ბევრი კომპანია ადრე თუ გვიან აცნობიერებს დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტზე გადასვლის აუცილებლობას მენეჯმენტის საქმიანობისთვის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის ეფექტურობის გასაუმჯობესებლად. უახლესი პროგრამული უზრუნველყოფა საშუალებას აძლევს ორგანიზაციებს არა მხოლოდ დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაცია, ყველა დოკუმენტის ასახვა ერთიან საინფორმაციო ბაზაში, არამედ მონიტორინგი და ანალიზი დოკუმენტების მართვის ბიზნეს პროცესებზე.

როგორ განახორციელოთ EDMS საკუთარ თავზე და გააუმჯობესოთ ხარჯები?

დოკუმენტაციის ეფექტურად მართვისა და კომპანიის მენეჯმენტის საქმიანობის უზრუნველსაყოფად, დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სამსახურს სჭირდება:

• მიიღეთ სწრაფი ინფორმაცია კომპანიის დოკუმენტების გადაადგილების შესახებ;
• უზრუნველყოს შემოსული და გამავალი დოკუმენტაციისა და შიდა დოკუმენტაციის აღრიცხვა, დოკუმენტებზე ინსტრუქციების შესრულების კონტროლი;
• გაზარდოს კონტროლი შესრულების დისციპლინაზე;
• შეამცირეთ დოკუმენტების ძებნასა და დამტკიცებაზე დახარჯული დრო;
• უზრუნველყოს დოკუმენტების ცენტრალიზებული უსაფრთხო შენახვა.

ამავდროულად, ყველას არ აქვს შესაძლებლობა მოიზიდოს სპეციალისტები, რათა განახორციელონ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა (EDMS) მესამე მხარის ორგანიზაციებისგან.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დამოუკიდებლად განსახორციელებლად, თქვენ უნდა გესმოდეთ ამ პროცესის ამოცანები და მოქმედებების თანმიმდევრობა. ამისათვის საჭიროა:

1. კომპანიაში არსებული დოკუმენტური ნაკადის გამოკითხვისა და ანალიზის ჩატარება; EDMS-ის განხორციელებაში ჩართული განყოფილებების ამოცანების ჩამოყალიბება; ჩამოაყალიბეთ მოთხოვნები EDMS-ისთვის.
2. შეუთავსეთ დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სამსახურის ძალისხმევა IT დეპარტამენტსა და უსაფრთხოების სამსახურთან.
3. აირჩიეთ EDMS და შეიმუშავეთ გეგმა მისი განხორციელებისთვის.

განვიხილოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ეტაპობრივი განხორციელების ალგორითმი შპს „რიტმის“ მაგალითზე.

არსებული დოკუმენტების ნაკადის გამოკვლევა და ანალიზი

ჩვენი კომპანიის საბუთების ნაკადის ანალიზის შედეგად გამოიკვეთა შემდეგი: დოკუმენტების ნაკადი ხორციელდება შერეული ფორმით - საბუთების რეგისტრაცია და მენეჯერების გადაწყვეტილებების შეტანა ახორციელებენ ოფისის მართვის განყოფილების თანამშრომლებს. ევფრატის EDMS-ის ელექტრონულ სარეგისტრაციო ბარათებში; კოორდინაცია, ერთობლივი რედაქტირება, დოკუმენტების შესასრულებლად გადაცემა, დისციპლინის შესრულების შესახებ მოწმობებისა და ანგარიშების მომზადება - ქაღალდის ფორმით.

ამ დოკუმენტების მართვის სისტემამ დაიწყო გაუმართაობა და წარმოიშვა პრობლემები:

• დროისა და მასალების დიდი ხარჯვა დოკუმენტების ქაღალდის ასლების დასამზადებლად;
• დოკუმენტების დაკარგვა;
• დოკუმენტების დუბლირება;
• დოკუმენტების ხელახლა წარდგენა განსახილველად ან/და შესასრულებლად;
• დიდი დროა შემოსული, გამავალი და შიდა დოკუმენტაციის დასამტკიცებლად.

გარდა ამისა, ევფრატის EDMS, რომელსაც კომპანია 5 წელზე მეტი ხნის განმავლობაში იყენებდა, აღარ აკმაყოფილებდა EDMS-ში მომუშავე თანამშრომლების მოთხოვნებს: გამოყენებული პროგრამული პროდუქტის ვერსიას არ გააჩნდა კოლექტიური შესაძლებლობა. რედაქტირება, დოკუმენტის დამტკიცება ან მოსახერხებელი საძიებო მექანიზმი.

ასე რომ, გადაწყდა დოკუმენტების მართვის ახალი ელექტრონული სისტემის დანერგვა.

პროექტის მიზნები, სკოლამდელი განათლების სამსახურისა და IT სერვისის როლი

ვინაიდან EDMS-ის ძირითადი მომხმარებლები არიან სკოლამდელი საგანმანათლებლო სისტემის თანამშრომლები, რომლებიც არა მხოლოდ არეგისტრირებენ ოფიციალურ კორესპონდენციას, არამედ მონაწილეობენ დოკუმენტების რედაქტირებაში, დამტკიცებაში და ასევე აკონტროლებენ დოკუმენტების და ინსტრუქციების შესრულების ვადებს, მოთხოვნები EDMS შემუშავებულია სკოლამდელი აღზრდის სამსახურის მიერ. გარდა ამისა, DOW სერვისი იყო როგორც დამკვეთი, ასევე პროექტის თანაშემსრულებელი, შესაბამისად, განსაზღვრავდა პროექტის ამოცანებს და IT სერვისის როლს.

EDMS-ის არჩევისას და დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტზე გადასვლისას, DOW სერვისი ადგენს შემდეგ მოთხოვნებს: ამოცანები:

• შემომავალი, გამავალი და შიდა დოკუმენტების შენახვა ერთ ელექტრონულ მონაცემთა ბაზაში მათზე სწრაფი წვდომის უზრუნველსაყოფად;
• დოკუმენტების და მენეჯერების გადაწყვეტილებების სწრაფი გადაცემა შემსრულებლებთან;
• თანამშრომლებისა და განყოფილებების საქმიანობის ავტომატიზებული კონტროლისა და შეფასების შესაძლებლობა დოკუმენტების შესრულებისთვის;
• დოკუმენტების შესახებ სტატისტიკური ანგარიშგების მომზადების უნარი და შესრულების დისციპლინა.

მოთხოვნები EDMS-ისთვის

შპს Ritm-ის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სამსახურის მიერ დადგენილი EDMS-ის მოთხოვნები მოიცავდა შესაძლებლობას:

• შემოსული, გამავალი, შიდა დოკუმენტების, მოქალაქეთა მიმართვების, ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების აღრიცხვა, აღრიცხვა და კონტროლი;
• ქაღალდის დოკუმენტების ელექტრონულ ფორმაში გადაყვანის შესაძლებლობა, გვერდი-გვერდ და ნაკადის სკანირება, დოკუმენტების ამოცნობა;
• გეოგრაფიულად განაწილებულ ერთეულებს შორის დოკუმენტების გაცვლა;
• დოკუმენტების რუბრიკაცია, კატეგორიზაცია და კლასიფიკაცია;
• ძიება დეტალებით და სრული ტექსტის ძიება დოკუმენტების შინაარსით ენის მორფოლოგიის გათვალისწინებით;
• საარქივო საცავში არსებული დოკუმენტების აღრიცხვა და დამუშავება;
• ანგარიშგების გენერირება;
• წვდომის უფლებების მართვა;
• ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის გამოყენება.

სამუშაო პროცესების ორგანიზების თვალსაზრისით, კომპანიის მენეჯმენტმა ჩამოაყალიბა მოთხოვნები EDMS-ისთვის:

• დოკუმენტების პროექტების შექმნა;
• დოკუმენტების პროექტების დამტკიცება;
• დოკუმენტების დამტკიცება;
• რეზოლუციებისა და ინსტრუქციების შექმნა;
• შესრულების დისციპლინის კონტროლი;
• დოკუმენტის ვერსიის კონტროლი;
• ხე-ტყის მოქმედებები;
• დოკუმენტების შესრულების უფლებამოსილების დელეგირება და ა.შ.

გარდა ამისა, კომპანია მოელოდა, რომ EDMS შეესაბამებოდა IT განვითარების კონცეფციას მთლიანად (IT ინფრასტრუქტურის სტანდარტიზაცია და ცენტრალური ოფისისა და ფილიალების IT დეპარტამენტების შიდა პროცესები, ყველა დეპარტამენტის ბიზნეს პროცესების გაერთიანება), რაც, თავის მხრივ, , გულისხმობდა გეოგრაფიულად განაწილებული EDMS-ის შექმნის შესაძლებლობას, ასევე EDMS-ის ფუნქციური ამოცანების გაფართოებას. სისტემის მნიშვნელოვანი მოსალოდნელი თვისებაა მისი გახსნილობა, ე.ი. ცვლილებების განხორციელების უნარი, მათ შორის ჩვენი საკუთარი სპეციალისტების მიერ.

EDMS-ის შესაძლებლობა კორპორატიულ საინფორმაციო სისტემასთან, ელ. ფოსტის, სტანდარტული საოფისე აპლიკაციებისა და კომპანიის კორპორატიულ პორტალთან ინტეგრაციის ჩათვლით, ასევე საჭირო იყო.

EDMS-ის სავალდებულო მოთხოვნა იყო ინფორმაციის უსაფრთხოების უზრუნველყოფა და დოკუმენტების და მათში შემავალი ინფორმაციის დაცვა.

EDMS-ის შემუშავებაში ჩართული კომპანიების კომერციული წინადადებების შესწავლის შედეგად გადაწყდა პროგრამული პროდუქტის „1C8: Document Flow“ დანერგვა.

ამ სისტემის ფართო და უნივერსალური ფუნქციონირება შესაფერისია როგორც მცირე საბუთების ნაკადის მქონე მცირე საწარმოებისთვის, ასევე რთული განშტოებული აღრიცხვის სისტემით მსხვილი საწარმოებისთვის.

EDMS განხორციელების გეგმა

EDMS-ისთვის დაკისრებული ამოცანებისა და ჩამოყალიბებული მოთხოვნების შესაბამისად, სკოლამდელი განათლების სამსახურმა IT სამსახურთან ერთად შეიმუშავა EDMS-ის განხორციელების გეგმა.

გადაწყდა EDMS-ის დანერგვა ცალკეულ მოდულებში, რათა სისტემა თანდათანობით ამოქმედდეს და ხელი შეუწყოს სისტემის მომხმარებლების ტრენინგსა და ადაპტაციას:

ჯერ უზრუნველყავით ოფიციალური მიმოწერის რეგისტრაცია და მენეჯერების გადაწყვეტილებების დამუშავება სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის მიერ, შემდეგ დააკავშირეთ და მოამზადეთ სისტემის ყველა მომხმარებელი, შემდეგ დანერგეთ მოდული დოკუმენტების და ბრძანებების შესრულების ვადების მონიტორინგისთვის, შემდეგ მოდული ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციისა და ადგილობრივი დებულებების დამტკიცება და რეგისტრაცია. შემდეგ შემუშავდა EDMS-ის განხორციელების გრაფიკი, სადაც მითითებულია ძირითადი აქტივობები და მათი განხორციელების ვადები.

გეგმის შესაბამისად განისაზღვრა EDMS-ის განხორციელების ეტაპები.

EDMS განხორციელების ეტაპები

1. EDMS განხორციელების პირველ ეტაპზე მნიშვნელოვანია დარწმუნდეთ, რომ კომპანიის დოკუმენტების ნაკადი სწორად არის რეგულირებული:

• შემუშავდა და განხორციელდა დოკუმენტების ერთიანი ფორმები;

დოკუმენტის ერთიანი ფორმები გამოიყენება შაბლონებად დოკუმენტის შექმნისა და დასამტკიცებლად გაგზავნისას.

• შემუშავდა და განხორციელდა საოფისე მუშაობის ინსტრუქციები;
• შემუშავებულია დოკუმენტაციის შევსების ვადების მონიტორინგის პროცედურა;

ოფისის სამუშაო ინსტრუქციები არა მხოლოდ აღწერს დოკუმენტების დამუშავების წესებს, არამედ განსაზღვრავს მათი დამტკიცების წესს (რომლის საფუძველზეც იქმნება EDMS-ში დოკუმენტების გადაადგილებისა და დამტკიცების მარშრუტები), დოკუმენტების რეგისტრაციის წესებს, სტრუქტურას. აღწერილია დოკუმენტების სარეგისტრაციო ნომრები და ა.შ. გარდა ამისა, საოფისე სამუშაო ინსტრუქციები შეიცავს განყოფილებას დოკუმენტებისა და ბრძანებების შესრულების ვადების მონიტორინგის შესახებ, სადაც აღწერილია კონტროლის პროცედურა და განსაზღვრული ვადები, რომლებსაც ასევე იყენებენ სკოლამდელი აღზრდის თანამშრომლები. დაწესებულების მომსახურება EDMS-ში მუშაობისას.

• არქივის მუშაობა ორგანიზებულია და რეგულირდება;

დოკუმენტების საარქივო შენახვის ადგილობრივი რეგულაციები აღწერს არა მხოლოდ მუდმივი და დროებითი შენახვის ვადით ფაილების რეგისტრაციისა და ფორმირების წესებს, არამედ შეიცავს უწყებრივი ფაილების ნომენკლატურების და კომპანიის ფაილების კონსოლიდირებული ნომენკლატურის შექმნის პროცედურის აღწერას. სტრუქტურული ერთეულებისთვის მინიჭებული დამტკიცებული ინდექსები (და, შესაბამისად, შემთხვევის ნომენკლატურის ინდექსები) გამოიყენება EDMS-ში დოკუმენტების სარეგისტრაციო ინდექსების გენერირებისთვის (მაგალითად: გამავალი წერილები, შენიშვნები).

• შემუშავებულია შემთხვევების ნომენკლატურა და სტრუქტურული დანაყოფების ინდექსები.

შპს Ritm იყენებს სტრუქტურული განყოფილებების მრავალდონიანი ინდექსაციის პრინციპს, რომელიც ასახავს კომპანიის ორგანიზაციულ სტრუქტურას (იხ. ცხრილი).

შპს "რიტმის" სტრუქტურული განყოფილებების ინდექსები

ინდექსი			ხელმძღვანელი, სტრუქტურული ერთეული
			გენერალური მენეჯერი
			გენერალური დირექტორის აპარატი
			პრესსამსახური
			გენერალური დირექტორის პირველი მოადგილე
			ხარისხის მენეჯმენტი
			ხარისხის უზრუნველყოფის დეპარტამენტი
			ლიცენზირების განყოფილება
			R&D დეპარტამენტი
			R&D დაგეგმვისა და კოორდინაციის დეპარტამენტი
			ინოვაციური პროექტების დეპარტამენტი
			გენერალური დირექტორის მოადგილე კომერციის საკითხებში
			გაყიდვების დეპარტამენტი
			გაყიდვების განყოფილება
			საგარეო ეკონომიკური საქმიანობის დეპარტამენტი

საქმეების ნომენკლატურის ინდექსები გამოიყენება ქეისების შექმნისას და საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ შესრულებული დოკუმენტის შენახვის ადგილი.

მაგალითად,

დამტკიცებული ოფისის მენეჯმენტის ინსტრუქციების შესაბამისად, შპს „რიტმი“ სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურში რეგისტრაციას დაქვემდებარებული დოკუმენტების გამავალი ნომრები შედგება სტრუქტურული ერთეულის - შემსრულებლის ინდექსისაგან, საქმის ნომრისგან ნომენკლატურის მიხედვით და ა. უწყვეტი სერიული ნომერი, მაგალითად:

02-01-01/01/27, სადაც 02-01-01 არის სტრუქტურული ერთეულის ინდექსი (წერილი მომზადდა ხარისხის მართვის დეპარტამენტის ხარისხის უზრუნველყოფის დეპარტამენტის მიერ), 01 არის საქმის ნომერი ნომენკლატურის მიხედვით ( წერილი ეგზავნება ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოს), 27 არის სერიული ნომერი.

სარეგისტრაციო ნომერი EDMS-ში ავტომატურად გენერირდება სპეციალური მრიცხველის პარამეტრების გამოყენებით სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტებისთვის. მრიცხველის პარამეტრები აღწერილია ქვემოთ.

2. შემდეგი ეტაპი: აუცილებელია გავითვალისწინოთ და აღწეროთ მახასიათებლები კომპანიის დოკუმენტაცია : როგორ ხდება შემოსული, გამავალი და შიდა დოკუმენტაციის მიღება და პირველადი დამუშავება.

ამ ეტაპზე აუცილებელია დადგინდეს დოკუმენტების ტიპების სიარომლებიც მონაწილეობენ დოკუმენტების მოძრაობაში.

შპს "რიტმში" შემდეგი ტიპის მენეჯმენტის დოკუმენტები მუშავდება, ინახება, წარდგენილია განსახილველად და შესასრულებლად EDMS-ში:

• ინფორმაცია და საცნობარო დოკუმენტები:წერილები (შემომავალი და გამავალი), ოფიციალური, ანგარიშები, ახსნა-განმარტებები, ცნობები, აქტები, განცხადებები და ა.შ.;
• ორგანიზაციული- ადმინისტრაციული დოკუმენტები: ბრძანებები, ინსტრუქციები, შეხვედრების ოქმები.

ასევე საჭირო იყო გადაეწყვიტა ქაღალდის სამუშაო პროცესის რომელი ნაწილი იქნებოდა ავტომატიზირებული.

ამრიგად, EDMS-ის შემოღების შემდეგ, დაიგეგმა გადარიცხვის შეჩერება მენეჯერების რეზოლუციებით დოკუმენტების ქაღალდის ასლების შესასრულებლად (შეკვეთის ბარათის შექმნის შემდეგ, რომლის ველები ივსება მენეჯერის მიერ დაწერილი რეზოლუციის შესაბამისად. ქაღალდის დოკუმენტზე, დოკუმენტის სკანირება სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის თანამშრომელი გადასცემს შემსრულებელს SED-თან ინტეგრირებული ელექტრონული ფოსტით). ხელმოწერის საჭირო დოკუმენტების გადაცემისას ქაღალდის ფორმით ხდება შესაბამისი ნიშანი დოკუმენტის სარეგისტრაციო ბარათში. ზოგიერთი დოკუმენტი (მაგალითად, განაცხადი სამუშაო ადგილის შესაქმნელად, განაცხადები საკანცელარიო ნივთების გაცემაზე) სრულად ავტომატიზირებული იყო: ასეთი განაცხადები ივსება განაცხადის სარეგისტრაციო ბარათის შესაბამისი ველების შევსებით, დამტკიცებული და გაგზავნილი შესასრულებლად. უქაღალდის სახით.

ამ კატეგორიზაციის შესაბამისად, EDMS-ში შეიქმნა საქაღალდეების სისტემა (ნახ. 1):

ბრინჯი. 1. საქაღალდეების სისტემა EDMS LLC "Rhythm"

შპს Ritm-ს აქვს შემდეგი როლები EDMS-ში მუშაობისას:

• კლერკი (შესული და გამავალი წერილების რეგისტრაცია);
• განყოფილებაში მოხელე (სამსახურებრივი ჩანაწერების რეგისტრაცია);
• შემსრულებელი განყოფილებაში (მუშაობს ამ შემსრულებლის მიერ შექმნილ ან ამ შემსრულებელს გაგზავნილ ყველა დოკუმენტთან);
• პასუხისმგებელი დირექტორიების შევსებაზე (კერძოდ: „კორესპონდენტები“, „მომხმარებლები“, „კომპანიის სტრუქტურა“);
• EDMS ადმინისტრატორი (EDMS შენარჩუნება, მომხმარებლებთან წვდომის უზრუნველყოფა, პარამეტრების გაკეთება).

