.

На този етап, въз основа на получената първична информация, се назначава Ръководител на проекта (PM), който изготвя основен работен план, йерархична структура на работа (WBS) и Харта на проекта.

По време на информационното проучване съществуващите бизнес процеси се изследват и описват („както са“). В резултат на анализа на събраните данни са предложени оптимизирани бизнес процеси („да бъде” - „както трябва да бъде”) и са формулирани функционални изисквания към EDMS.

Целите на информационното проучване са:

• проучване и точно описание на бизнес процесите, които ще се автоматизират;
• разработване на препоръки за оптимизиране на документооборота и организация на документооборота и деловодството;
• дефиниране и описание на системни модификации, интерфейси, вкл. интерфейси с външни системи и средства за пренос на данни от съществуващи програми, които трябва да бъдат разработени и внедрени по време на проекта;
• разработване на технически спецификации (ТЗ).

За да се получи необходимата информация, се провеждат въпросници и интервюта сред основните потребители (ръководители на заинтересовани отдели и служители, които пряко ще трябва да работят в новата EDMS). По време на работа се препоръчва:

• Направете списък на съществуващите видове документи в организацията и направете проучване на всеки тип документ:

опишете технологията на документиране (набор от подробности, ако е необходимо, тяхното местоположение, последователност и характеристики на дизайна); показват условията за движение на документи (наличие на подписи, визи, чекове и др.), диаграмата на документооборота (маршрут) или списък на основните джиранти, подписващи лица и др.; опишете метода на регистрация (формат на регистрационните номера);

• Направете списък на служителите, отговорни за създаването на документи (кой/кой отдел създава какви типове документи).
• Направете списък на служителите, които заверяват, подписват, одобряват документи (кой заверява/подписва какви видове документи; условия, при които се изисква виза/подпис).
• Направете списък на регистраторите на документи
• Определете какви видове документи трябва да бъдат поставени под контрол (идентифицирайте администраторите, условията за поставяне под контрол, условията за премахване на контрола и друга необходима информация).
• Направете списък с други хора, отговорни за процеса на обработка.
• Въз основа на информацията, посочена по-горе, създайте алгоритъм за движение на документа (оперограма). Вижте пример 1.
• Определете необходимите отчетни документи (условия за създаване на отчети и техните форми).
• Въз основа на проучването съставете Инструкции за предучилищни образователни институции (ако е необходимо).
• Съставете номенклатура на делата, като посочите сроковете на съхранение и принципите за формиране на делата (ако е необходимо).
• Направете списък с документи, като посочите условията за предоставяне на достъп до тях (например в зависимост от позицията).

Въз основа на информацията, посочена по-горе, се разработват функционални изисквания за EDMS или техническо задание за нейното развитие (TOR). По-специално, анализаторът трябва да изготви изисквания за формата и състава на регистрационните и контролните карти (набор и подреждане на полета в картата, методи за попълване на EDMS и т.н.), маршрути за движение на документи и други необходими изисквания за създаване и развитие на EDMS.

Въз основа на практиката за проектиране на системи за управление на документи можем да предложим следната последователност на работа:

• 1. Изграждане на схеми на счетоводни пунктове на основното производство, спомагателното производство, функционалните услуги.
• 2. Построяване на диаграми на връзките им.
• 3. Събиране на попълнени формуляри на документи и отчети по счетоводни точки.
• 4. Систематизирането им в албуми.
• 5. Описание на сроковете за подаване, посоката на движение на документите и отчетните форми (в какъв срок, на кого и от кого се предава документът).
• 6. Изграждане на тематични и обобщени документооборотни диаграми.
• 7. Извършване на логически и необходим анализ на документи.
• 8. Анализ на пътя на документите в процеса на тяхното създаване, съгласуване и одобрение.
• 9. Разработване на предложения за извършване на промени в съществуващата схема на документи и отчетност във връзка с предложения за промяна на други управленски счетоводни параметри (отчитане на отклонения, центрове на отговорност и др.).
• 10. Разработване на предложения за премахване на дублирането на информация.
• 11. Разработване на предложения за унификация на документи.
• 12. Разработване на предложения за рационализиране на движението на документи и отчетност.
• 13. Разработване на проект за оптимизирана система за консолидиран документооборот и вътрешна отчетност.
• 14. Разработване и внедряване на стандарти за документооборот и вътрешна отчетност.