სკოლამდელი საგანმანათლებლო დაწესებულების სამსახურის უფლებამოსილი თანამშრომლები შეიძლება იყვნენ არა მხოლოდ კლერკები, არამედ პასუხისმგებელნი არიან დირექტორიების შევსებაზე. EDMS ადმინისტრატორი უნდა იყოს IT სერვისის თანამშრომელი.

4. შემდეგ თქვენ უნდა გააკეთოთ ადმინისტრაციული პარამეტრები 1C Document Flow-ისთვის და შეავსოთ მომხმარებლის დირექტორია (ნახ. 2).

მომხმარებლის ბარათის შევსებისას მიუთითეთ თქვენი სრული სახელი, თანამდებობა და სტრუქტურული ერთეული.

მათი პოზიციიდან გამომდინარე, მომხმარებლებს აქვთ სხვადასხვა დონის წვდომა EDMS-ში გამოქვეყნებულ დოკუმენტებზე. ამრიგად, ხაზის თანამშრომელმა წაიკითხა წვდომა მის მიერ შექმნილ დოკუმენტებზე ან მისთვის გაგზავნილ დოკუმენტებზე შესასრულებლად.

განყოფილების უფროსი „ხედავს“ მის მიერ შექმნილ და მისთვის გაგზავნილ დოკუმენტებს და ყველა დაქვემდებარებული თანამშრომლისთვის ხელმისაწვდომ დოკუმენტებს. კომპანიის ხელმძღვანელს აქვს წვდომა ყველა დოკუმენტზე.

ბრინჯი. 2. მომხმარებლის ბარათი

5. მაშინ ივსება დირექტორია „კორესპონდენტები“.შესაძლებელია კორესპონდენტების დაჯგუფება ძებნისა და შერჩევის გამარტივებისთვის.

მაგალითად, "მყიდველები", "მიმწოდებლები", "კონტრაგეტორები", "ბანკები", "მინისტრები" და ა.შ.

1C Document Flow-ში შეიძლება გამოყენებულ იქნას დირექტორიები, რომლებიც ინახება სხვა სისტემებში - აღრიცხვა, კონტრაქტის განყოფილება და ა. კონტრაქტორის მიერ ხელშეკრულებების და ხელშეკრულებების დადებისას მოწოდებული დოკუმენტების სკანირებული ასლები (ნახ. 3). ამ გზით იქმნება კონტრაქტის ბარათების ელექტრონული არქივი და მათი ნორმატიული და სხვა დოკუმენტები, რომლითაც DOU სერვისის გარდა შეიძლება გამოიყენონ საკონტრაქტო დეპარტამენტი, ბუღალტერია და სხვა დაინტერესებული განყოფილებები.

ბრინჯი. 3. საკორესპონდენტო ბარათი

6. „კორესპონდენტების“ კატალოგის შევსების შემდეგ ჩანართზე „მარეგულირებელი და საცნობარო ინფორმაცია“. აუცილებელია კომპანიის სტრუქტურის შევსება.

სკოლამდელი აღზრდის სამსახურის უფლებამოსილი თანამშრომელი, რომელსაც აქვს „პასუხისმგებელი დირექტორიების შევსების“ როლი, ასახავს კომპანიის სტრუქტურას ორგანიზაციული სტრუქტურისა და საშტატო ცხრილის მკაცრად შესაბამისად, ე.ი. მიუთითებს დეპარტამენტების ყველა სახელს, მათ ხელმძღვანელებს და დეპარტამენტების ინდექსებს. კომპანიის სტრუქტურის შევსების შემდეგ, მომხმარებლის ბარათებში მითითებული ყველა ინფორმაცია (მათ შორის, თანამდებობა, განყოფილების სახელი) ავტომატურად გადადის "მომხმარებლების" დირექტორიადან, რითაც აშენდება განყოფილებების და კომპანიის თანამშრომლების იერარქია.

ეს შესაძლებელს ხდის დეპარტამენტის ხელმძღვანელებს ნახონ შემსრულებლებისთვის გაცემული ყველა დოკუმენტი და ინსტრუქცია.

განყოფილების ხელმძღვანელს შეუძლია ნახოს მისთვის დაკისრებული ყველა დავალება და, ცალ-ცალკე, დაქვემდებარებულებისთვის გაგზავნილი ყველა დავალება, ასევე თვალყური ადევნოს მათი შესრულების პროგრესს (დესკტოპზე - "ჩემი ამოცანები" და "დავალებები ჩემგან" ”ჩანართები).

7. შემდეგი ნაბიჯი - დააყენეთ ნომრები.

ნუმერატორების დახმარებით სარეგისტრაციო ნომრები ავტომატურად ენიჭება EDMS-ში მოთავსებულ ყველა დოკუმენტს.

სისტემა საშუალებას გაძლევთ დააყენოთ სარეგისტრაციო ნომრები სტრუქტურული დაყოფის ინდექსების, პერიოდების, საქმეების ნომენკლატურის და ა.შ. ცალკეული ნუმერატორები კონფიგურირებულია სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტებისთვის (ნახ. 4).

მაგალითად, გამავალი დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომრის შესაქმნელად გამოიყენება შემდეგი ფორმატი:

[IndexSubdr]/[IndexNomDel]/[Number].

ბრინჯი. 4. ნომრის დაყენება სარეგისტრაციო ნომრის ავტომატურად გენერირებისთვის

8. განახორციელეთპერსონალური პარამეტრები თითოეული მომხმარებლისთვის.

ამავდროულად, სისტემაში შესვლისთვის დაყენებულია პაროლი, კეთდება შეტყობინებების პარამეტრები (დოკუმენტები ან შეკვეთები მიღებულია), შეხსენებები დოკუმენტებისა და შეკვეთების შესრულების ვადების და გადაცილებული ვადების შესახებ, სკანირების პარამეტრები (ნახ. 5. ) და ა.შ.

ბრინჯი. 5. სკანირების პარამეტრები

9. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის გამოყენებისათვის საჯარო ხელმისაწვდომობის ინსტრუქციების მომზადება და განთავსება.

მიზანშეწონილია ასეთი ინსტრუქციების გაცემა ინსტრუქციების სახით (ცალკე ინსტრუქცია თითოეული ასპექტისთვის), მათი ილუსტრირება სკრინშოტებით და ნახატებით სიცხადისთვის.

შენიშვნა

შეტყობინებების დაყენება 1C დოკუმენტების ნაკადის სისტემაში

თითოეული მომხმარებელი დამოუკიდებლად აკონფიგურირებს შეტყობინებებს EDMS-დან, რომლის მიღებაც სურს.

დაყენება და ადმინისტრირება – პერსონალური პარამეტრები – სხვა:

დააწკაპუნეთ – შეტყობინებების პარამეტრები – და დააყენეთ როგორც შემდეგ ფიგურაში:

მაგალითად, [ელფოსტა დაცულია]

10. შემდეგი ნაბიჯი არის ძირითადი მომხმარებლების მომზადება, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან საოფისე სამუშაოებზე სტრუქტურულ განყოფილებებში , რომელსაც, თავის მხრივ, შეუძლია მნიშვნელოვანი დახმარების გაწევა კომპანიის ყველა თანამშრომლის მომზადებაში.

შპს „რიტმში“ თანამშრომელთა ტრენინგი სკოლამდელი აღზრდის სამსახურმა განახორციელა. ბრიფინგების ჩატარებისას აუცილებელია სისტემაში შესვლისა და პერსონალური პარამეტრების პაროლების დაყენების შემოწმება, მომხმარებლისთვის სისტემის შესაძლებლობების დემონსტრირება და თითოეული მომხმარებლისთვის წვდომის ფუნქციების ახსნა, აგრეთვე მათ შეხსენება დამატებითი დამოუკიდებელი გამოყენების შესაძლებლობის შესახებ. სისტემასთან მუშაობის ინსტრუქციებისა და ინსტრუქციების შესწავლა.

11. გამოსცემს ბრძანებას ელექტრონული დოკუმენტაციის მართვის სისტემის კომერციულ ფუნქციონირებაში დანერგვის შესახებ.

მაგალითად:

შეზღუდული პასუხისმგებლობის საზოგადოება "რიტმი"

შეკვეთა

______________ №_______________

შპს Ritm-ში დოკუმენტების ნაკადის და საოფისე ავტომატიზაციის ოპტიმიზაციის მიზნით

მე ვუკვეთავ:

1. შექმენით პროექტის სამუშაო ჯგუფი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის (შემდგომში EDMS) გამოსაყენებლად 1C8: დოკუმენტის ნაკადი შემდეგი შემადგენლობით:

1. პროექტის სამუშაო ჯგუფი კომერციულ ექსპლუატაციაში ამოქმედდება EDMS 1C8: Document Flow by “___” _______ 201__.
2. დააწესეთ პროგრამული უზრუნველყოფის ხარჯების ჩამოწერის ვადა _________ ტოლი.
3. მე ვიტოვებ კონტროლს ამ ბრძანების შესრულებაზე.

გენერალური დირექტორი ვ.ვ. ივანოვი

შპს რიტმში დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემის დანერგვის შემდეგ განხორციელდა შემდეგი:

• რეგისტრაციისა და ოფიციალური კორესპონდენციის გადაცემის დროის შემცირება;
• კონტროლის ავტომატიზაცია და ავტომატური შეხსენებებისა და შეტყობინებების სისტემის შექმნა დოკუმენტებისა და ბრძანებების შესრულების ვადების შესახებ;
• დოკუმენტების დაკარგვის აღმოფხვრა;
• ელექტრონული არქივის (კორპორატიული ცოდნის ბაზის) შექმნა;
• დოკუმენტების პროექტების ელექტრონული დამტკიცების უზრუნველყოფა, კოლექტიური რედაქტირება;
• შესრულების დისციპლინის გაზრდა;
• ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების ოპტიმიზაცია.

ამრიგად, EDMS-ის განხორციელება შესაძლებელია დამოუკიდებლად, პროექტის მონაწილეებისთვის სათანადო დაგეგმვისა და ამოცანების დასახვით. ამაში გადამწყვეტ როლს ასრულებს უფლებამოსილი სტრუქტურული ერთეულების ურთიერთქმედება და დაგეგმილი განხორციელების ეტაპების თანმიმდევრული განხორციელება.

წარმოდგენილია პროცესის კვლევების კითხვების, მიზნებისა და შედეგების ჩამონათვალი, ანალიზის ალგორითმი, აღწერა გასაგები დიაგრამების სახით, რეკომენდაციები სისტემისთვის ფუნქციური მოთხოვნების შემუშავებისთვის და დიზაინის დოკუმენტების შინაარსი.

საინფორმაციო გამოკითხვა მნიშვნელოვანი ეტაპია სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულებების ოპტიმიზაციისა და EDS-ის განხორციელების საქმეში. ყოველივე ამის შემდეგ, პროცესების ოპტიმიზაციისა და EDMS ფუნქციონირების მოთხოვნების შემუშავების მიზნით მიღებული გადაწყვეტილებების ხარისხი პირდაპირ დამოკიდებულია მიღებულ ინფორმაციაზე და მისი პრეზენტაციის ხარისხზე.

ამ კუთხით აუცილებელია გამოკითხვის მთავარი პრინციპის დაცვა - სრული, სანდო და უახლესი ინფორმაციის მოპოვება იმ პროცესების შესახებ, რომელთა ავტომატიზაცია იგეგმება.

წინაპროექტის გამოკითხვა

საკონსულტაციო კომპანიის თვალსაზრისით, რომელიც სთავაზობს თავის მომსახურებას ბაზარზე კონსულტაციისა და EDMS-ის დანერგვისთვის, ე.ი. ანალიტიკოსისთვის EDMS-ის განხორციელება არის გარეპროექტი, წინასწარი გამოკითხვა განიხილება გაყიდვების მეთოდოლოგიის ნაწილად (როგორც „წინასწარი გაყიდვების“ ფაზაში). თუმცა, სამუშაოს უმეტესობას ამ ეტაპზე ასრულებს ანალიტიკოსი, ასევე განხორციელების მეთოდოლოგიით გათვალისწინებული ანალიზის ეტაპზე. ამ მიზეზით, წინასაპროექტო კვლევა ასევე განიხილება განხორციელების მეთოდოლოგიის ნაწილად.

წინასაპროექტო გამოკითხვის ჩატარება ასევე შეიძლება სასარგებლო იყოს ანალიტიკოსებისთვის, რომლებიც ასრულებენ მუშაობას EDMS-ის დანერგვაზე, როგორც შიდასაწარმოს (ორგანიზაციის) პროექტი, ე.ი. ანალიტიკოსი არის იმ კომპანიის თანამშრომელი, სადაც EDMS ხორციელდება.

წინასაპროექტო კვლევის შედეგების სქემა

მიზნებიწინაპროექტის გამოკითხვაა:

• ზოგადი ინფორმაციის მოპოვება EDMS განხორციელების ობიექტის შესახებ;
• განხორციელების მიზნების განსაზღვრა;
• ზოგადი ძირითადი მოთხოვნების განსაზღვრა EDMS-ისა და პროექტის საზღვრებისთვის;
• დოკუმენტური ნაკადის და საოფისე მუშაობის ორგანიზაციის ზოგადი მდგომარეობის განსაზღვრა;
• ძირითადი მომხმარებლების იდენტიფიკაცია (კლერკები, მენეჯერები და ა.შ.);
• პოტენციური პროექტის სირთულის საერთო დონის განსაზღვრა;
• მონაცემთა მიგრაციისა და სხვა პროგრამულ უზრუნველყოფასთან ინტეგრაციის საჭიროებების შეფასება;
• ეფექტური და მომგებიანი კომერციული წინადადების მოსამზადებლად საჭირო ინფორმაციის შეგროვება [თუ სამუშაოს ახორციელებს განხორციელების ობიექტის გარე კომპანია].

პროექტის შესახებ საჭირო ინფორმაციის მისაღებად ტარდება გამოკითხვები და გასაუბრება ძირითადი მომხმარებლების (დამკვეთი, პროექტის მენეჯერი, დეპარტამენტების ხელმძღვანელები, ძირითადი მომხმარებლები).

კითხვარის კითხვების ნიმუშები, რომლებზეც პასუხები საშუალებას მოგცემთ მიიღოთ პირველადი ინფორმაცია მომხმარებლისგან და EDMS-ის მომავალი მომხმარებლებისგან, წარმოდგენილია განყოფილებაში „კითხვები კითხვარებისთვის და ინტერვიუებისთვის“.

შედეგადპროექტის წინასწარი შემოწმება ტარდება:

• EDMS-ის განსახორციელებლად საჭირო სამუშაოს მოცულობის შეფასება;
• წინასაპროექტო კვლევის შესახებ ანგარიშის მომზადება;
• ხსნარის პროტოტიპის მომზადება და დემონსტრირება (საჭიროების შემთხვევაში);
• კომერციული წინადადების მომზადება.

1. EDMS განხორციელების მიზნები და ამოცანები;
2. EDMS-ის განხორციელების პროექტის საზღვრები;
3. მიღებული სხვა ინფორმაცია.

წინასაპროექტო კვლევის ჩატარების შემდეგ შესაძლებელი ხდება შეფასდეს ანალიტიკური და ტექნიკური სამუშაოების მოცულობის შეფასება, რომელიც საჭირო იქნება ჩასატარებელი, ასევე რა შედეგების მიღწევა უნდა მოხდეს.

შედეგად, შემუშავებულია დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს EDMS-ის ძირითადი მოთხოვნების აღწერას, პროექტის საზღვრებს და სხვა იდენტიფიცირებულ ინფორმაციას. თუ საინფორმაციო გამოკითხვას ახორციელებს დამკვეთის გარე ორგანიზაცია, ასევე მზადდება პროტოტიპური გადაწყვეტა მომხმარებლისთვის დემონსტრირებისთვის (საჭიროების შემთხვევაში) და კომერციული წინადადება.

ამ ეტაპზე, მიღებული პირველადი ინფორმაციის საფუძველზე, პროექტის მენეჯერი (PM) ადგენს საბაზისო სამუშაო გეგმას, იერარქიულ სამუშაო სტრუქტურას (WBS) და პროექტის წესდებას.

ამ ეტაპზე შესაძლოა მოხდეს პლატფორმის შერჩევაც, რომელზედაც განვითარდება EDMS.

ინფორმაციის გამოკითხვა და ანალიზი

წინასაპროექტო კვლევის შედეგების გამოყენებით, როგორც ამოსავალი წერტილი, საინფორმაციო კვლევა განმარტავს ადრე მიღებულ ინფორმაციას, განიხილავს და აღწერს არსებულ ბიზნეს პროცესებს („როგორც არის“) და გვთავაზობს სამომავლო, ოპტიმიზებულ ბიზნეს პროცესებს („იყოს“). როგორც უნდა იყოს”), და ასევე აღწერს ყველა საჭირო ცვლილებას სისტემაში ამ ბიზნეს პროცესებისა და EDMS ინტერფეისების მხარდასაჭერად.

საინფორმაციო გამოკითხვის შედეგების სქემა

მიზნებისაინფორმაციო გამოკითხვაა:

• ავტომატიზირებული ბიზნეს პროცესების შესწავლა და ზუსტი აღწერა;
• სისტემის მოდიფიკაციების განმარტება და აღწერა, ინტერფეისები, მ.შ. ინტერფეისები გარე სისტემებთან და არსებული პროგრამებიდან მონაცემთა გადაცემის საშუალებებთან, რომლებიც უნდა შემუშავდეს და განხორციელდეს პროექტის განმავლობაში;
• ტექნიკური მახასიათებლების შემუშავება (TOR);
• დოკუმენტური ნაკადების რეინჟინერიის (ოპტიმიზაციის) რეკომენდაციების შემუშავება და დოკუმენტური ნაკადის და საოფისე მუშაობის ორგანიზება.

ამ ეტაპის მიზანია დამკვეთის მოთხოვნების იდენტიფიცირება განხორციელების შედეგებისთვის, ამიტომ მჭიდრო თანამშრომლობა მომხმარებელს, მთავარ მომხმარებლებსა და ანალიტიკოსს შორის აუცილებელია ინფორმაციის გამოკითხვისა და ანალიზის მთელი ფაზის განმავლობაში. როგორც წესი, საინფორმაციო გამოკითხვა არის შემდეგი ნაბიჯი წინასაპროექტო გამოკითხვის შემდეგ და მოიცავს ბიზნესის ყველა სფეროს დეტალურ შემოწმებას, რომელიც დაზარალდება პროექტის განმავლობაში, ვიდრე უბრალოდ ძირითადი ფუნქციური სფეროების და „მკვლელი აპლიკაციების“ იდენტიფიცირება. კეთდება წინასაპროექტო გამოკითხვის დროს.

საჭირო ინფორმაციის მისაღებად ძირითადი მომხმარებლების (დამკვეთი, პროექტის მენეჯერი, დეპარტამენტის ხელმძღვანელები, ძირითადი მომხმარებლები) გამოკითხვები და ინტერვიუები ტარდება წინასაპროექტო კვლევის მსგავსად, მაგრამ უფრო დეტალურ დონეზე.

კითხვარის კითხვების ნიმუშები, რომლებზეც პასუხები საშუალებას მოგცემთ მიიღოთ ინფორმაცია მომხმარებლისგან და მომავალი EDMS მომხმარებლებისგან, წარმოდგენილია განყოფილებაში „კითხვები კითხვარებისთვის და ინტერვიუებისთვის“.

შედეგებინამუშევარი აისახება დოკუმენტში „ფუნქციონალური მოთხოვნები“ (FR) ან ანგარიშში, ან დავალებაში (დამოკიდებულია პროექტის სირთულეზე).

საბოლოო დოკუმენტი უნდა შეიცავდეს:

1. ფუნქციური მოთხოვნები EDMS-ისთვის;
2. EDMS ინტერფეისების აღწერა;
3. ბიზნეს პროცესების აღწერა;
4. რეკომენდაციები დოკუმენტების ნაკადის რეინჟინერიის (ოპტიმიზაციის) შესახებ;
5. კვლევისა და ანალიზის დროს მიღებული სხვა ინფორმაცია.

ეფექტური საოფისე სამუშაოების ორგანიზებისა და დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზებაზე ჩატარებული სამუშაოს და დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემის დანერგვის შესახებ მიღებული გადაწყვეტილების შედეგად, პროექტის გუნდი აყალიბებს მოთხოვნებს ავტომატური სისტემისთვის, ადგენს ავტომატიზირებული პროცესების ჩამონათვალს, განსაზღვრავს პრიორიტეტები და მათი ავტომატიზაციის თანმიმდევრობა.

EDMS-ის განხორციელების პროექტის მიზნების, ამოცანებისა და საზღვრების განსაზღვრის შემდეგ იწყება მუშაობა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ავტომატური სისტემის შემუშავებასა და დანერგვაზე.

დოკუმენტებთან მუშაობის ეფექტური ავტომატიზაციისთვის რეკომენდებულია:

1. შეადგინეთ არსებულის სია დოკუმენტების ტიპებიორგანიზაციაში
2. გააკეთე თითოეული ტიპის გამოკვლევადოკუმენტი (იხ. ქვემოთ)*
3. შედგენა პასუხისმგებელი თანამშრომლების სიადოკუმენტების შესაქმნელად (ვინ ქმნის რა ტიპის დოკუმენტებს)
4. შედგენა თანამშრომლების სია, რომლებიც ნახულობენ, ხელს აწერენ, ამტკიცებენდოკუმენტები (ვინ, რა სახის დოკუმენტები; პირობები, რომლითაც საჭიროა ვიზა, ხელმოწერა)
5. ამ სიებზე დაყრდნობით შექმენით ზოგადი მარშრუტიდოკუმენტების გავლა გავლის პირობებით - ალგორითმი (ოპეროგრამა ან გრაფიკული დოკუმენტის ნაკადის სქემა)
6. განსაზღვრეთ საჭირო საანგარიშო დოკუმენტები(ანგარიშები): მოხსენებების შექმნის პირობები და მათი ფორმები
7. დაადგინეთ რა ტიპის დოკუმენტებია საჭირო კონტროლის ქვეშ (განისაზღვროს ვადები, შეტყობინების ფორმები, საკონტროლო ბარათის ფორმა, კონტროლიდან ამოღების პირობები)
8. გამოკითხვებზე დაყრდნობით ინსტრუქციების შედგენა სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულებებისთვისსაჭიროების შემთხვევაში
9. შექმენით შემთხვევების სია(საჭიროების შემთხვევაში შენახვის ვადების და ქეისების ფორმირების პრინციპების მითითებით).
10. შეადგინეთ სია, რომელიც ასახავს სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტებზე წვდომის მექანიზმს (პოზიციის მიხედვით)

თითოეული ტიპის დოკუმენტის შემოწმება:

• აღწერეთ დოკუმენტაციის (შედგენის) ტექნოლოგია: დეტალების ნაკრები, მათი ადგილმდებარეობა, შევსების მეთოდები (საჭიროების შემთხვევაში);
• აღწერეთ სარეგისტრაციო და საკონტროლო ბარათების (RCC) ფორმები: ბარათში ველების ნაკრები და განლაგება;
• აჩვენეთ დოკუმენტების გადაადგილების პირობები (ხელმოწერების ხელმისაწვდომობა, ვიზები, ჩეკები და ა.შ.);
• აჩვენეთ დოკუმენტის ნაკადის დიაგრამა (მარშრუტი) ან ძირითადი ინდოსატორების, ხელმომწერების და ა.შ.
• აღწერეთ რეგისტრაციის მეთოდი, კოდები, რომლებიც ენიჭება სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტებს

კითხვები კითხვარებისთვის და ინტერვიუებისთვის

აქ ჩამოთვლილია კითხვები, რომლებიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას კითხვარებში ან მომხმარებლებზე გასაუბრებისას EDMS განხორციელების ობიექტის გამოკითხვისას. კითხვები საკონსულტაციოა. არ არსებობს გამოკითხვის ჩატარების მკაფიო მოთხოვნები, ამიტომ ანალიტიკოსი უნდა იყოს კრეატიული საჭირო ინფორმაციის მოპოვებაში, მის სტრუქტურირებასა და ჩვენებაში.

საჭიროა დოკუმენტების მართვის პროცესის ავტომატიზაცია:
1. რა არის სისტემის დანერგვის გრძელვადიანი და მოკლევადიანი მიზნები?
2. რა არის დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის პროექტის წარმატების ძირითადი კრიტერიუმები?
3. რა ვადებშია სასურველი სისტემის დანერგვა? რა არის ამ ვადების მიზეზები?
4. ვინ არის პროექტის მთავარი ინიციატორი: რომელი დეპარტამენტის ან მენეჯერის (მენეჯერების) ინტერესებიდან გამომდინარე იგეგმება სისტემის დანერგვა?
5. ვინ არიან EDMS-ის (რომელი განყოფილებების) ძირითადი მომხმარებლები და EDMS-ის ძირითადი მონაწილეები?
6. სისტემის დანერგვისას გეგმავთ სრულ ან ნაწილობრივ გადასვლას უქაღალდის ტექნოლოგიაზე საოფისე სამუშაოებისა და დოკუმენტების ნაკადისთვის? აღწერეთ როგორ ხედავთ მას.
7. იგეგმება თუ არა კრიპტოგრაფიული ინფორმაციის დაცვისა და ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის სისტემების (CIPF და EDS) გამოყენება? თუ კი, გთხოვთ, მიუთითოთ პრიორიტეტული სისტემების დასახელება ან ტიპი.
8. დამუშავება, რა ტიპის დოკუმენტების, ფორმატებისა და ტიპების ავტომატიზაცია იგეგმება სისტემის მიერ?
8.1. მოკლედ აღწერეთ თითოეული მათგანის ძირითადი პარამეტრები, მიუთითეთ განსხვავებები.
8.2. დაადგინეთ თქვენი პრიორიტეტები
9. რამდენი სამუშაო ადგილის დამონტაჟება იგეგმება ერთდროულად?
10. რამდენი სამუშაო ადგილის დაკავშირება იგეგმება სისტემასთან საბოლოოდ (სულ)?
11. რომელ განყოფილებებშია დაგეგმილი EDMS-ის განხორციელება?
12. აღწერეთ დეპარტამენტების ძირითადი ფუნქციონალური მოვალეობები - EDMS-ის ძირითადი მონაწილეები.

ორგანიზაციული საკითხები:
13. არიან ტექნიკური სპეციალისტები, რომლებიც წარმართავენ პროექტს მომხმარებლის სახელით?
14. არიან თუ არა სკოლამდელ საგანმანათლებლო დაწესებულებებში სპეციალისტები, რომლებიც წარმართავენ პროექტს მომხმარებლის სახელით?

კითხვები სკოლამდელი აღზრდის შესახებ:
15. არსებობს თუ არა დოკუმენტებთან მუშაობის მარეგულირებელი დამტკიცებული დებულებები, ინსტრუქციები, დებულებები ან სხვა ნორმატიული დოკუმენტები (საოფისე მუშაობის წესებისა და დოკუმენტაციის ნაკადის აღწერა)?
15.1. რამდენად სექსუალურები და აქტუალური არიან ისინი?
15.2. არის თუ არა რაიმე გეგმები მათ შეცვლაზე?
15.3. თუ ასეთი დოკუმენტები არსებობს, გთხოვთ, მიაწოდოთ ისინი ანალიზისთვის.
16. თუ არ არსებობს ასეთი წესები (რეგლამენტები, ინსტრუქციები, მეთოდები) ან არ არის აქტუალური, საჭიროა თუ არა არსებული პროცესების კვლევა, აღწერა და ოპტიმიზაცია?
16.1. არის თუ არა გაგება ასეთი ქმედებების აუცილებლობისა და დროულობის შესახებ?
16.2. ან იგეგმება თუ არა პროცესების ავტომატიზაცია „როგორც არის“?
16.3. თუ ჩატარდება კვლევა და ოპტიმიზაცია, მაშინ განსაზღვრეთ კვლევის სფეროები, მიზნები და ოპტიმიზაციის კრიტერიუმები.
17. როგორ ხდება საბუთების წარმოება?
17.1. ცენტრალიზებული;
17.2. დეცენტრალიზებული;
17.3. შერეული.
18. რომელი განყოფილება ან თანამშრომელია პასუხისმგებელი დოკუმენტებთან მუშაობაზე?
19. კომპანიაში ვინ აწყობს დოკუმენტებთან მუშაობას (რომელი განყოფილება)?
20. რა ფუნქციები (პროცესები, სამუშაოები) უნდა იყოს ავტომატიზირებული ამ ტიპის დოკუმენტებისთვის? აღწერეთ ისინი (მოკლედ)
21. რამდენია დოკუმენტების ნაკადის მიახლოებითი მოცულობა წელიწადში/თვეში თითოეული კონკრეტული ტიპის დოკუმენტისთვის?
22. ჩამოთვალეთ დოკუმენტების ტიპები, რომლებისთვისაც გამოიყენება ფორმები და შაბლონები, რომლებთან მუშაობის ავტომატიზაცია იგეგმება?
23. ბუღალტრული აღრიცხვისა და რეგისტრაციის რა ფორმები გამოიყენება თითოეული ტიპის დოკუმენტზე? აღწერეთ მათი სტრუქტურა, შევსების წესები, სარეგისტრაციო ნომრების გენერირების წესები.
24. რა დოკუმენტები საჭიროებს დამატებით კონტროლს? აღწერეთ მათი მახასიათებლები და კონტროლის მოთხოვნები.
25. რა სახის და სახის ანგარიშგება უნდა განხორციელდეს თითოეული ტიპის დოკუმენტისთვის?
26. თითოეული ტიპის დოკუმენტზე შესრულებული სამუშაოს სახეები. ცვლილებები, რომლებიც ხდება დოკუმენტში ბიზნეს პროცესის დროს.
27. აღწერეთ სამუშაო პასუხისმგებლობა დოკუმენტების დამუშავების პროცესში მონაწილე თანამშრომლებისთვის.
28. აღწერეთ ორგანიზაციაში ან განყოფილებაში დოკუმენტებთან მუშაობის არსებული ტექნოლოგია:
28.1. შემოსული დოკუმენტების დამუშავებისა და რეგისტრაციის გადაგზავნის პროცედურა;
28.2. ხელმძღვანელობის მიერ შემოსული დოკუმენტების განხილვისა და გადაწყვეტილებების გაცემის პროცედურა;
28.3. რეზოლუციის სტრუქტურა;
28.4. საკონტროლო დოკუმენტაციის წარდგენის პროცედურა;
28.5. კონტროლის სახეები;
28.6. ვადები;
28.7. დოკუმენტების სია, რომელთა შესრულება ექვემდებარება კონტროლს;
28.8. დოკუმენტების შესრულების კონტროლის ტექნოლოგია;
28.9. სტრუქტურულ დანაყოფებში შესასრულებლად მიღებული დოკუმენტების აღრიცხვის პროცედურა;
28.10. დოკუმენტების კონტროლიდან ამოღების პროცედურა;
28.11. მენეჯმენტის მიერ დოკუმენტების პროექტების განხილვის, სხვადასხვა დეპარტამენტის მიერ მათი დამტკიცებისა და დამტკიცების პროცედურა;
28.12. გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაციისა და გადაგზავნის დამუშავების პროცედურა;
28.13. შიდა დოკუმენტების შემუშავების პროცედურა;
28.14. დოკუმენტების შენახვის ორგანიზება სტრუქტურულ განყოფილებებში და ორგანიზაციის ცენტრალურ არქივში.
29. რა უნდა შეიცვალოს დოკუმენტებთან მუშაობისას?
30. ბუღალტრული აღრიცხვისა და რეგისტრაციის რა ფორმები გამოიყენება თითოეული ტიპის დოკუმენტზე?
30.1. აღწერეთ მათი სტრუქტურა და შევსების წესები (ასეთის არსებობის შემთხვევაში).
30.2. სარეგისტრაციო ნომრის წარმოქმნის წესები
31. რა სახის და სახის ანგარიშგება უნდა განხორციელდეს თითოეული ტიპის დოკუმენტისთვის?
31.1. მიმდინარე ოფისის ანგარიშები;
31.2. საბოლოო საოფისე ანგარიშები;
31.3. სტატისტიკის სამსახურის ანგარიშები;
32. დოკუმენტებს შორის კავშირების დამყარებისა და თვალყურის დევნების უნარი

კითხვები საარქივო შენახვის შესახებ:
33. არსებობს თუ არა არქივი, როგორც სტრუქტურული ერთეული?
34. ვინ არის პასუხისმგებელი დოკუმენტების სწრაფ შენახვაზე?
35. არსებობს თუ არა დოკუმენტების შენახვის ინსტრუქცია? თუ თქვენ გაქვთ მარეგულირებელი დოკუმენტები, გთხოვთ მიაწოდოთ ისინი.
36. შემუშავებულია თუ არა საქმეთა ნომენკლატურა (ყოველწლიურად)?
37. რომელ ერთეულს (თანამდებობის პირს) ევალება საქმეთა გაერთიანებული ნომენკლატურის შედგენა და დამტკიცება.
38. ტარდება თუ არა დოკუმენტების ღირებულების შემოწმება და დოკუმენტების განადგურება?
39. არსებობს თუ არა სამეცნიერო საცნობარო აპარატი? ვინ ხელმძღვანელობს მას? აღწერეთ მისი სტრუქტურა.
40. შემუშავებულია თუ არა დოკუმენტებზე, განსაკუთრებით კონფიდენციალურზე წვდომის პოლიტიკა?
41. იგეგმება თუ არა „ქაღალდის“ დოკუმენტების არქივის სისტემაში გადატანა?
41.1. გთხოვთ მიუთითოთ დოკუმენტების სავარაუდო რაოდენობა, ფორმატი და ტიპები.
41.2. დოკუმენტის არქივი გეოგრაფიულად არის განაწილებული? თუ კი, სად მდებარეობს დოკუმენტების შენახვის ადგილები?
41.3. მიუთითეთ სისტემაში ინფორმაციის გადაცემის საჭირო დრო.
42. რა წესები ვრცელდება დოკუმენტების ფაილებში ჩამოწერაზე, არქივში გადატანისას, როგორია შენახვის სტანდარტები?
43. სამმართველოს საქმეთა ნომენკლატურასთან მუშაობის წესები, მისი სტრუქტურა და დოკუმენტების შენახვის ორგანიზაცია სამმართველოში, რომლებთანაც მუშაობა ექვემდებარება ავტომატიზაციას.

ორგანიზაციის სტრუქტურის აღწერა:
მოთხოვნების პირველადი შეფასების განსახორციელებლად საჭიროა ინფორმაცია კომპანიის ორგანიზაციული სტრუქტურის შესახებ. ორგანიზაციული სტრუქტურის აღწერა უნდა იყოს დიაგრამა (Visio, ARIS ან სხვა მსგავსი ფორმატი). ასევე შესაძლებელია ტექსტის აღწერა. ორგანიზაციული სტრუქტურის დიაგრამა (ან ტექსტური აღწერა) უნდა ასახავდეს:

44. უმაღლესი დონის ორგანიზაციების სია (მმართველი კომპანია, კომპლექსების სია, ფილიალები, ინდივიდუალური იურიდიული პირები (მაგალითად, კომპანიის ოფისები) და ა.შ.), მათ შორის:
44.1. ორგანიზაციების სახელები;
44.2. ორგანიზაციების გეოგრაფიული მდებარეობა;
44.3. ურთიერთობები ორგანიზაციებს შორის (იერარქია);
44.4. ორგანიზაციების საქმიანობის სფეროები.
45. უმაღლესი დონის ორგანიზაციების ორგანიზაციული სტრუქტურები, რომლებიც უნდა შეიცავდეს:
45.1. განყოფილებების სტრუქტურა;
45.2. დეპარტამენტებს შორის ურთიერთკავშირი;
45.3. დეპარტამენტების ფუნქციები;
45.4. დეპარტამენტების პასუხისმგებლობის სფეროები.

პირველ რიგში, ჩვენ გვაინტერესებს ინფორმაცია სტრუქტურული ერთეულების შესახებ, რომლებიც ჩაერთვებიან ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვაში.

ორგანიზაციის IT ინფრასტრუქტურა:
46. ​​რა ტექნიკური მხარდაჭერაა ხელმისაწვდომი: სერვერის მახასიათებლები, კლიენტის საიტები?
47. ამჟამად გამოიყენება თუ არა საინფორმაციო სისტემა(ები) მიმდინარე ამოცანების ავტომატიზაციისთვის?
47.1. თუ კი, რა მახასიათებლებს მოიცავს?
47.2. რითი ხართ უკმაყოფილო/ამჟამინდელი პრობლემები?
47.3. იგეგმება თუ არა მთლიანად ან ნაწილობრივ შეცვლა?
47.4. მონაცემთა მიგრაცია: როგორ იგეგმება დაგროვილი ინფორმაციის გადაცემა:
- ვერ იტანს
- ხელით ტარება,
- გადაცემა ავტომატურად.
47.5. თუ თქვენ გეგმავთ „ძველი“ მონაცემების ავტომატურად გადატანას ახალ სისტემაში, აუცილებელია მიაწოდოთ ინფორმაცია სტრუქტურისა და შენახვის ფორმატების შესახებ და ჩამოაყალიბოთ მოთხოვნები მონაცემთა კონვერტაციისთვის.
48. საჭიროა თუ არა სხვა სისტემებთან ინტეგრაცია?
49. როგორია კლიენტის სამუშაო სადგურების ტიპიური კონფიგურაცია (პროცესორი, ოპერატიული მეხსიერება, ოპერაციული სისტემა და ა.შ.)?
50. არის თუ არა ოფისის კომპიუტერებზე დაინსტალირებული სტანდარტული პროგრამული უზრუნველყოფის სია? თუ კი, გთხოვთ, მოგვაწოდოთ ეს სია.
51. რა მახასიათებლებს ახასიათებს ძირითადი სერვერის აპარატურა?
52. საწარმოს თანამშრომლები იყენებენ თუ არა კორპორატიულ ინფორმაციას ყოველდღიურ მუშაობაში? ელ.ფოსტა? რომელ ფოსტის სერვერსა და კლიენტს იყენებთ?
53. მიუთითეთ კორპორატიული ელ.ფოსტის სერვერის პროგრამული უზრუნველყოფის ვერსია და დეველოპერი.
54. როგორია თქვენი ქსელის ტოპოლოგია:
1.1. არის თუ არა ლოკალური ქსელი დაფუძნებული Windows NT დომენზე?
1.2. რამდენი სამუშაო სადგურია თქვენს ლოკალურ ქსელში?
1.3. არის თუ არა ქსელის ტერიტორიული განაწილება? თუ კი:
1.3.1. როგორია სამუშაო სადგურების განაწილება ფილიალებს (ოფისებს) შორის?
1.3.2. როგორია საკომუნიკაციო არხების სიმძლავრე ქსელის სეგმენტებს შორის?
55. არის თუ არა გამოყოფილი ფაილური სერვერი შექმნილი დოკუმენტების შესანახად? რა არის ამ სერვერზე შენახული დოკუმენტების სავარაუდო მოცულობა?
56. არსებობს თუ არა არასტრუქტურირებული ინფორმაციის (კომპიუტერები, გამოყოფილი ფაილური სერვერები, შენახვის ქვესისტემები და ა.შ.) შენახვის სტრატეგია.
57. როგორია კლიენტის სამუშაო სადგურებზე შენახული დოკუმენტების საშუალო მოცულობა?
58. რა კორპორატიული საინფორმაციო სისტემები (CIS) გამოიყენება საწარმოში?
59. არსებობს თუ არა ლიცენზირებული DBMS და როგორ გამოიყენება? მიუთითეთ საწარმოში გამოყენებული DBMS-ის დეველოპერები და ვერსიები.
60. გამოიყენება თუ არა დირექტორია სერვისები მომხმარებლების იდენტიფიცირებისთვის? თუ კი, გთხოვთ მიუთითოთ რომელი.
61. არის თუ არა მომხმარებლის ტექნიკური მხარდაჭერის სერვისი (დახმარების მაგიდა)? არსებობს რაიმე რეგულაციები ამ სერვისისთვის?
62. რამდენი თანამშრომელი ჰყავს საინფორმაციო ტექნოლოგიების დეპარტამენტს (განყოფილება, დეპარტამენტი)? რა ძირითად ამოცანებს წყვეტს ეს განყოფილება?
63. მიუთითეთ სისტემები, რომლებთანაც უნდა იყოს ინტეგრირებული დოკუმენტების მართვის სისტემა.
64. მიუთითეთ იმ თანამშრომელთა მიახლოებითი თანაფარდობა, რომლებსაც აქვთ ხელმისაწვდომობა მხოლოდ განსახილველ დოკუმენტებზე იმ თანამშრომელთა რაოდენობასთან, რომლებსაც აქვთ გარკვეული ქმედებების შეცვლისა და შესრულების უფლება.