Когато извършвате горните операции, трябва да имате предвид някои съвети.

Счетоводни точки. Първо, вие идентифицирате субектите на взаимоотношенията по време на обмена на информация. Те могат да бъдат наречени центрове на произход, потребление и предаване на информация или счетоводни точки. И така, счетоводните точки са фиксирани, взаимовръзките на разделите бяха описани на предишния етап, сега можете, като комбинирате и допълвате този материал, да изградите диаграми на взаимовръзките на счетоводните точки.

Тези схеми ще ви помогнат не само да прекъснете маловажните връзки в първите стъпки на проекта, без да ги поставяте в документална форма, но и да спестите време и пари. Те са незаменими, когато тествате предложения за оптимизация, за да видите дали всичко е взето под внимание.

Албуми и описания на документи. Важна стъпка е създаването на албуми от документи, съществуващи към момента на проекта и тяхното описание; Това е най-отнемащата време, безинтересна и неблагодарна работа.

Когато извършвате работа за оптимизиране на потока от документи, използвайте съветите, получени в резултат на анализ на практиката на грешките: задайте ограничения своевременно - „да не прегръщате необятността“; разберете дали документът е съставен от същия служител, който го подписва, или има реални невидими изпълнители; в ситуации, когато ръководителят на цеха подписва фактура за прехвърляне на полуфабрикат в следващия цех, решете колко пъти ще опишете движението на документа: веднъж от цех в цех или проследете целия път. В този случай трябва да има идентичен принцип на записи за всички подразделения на организацията.

При извършване на работа трябва да се спазва задължително условие: описанието на документите трябва да бъде представено в единна форма за всички подразделения на организацията.

Местни и общи схеми на документооборот. След като опишете документите, можете да продължите към изграждането на диаграми. Те допринасят за отговора например на въпроса - колко труден е пътят на един обикновен документ в четири екземпляра, за разлика от самата производствена операция. Анализът на модела на документния поток ви кара да мислите за осъществимостта на крайните маршрути. Например, защо се нуждаем от първични документи за вътрешно преместване в плановия отдел?

Пример 1. Предлагаме да формализираме информацията, получена в резултат на проучването, под формата на оперограма (виж Фигура 1) или под формата на алгоритъм (виж Фигура 2). Като пример предлагаме да разгледаме жизнения цикъл на поръчките за основните дейности. Технологията за работа с този тип документи е най-унифицирана и може да се използва в различни предприятия.

Фигура 1. Операграма на жизнения цикъл на поръчка за основната дейност

Фигура 2. Алгоритъм за обработка на поръчки за основни дейности

Статията „Информационно проучване като част от внедряването на EDMS“, публикувана в списание „Офис работа и документооборот в предприятието“ № 2, 2007 г., изброява въпроси, които могат да се използват във въпросници или при интервюиране на потребители. Въпросите са препоръчителни.

Няма ясни изисквания за провеждане на проучване, следователно във всеки конкретен случай, използвайки готови решения, трябва да предприемете творчески подход към получаването на необходимата информация, нейното структуриране и показване.

Информационното проучване е важен етап от оптимизацията на предучилищните образователни институции и внедряването на EDS. В крайна сметка качеството на взетите решения за оптимизиране на процесите и разработване на изисквания за функционалността на EDMS зависи пряко от получената информация и качеството на нейното представяне. В тази връзка е необходимо да се спазва основният принцип на проучването - да се получи пълна, надеждна и актуална информация за процесите, които се планира да бъдат автоматизирани.

Тематичен анализ и оптимизиране на документооборота

Претрупаността на документооборота и неговата нерационалност може да се види от анализа на темите. Нека анализираме например входовете и изходите на материалния поток в отдел (движение на полуфабрикати, готови продукти). Може да се окаже, че тържественият факт на преместване на контейнер с преработени суровини от цех в цех ще бъде придружен от фойерверк от записи в първични документи, дневници, резюмета и отчети. Значително дублиране възниква и при прехвърляне на полуготови продукти в рамките на един и същи цех.