მოთხოვნები EDMS-ისთვის:
65. ჩამოთვალეთ და აღწერეთ ახალი სისტემის რა ფუნქციონალურ მოთხოვნებს მიგაჩნიათ ყველაზე მნიშვნელოვანი.
66. თითოეული დოკუმენტის ბარათის ატრიბუტების შემადგენლობა:
- სახელი
- აღწერა
- ეტიკეტი ფორმაზე (სახელი ფორმაზე)
- მონაცემთა ტიპი
- შევსების მეთოდი (ხელით, დირექტორიადან, ...)
67. დოკუმენტების ძიება სარეგისტრაციო ბარათების ატრიბუტების მიხედვით საძიებო ბარათის დეტალების სია
68. დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორიის შექმნის აუცილებლობა, შესრულების პროგრესისა და დამტკიცების პროცესის თვალყურის დევნება და ა.შ.
69. სისტემაში საჭირო ფილტრები
70. ინფორმაციის მოთხოვნა, რომელიც სისტემამ უნდა დააკმაყოფილოს

თქვენი კარგი ნამუშევრის ცოდნის ბაზაზე წარდგენა მარტივია. გამოიყენეთ ქვემოთ მოცემული ფორმა

სტუდენტები, კურსდამთავრებულები, ახალგაზრდა მეცნიერები, რომლებიც იყენებენ ცოდნის ბაზას სწავლასა და მუშაობაში, ძალიან მადლობლები იქნებიან თქვენი.

გამოქვეყნებულია http://www.allbest.ru/

შესავალი

ნებისმიერი თანამედროვე ორგანიზაციისთვის თანამედროვე საინფორმაციო ტექნოლოგიების შესაძლებლობები მნიშვნელოვანია დოკუმენტების მართვაში მათი გამოყენების თვალსაზრისით.

რაც შეეხება დოკუმენტების ავტომატიზაციას, ეს სფერო ხშირად მოიცავს ბევრ პროგრამას, რომლებიც უშუალოდ არ არის დაკავშირებული მოგვარებულ პრობლემასთან - ტექსტის რედაქტორები, პერსონაჟების ამოცნობის პროგრამები, ელექტრონული ფოსტის სისტემები. თუმცა, ეს ყველაფერი არ არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა. და მსოფლიოში არსებული ვითარებიდან გამომდინარე, დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვა, რომელიც ოპტიმალურად შესაფერისია ორგანიზაციისთვის, უაღრესად მნიშვნელოვანი ამოცანაა.

ოპტიმალურად სტრუქტურირებული დოკუმენტების ნაკადის ნაკლებობა და დოკუმენტების მოძრაობისა და შესრულების ეფექტურად თვალყურის დევნების შეუძლებლობა იწვევს მუშაობის ეფექტურობის შემცირებას და შეცდომების ზრდას.

დოკუმენტების მართვის პრობლემის თანამედროვე პირობებში გადაჭრა საშუალებას მოგვცემს მიზანმიმართულად ჩამოვაყალიბოთ ორგანიზაციების საინფორმაციო რესურსები, შევამციროთ ხელით შეყვანილი ინფორმაციის რაოდენობა, რაც დაზოგავს დროს და უზრუნველვყოფთ მათ ეფექტურ ფუნქციონირებას.

დისერტაციის აქტუალობა:არჩეული თემა აქტუალურია, რადგან ცნობილია, რომ დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზება გავლენას ახდენს მენეჯმენტის აპარატის მუშაობის ხარისხზე, მენეჯმენტის მუშაკების ორგანიზაციასა და მუშაობის კულტურაზე. მთლიანობაში მენეჯმენტის აქტივობების წარმატება დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად პროფესიონალურად ინახება დოკუმენტაცია. როგორც თანამედროვე კვლევები აჩვენებს, ორგანიზაციის თანამშრომლების სამუშაო დროის 85% იხარჯება დოკუმენტების მომზადებაზე, შენარჩუნებაზე, შევსებაზე, კოპირებაზე და გადაცემაზე.

სწორად ორგანიზებული საქმის მენეჯმენტი ამცირებს ძიებისთვის საჭირო დროს, ზრდის ინფორმაციის სიზუსტეს და დროულობას და გამორიცხავს მის ზედმეტობას. ინფორმაციისა და, შესაბამისად, დოკუმენტების მოცულობის ზრდამ მოითხოვა დოკუმენტების დროული დამუშავების ტექნოლოგიის დანერგვა, ხოლო კომპიუტერების მოსვლასთან ერთად, თავად ინფორმაცია.

ნაშრომის მიზანი:ტექნიკური მახასიათებლების შემუშავება დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემის დანერგვისათვის მოსკოვის საშუალო პროფესიული განათლების სახელმწიფო ავტონომიურ საგანმანათლებლო დაწესებულებაში, მეწარმეობის კოლეჯი No11, მენეჯმენტისა და ინფორმაციული ტექნოლოგიების დეპარტამენტი.

ზდისერტაციის დასრულება:

1) ინფორმაციის შეგროვება სხვადასხვა დოკუმენტების მართვის სისტემების შესახებ სხვადასხვა წყაროდან (ლიტერატურა, ინტერნეტი და ა.შ.).

2) ჩაატარეთ ისინი შედარებითი ანალიზი, გააანალიზეთ საინფორმაციო სისტემის მოთხოვნები.

3) ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების შერჩევა.

4) ტექნიკური მახასიათებლების შემუშავება.

პირველ (თეორიულ) თავში განხილული იქნება დოკუმენტური ნაკადის ცნებები და პრინციპები. ასევე განხილულია დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები და მათი კლასიფიკაცია.

მეორე თავში (ტექნიკური) განხორციელდა დოკუმენტების მართვის არსებული ელექტრონული სისტემების ანალიზი, განხილვა და შერჩევა და განისაზღვრა მე-11 მეწარმეობის კოლეჯის ტექნიკური მოთხოვნებისთვის ყველაზე შესაფერისი. მესამე თავში ეკონომიკური ეფექტიანობის გაანგარიშება.

1. მართვის საქმიანობის დოკუმენტური ნაკადის ორგანიზების პრინციპები

დოკუმენტის ნაკადის კონცეფცია

ორგანიზაციის დოკუმენტური ნაკადი ჩვეულებრივ გაგებულია, როგორც შესაბამისი ოფიციალური პირების მიერ მუშაობის პროცესში შექმნილი დოკუმენტების მოწესრიგებული მოძრაობა.

GOST R 51141-98 შესაბამისად - დოკუმენტის ნაკადი - დოკუმენტების მოძრაობა ორგანიზაციაში მათი შექმნის ან მიღების მომენტიდან შესრულების ან გაგზავნის დასრულებამდე. დოკუმენტებთან მუშაობის მთელი რიგი: მიღება, რეგისტრაცია, განაწილება, შესრულების კონტროლი, ფაილების შექმნა, დოკუმენტაციის შენახვა და ხელახალი გამოყენება, საცნობარო სამუშაო.

დოკუმენტების ნაკადის სახეები

ორგანიზაციების ბიზნეს ოპერაციების ბუნებიდან გამომდინარე, რომლებისთვისაც ხორციელდება პირველადი დოკუმენტების გადაადგილება და ჩაწერა, განასხვავებენ დოკუმენტების ნაკადის შემდეგ ტიპებს:

· მენეჯერული.მოიცავს ინფორმაციის შეგროვების, ანალიზისა და შეჯამების ეტაპებს სწრაფი, სანდო და ვიზუალური მენეჯმენტის ანგარიშების მომზადებისთვის, რომლის საფუძველზეც მიიღება სტრატეგიული გადაწყვეტილებები და კონტროლდება მათ დროულად შესრულებაზე;

· ფინანსური.მოიცავს საოფისე სამუშაოების ყველა ოპერაციებს და საშუალებას აძლევს ორგანიზაციას მართოს ბიზნეს პროცესებში ჩართული დოკუმენტაცია (კონტრაქტები, კორესპონდენცია, დაგეგმილი და ანალიტიკური ანგარიშები, რეგულაციები და ა.შ.);

· პერსონალი.იგი მოიცავს ორგანიზაციის პერსონალის აღრიცხვასთან დაკავშირებული ინფორმაციის შეგროვებას და რეგისტრაციას: თანამშრომელთა დაშვების, გადაყვანის, თანამდებობის შეცვლისა და გათავისუფლების, არყოფნისა და დისციპლინური სანქციების, შვებულების განრიგის, პერსონალის ცხრილების, სამუშაო აღწერილობების შესახებ და ა.შ.

· ტექნიკური.კოორდინაციას უწევს ინფორმაციის ნაკადებს მომზადებისა და მხარდაჭერისთვის სიცოცხლის ციკლისაპროექტო დოკუმენტაცია (შექმნა, შესრულება, კოორდინაცია, დამტკიცება, ცვლილებები და დაარქივება);

· საარქივო.საოფისე მუშაობის პროცესში უზრუნველყოფს საარქივო შესანახად დოკუმენტების დროულ გადაცემას და მათ აღრიცხვას საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად, რომელიც ყოველწლიურად გადაიხედება.

დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზების გზები

არსებობს დოკუმენტაციის ჩაწერის შემდეგი მეთოდები:

ქაღალდი ნიშნავს, რომ ყველა ფინანსური და საქმიანი გარიგება აისახება დოკუმენტებში, რომლებიც შედგენილია მხოლოდ ქაღალდზე, საჭირო დეტალების მითითებით და დამოწმებული შემდგენელთა ხელმოწერებით. ეს მეთოდი მოითხოვს დროისა და მატერიალური რესურსების მნიშვნელოვან ინვესტიციას დოკუმენტაციის შექმნის, მიმოქცევისა და შენახვისთვის. ასევე არსებობს დოკუმენტის გამოუსწორებელი დაკარგვის რისკი, თუ ფიზიკური მედია განადგურებულია.

ელექტრონული ნიშნავს, რომ ყველა ბიზნეს პროცესი რეგისტრირდება დოკუმენტებში, რომლებსაც არ აქვთ ორიგინალი ქაღალდზე, მხოლოდ ელექტრონული ფორმით. იურიდიული ძალის მქონე დოკუმენტების მიწოდებისთვის გამოიყენება ელექტრონული ციფრული ხელმოწერები, რომლებიც იცავს პლაგიატისგან და დოკუმენტაციის დამახინჯებისგან. აღრიცხვის ეს მეთოდი საშუალებას გაძლევთ მინიმუმამდე დაიყვანოთ დოკუმენტების შექმნის დრო და გაზარდოთ კონტროლი მათ მოძრაობაზე.

შერეული - ვარაუდობს, რომ დოკუმენტების კოორდინაცია და დამტკიცება ხორციელდება ქაღალდზე, ხოლო მომზადება და გადაცემა სტრუქტურულ ერთეულებს ან თანამშრომლებს შორის კომპიუტერების გამოყენებით. ამ შემთხვევაში, ორიგინალურ დოკუმენტს ქაღალდზე აქვს იურიდიული ძალა. ეს მეთოდი უზრუნველყოფს საწარმოში დოკუმენტაციის ნაკადის განრიგის ოპტიმიზაციას.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა (EDF)- ელექტრონული ფორმით წარდგენილ დოკუმენტებთან მუშაობის ერთიანი მექანიზმი „უქაღალდის საოფისე სამუშაოს“ კონცეფციის განხორციელებით.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ძირითადი პრინციპები:

· დოკუმენტის ერთჯერადი რეგისტრაცია, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ცალსახად ამოიცნოთ დოკუმენტი.

· ოპერაციების პარალელურად შესრულების შესაძლებლობა, რაც საშუალებას იძლევა შემცირდეს დოკუმენტების გადაადგილების დრო და გაზარდოს მათი შესრულების ეფექტურობა.

· დოკუმენტის გადაადგილების უწყვეტობა, რაც იძლევა დოკუმენტის (დავალების) შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირის იდენტიფიცირების საშუალებას დოკუმენტის (პროცესის) სიცოცხლის ყოველ მომენტში.

· დოკუმენტური ინფორმაციის ერთიანი (ან კოორდინირებული განაწილებული) მონაცემთა ბაზა, რომელიც გამორიცხავს დოკუმენტების დუბლირების შესაძლებლობას.

· დოკუმენტების ძიების ეფექტურად ორგანიზებული სისტემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ იპოვოთ დოკუმენტი მის შესახებ მინიმალური ინფორმაციით.

· დოკუმენტების სხვადასხვა სტატუსისა და ატრიბუტების განვითარებული ანგარიშგების სისტემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ აკონტროლოთ დოკუმენტების მოძრაობა დოკუმენტების ნაკადის პროცესებში და მიიღოთ მართვის გადაწყვეტილებები ანგარიშებიდან მიღებული მონაცემების საფუძველზე.

მენეჯმენტი ფართოდ იყენებს დოკუმენტების შექმნისა და დამუშავების ელექტრონულ საშუალებებს, ამიტომ დოკუმენტების ნაკადი განიხილება, როგორც მენეჯმენტის ინფორმაციის მხარდაჭერის განუყოფელი ნაწილი და მოიცავს ორგანიზაციის საინფორმაციო ნაკადების მოძრაობას - მათ მიღებას, დამუშავებას, დამუშავებას, გამოყენებას.

თუ ბოლო დრომდე ბიზნეს ლიტერატურაში ჩვეულებრივი იყო ტრადიციული და ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ერთმანეთისგან გამიჯვნა, ახლა ჩვენ ვსაუბრობთ ახალი, თანამედროვე ტიპის დოკუმენტური ნაკადის გაჩენაზე, რომელიც აერთიანებს ტრადიციული საოფისე მუშაობის საუკეთესო თვისებებს შექმნის თანამედროვე ტექნოლოგიებთან. , დოკუმენტების დამუშავება და დანიშნულების ადგილამდე გადაცემა.

ამჟამად, რუსეთის საოფისე სამუშაოებში ჯერ კიდევ არსებობს ორივე ტიპის დოკუმენტების ნაკადის ერთობლიობა მსხვილ ადმინისტრაციულ და სამრეწველო ცენტრებში ელექტრონულის გარკვეული დომინირებით.

ტრადიციული დოკუმენტების მენეჯმენტი ინარჩუნებს თავის პოზიციას საოფისე მუშაობის ზოგიერთ კონკრეტულ სფეროში, კერძოდ, სადაც საუბარია კონფიდენციალურ დოკუმენტებზე (შეზღუდულ დოკუმენტებზე).

ასე რომ, ორგანიზაციის თანამედროვე დოკუმენტური ნაკადი უნდა ჩაითვალოს შერეულ დოკუმენტურ ნაკადად, დოკუმენტებთან მუშაობისთვის ელექტრონული ტექნოლოგიის პრიორიტეტული გამოყენების საფუძველზე.

ეს უკანასკნელი ნიშნავს, რომ დოკუმენტები, როგორც წესი, იქმნება თანამედროვე ტექნოლოგიური საშუალებების გამოყენებით (საოფისე ტექნიკა, მასალები და ა.შ.) და მათი გადაცემა, დამუშავება და შენახვა ხდება როგორც ელექტრონული, ისე „ქაღალდის“ სახით.

ორგანიზაციის თანამედროვე დოკუმენტური ნაკადი ყალიბდება სამი დამოუკიდებელი ინფორმაციის ნაკადის ორგანიზებული „შერწყმის“ შედეგად, რომლებზეც „მოგზაურობენ“ შიდა დოკუმენტები, შემომავალი და გამავალი დოკუმენტები.

გარე საინფორმაციო ნაკადი უზრუნველყოფს შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების მოძრაობას, ხოლო შიდა საინფორმაციო ნაკადი უზრუნველყოფს დოკუმენტების მოძრაობას საწარმოს შიგნით.

TO შიდა დოკუმენტებიჩვეულებრივია ოფიციალური პირების მიერ შემუშავებული დოკუმენტების კლასიფიკაცია ორგანიზაციის (მისი სტრუქტურული განყოფილებების) მიზნებისა და საჭიროებების მიხედვით და დოკუმენტების შემუშავების შიდა წესების შესაბამისად. ანუ ეს არის საწარმოს შიდა საქმიანობის შედეგად წარმოქმნილი დოკუმენტები.

ორგანიზაციის შიდა დოკუმენტებთან მუშაობის ზოგადი ორგანიზაცია ასეთია:

შემომავალი დოკუმენტები- ეს არის ორგანიზაციის მიერ გარედან მიღებული დოკუმენტები სხვადასხვა საკომუნიკაციო არხებით.

ორგანიზაციის შემოსულ დოკუმენტებთან მუშაობის ზოგადი ორგანიზაცია ასეთია:

გამავალი დოკუმენტები- ეს არის დოკუმენტები, რომლებიც შემუშავებულია ორგანიზაციის შიგნით და იგზავნება მის გარეთ ხელმძღვანელობისთვის ქვედა მენეჯმენტის ორგანოებისთვის (დაქვემდებარებული თანამდებობის პირები, ინსტიტუტები და ორგანიზაციები) ან უმაღლესი ორგანოს (უმაღლესი მენეჯერები) წერილობითი ინსტრუქციების (სახელმძღვანელო დოკუმენტების) შესაბამისად.

ორგანიზაციის გამავალ დოკუმენტებთან მუშაობის ზოგადი ორგანიზაცია ასეთია:

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები

თანარისელექტრონული დოკუმენტების მართვის თემა (EDMS) ინგლისური. EDMS (ელექტრონული დოკუმენტის მართვის სისტემები) და EMC (საწარმოთა კონტენტის მენეჯმენტი)არის საინფორმაციო დოკუმენტებთან მუშაობის ავტომატიზაციის სისტემა მათი მთელი ცხოვრების ციკლის განმავლობაში (შექმნა, მოდიფიკაცია, შენახვა, ძებნა, კლასიფიკაცია და ა.შ.), ასევე თანამშრომლებს შორის ურთიერთქმედების პროცესები. ამ შემთხვევაში დოკუმენტები უპირველეს ყოვლისა გულისხმობს არასტრუქტურირებულ ელექტრონულ დოკუმენტებს (Word, Excel ფაილები და ა.შ.). როგორც წესი, EDMS მოიცავს დოკუმენტების ელექტრონულ არქივს და სისტემას ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციისა და საოფისე მუშაობის ფუნქციონირების მხარდაჭერისთვის.

ამჟამად, არსებობს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დიდი რაოდენობა. ამ შემთხვევაში აუცილებელია განასხვავოთ ტერმინები „დოკუმენტური ნაკადი“ და „საოფისე სამუშაო“. ოფისის მენეჯმენტი არის ტერმინი, რომელიც გამოიყენება საოფისე პრაქტიკაში დოკუმენტებთან მუშაობის წესების ოფიციალური ნაკრების აღსანიშნავად. არსებობს დოკუმენტების მართვის სისტემები, რომელთა კონფიგურაცია შესაძლებელია სამუშაო პროცესის საჭირო წესების დასაკმაყოფილებლად. მაგრამ არის სისტემები, რომლებიც თავდაპირველად მიზნად ისახავდნენ ზუსტად ამ წესების მხარდაჭერას და, ამ თვალსაზრისით, არ აქვთ საკმარისად ზოგადი ფუნქციები, რათა მათ ეწოდოს დოკუმენტების მართვის სისტემები.

ნებისმიერი სამუშაო პროცესის სისტემა შეიძლება შეიცავდეს თითოეული შემდეგი კატეგორიის ელემენტებს, მაგრამ უმეტესობას აქვს კონკრეტული ფოკუსირება ერთ სფეროში, პირველ რიგში დაკავშირებულია პროდუქტის პოზიციონირებასთან.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების კლასიფიკაცია:

1. უნივერსალური „ყუთიანი“ EDMS:

o ფუნქციების სტანდარტული ნაკრები;

o კონკრეტული ორგანიზაციის საჭიროებების სრულად დაკმაყოფილების შეუძლებლობა;

o დაბალი დროის ხარჯები შეძენისა და მონტაჟისთვის;

o შედარებით დაბალი ღირებულება;

o თითოეული დაინსტალირებული სამუშაო სადგურისთვის ლიცენზიის შეძენის საჭიროება.

2. ინდივიდუალურად შემუშავებული EDMS:

o ყველაზე პერსონალიზებული სისტემა;

o დიდი დროის ხარჯები;

o განვითარების მაღალი ღირებულება;

o დაკავშირებული ხარჯები: თანამშრომლების ტრენინგის, ახალი აღჭურვილობისა და პროგრამული უზრუნველყოფის შეძენის ხარჯები.

3. კომბინირებული EDMS:

o ძირითადი პლატფორმა, რომლისთვისაც შემუშავებულია საჭირო დამატებითი მოდულები;

o საწარმოს საჭიროებებთან სრული შესაბამისობა;

o მცირე დროის ხარჯები შემუშავებისა და განხორციელებისთვის;

o ღირებულებაში შედის: ძირითადი პლატფორმის ფასი და ინდივიდუალური მოდიფიკაციის ღირებულება, შეკვეთის სირთულიდან გამომდინარე;

o პროდუქტზე უფლებების მომხმარებლისთვის გადაცემა;

o სწავლისა და გამოყენების სიმარტივე;

o სრული რუსიფიკაცია;

o მოსახერხებელი ინტერფეისი;

o ურთიერთქმედება არსებულ საოფისე აპლიკაციებთან.

განხორციელებული ფუნქციების რაოდენობის მიხედვით, EDMS იყოფა:

· სისტემები ინფორმაციის შენახვისა და მოპოვების განვითარებული საშუალებებით (ელექტრონული არქივები-EA). ელექტრონული არქივი არის დოკუმენტების მართვის სისტემის განსაკუთრებული შემთხვევა, რომელიც ორიენტირებულია ინფორმაციის ეფექტურ შენახვასა და მოძიებაზე. ზოგიერთი სისტემა განსაკუთრებით გამოირჩევა სრული ტექსტის საძიებო ინსტრუმენტებით: ბუნდოვანი ძიება, სემანტიკური ძებნა და ა.

· სისტემები მოწინავე სამუშაო ნაკადის (WF) ხელსაწყოებით. ეს სისტემები ძირითადად შექმნილია გარკვეული ობიექტების გადაადგილების უზრუნველსაყოფად წინასწარ განსაზღვრული მარშრუტების გასწვრივ (ე.წ. „მძიმე მარშრუტი“). თითოეულ ეტაპზე, ობიექტი შეიძლება შეიცვალოს, ამიტომ მას უწოდებენ ზოგად სიტყვას "მუშაობა". ამ ტიპის სისტემებს უწოდებენ სამუშაოს სისტემებს - "სამუშაო ნაკადი" (სამწუხაროდ, რუსულ ენაზე ამ ტერმინის ზუსტი ექვივალენტი არ არსებობს). დოკუმენტები შეიძლება დაკავშირებული იყოს სამუშაოებთან, მაგრამ დოკუმენტები არ არის ამ სისტემების ძირითადი ობიექტი. ასეთი სისტემების დახმარებით შესაძლებელია გარკვეული სამუშაოების ორგანიზება, რისთვისაც ყველა ეტაპი წინასწარ არის ცნობილი და შეიძლება დაინიშნოს.

· სისტემები, რომლებიც ორიენტირებულია ორგანიზაციული მენეჯმენტის მხარდაჭერაზე და ცოდნის დაგროვებაზე. ეს არის „ჰიბრიდული“ სისტემები, რომლებიც ჩვეულებრივ აერთიანებს წინა ორის ელემენტებს. ამ შემთხვევაში, სისტემაში ძირითადი კონცეფცია შეიძლება იყოს როგორც თავად დოკუმენტი, ასევე ამოცანა, რომელიც უნდა შესრულდეს. ორგანიზაციის მართვისთვის საჭიროა როგორც „რთული“ და „თავისუფალი“ მარშრუტიზაცია, როდესაც დოკუმენტის მარშრუტი ენიჭება მენეჯერს („აღწერს“ შემომავალ დოკუმენტს), ასე რომ ორივე ტექნოლოგია ამა თუ იმ ფორმით შეიძლება იყოს წარმოდგენილი ასეთში. სისტემები. ეს სისტემები აქტიურად გამოიყენება სახელმწიფო მართვის სტრუქტურებში, ოფისებში დიდი კომპანიები, რომლებიც გამოირჩევიან განვითარებული იერარქიით, აქვთ დოკუმენტების გადაადგილების გარკვეული წესები და პროცედურები. ამავდროულად, თანამშრომლები ერთობლივად ქმნიან დოკუმენტებს, ამზადებენ და იღებენ გადაწყვეტილებებს, ასრულებენ ან აკონტროლებენ მათ შესრულებას.

მსხვილ საწარმოებში ასეთი სისტემების დანერგვისას მნიშვნელოვანია იმის დადგენა, უზრუნველყოფს თუ არა სისტემა ეფექტური ადმინისტრირების, ინფორმაციის დიდი მოცულობის დამუშავების, ავტომატური წარმოების მართვის სისტემებთან ინტეგრაციას, მასშტაბურობას, ეტაპობრივ განხორციელებას, ტერიტორიული განაწილების გათვალისწინებით, რთული ორგანიზაციული სტრუქტურის გათვალისწინებით. , როლებზე დაფუძნებული წვდომა და ა.შ.

· სისტემები ორიენტირებულია თანამშრომლობის მხარდაჭერაზე. ეს არის ახალი ტენდენცია დოკუმენტების მართვის სისტემების სფეროში, რომელიც დაკავშირებულია ბაზრის პირობების ცვალებადობის გაგებასთან თანამედროვე სამყაროდა საჭიროებით გქონდეთ „მხოლოდ ის, რაც აუცილებელია“ სწრაფი მოძრაობისთვის, ზედმეტი, ძალიან სასარგებლო, მაგრამ მძიმე ბალასტის გარეშე. ასეთი სისტემები, წინა სისტემებისგან განსხვავებით, არ მოიცავს ორგანიზაციაში იერარქიის კონცეფციას და არ აინტერესებს სამუშაო ნაკადის რაიმე ფორმალიზება. მათი ამოცანაა უზრუნველყონ ორგანიზაციაში მყოფი ადამიანების ერთობლივი მუშაობა, თუნდაც ისინი გეოგრაფიულად განცალკევებულნი იყვნენ და შეინარჩუნონ ამ სამუშაოს შედეგები. როგორც წესი, დანერგილია "პორტალების" კონცეფციაში. ისინი უზრუნველყოფენ ინტრანეტში დოკუმენტების შენახვისა და გამოქვეყნების სერვისებს, ინფორმაციის მოძიებას, განხილვას და შეხვედრებს (როგორც რეალური, ასევე ვირტუალური). ასეთი სისტემები პოულობენ მომხმარებლებს სწრაფად მზარდ კომერციულ კომპანიებში, სამუშაო ჯგუფებში მსხვილ ფირმებში და სამთავრობო უწყებებში.

· სისტემები განვითარებული დამატებითი სერვისებით.მაგალითად, მომხმარებელთან ურთიერთობის მართვის სერვისი (CRM - Customer Relation Management), პროექტის მენეჯმენტი, ბილინგი, ელექტრონული ფოსტა და ა.შ. (გაითვალისწინეთ, რომ ფუნქციების სირთულის თვალსაზრისით, დოკუმენტების მართვის სისტემას და, მაგალითად, CRM სერვისს შეიძლება ჰქონდეს სხვადასხვა პროპორციები დამოკიდებულია ორგანიზაციაზე, მაგრამ ამ სტატიის კონტექსტში, CRM ფუნქციონირება არჩევითია).

სტანდარტული მოთხოვნები EDMS-ისთვის

თუ ტექნიკური მახასიათებლების შედგენის სტანდარტის ასოს მივყვებით, მოთხოვნები, რომლებიც ტიპიურმა მომხმარებელმა შეიძლება წარადგინოს ტიპიური ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემაზე, შეიძლება შემდეგნაირად იყოს აღწერილი.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა უნდა:

· უზრუნველყოს დოკუმენტების და მათი აღწერილობის უსაფრთხოდ შენახვა;

· უზრუნველყოს დოკუმენტის სასიცოცხლო ციკლი (მისი შექმნა, ვერსიების შენახვა, გამოქვეყნება, ამოღებულ დოკუმენტზე წვდომის დაბლოკვა, დოკუმენტის გადაცემა არქივში შესანახად);

· საშუალებას აძლევს მომხმარებელს, დააკონკრეტოს სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტები, შექმნას და შეცვალოს ბარათები მათთვის;

· დოკუმენტების ეფექტური ძიების მიზნით კატეგორიების იერარქიის შენარჩუნება;

· საბუთების მოძიება ბარათიდან მიღებული ინფორმაციის, ასევე სრული ტექსტის საფუძველზე;

· უზრუნველყოს დოკუმენტებზე ხელმისაწვდომობის დაყოფა ინდივიდუალური მომხმარებლების დონეზე, როლური პრინციპების საფუძველზე და ორგანიზაციის იერარქიულ სტრუქტურაზე დაყრდნობით;

· HSM ტექნოლოგიის მხარდაჭერა;

· მომხმარებლის მუშაობასთან და თავად სისტემასთან დაკავშირებული ყველა მოვლენის აღრიცხვა; აუცილებელია ადმინისტრირების ინსტრუმენტების შემუშავება;

· ინფორმაციაზე დისტანციური წვდომის მხარდაჭერა.

მოწინავე სისტემებმა უნდა უზრუნველყოს:

· კლასტერული ტექნოლოგიები უწყვეტი მუშაობის უზრუნველსაყოფად;

· გეოგრაფიულად განაწილებული ორგანიზაციები;

· მონაცემთა შენახვისა და გადაცემის დაშიფვრის ალგორითმები;

· ციფრული ხელმოწერა.

არქიტექტურის მოთხოვნები:

· გამოყოფილი აპლიკაციის სერვერის ხელმისაწვდომობა;

· გამხდარი კლიენტის არსებობა; ბრაუზერის გამოყენებით დოკუმენტებზე წვდომის მხარდაჭერა.

· მრავალპლატფორმა მასშტაბურობის უზრუნველსაყოფად;

მოთხოვნები ღიაობისა და სხვა სისტემებთან ინტეგრაციისთვის:

· ნაკადის დოკუმენტის შეყვანის ინსტრუმენტებთან ინტეგრაცია;

· საოფისე აპლიკაციებთან ინტეგრაცია;

· ელექტრონული ფოსტით ინტეგრაცია;

· განვითარებული პროგრამული ინტერფეისის (API) არსებობა;

· სტანდარტული დირექტორია სერვისებთან ინტეგრაცია (მაგალითად, LDAP) სისტემის მომხმარებელთა სიის შესანარჩუნებლად და სინქრონიზაციისთვის;

· მომხმარებლის ინტერფეისის კონკრეტულ ამოცანებთან ადაპტაციის შესაძლებლობა;

· სისტემის საკუთარი სპეციალიზებული კომპონენტებით შევსების შესაძლებლობა;

თუ გარე მონაცემთა ბაზა გამოიყენება დოკუმენტის ატრიბუტების შესანახად, აუცილებელია მონაცემთა სტრუქტურისა და ინსტრუმენტების დეტალური აღწერა სხვადასხვა DBMS-ებთან მუშაობისთვის.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის კომპონენტების შექმნა

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის კომპონენტის არქიტექტურა წარმოდგენილია ნახაზ 1-ში. არქიტექტურის ძირითადი ელემენტებია:

კლიენტის სამუშაო სადგური - მომხმარებლის ინტერფეისის კომპონენტები და კონტროლი. აპლიკაციის სერვერი - სერვერის კომპონენტები სისტემის ბიზნეს ლოგიკის შესასრულებლად. მონაცემთა ბაზის სერვერი - მონაცემთა შენახვისა და წვდომის კომპონენტები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის კომპონენტები ურთიერთქმედებენ სხვა სისტემებთან EDMS პროგრამული ინტერფეისის საშუალებით, თავის მხრივ, სხვა სისტემები ურთიერთქმედებენ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემასთან EDMS პროგრამული ინტერფეისის საშუალებით.

სურათი 1. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის კომპონენტის არქიტექტურა

ამ თავში განხილულია დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზების ძირითადი ცნებები, ტიპები და მეთოდები, ასევე ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი, კლასიფიკაცია და პრინციპები. ზოგადი ინფორმაციაელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების, კლასიფიკაციისა და მოთხოვნების შესახებ. ახლა გადავდივართ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების განხილვასა და შერჩევაზე.

2. მიმოხილვაგასაღებიელექტრონული სისტემებიდოკუმენტის ნაკადი

ამ დროისთვის, რუსული ბაზარი გთავაზობთ EDMS-ის საკმაოდ ფართო არჩევანს, რომელსაც შეუძლია დააკმაყოფილოს ორგანიზაციის მართვის საქმიანობის ავტომატიზაციის მოთხოვნები და ამოცანები, მაგრამ აქვს სხვადასხვა პროგრამული მოთხოვნები. ქვემოთ მოცემულია ზოგიერთი ავტომატური სისტემის მიმოხილვა. ეს სისტემები შემთხვევით არ აირჩიეს, არამედ DSS Consulting-ის კვლევის საფუძველზე, რომელმაც გამოაქვეყნა ანალიტიკური ანგარიში EDMS და ECM სისტემების რუსული ბაზრის განვითარების შესახებ 2010 წელს.

ინდუსტრიის განაწილება განხორციელების რაოდენობის მიხედვით

ეს განყოფილება განიხილავს პროექტების ინდუსტრიულ განაწილებას რუსეთში 2009-2010 წლებში მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქტების განსახორციელებლად.

დიაგრამა 1. მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქციის დანერგვის განაწილება ინდუსტრიის მიხედვით რუსეთში 2010 წლის შედეგების საფუძველზე.

2010 წლის ბოლოს, მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქტების განხორციელების პროექტების ყველაზე დიდი რაოდენობა დაფიქსირდა საჯარო სექტორში - განხორციელების 28%.

წარმატებით დასრულებული განხორციელებული პროექტების რაოდენობით მეორე ადგილს იკავებს ეკონომიკის ფინანსური სექტორი, რომლის განხორციელების წილის ზრდამ შეადგინა (1%) და 2010 წლის ბოლოს მიაღწია (9%).

გარდა ამისა, მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქცია მოთხოვნადია ნავთობისა და გაზისა და ქიმიური მრეწველობის საწარმოებიდან (განხორციელების 8%), სამშენებლო (7%) და მეცნიერებისა და განათლების სფეროში (7%). აღსანიშნავია, რომ სამეცნიერო და საგანმანათლებლო სეგმენტში განხორციელების სტატისტიკა საგანმანათლებლო განხორციელების პროექტებსაც მოიცავდა.

დიაგრამა 2. მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქციის დანერგვის განაწილება რუსეთში 2010 წლის შედეგების მიხედვით.

დიაგრამიდან გამომდინარეობს, რომ რუსეთში განხორციელების რაოდენობის მიხედვით Directum EDMS იკავებს (ბაზრის 25%), DocsVision (ბაზრის 15%), 1C-დოკუმენტის მენეჯმენტი 8 (ბაზრის 9%). და სხვა EDMS (ბაზრის 51%).

ამრიგად, ყველა ზემოაღნიშნული დიაგრამის გათვალისწინებით, ჩვენ ვირჩევთ ყველაზე პოპულარულ EDMS-ს:

1. “Directum”, Directum;

2. “DocsVision”, DocsVision;

3. „1C: დოკუმენტის ნაკადი 8“, 1C;

სტანდარტული EDMS გადაწყვეტილებების მიმოხილვა

პირდაპირი

Directum არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვისა და ურთიერთქმედების მართვის სისტემა, რომელიც მიზნად ისახავს ორგანიზაციის ყველა თანამშრომლის ეფექტურობის გაზრდას მათი ერთობლივი საქმიანობის სხვადასხვა სფეროში.

სისტემის მოკლე აღწერა

DIRECTUM სისტემა არის სრულფასოვანი ECM სისტემა და მხარს უჭერს დოკუმენტების მართვის სრულ სასიცოცხლო ციკლს, ხოლო ტრადიციული „ქაღალდის“ საოფისე სამუშაოები შეუფერხებლად ჯდება დოკუმენტების ელექტრონულ ნაკადში. DIRECTUM უზრუნველყოფს სამუშაო პროცესების ეფექტურ ორგანიზებას და კონტროლს Workflow ტექნოლოგიაზე დაყრდნობით: დოკუმენტების დამტკიცება, რთული შეკვეთების დამუშავება, შეხვედრების მომზადება და გამართვა, გაყიდვების ციკლის მხარდაჭერა და სხვა ურთიერთქმედების პროცესები.

გადასაჭრელი პრობლემები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის შედეგად წყდება შემდეგი ამოცანები:

· დოკუმენტებთან მუშაობა და მათი დამტკიცება ორგანიზაციაში ხორციელდება მხოლოდ ელექტრონული ფორმით ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის გამოყენებით;

· უფროსი მენეჯმენტი მუშაობს სისტემიდან დოკუმენტებთან;

· შესრულების დისციპლინის კონტროლი ხორციელდება სისტემური მონაცემების საფუძველზე;

· სისტემაში მუშაობს ყველა სტრუქტურული ერთეული, რიგითი თანამშრომლების ჩათვლით;

· შეიქმნა ელექტრონული დოკუმენტების და კორპორატიული ცოდნის ერთიანი საცავი, რომლითაც ყველა თანამშრომელი მუშაობს უფლებამოსილების შესაბამისად.

სისტემის ძირითადი ფუნქციონირება განისაზღვრება შემდეგი შესაძლებლობებით:

· ხელსაწყოს არსებობა, რომელიც ამარტივებს ქაღალდის დოკუმენტების იდენტიფიკაციასა და ძიებას. ბიზნესზე ორიენტირებული სამუშაო პროცესის მექანიზმის და ტიპიური მარშრუტის დიაგრამების რედაქტორის ხელმისაწვდომობა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შექმნათ რთული ბიზნეს მარშრუტები.