За да вземете решение за намаляване на записите, се препоръчва извършването на необходимия анализ в таблична или графична форма. Той формално показва дублирането на показатели в документи. Анализът на местните схеми, допълнен от изясняване на конкретната цел на документ, резюме или запис в счетоводния регистър (управленско решение и др.), ще помогне да се идентифицира дублирането на документи или детайли по същество. В резултат на това се взема решение за намаляване или трансформиране на документи, като се вземат предвид техническото оборудване на цеховете и възможностите на автоматизираната система за управление. Могат да бъдат дадени и препоръки за обединяване на регистрационни файлове:

Осъществимостта и логиката на извършване на всички видове работа се оценяват от гледна точка на това как те допринасят за оптимизиране на информационната поддръжка на управленските решения, ефективността и точността на тяхното изпълнение.

Разработване и конфигуриране на EDMS

На този етап се изпълняват изискванията, описани в техническите спецификации: настройка на EDMS, модифициране или разработване на нови функции на системата на избраната платформа.

Целите на физическото внедряване на EDMS са:

• разработване на структурата на базата данни на EDMS;
• разработване на екранни форми;
• разработване на механизми: одобрение, регистрация, изпълнение и др.
• разработване на техническа документация за системата.

• Наличие на необходимите функции в системата (процедури за одобрение, регистрация, изпълнение, контрол на изпълнението, предоставяне на достъп и др.);
• Наличие на необходимите карти за документи;
• Сложност и цена на обновяване на Системата;
• Максималният брой едновременни потребители, при който системата работи стабилно и скоростта на обработка на заявките е задоволителна;
• Максимален брой потребители, свързани към системата;
• Цена на лицензи (на сървър, 1 работна станция);
• Сложност и цена на Системна администрация, техническа поддръжка;
• Възможност, сложност и цена на актуализиране на версиите;
• Възможност за работа с отдалечени потребители (при необходимост);
• Цена и качество на консултантските услуги;
• Надеждност на Доставчика (степен на популярност на пазара, брой успешно завършени проекти и др.).

По време на този етап директно се изпълняват изискванията, описани на етапа на информационното проучване.

По-голямата част от работата по разработката се извършва извън сайта, следователно постоянното и ефективно взаимодействие между разработчиците и клиента е ключов фактор за успешното завършване на разработката и приемането на системата от клиента.

Процесът на тестване е от решаващо значение за гарантиране на качеството на разработката. Планирането и подготовката на теста трябва да започне възможно най-рано. Крайните потребители трябва да участват възможно най-много в изготвянето на критериите за изпитване. Изключително важно е тестването да се извършва от клиента.

Пилотна операция

Целта на внедряването на Системата е фактът, че потребителите започват да работят в EDMS (Системата трябва да задоволява нуждите и исканията на потребителите) и стабилна работа на Системата (без повреди и грешки).

По време на процеса на изпълнение се извършва следната работа:

Инсталиране и конфигуриране на софтуер;

• обучение на служители и администратори на EDMS;
• разработване на EDMS документация за потребители (Помощ);
• отстраняване на грешки в системата;
• финализиране на EDMS въз основа на коментари и предложения от потребители;
• разработване на нормативна документация: инструкции за предучилищни образователни институции, правила за работа с различни видоведокументи;
• организиране на техническа поддръжка за потребителите (консултиране на потребителите по въпроси, свързани с работата в системата).

Този етап е най-трудният за всички участници в проекта (потребители, разработчици, изпълнители). На този етап софтуерният продукт се адаптира, тества и тества в реални работни условия. Най-трудно е да се преодолее психологическата бариера на потребителите при започване на работа в нова за тях среда, т.к. потребителите са принудени да променят своите обичайни и установени начини на работа. В тази връзка на този етап е важно да се осигури обучение и консултация на потребителите. Това ще им помогне да се адаптират към новите условия на труд.

Промишлена експлоатация

Промишлената експлоатация на EDMS е използването на стабилна работеща EDMS, която напълно отговаря на изискванията на потребителите в процеса на изпълнение на задълженията на служителите на организацията.

Работа, извършена по време на работа на EDMS:

• Консултиране и обучение на потребители за работа в EDMS;
• Администриране на директории ( организационна структура, потребители, координационни маршрути, пощенски списъци и др.);
• Администриране на сървър и софтуер;
• Извършване на архивиране (backup)

На този етап можете да започнете процеса на разработване на EDMS: добавяне на нови функции, разширяване на границите на проекта за внедряване (добавяне на нови категории/типове документи, разширяване на броя на потребителите/подразделения/предприятия на холдинга, добавяне на нови функции).