· ფაქტიურად შეუზღუდავი მოცულობის დოკუმენტების საცავების შექმნისა და მართვის შესაძლებლობა ერთ სისტემაში სხვადასხვა ტიპის შინაარსისთვის დოკუმენტის მთელი სიცოცხლის ციკლის განმავლობაში.

· სისტემის გაფართოებული ფუნქციონირება შეხვედრების მენეჯმენტის, კონტრაქტის მენეჯმენტის და მომხმარებელთან ურთიერთობის მართვის მოდულების არსებობის წყალობით.

· ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის (EDS) მექანიზმის გაფართოებული დანერგვა ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასვლისთვის, რუსეთის ფედერაციაში სერტიფიცირებული კრიპტოგრაფიული დაცვის საშუალებების გამოყენების ჩათვლით.

· უნივერსალური ინტეგრაციის მექანიზმი, რომელიც ამარტივებს SAP, 1C და სხვა ERP სისტემების მუშაობას DIRECTUM-ში.

· გეოგრაფიულად განაწილებული სამუშაოს ორგანიზების შესაძლებლობა ოფლაინ რეჟიმში იერარქიული სერვერის სტრუქტურის მხარდაჭერით.

· მომხმარებლებისთვის სისტემასთან მუშაობის ორი ხერხის ხელმისაწვდომობა: დესკტოპის კლიენტის მეშვეობით და ვებ კლიენტის მეშვეობით (ვებ ბრაუზერის გამოყენებით)

· ელექტრონული დოკუმენტების ციფრული ხელმოწერით გაცვლის ორგანიზების შესაძლებლობა სხვადასხვა ორგანიზაციას შორის, მაშინაც კი, თუ ისინი იყენებენ დოკუმენტების მართვის სხვადასხვა სისტემებს ან საერთოდ არ იყენებენ მათ.

· ძალიან მასშტაბირებადი სისტემა, რომელიც საშუალებას აძლევს ათასობით მომხმარებელს იმუშაოს და შეინახოს მილიონობით სხვადასხვა დოკუმენტი.

· შემუშავებული ხელსაწყოების (IS-Builder) ხელმისაწვდომობა, რაც საშუალებას გაძლევთ სწრაფად მოახდინოთ სისტემის ადაპტირება, მისი ინტეგრირება სხვა სისტემებთან და ასევე თავად მოდიფიციროთ ის, ორგანიზაციის განვითარების გათვალისწინებით.

· საოფისე მუშაობისა და მართვის რუსულ სტანდარტებთან და ნორმებთან (GSDOU) შესაბამისობა.

სისტემის არქიტექტურა

სისტემის შემადგენლობა:

· ელექტრონული დოკუმენტების მართვა. სხვადასხვა არასტრუქტურირებული დოკუმენტების შექმნა და შენახვა (Microsoft Word ტექსტები, Microsoft Excel ცხრილები, Microsoft Visio ნახატები, CorelDraw, ვიდეოები და ა.შ.); დოკუმენტის ვერსიებისა და ციფრული ხელმოწერების მხარდაჭერა; დოკუმენტების სტრუქტურირება საქაღალდეებში; დოკუმენტებზე წვდომის უფლებების მინიჭება; დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორია; დოკუმენტების სრული ტექსტური და ატრიბუტების ძიება.

· ბიზნეს პროცესის მართვა. დოკუმენტების დამტკიცებისა და დამუშავების პროცესების მხარდაჭერა მათი სასიცოცხლო ციკლის ყველა ეტაპზე (docflow); ელექტრონული დავალებების გაცემა და მათი შესრულების მონიტორინგი; თანამშრომლებს შორის ურთიერთქმედება ბიზნეს პროცესების დროს; უფასო და ხისტი მარშრუტების მხარდაჭერა (სამუშაო ნაკადი).

· კონტრაქტის მართვა. კონტრაქტებისა და მასთან დაკავშირებული დოკუმენტების დამტკიცებისა და რეგისტრაციის პროცესის ორგანიზება, აგრეთვე მათთან ოპერატიული მუშაობის (ძებნა, ანალიზი, რედაქტირება და ა.შ.).

· შეხვედრების მართვა. შეხვედრების მომზადებისა და ჩატარების ორგანიზება (ადგილისა და დროის კოორდინაცია, მონაწილეთა შემადგენლობა, დღის წესრიგი); პროტოკოლის შექმნა და გავრცელება; კრების გადაწყვეტილებების შესრულების მონიტორინგი.

· ოფისი. სახელმწიფო საბიუჯეტო საგანმანათლებლო დაწესებულების მოთხოვნების შესაბამისად ქაღალდის დოკუმენტაციის აღრიცხვა; საქმეების სიის შენარჩუნება მოქნილი ნუმერაციის წესებით; ქაღალდის დოკუმენტების ადგილმდებარეობის განაწილება და კონტროლი; ელექტრონული დოკუმენტების ციფრული ხელმოწერით გაცვლის ორგანიზება სხვა ორგანიზაციებთან.

· მომხმარებელთან ურთიერთობის მენეჯმენტი. ორგანიზაციებისა და საკონტაქტო პირების ერთიანი მონაცემთა ბაზის წარმოება; კლიენტებთან შეხვედრების, ზარების და მიმოწერის ისტორიის შენარჩუნება; გაყიდვების პროცესის მხარდაჭერა რეგულირებული ეტაპების შესაბამისად; მარკეტინგული საქმიანობის დაგეგმვა; გაყიდვების ეფექტურობისა და მარკეტინგული გავლენის ანალიზი.

სურათი 2. DIRECTUM EDMS-ის მოდულური შემადგენლობა

DIRECTUM სისტემის შესაძლებლობები მნიშვნელოვნად გაფართოვდა შემდეგი კომპონენტების წყალობით:

· საგნის სპეციფიკური განვითარების ინსტრუმენტი IS-Builder. ახალი ელექტრონული დოკუმენტების ბარათების, დირექტორიების, ანგარიშების, სტანდარტული მარშრუტების ბლოკების მოდიფიკაცია და შემუშავება; ჩაშენებული ISBL პროგრამირების ენა; სხვა სისტემებთან ინტეგრაცია.

· ფაილების შენახვის სერვისები (DIRECTUM Storage Services). ერთიან სისტემაში დიდი რაოდენობით მონაცემთა შენახვის მართვა; დოკუმენტების საარქივო შენახვა; მედია მონაცემებთან მუშაობა; შენახვის პოლიტიკის დაყენება, რომელიც უზრუნველყოფს მონაცემთა ავტომატურ გადაადგილებას შენახვის ობიექტებში.

· ვებ წვდომის სერვერი. ვებ-ბრაუზერის საშუალებით ელექტრონულ დოკუმენტებთან, ამოცანებთან, დავალებებთან მუშაობა.

· გაფართოებები SharePoint-ისთვის. მზა ვებ ნაწილების ნაკრები და ინტეგრაციის მექანიზმები, რომლებიც უზრუნველყოფენ DIRECTUM მონაცემებზე წვდომას Microsoft SharePoint-ზე დაფუძნებული პორტალიდან.

· რეპლიკაციის სერვერი. გეოგრაფიულად განაწილებული სისტემების შექმნა, რომლებიც ცვლის მონაცემებს ოფლაინში; მეორადი სერვერების იერარქიული სისტემა; გამეორებული მონაცემების კონფიგურირებადი შემადგენლობა.

· DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM სისტემის გარეთ ციფრული ხელმოწერის დოკუმენტების ნახვა, რედაქტირება და ხელმოწერა სხვადასხვა ორგანიზაციებს შორის გაცვლისთვის; ნაწილდება უფასოდ.

· DIRECTUM RapID სწრაფი დოკუმენტის იდენტიფიკაციის ტექნოლოგია. შტრიხკოდზე დაფუძნებული დოკუმენტის მარკირება და ძიება, რაც უზრუნველყოფს ელექტრონულ დოკუმენტზე სწრაფ წვდომას მისი ქაღალდის ასლიდან.

· დოკუმენტის შეყვანის სერვისები (DIRECTUM Capture Services). დოკუმენტების მასობრივი შეყვანა DIRECTUM-ში სხვადასხვა წყაროდან (სკანერები, MFP, ფაილური სისტემა, ფაქსები, ელფოსტა და ა.შ.).

· დოკუმენტების ტრანსფორმაციის სერვისები (DIRECTUM Transformation Services). დოკუმენტების სხვა ფორმატში გადაყვანა, დოკუმენტებიდან სასარგებლო ინფორმაციის მოპოვება.

· ინტეგრაციის ხელსაწყოების ნაკრები (DIRECTUM Integration Toolset). მარტივი ინტეგრაცია ERP სისტემებთან: დირექტორიების ორმხრივი სინქრონიზაცია, სისტემის ობიექტების ჩართვა სამუშაო პროცესში, დოკუმენტების გენერირება და მათზე წვდომა ERP სისტემიდან.

სისტემის უპირატესობები

DIRECTUM-ის განხორციელების ეფექტი არის უპირატესობების გაცნობიერება, რასაც დოკუმენტების მართვის განხორციელება იძლევა:

· ბიზნეს პროცესების გამჭვირვალობა. DIRECTUM სისტემა იძლევა შესაძლებლობას თვალყური ადევნოთ ბიზნეს პროცესების ეტაპებს, რაც ორგანიზაციაში არსებულ ყველა საქმიანობას აბსოლუტურად გამჭვირვალე და კონტროლირებადს ხდის. გარდა ამისა, სამუშაო პროცესის მექანიზმი მოიცავს ყველა საჭირო ინსტრუმენტს ნებისმიერი სირთულის პროცესების დასაყენებლად.

· არაავტორიზებული წვდომის აღმოფხვრა. კონფიდენციალური ინფორმაციის გაჟონვამ შეიძლება გამოიწვიოს მილიონობით ზარალი ორგანიზაციისთვის.

· შესრულების დისციპლინის გაზრდა. სტატისტიკის მიხედვით, მიღებული დავალებების 20% არ სრულდება მათზე პასუხისმგებელი თანამშრომლების მიერ. DIRECTUM სისტემა, რომელიც უზრუნველყოფს მენეჯმენტისთვის მუშაობის ყველა ეტაპის სრულ კონტროლს, პირდაპირ გავლენას ახდენს თანამშრომლების შესრულების დისციპლინაზე.

· ISO-9000 სტანდარტების შესაბამისობა. ხარისხის მენეჯმენტის ჩამოყალიბება ამჟამად ერთ-ერთ პრიორიტეტულ ამოცანად იქცა, რომელსაც რუსული კომპანიები წყვეტენ. ISO 9001-ის მოთხოვნების შესაბამისად შემუშავებული ხარისხის მართვის სისტემა (QMS) ხდება ორგანიზაციის მართვის სისტემის გაუმჯობესების კონცეპტუალური საფუძველი. QMS-ის ერთ-ერთი მოთხოვნაა დოკუმენტების გამჭვირვალე ნაკადი და ინფორმაციის ურთიერთქმედება. QMS-ის შექმნისას DIRECTUM-ის გამოყენების უპირატესობები: დოკუმენტებისა და ჩანაწერების მართვის ISO 9001:2000 სტანდარტის სექციების მკაცრი დაცვის უზრუნველყოფა; აღწერილი ბიზნეს პროცესების ფარგლებში თანამშრომლების მიერ რეგულაციების განხორციელების მხარდაჭერა; QMS-ის ფუნქციონირებაზე მენეჯმენტის კონტროლის საშუალებების უზრუნველყოფა.

· მენეჯერებისა და თანამშრომლების მიერ დახარჯული დროის შემცირება. DIRECTUM სისტემის გამოყენება ამცირებს დოკუმენტებთან (შექმნა, ძებნა, დამტკიცება და ა.შ.) თითქმის ყველა რუტინულ ოპერაციაზე დახარჯულ დროს.

· ინოვაციებისა და სწავლის სიმარტივე. DIRECTUM სისტემაზე აგებული შეტყობინებების სისტემის წყალობით: სამუშაოს ახალი წესები სწრაფად ეცნობება ყველა თანამშრომელს; მარშრუტები და დოკუმენტების შაბლონები მარტივად შეიძლება შეიცვალოს, რის შემდეგაც თანამშრომლები ავტომატურად იწყებენ მუშაობას ახალი გზით.

· DIRECTUM სისტემის მუშაობის დაწყებასთან ერთად ყალიბდება ორგანიზაციის კორპორატიული ცოდნის ბაზა, რაც, თავის მხრივ, საშუალებას გვაძლევს შევამციროთ ახალი თანამშრომლების მომზადებისთვის გამოყოფილი დრო.

· კორპორატიული კულტურის განვითარება. ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის დანერგვის პროცესი აყალიბებს და ინარჩუნებს კორპორატიულ კულტურას.

· ფოკუსირება სამუშაოს საერთო ეფექტურობის გაუმჯობესებაზე. კონტენტის გაფართოებული მენეჯმენტი სრული სასიცოცხლო ციკლის მხარდაჭერით, დოკუმენტების შეყვანა სხვადასხვა წყაროდან, დოკუმენტების კონვერტაცია და შენახვა სხვადასხვა ფორმატში.

DocsVision

DocsVision პლატფორმა არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საფუძველი - დოკუმენტებისა და ბიზნეს პროცესის მართვის სისტემის შექმნა და მოიცავს მხოლოდ ძირითად ელემენტებს, რომლებიც განკუთვნილია ინფორმაციის შესანახად, მასზე წვდომისთვის და ასევე მომხმარებლისთვის ნაცნობი და მოსახერხებელი ინტერფეისით.

სისტემის მოკლე აღწერა

DocsVision EDMS-ის გამოყენებით ავტომატიზირებული ძირითადი პროცესები არის შემოსული/გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაცია და შეხვედრების ოქმები; შიდა ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის მომზადება, კოორდინაცია და შესრულება; კონტროლი ბრძანებების შესრულებაზე.

პლატფორმა შედგება კლიენტისა და სერვერის ნაწილებისგან. სერვერის კომპონენტები საშუალებას გაძლევთ შექმნათ ყველა საჭირო სტრუქტურა მონაცემთა შესანახად (ანგარიშის ბარათები და ელექტრონული დოკუმენტის ფაილები) და ასევე შეინარჩუნოთ მათი მთლიანობა მომავალში, უზრუნველყოთ კლიენტი მიიღოს, განაახლებს და წაშლის მონაცემებს წვდომის უფლებების შესაბამისად. კლიენტის კომპონენტები უზრუნველყოფენ ინტერფეისს საბოლოო მომხმარებლისთვის, რომ იმუშაოს მონაცემთა ბაზაში შემავალ ინფორმაციასთან, მათ შორის ძიების, დათვალიერებისა და მოდიფიკაციის ჩათვლით.

DocsVision პლატფორმის მთავარი კლიენტის კომპონენტია ნავიგატორი (აპლიკაციის სახით მუშაობს Microsoft Internet Explorer-ის გარემოში), რომელიც უზრუნველყოფს წვდომას DocsVision-ის ყველა ობიექტზე:

· საქაღალდეებში განთავსებული საქაღალდეებისა და ბარათების ხის ნახვა;

· ბარათების შიგთავსის დათვალიერება და გარკვეული კრიტერიუმების მიხედვით დაჯგუფება;

· ბარათების მოძიება მითითებული კრიტერიუმების საფუძველზე;

· ახალი დოკუმენტების შექმნა და არსებული დოკუმენტების რედაქტირება.

ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობის სიცხადისა და მოხერხებულობისთვის, ბარათები დაჯგუფებულია საქაღალდეებში, Explorer-ის საქაღალდეების მსგავსი, რაც უზრუნველყოფს დოკუმენტების ლოგიკურ და მოწესრიგებულ შენახვას ორგანიზაციაში დადგენილი წესების შესაბამისად. დოკუმენტის რეგისტრაციის ფორმები - დოკუმენტის ბარათები - შეიძლება განსხვავდებოდეს თითოეულ ცალკეულ ორგანიზაციაში და დამოუკიდებლად იყოს შემუშავებული მის მიერ, ამიტომ ისინი არ არიან DocsVision პლატფორმის ნაწილი, მაგრამ არის ჩაშენებული DocsVision "ოფისის მენეჯმენტის" აპლიკაციის ნაწილი.

გადასაჭრელი პრობლემები

DocsVision უზრუნველყოფს პლატფორმის ბაზაზე შექმნილი ყველა აპლიკაციის ინტეგრაციას ორგანიზაციაში დოკუმენტებისა და პროცესების მართვის ერთ სივრცეში.

DocsVision-ის ძირითადი მახასიათებლები:

· საწარმოს მართვის ავტომატიზაცია.

· პროცესის მიდგომის მხარდაჭერა ორგანიზების მართვაში.

· ხარისხის მართვის სისტემების ავტომატიზაცია.

· დოკუმენტების დამტკიცებისა და დამტკიცების პროცესების ავტომატიზაცია.

· დოკუმენტაციისა და ამოცანების შესრულების მონიტორინგის ინსტრუმენტები.

· დოკუმენტების მარშრუტიზაცია და მიწოდება მომხმარებლის სამუშაო სადგურებზე.

· დოკუმენტების დამუშავების პროცესების მართვა.

· კონტრაგენტებთან და მომხმარებლებთან ურთიერთობის ორგანიზება.

· საოფისე ავტომატიზაცია.

· დოკუმენტების ელექტრონული არქივის შექმნა.

სისტემის არქიტექტურა

DocsVision პლატფორმის არქიტექტურა ეფუძნება ტექნოლოგიებს, რომლებიც უზრუნველყოფენ მასშტაბირებადი გადაწყვეტილებების დანერგვის შესაძლებლობას. DocsVision არქიტექტურული გადაწყვეტილებების აქცენტი არის DocsVision-ზე დაფუძნებული გადაწყვეტილებების ინტეგრაცია, სისტემის მასშტაბურობა, ორგანიზაციის საინფორმაციო სისტემის ინფრასტრუქტურაში ინტეგრაციის შესაძლებლობა, მოქნილობა, სისტემის გაფართოება და განაწილებული გადაწყვეტილებების შექმნის შესაძლებლობა.

სურათი 3. DocsVision სისტემის არქიტექტურა

DocsVision ეფუძნება მოდულურ პრინციპს - სისტემა მოიცავს შემდეგ კომპონენტებს:

· ბირთვის მოდულები, რომლებიც ახორციელებენ ძირითადი სისტემის სერვისებს.

· სისტემის მოდულები, რომლებიც უზრუნველყოფენ სისტემის მართვის ინსტრუმენტებს და წვდომას სისტემის ძირითად ობიექტებზე.

· გეითვეი არის მოდულები ბიზნეს პროცესის მართვის სისტემის გარე სისტემებთან ინტეგრირებისთვის, რაც საშუალებას იძლევა გარე სისტემაში მოვლენებისა და ობიექტების ერთგვაროვანი დამუშავება.

· აპლიკაციის მოდულები, რომლებიც მოყვება სისტემას, აყალიბებს მის ფუნქციონირებას საბოლოო მომხმარებლის თვალსაზრისით. აპლიკაციის მოდულების ნაკრები მოიცავს დოკუმენტურ ბარათებს და საცნობარო წიგნებს, რომლებსაც გამოიყენებს ყველა, ვინც მუშაობს სისტემაში.

· DocsVision სერვერი აგებულია MS SQL სერვერისა და MS IIS ვებ სერვერის საფუძველზე და შედგება შენახვის სერვერისა და ინსტალერისაგან.

· DocsVision კლიენტი ინტეგრირებულია Internet Explorer-ში და შედგება სისტემის ბირთვისა და მის მიერ კონტროლირებადი ბარათების ნაკრებისგან.

· მარშრუტიზაციის სერვერი, DocsVision პლატფორმის ნაწილი, გაძლევთ საშუალებას გამოიყენოთ ელ.ფოსტის ინსტრუმენტები შემსრულებლებისთვის ამოცანების გასაგზავნად, ავტომატურად შეაგროვოთ ინფორმაცია და თვალყური ადევნოთ მათ შესრულებას.