За да се намали времето за внедряване и внедряване на EDMS, работата на изброените етапи може да се изпълнява паралелно, в зависимост от нивото на сложност на задачите по автоматизация, използвания софтуер и др.

През целия жизнен цикъл на проекта за внедряване на EDMS трябва да се извършва работа по управление на проекта. Например, препоръчително е да използвате американския стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Управление на проекти

Проектът е временно начинание за създаване на уникални продукти или услуги. Управлението на проекти е отделна област на управление, предназначена специално за управление на временни дейности с уникални резултати.

Най-известните/широко използвани стандарти за управление на проекти са:

• PMBOK (американски стандарт: www.pmi.ru);
• Prince2 (английски стандарт: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (Европейски стандарт: www.ipma.org);
• P2M (японски стандарт: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

главни герои:

• Ръководителят на проекта (лидер) е лицето, което отговаря за управлението на проекта.
• Спонсор на проекта е лице, което осигурява финансови средства за проекта и осигурява административно и организационно подпомагане на проекта.
• Клиентът (потребителят) на проекта е лицето, което ще използва резултатите от проекта.
• Заинтересованите страни по проекта са лица, които участват активно в проекта и/или чиито интереси могат да бъдат засегнати от изпълнението на проекта (които влияят и са засегнати от резултатите от проекта).

Пример за жизнен цикъл на проект:

Харта на проектае първият официален документ на проекта. Официално потвърждава съществуването на проекта. Дава на RP пълномощията да ангажира организационни ресурси към операциите на проекта. RP се определя и предписва възможно най-рано. RP винаги трябва да се определя преди да започне планирането и за предпочитане по време на разработването на хартата на проекта.

Хартата на проекта подлежи на детайлизиране по време на фазата на планиране на проекта.

Хартата на проекта може да включва:

• Описание на нуждите на бизнеса за иницииране на проект;
• Целта или основата на проекта;
• Описание на нуждите и очакванията, както и степента на влияние на заинтересованите страни;
• Обобщен план на ключови етапи на проекта (Milestones);
• Описание на функционални организации;
• Описание на организационните допускания и ограничения;
• Общ бюджет на проекта.

Описание на обхвата на проекта– това е информация за целите и задачите на проекта, получена от Клиента на началния етап (информационно проучване). Може да съдържа общи показатели и подлежи на допълнително уточняване и развитие от ръководителя на проекта на етап планиране и развитие. Това е изявлението на проекта (какво трябва да се направи).

Процесът на разработване на декларация за обхвата на проекта описва и документира характеристиките и границите на проекта и свързаните с него продукти и услуги, както и методите за приемане и управление на обхвата.

Основни компоненти на документа:

• Цели на проекта;
• Описание на продукта на проекта
• Резултати от проекта
• Допускания и ограничения в проекта, граници на проекта;
• План за крайъгълен камък на проекта.

План за управление на проектае официално одобрен документ за насочване на изпълнението на даден проект. Това е документ, който съдържа и интегрира резултатите от планирането във всички области на проекта (време, разходи, ресурси, рискове, качество и т.н.)

Планът за управление на проекта може да се състои от един или повече допълнителни планове, като например:

• План за управление на обхвата на проекта;
• График;
• План за управление на разходите;
• План за управление на качеството;
• HR план;
• План за управление на взаимодействието;
• План за управление на риска;
• План за управление на доставките;
• План за подобряване на процеса

Невъзможно е да се създаде подробен план за целия проект наведнъж.

Основен плане официално одобрен документ, спрямо който се измерва изпълнението на проекта и който ще се използва за управление и контрол на изпълнението на проекта. Използва се за наблюдение на отклонението в напредъка на проекта.

Работен плане документ или набор от документи, които се променят с напредването на проекта и с наличната допълнителна информация. Работният план, като правило, винаги се различава от основния. Работният план се променя от РП.

Изпълнение на проекта– основният процес на изпълнение на проекта (включени са значителна част от ресурсите).

Основните отговорности на RP включват:

• Интегриране и координиране на дейностите по изпълнение на плана на проекта;
• Постоянно сравнение и анализ на отклоненията на текущото изпълнение на проекта в сравнение с базовата линия на проекта;
• Ако е необходимо, инициирайте заявки за промяна;
• Прогнози за разходите и графика на проекта.