სისტემის კონცეფცია დაფუძნებულია კომპონენტების იდეოლოგიაზე, რომლებიც არ არის ორიენტირებული სერვერთან დაკავშირებაზე, რაც უზრუნველყოფს სისტემის მაქსიმალურ მასშტაბურობას.

ამ მოთხოვნების შესასრულებლად სისტემა დანერგილია სამ დონის არქიტექტურაში, რომლის შუა რგოლი არის ვებ სერვერი. ვებ სერვერი აწარმოებს ერთ-ერთ ძირითად ძირითად კომპონენტს - შენახვის სერვერს, რომელიც უზრუნველყოფს წვდომას მონაცემთა და ფაილების შენახვაზე. შენახვის სერვერი დანერგილია როგორც უსახელო კომპონენტი, რომელიც საშუალებას იძლევა გადაჭრას მასშტაბურობის პრობლემა საშუალო დონის აპლიკაციის დონეზე.

სისტემა საშუალებას გაძლევთ ერთდროულად იმუშაოთ რამდენიმე მონაცემთა ბაზის სერვერთან და ასევე შეგიძლიათ უზრუნველყოთ დატვირთვის დაბალანსება DocsVision აპლიკაციის სერვერებისთვის Microsoft AppCenter-ის ქვეშ მუშაობისას.

სისტემის არქიტექტურა შექმნილია იმუშაოს მიმდინარე საინფორმაციო სისტემის ინფრასტრუქტურაში. DocsVision შექმნილია Microsoft SQL Server-თან მუშაობისთვის, როგორც საბაზისო ინფორმაციის შესანახად, მაგრამ ასევე შეუძლია სხვა ყველაზე გავრცელებული მონაცემთა ბაზის სერვერების მხარდაჭერა. როგორც Microsoft Exchange Server, ასევე ნებისმიერი ელექტრონული ფოსტის სისტემა, რომელიც მხარს უჭერს SMTP პროტოკოლს, შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც დოკუმენტების მარშრუტიზაციის ქვესისტემა. მთავარი DocsVision აპლიკაციის სერვერი მუშაობს Microsoft Internet Information Server.

ორივე Internet Explorer და Microsoft Outlook შეიძლება გამოყენებულ იქნას კლიენტის აპლიკაციებად. DocsVision აპლიკაციები შეიძლება ჩაშენდეს Microsoft Office SharePoint სერვერში ციფრული დაფის WEB Part ტექნოლოგიის გამოყენებით.

DocsVision სისტემა დანერგილია ღია არქიტექტურაში. DocsVision აპლიკაციის ყველა ფუნქცია ხელმისაწვდომია პროგრამირების ინტერფეისებით, რომლებიც უზრუნველყოფენ პლატფორმის კომპონენტების გამოყენების მოქნილობას კონკრეტული გადაწყვეტილებების შესაქმნელად. არსებობს ინსტრუმენტები ინდივიდუალური სისტემის ფუნქციების ჩასართავად კომპანიებში უკვე გამოყენებულ აპლიკაციებში. სისტემა საშუალებას გაძლევთ გააერთიანოთ ერთ კომპლექსში მის საფუძველზე შექმნილი ყველა აპლიკაცია.

სისტემის უპირატესობები

DocsVision-ის გამოყენებით შექმნილი ყველა აპლიკაცია უზრუნველყოფს შემდეგ სარგებელს:

· ინფორმაციის შენახვისა და წარმოდგენის ერთიანი მექანიზმები.

· ელექტრონულ დოკუმენტებზე წვდომის უფლებებისა და მათთან მოქმედებების დელიმიტაციის ერთიანი მექანიზმები.

· ნავიგაციისა და მონაცემების ხელმისაწვდომობის ზოგადი საშუალებები და მომხმარებლის სამუშაო სივრცის ორგანიზება.

· საცნობარო წიგნების ზოგადი სტრუქტურა.

· ცოდნის ძიებისა და მოპოვების ზოგადი ინსტრუმენტები.

· ერთიანი აპლიკაციის სასიცოცხლო ციკლის მართვა და მარშრუტიზაცია.

· აპლიკაციების მართვისა და ადმინისტრირების ერთიანი ინფრასტრუქტურა.

· ინფრასტრუქტურის განვითარების (კონფიგურაციის) ერთიანი ინსტრუმენტები.

· ერთიანი ობიექტის მოდელი ყველა სისტემის აპლიკაციისთვის და კომპონენტების საერთო ნაკრების არსებობა, რომლებიც გამოიყენება კლიენტის აპლიკაციებში ინტეგრაციისთვის.

სისტემის საწყისი და სრული WEB თავსებადობა, კერძოდ, მისი მართვის ინსტრუმენტები, საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ DocsVision აპლიკაციები მსოფლიო ქსელის ნებისმიერი ადგილიდან კომპანიის ოფისში მხოლოდ ელექტრონული ფოსტით.

DocsVision საშუალებას მოგცემთ იმუშაოთ შემდეგ პირებთან:

· ელექტრონული დოკუმენტები, რომლებიც შეიცავს დიდი რაოდენობით მონაცემებს.

· სერვერზე შენახული დოკუმენტების დიდი რაოდენობა.

· მომხმარებლის ერთდროული სესიების დიდი რაოდენობა.

1C: დოკუმენტის ნაკადი

„1C: Document Flow 8“-ს არ აქვს ინდუსტრიის სპეციფიკა და მისი ეფექტურად გამოყენება შესაძლებელია როგორც საჯარო სექტორში, ასევე კომერციულ საწარმოებში, იქნება ეს განაწილებული ჰოლდინგის სტრუქტურა მომხმარებელთა დიდი რაოდენობით თუ მცირე საწარმო. უნივერსალურია, პროგრამა ადვილად შეიძლება მორგებული იყოს და მოერგოს კონკრეტული ორგანიზაციის სპეციფიკას. პროგრამული პროდუქტი "1C: Document Flow 8", შემუშავებული ახალ ტექნოლოგიურ პლატფორმაზე "1C: Enterprise 8.2", არის პროგრამული პროდუქტის "1C: Archive 3" მემკვიდრე, რომელიც გამოიყენებოდა ასობით ორგანიზაციაში, საწარმოსა და დაწესებულებაში. 10 წელზე მეტი ხნის განმავლობაში და განკუთვნილია დოკუმენტების ავტომატიზაციისთვის.

სისტემის მოკლე აღწერა:

"1C: Document Flow 8" გაძლევთ საშუალებას განახორციელოთ შემდეგი შესაძლებლობები:

· თანამშრომლების მუშაობის გამარტივება დოკუმენტებით, ერთდროულად მუშაობისას ვერსიების დაკარგვის ან ფრაგმენტების გადაკვეთის შესაძლებლობის აღმოფხვრა;

· შეამციროს საჭირო ინფორმაციის მოძიება და დოკუმენტების კოლექტიური დამუშავების დრო;

· მზა მასალის ხარისხის გაუმჯობესება (პროექტები, დოკუმენტაცია და ა.შ.)

პროგრამა მუშაობს 1C: Enterprise 8 პლატფორმაზე და უზრუნველყოფს შემდეგ ოპერაციებს:

· ნებისმიერი დოკუმენტის შენახვა;

· დოკუმენტებზე წვდომის უფლებების შეზღუდვა;

· დოკუმენტებთან კოლექტიური მუშაობა;

· შენახვისა და ვერსიის კონტროლი;

· ბრძანებების გაცემა და კონტროლი;

· მოხსენება;

· სისტემასთან მუშაობა ვებ ბრაუზერის საშუალებით.

გადასაჭრელი პრობლემები:

სისტემა საშუალებას გაძლევთ იმუშაოთ ნებისმიერი ტიპის დოკუმენტებთან. დოკუმენტების სანახავად ან რედაქტირებისთვის იყენებთ თქვენს ადგილობრივ კომპიუტერზე დაინსტალირებულ აპლიკაციებს. ტექსტური დოკუმენტები რედაქტირდება პირდაპირ 1C: Enterprise-ში გარე აპლიკაციების დარეკვის გარეშე:

· განყოფილების სტრუქტურა. ყველა დოკუმენტი ინახება დანაყოფის სტრუქტურაში წვდომის უფლებების გათვალისწინებით.

· წვდომის უფლებები. მომხმარებლებისა და მომხმარებელთა ჯგუფებისთვის სექციებზე, დოკუმენტებსა და შეკვეთებზე წვდომის სხვადასხვა დონის დაყენების შესაძლებლობა.

· ვერსიების ავტომატური შენახვა. როდესაც რედაქტირებული დოკუმენტები კვლავ შემოწმებულია დოკუმენტების საცავში, ავტომატურად იქმნება ახალი ვერსია, რომელშიც მითითებულია შექმნის ავტორი, თარიღი და დრო. პირდაპირ დოკუმენტის ბარათიდან შეგიძლიათ ნახოთ ვერსიების სია, წაშალოთ არასაჭირო ვერსიები ან შეცვალოთ აქტიური (მიმდინარე) ვერსია.

· სრული ტექსტის ძიება. მონაცემთა სრული ტექსტის ძიება (დოკუმენტები, სექციები, მიმოხილვები, ინსტრუქციები) უზრუნველყოფილია ყველა სფეროში, დოკუმენტების შინაარსის ჩათვლით.

· დოკუმენტების განხილვა. მომხმარებლებს შეუძლიათ გადახედონ დოკუმენტებს, სურვილისამებრ სხვათა სახელით განხილვის შესაძლებლობით. მიმოხილვების სია შეგიძლიათ იხილოთ პირდაპირ დოკუმენტის ბარათიდან.

· სამუშაო მაგიდა. სამუშაოს უმეტესი ნაწილი შეიძლება შესრულდეს პირდაპირ სამუშაო მაგიდაზე, რომელიც აჩვენებს დოკუმენტების ჩამონათვალს, რომელსაც მომხმარებელი არედაქტირებს, გამორჩეული ამოცანების ჩამონათვალს და იძლევა დოკუმენტების შინაარსის მიხედვით სწრაფად მოძიების შესაძლებლობას.

· დამატებითი თვისებები. დოკუმენტებს, შეკვეთებს და ბიზნეს პროცესებს შეიძლება მიენიჭოს დამატებითი თვისებები, რომლებიც არ არის გათვალისწინებული ბარათში. მაგალითად, დოკუმენტისთვის შეგიძლიათ დაამატოთ ისეთი დამატებითი თვისებები, როგორიცაა "დოკუმენტის მნიშვნელობა", "ტეგები", "კორესპონდენტი", "შენახვის ადგილი" და ა.შ.

· ინსტრუქციების გაცემა. შესაძლებელია ინსტრუქციების გაცემა შემდეგი მახასიათებლების ნაკრებით (შეკვეთას შეიძლება დაერთოს დოკუმენტების ბმულები ან სხვა ინსტრუქციები):

o შეკვეთის ტექსტი;

o აღწერა;

o შემსრულებელი;

o საკონტროლო პერიოდი.

· ბიზნეს პროცესები. დოკუმენტებთან კოლექტიური მუშაობის ავტომატიზაციისთვის მოცემულია შემდეგი ბიზნეს პროცესები (თითოეულ ამ ბიზნეს პროცესს შეიძლება დაერთოს ერთი ან მეტი დოკუმენტი; მხარდაჭერილია როლებზე დაფუძნებული მარშრუტიზაცია, რაც საშუალებას გაძლევთ დაავალოთ დავალებები არა მხოლოდ კონკრეტულ თანამშრომლებს, არამედ როლები და მომხმარებელთა ჯგუფები)

o შეკვეთა კონტროლით - შეკვეთის დასრულების შემდეგ იგი გადადის კონტროლერთან, რომელიც წყვეტს, ჩათვალოს იგი დასრულებულად თუ დააბრუნოს გადასინჯვისთვის.

o დამტკიცება - ასეთ ბიზნეს პროცესს თანდართული დოკუმენტები დასამტკიცებლად წარედგინება მითითებულ რესპონდენტებს (მომხმარებლებს) და შემდეგ უბრუნდება ამ ბიზნეს პროცესის ავტორს დამტკიცების შედეგების განსახილველად.

o Crawl - ამ ბიზნეს პროცესის გამოყენებით, შეგიძლიათ მოაწყოთ მომხმარებლების თანმიმდევრული სეირნობა სიის მეშვეობით. ამ შემთხვევაში, თითოეული მომხმარებლისთვის შეგიძლიათ მიუთითოთ საკუთარი შეკვეთა და ვადა.

„1C: Document Flow 8“ სრულყოფილად წყვეტს დოკუმენტების აღრიცხვის ავტომატიზაციის, თანამშრომლების ურთიერთქმედების, შესრულების დისციპლინის კონტროლისა და ანალიზის პრობლემებს:

დოკუმენტების ცენტრალიზებული უსაფრთხო შენახვა,

· სწრაფი წვდომა დოკუმენტებზე მომხმარებლის უფლებების გათვალისწინებით,

· შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაცია,

· დოკუმენტების ნახვა და რედაქტირება,

· დოკუმენტის ვერსიის კონტროლი,

· დოკუმენტების სრული ტექსტური ძიება მათი შინაარსის მიხედვით,

· ნებისმიერი ტიპის დოკუმენტებთან მუშაობა: საოფისე დოკუმენტები, ტექსტები, სურათები, აუდიო და ვიდეო ფაილები, დიზაინის სისტემის დოკუმენტები, არქივები, აპლიკაციები და ა.შ.

· მომხმარებელთა კოლექტიური მუშაობა დოკუმენტების შესრულების კოორდინაციის, დამტკიცებისა და კონტროლის უნარით,

· დოკუმენტის მარშრუტიზაცია, კონფიგურირებადი თითოეული ტიპის დოკუმენტისთვის ცალკე,

· დოკუმენტების ავტომატური ჩატვირთვა ელექტრონული ფოსტიდან და სკანერიდან,

· თანამშრომლების სამუშაო საათების აღრიცხვა და კონტროლი.

საბუთები აღირიცხება დოკუმენტის ტიპების მიხედვით საწარმოს საბუთების ნაკადის შესახებ დებულების შესაბამისად. პროგრამაში ჩადებული შემომავალი, გამავალი და შიდა დოკუმენტების აღრიცხვის პრინციპები სრულად შეესაბამება მიმდინარე სტანდარტებსა და რეგულაციებს:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· რუსეთის ფედერაციის ფედერალური კანონი 2006 წლის 27 ივლისის No149-FZ „ინფორმაციის, საინფორმაციო ტექნოლოგიებისა და ინფორმაციის დაცვა»,

· GSDOU მოთხოვნები,

· სტანდარტული ინსტრუქციები საოფისე მუშაობისთვის ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში.

სისტემის არქიტექტურა:

"1C: Document Flow 8" მხარს უჭერს მრავალ მომხმარებლის მუშაობას ლოკალურ ქსელში ან ინტერნეტის საშუალებით, მათ შორის ვებ ბრაუზერების მეშვეობით. "1C: Document Flow 8"-ის ლოგიკური სტრუქტურა წარმოდგენილია შემდეგ ფიგურებში.

სურათი 4. EDMS-ის მოდულური შემადგენლობა „1C: დოკუმენტის მენეჯმენტი 8“

ნახაზი 5. EDMS-ის ფუნქციური ბლოკები „1C: Document Flow 8“

სისტემის განლაგებისა და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზების სქემა ნაჩვენებია შემდეგ სურათზე.

სურათი 6. EDMS-ის განლაგების სქემა „1C: Document Flow 8“

სისტემის უპირატესობები

"1C: Document Flow 8" შემუშავებულია ტექნოლოგიურ პლატფორმაზე "1C: Enterprise 8.2", რომელიც უზრუნველყოფს მაღალ მოქნილობას, კონფიგურირებადობას, მასშტაბურობას, შესრულებას და აპლიკაციის გადაწყვეტილებების ერგონომიკას, მხარს უჭერს მუშაობას თხელი და ვებ კლიენტის რეჟიმში, მომხმარებლის მუშაობას ინტერნეტით. , მათ შორის და დაბალსიჩქარიანი საკომუნიკაციო არხებით.

1C: Enterprise 8 პლატფორმა მხარს უჭერს მუშაობას ფაილის რეჟიმში, ასევე სხვადასხვა DBMS-ებთან: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

1C: Enterprise 8 სერვერს შეუძლია მუშაობა როგორც Microsoft Windows-ის, ასევე Linux-ის გარემოში. განხორციელების დროს, ეს იძლევა შესაძლებლობას აირჩიოს არქიტექტურა, რომელზეც სისტემა იმუშავებს და ღია კოდის პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენების შესაძლებლობას სერვერისა და მონაცემთა ბაზის ფუნქციონირებისთვის.

კონფიგურაცია მიზნად ისახავს როგორც კომერციულ საწარმოებს, ასევე საბიუჯეტო დაწესებულებებს:

· საოფისე სამუშაოები,

· დოკუმენტის ნაკადი,

· ურთიერთქმედება,

· მონაცემთა ძებნა.

კონფიგურაცია უნივერსალურია და ადვილად შეიძლება იყოს კონფიგურირებული და ადაპტირებული კონკრეტული კომერციული საწარმოს ან საბიუჯეტო დაწესებულების სპეციფიკაზე.

EDMS-ის შედარება და შერჩევა

ამ მიმოხილვის მიზანია მოგამზადოთ გადაწყვეტილების მისაღებად კოლეჯისთვის ოპტიმალური EDMS-ის არჩევისას. ბაზარზე არსებული ყველა EDMS-ის მახასიათებლების მიმოხილვა საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ EDMS-ის შერჩევის კრიტერიუმები კონკრეტული პრობლემების გადასაჭრელად და აირჩიოთ გადაწყვეტა სისტემატური მიდგომის საფუძველზე.

შედარებისთვის, შეირჩა რუსეთში ყველაზე გავრცელებული EDMS:

· 1C: დოკუმენტის ნაკადი 8 KORP

მიმოხილვაში წარმოდგენილი სისტემები შედარებულია შერჩეული პარამეტრების მიხედვით, გაერთიანებულია ექვს კრიტერიუმად. აღსანიშნავია, რომ მიმოხილვაში წარმოდგენილი ყველა სისტემისთვის არის საკმაოდ ბევრი განხორციელების პრაქტიკა.

EDS-ის შედარება მიმოხილვაში ხორციელდება შემდეგი კრიტერიუმების მიხედვით:

1. გამოყენებული ტექნოლოგიები

2. სალიცენზიო პოლიტიკა და ფასები

3. ფუნქციონალურობა

4. წვდომის უფლებები და ინფორმაციის უსაფრთხოება

5. მხარდაჭერა

6. ტრენინგი

კრიტერიუმი 1.გამოყენებული ტექნოლოგიები

ცხრილი 1. გამოყენებული ტექნოლოგიების შედარება

ნივთების შედარება	1C: რომდოკუმენტის ნაკადი	DocsVision	პირდაპირი
სერვერის ოპერაციული სისტემა	Windows (XP, Vista, 7), Linux	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Windows Server (2000, 2003, 2008)
კლიენტის ოპერაციული სისტემა	ჯვარედინი პლატფორმა	Windows (XP, Vista, 7)	Windows (XP, Vista, 7)
გამოყენებულია მონაცემთა ბაზის სერვერი	MS SQL სერვერი, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle შესაძლებელია ფაილის მუშაობის რეჟიმი (ბაზის სერვერის გარეშე)
ხელსაწყოები მობილურ მოწყობილობებზე მუშაობისთვის			(Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)
ინტეგრაციის ვარიანტები		1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory
დემო ვერსია/დემო წვდომა	დემო წვდომა	დემო ვერსია
	Internet Explorer-ზე არის თხელი კლიენტი	Internet Explorer-ზე არის თხელი კლიენტი. ვებ სერვერი შედის პლატფორმაში	დიახ, ვებ სერვერის დამატებითი მოდულის გამოყენებით
სკანირების ტექნოლოგია	ნებისმიერი ქაღალდის დოკუმენტი შეიძლება დაასკანირდეს და ჩაიტვირთოს საინფორმაციო ბაზაში ნებისმიერი ტიპის სკანერიდან, რომელიც მხარს უჭერს TWAIN ტექნოლოგიას (სტანდარტული პროტოკოლი და ინტერფეისი, რომელიც განსაზღვრავს პროგრამებსა და გამოსახულების გადაღების მოწყობილობებს შორის ურთიერთქმედებას)	ტექსტის ამოცნობისთვის DocsVision სისტემაში ქაღალდის დოკუმენტების შეყვანისას განხორციელდა ინტეგრაცია ABBY FineReader Scripting Edition სისტემასთან. პაკეტი არ შედის ლიცენზიის ძირითად კომპლექტში	გადაღების და ტრანსფორმაციის სერვისები (DCTS) - სერვისების ერთობლიობა, რომელიც ხელს უწყობს დოკუმენტების მასობრივ შეყვანას Directum-ში გარე წყაროებიდან (სკანერები, MFP, გამგზავნი, ფაილური სისტემის საქაღალდეები, ფაქსები, ფოსტის სერვერები და ა.შ.) და მათ შემდგომ გარდაქმნას სხვადასხვა ფორმატში. „დოკუმენტის შეყვანის სერვისის“ ლიცენზია შეძენილია ცალ-ცალკე თითოეული სერვერისთვის

აღსანიშნავია სერვერის ოპერაციული სისტემებისა და DB სერვერების ცვალებადობა 1C: დოკუმენტის მენეჯმენტი მის კონკურენტებთან შედარებით. თქვენ ასევე შეგიძლიათ მიუთითოთ განსხვავება კომპანიებს შორის პოტენციური მომხმარებლებისთვის დემო ვერსიის/დემო წვდომის უზრუნველყოფის პოლიტიკაში. მთავარი, რაც უნდა აღინიშნოს ჩვენი განხილვის დასაწყისშივე არის ის, რომ ყველა EDMS აგებულია მოდულარული პრინციპით, რაც საშუალებას გაძლევთ დაამატოთ ახალი ფუნქციები EDMS-ში ან განავითაროთ არსებულის ფუნქციონირება.

მსგავსი დოკუმენტები

ორგანიზაციაში მართვის საქმიანობის დოკუმენტაციის ელექტრონული სისტემების ანალიზი. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ძირითადი მიზნები, ამოცანები და ფუნქციები, მისი სამართლებრივი და მარეგულირებელი მხარდაჭერა. EDMS პროგრამების მახასიათებლები რუსულ ბაზარზე. მათი შერჩევის კრიტერიუმები.

კურსის სამუშაო, დამატებულია 29/12/2012


სს ატომენერგოს ორგანიზაციული სტრუქტურა. მენეჯმენტისთვის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის ავტომატიზაციის ძირითადი პრინციპები. საოფისე ავტომატიზაციისა და დოკუმენტების ნაკადის სისტემების ფუნქციები. AtomDoc სისტემის არქიტექტურა და ელექტრონული დოკუმენტის სტრუქტურა.

ნაშრომი, დამატებულია 29/01/2013


ორგანიზაციებში თანამედროვე საოფისე ავტომატიზაციის სისტემების ანალიზი და ელექტრონული დოკუმენტების მართვა, მათი კლასიფიკაციის თავისებურებები. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ავტომატიზაციის პრობლემები. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის უპირატესობები.

კურსის სამუშაო, დამატებულია 01/15/2013


დოკუმენტური ნაკადის ტიპებისა და ფუნქციების შესწავლა. შპს „რაიჟივსოიუზის“ ორგანიზაციული და ეკონომიკური მახასიათებლები. მიმდინარე დოკუმენტების ნაკადის სისტემის ანალიზი. მოცემული ორგანიზაციის მართვის სტრუქტურაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვის პროცესი.

კურსის სამუშაო, დამატებულია 23/11/2014


საწარმოში საოფისე მუშაობისა და დოკუმენტაციის ნაკადის ავტომატიზაცია. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების უპირატესობები. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის დანიშნულება, სახეები და ძირითადი ფუნქციები. ITIL და COBIT სტანდარტების სპეციფიკა და ფილოსოფია.

კურსის სამუშაო, დამატებულია 02/05/2016


საოფისე ავტომატიზაციის პროგრამული სისტემები. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დანერგვის ეფექტურობის შეფასება. სს „ტექნოლიგაში“ ოფისის მართვის სამსახურის ანალიზი. EDMS „BOSS-Referent“-ზე დაფუძნებული დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემის შექმნა.

კურსის სამუშაო, დამატებულია 03/04/2015


დოკუმენტების მართვის თეორია მენეჯმენტის საქმიანობაში. დოკუმენტების უნიფიცირება და სტანდარტიზაცია, როგორც ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საფუძველი, ISO სტანდარტების მახასიათებლები. დოკუმენტების მართვის სისტემის გავლენა ბიზნესის ეფექტურობაზე.

ნაშრომი, დამატებულია 09/05/2016


ელექტრონული დოკუმენტის ცნებები. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები. რუსეთის ბაზარზე წარმოდგენილი ძირითადი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების განხილვა. კონფიდენციალური ელექტრონული დოკუმენტების რეგისტრაციისა და დამტკიცების ტექნოლოგიები.

კურსის სამუშაო, დამატებულია 16/02/2015


ოფისის მართვის თანამედროვე სისტემა. ქონთა მართვის ფედერალური სააგენტოს ტერიტორიული ადმინისტრაციის საქმიანობა ქ. ელექტრონული ჩანაწერების მართვის ავტომატური სისტემების შემუშავება.

ნაშრომი, დამატებულია 29/11/2012


მენეჯმენტის საქმიანობაში დოკუმენტაციის მხარდაჭერის მნიშვნელობა. დოკუმენტების უნიფიცირება და სტანდარტიზაცია, როგორც ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საფუძველი. დოკუმენტების მართვის სისტემის გავლენა სამედიცინო დაწესებულების ეფექტურობაზე.

შესავალი

ნებისმიერი თანამედროვე ორგანიზაციისთვის თანამედროვე საინფორმაციო ტექნოლოგიების შესაძლებლობები მნიშვნელოვანია დოკუმენტების მართვაში მათი გამოყენების თვალსაზრისით.

რაც შეეხება დოკუმენტების ავტომატიზაციას, ეს სფერო ხშირად მოიცავს ბევრ პროგრამას, რომლებიც უშუალოდ არ არის დაკავშირებული მოგვარებულ პრობლემასთან - ტექსტის რედაქტორები, პერსონაჟების ამოცნობის პროგრამები, ელექტრონული ფოსტის სისტემები. თუმცა, ეს ყველაფერი არ არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა. და მსოფლიოში არსებული ვითარებიდან გამომდინარე, დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვა, რომელიც ოპტიმალურად შესაფერისია ორგანიზაციისთვის, უაღრესად მნიშვნელოვანი ამოცანაა.

ოპტიმალურად სტრუქტურირებული დოკუმენტების ნაკადის ნაკლებობა და დოკუმენტების მოძრაობისა და შესრულების ეფექტურად თვალყურის დევნების შეუძლებლობა იწვევს მუშაობის ეფექტურობის შემცირებას და შეცდომების ზრდას.

დოკუმენტების მართვის პრობლემის თანამედროვე პირობებში გადაჭრა საშუალებას მოგვცემს მიზანმიმართულად ჩამოვაყალიბოთ ორგანიზაციების საინფორმაციო რესურსები, შევამციროთ ხელით შეყვანილი ინფორმაციის რაოდენობა, რაც დაზოგავს დროს და უზრუნველვყოფთ მათ ეფექტურ ფუნქციონირებას.

დისერტაციის აქტუალობა:არჩეული თემა აქტუალურია, რადგან ცნობილია, რომ დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზება გავლენას ახდენს მენეჯმენტის აპარატის მუშაობის ხარისხზე, მენეჯმენტის მუშაკების ორგანიზაციასა და მუშაობის კულტურაზე. მთლიანობაში მენეჯმენტის აქტივობების წარმატება დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად პროფესიონალურად ინახება დოკუმენტაცია. როგორც თანამედროვე კვლევები აჩვენებს, ორგანიზაციის თანამშრომლების სამუშაო დროის 85% იხარჯება დოკუმენტების მომზადებაზე, შენარჩუნებაზე, შევსებაზე, კოპირებაზე და გადაცემაზე.

სწორად ორგანიზებული საქმის მენეჯმენტი ამცირებს ძიებისთვის საჭირო დროს, ზრდის ინფორმაციის სიზუსტეს და დროულობას და გამორიცხავს მის ზედმეტობას. ინფორმაციისა და, შესაბამისად, დოკუმენტების მოცულობის ზრდამ მოითხოვა დოკუმენტების დროული დამუშავების ტექნოლოგიის დანერგვა, ხოლო კომპიუტერების მოსვლასთან ერთად, თავად ინფორმაცია.

ნაშრომის მიზანი:ტექნიკური მახასიათებლების შემუშავება დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემის დანერგვისათვის მოსკოვის საშუალო პროფესიული განათლების სახელმწიფო ავტონომიურ საგანმანათლებლო დაწესებულებაში, მეწარმეობის კოლეჯი No11, მენეჯმენტისა და ინფორმაციული ტექნოლოგიების დეპარტამენტი.

ნაშრომის მიზანი:

1)სხვადასხვა წყაროებიდან (ლიტერატურა, ინტერნეტი და ა.შ.) ინფორმაციის შეგროვება დოკუმენტების მართვის სხვადასხვა სისტემების შესახებ.

)მათი შედარებითი ანალიზის ჩატარება, საინფორმაციო სისტემის მოთხოვნების ანალიზი.

)ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების შერჩევა.

)ტექნიკური მახასიათებლების შემუშავება.

პირველ (თეორიულ) თავში განხილული იქნება დოკუმენტური ნაკადის ცნებები და პრინციპები. ასევე განხილულია დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები და მათი კლასიფიკაცია.

მეორე თავში (ტექნიკური) განხორციელდა დოკუმენტების მართვის არსებული ელექტრონული სისტემების ანალიზი, განხილვა და შერჩევა და განისაზღვრა მე-11 მეწარმეობის კოლეჯის ტექნიკური მოთხოვნებისთვის ყველაზე შესაფერისი. მესამე თავში ეკონომიკური ეფექტიანობის გაანგარიშება.

1. მართვის საქმიანობის დოკუმენტური ნაკადის ორგანიზების პრინციპები

დოკუმენტის ნაკადის კონცეფცია

ორგანიზაციის დოკუმენტური ნაკადი ჩვეულებრივ გაგებულია, როგორც შესაბამისი ოფიციალური პირების მიერ მუშაობის პროცესში შექმნილი დოკუმენტების მოწესრიგებული მოძრაობა.

GOST R 51141-98 შესაბამისად - დოკუმენტის ნაკადი - დოკუმენტების მოძრაობა ორგანიზაციაში მათი შექმნის ან მიღების მომენტიდან შესრულების ან გაგზავნის დასრულებამდე. დოკუმენტებთან მუშაობის მთელი რიგი: მიღება, რეგისტრაცია, განაწილება, შესრულების კონტროლი, ფაილების შექმნა, დოკუმენტაციის შენახვა და ხელახალი გამოყენება, საცნობარო სამუშაო.

დოკუმენტების ნაკადის სახეები

ორგანიზაციების ბიზნეს ოპერაციების ბუნებიდან გამომდინარე, რომლებისთვისაც ხორციელდება პირველადი დოკუმენტების გადაადგილება და ჩაწერა, განასხვავებენ დოკუმენტების ნაკადის შემდეგ ტიპებს:

· მენეჯერული.მოიცავს ინფორმაციის შეგროვების, ანალიზისა და შეჯამების ეტაპებს სწრაფი, სანდო და ვიზუალური მენეჯმენტის ანგარიშების მომზადებისთვის, რომლის საფუძველზეც მიიღება სტრატეგიული გადაწყვეტილებები და კონტროლდება მათ დროულად შესრულებაზე;

· ფინანსური.მოიცავს საოფისე სამუშაოების ყველა ოპერაციებს და საშუალებას აძლევს ორგანიზაციას მართოს ბიზნეს პროცესებში ჩართული დოკუმენტაცია (კონტრაქტები, კორესპონდენცია, დაგეგმილი და ანალიტიკური ანგარიშები, რეგულაციები და ა.შ.);

· პერსონალი.იგი მოიცავს ორგანიზაციის პერსონალის აღრიცხვასთან დაკავშირებული ინფორმაციის შეგროვებას და რეგისტრაციას: თანამშრომელთა დაშვების, გადაყვანის, თანამდებობის შეცვლისა და გათავისუფლების, არყოფნისა და დისციპლინური სანქციების, შვებულების განრიგის, პერსონალის ცხრილების, სამუშაო აღწერილობების შესახებ და ა.შ.

· ტექნიკური.კოორდინაციას უწევს საინფორმაციო ნაკადებს საპროექტო დოკუმენტაციის სასიცოცხლო ციკლის მომზადებისა და მხარდაჭერისთვის (შექმნა, შესრულება, დამტკიცება, დამტკიცება, ცვლილებები და დაარქივება);

· საარქივო.საოფისე მუშაობის პროცესში უზრუნველყოფს საარქივო შესანახად დოკუმენტების დროულ გადაცემას და მათ აღრიცხვას საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად, რომელიც ყოველწლიურად გადაიხედება.

დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზების გზები

არსებობს დოკუმენტაციის ჩაწერის შემდეგი მეთოდები:

ქაღალდი - ნიშნავს, რომ ყველა ფინანსური და ეკონომიკური ტრანზაქცია აისახება დოკუმენტებში, რომლებიც შედგენილია მხოლოდ ქაღალდზე, საჭირო დეტალების მითითებით და შემდგენის ხელმოწერებით დამოწმებული. ეს მეთოდი მოითხოვს დროისა და მატერიალური რესურსების მნიშვნელოვან ინვესტიციას დოკუმენტაციის შექმნის, მიმოქცევისა და შენახვისთვის. ასევე არსებობს დოკუმენტის გამოუსწორებელი დაკარგვის რისკი, თუ ფიზიკური მედია განადგურებულია.

ელექტრონული - გულისხმობს, რომ ყველა ბიზნეს პროცესი რეგისტრირებულია დოკუმენტებში, რომლებსაც არ აქვთ ორიგინალი ქაღალდზე, მხოლოდ ელექტრონული ფორმით. იურიდიული ძალის მქონე დოკუმენტების მიწოდებისთვის გამოიყენება ელექტრონული ციფრული ხელმოწერები, რომლებიც იცავს პლაგიატისგან და დოკუმენტაციის დამახინჯებისგან. აღრიცხვის ეს მეთოდი საშუალებას გაძლევთ მინიმუმამდე დაიყვანოთ დოკუმენტების შექმნის დრო და გაზარდოთ კონტროლი მათ მოძრაობაზე.

შერეული - ვარაუდობს, რომ დოკუმენტების კოორდინაცია და დამტკიცება ხორციელდება ქაღალდზე, ხოლო მომზადება და გადაცემა სტრუქტურულ ერთეულებს ან თანამშრომლებს შორის კომპიუტერების გამოყენებით. ამ შემთხვევაში, ორიგინალურ დოკუმენტს ქაღალდზე აქვს იურიდიული ძალა. ეს მეთოდი უზრუნველყოფს საწარმოში დოკუმენტაციის ნაკადის განრიგის ოპტიმიზაციას.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა (EDF)- ელექტრონული ფორმით წარდგენილ დოკუმენტებთან მუშაობის ერთიანი მექანიზმი „უქაღალდის საოფისე სამუშაოს“ კონცეფციის განხორციელებით.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ძირითადი პრინციპები:

· დოკუმენტის ერთჯერადი რეგისტრაცია, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ცალსახად ამოიცნოთ დოკუმენტი.

· ოპერაციების პარალელურად შესრულების შესაძლებლობა, რაც საშუალებას იძლევა შეამციროს დოკუმენტების გადაადგილების დრო და გაზარდოს მათი შესრულების ეფექტურობა.

· დოკუმენტის გადაადგილების უწყვეტობა, რაც საშუალებას იძლევა იდენტიფიცირდეს დოკუმენტის (დავალების) შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირი დოკუმენტის (პროცესის) სიცოცხლის ყოველ მომენტში.

· დოკუმენტური ინფორმაციის ერთიანი (ან კოორდინირებული განაწილებული) მონაცემთა ბაზა, რომელიც გამორიცხავს დოკუმენტების დუბლირების შესაძლებლობას.

· დოკუმენტების ძიების ეფექტურად ორგანიზებული სისტემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ იპოვოთ დოკუმენტი მის შესახებ მინიმალური ინფორმაციით.

· განვითარებული ანგარიშგების სისტემა დოკუმენტების სხვადასხვა სტატუსისა და ატრიბუტებისთვის, რომელიც საშუალებას გაძლევთ აკონტროლოთ დოკუმენტების მოძრაობა დოკუმენტების ნაკადის პროცესებში და მიიღოთ მართვის გადაწყვეტილებები ანგარიშებიდან მიღებული მონაცემების საფუძველზე.

მენეჯმენტი ფართოდ იყენებს დოკუმენტების შექმნისა და დამუშავების ელექტრონულ საშუალებებს, ამიტომ დოკუმენტების ნაკადი განიხილება, როგორც მენეჯმენტის ინფორმაციის მხარდაჭერის განუყოფელი ნაწილი და მოიცავს ორგანიზაციის საინფორმაციო ნაკადების მოძრაობას - მათ მიღებას, დამუშავებას, დამუშავებას, გამოყენებას.

თუ ბოლო დრომდე ბიზნეს ლიტერატურაში ჩვეულებრივი იყო ტრადიციული და ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ერთმანეთისგან გამიჯვნა, ახლა ჩვენ ვსაუბრობთ ახალი, თანამედროვე ტიპის დოკუმენტური ნაკადის გაჩენაზე, რომელიც აერთიანებს ტრადიციული საოფისე მუშაობის საუკეთესო თვისებებს შექმნის თანამედროვე ტექნოლოგიებთან. , დოკუმენტების დამუშავება და დანიშნულების ადგილამდე გადაცემა.

ამჟამად, რუსეთის საოფისე სამუშაოებში ჯერ კიდევ არსებობს ორივე ტიპის დოკუმენტების ნაკადის ერთობლიობა მსხვილ ადმინისტრაციულ და სამრეწველო ცენტრებში ელექტრონულის გარკვეული დომინირებით.

ტრადიციული დოკუმენტების მენეჯმენტი ინარჩუნებს თავის პოზიციას საოფისე მუშაობის ზოგიერთ კონკრეტულ სფეროში, კერძოდ, სადაც საუბარია კონფიდენციალურ დოკუმენტებზე (შეზღუდულ დოკუმენტებზე).

ასე რომ, ორგანიზაციის თანამედროვე დოკუმენტური ნაკადი უნდა ჩაითვალოს შერეულ დოკუმენტურ ნაკადად, დოკუმენტებთან მუშაობისთვის ელექტრონული ტექნოლოგიის პრიორიტეტული გამოყენების საფუძველზე.

ეს უკანასკნელი ნიშნავს, რომ დოკუმენტები, როგორც წესი, იქმნება თანამედროვე ტექნოლოგიური საშუალებების გამოყენებით (საოფისე ტექნიკა, მასალები და ა.შ.) და მათი გადაცემა, დამუშავება და შენახვა ხდება როგორც ელექტრონული, ისე „ქაღალდის“ სახით.

ორგანიზაციის თანამედროვე დოკუმენტური ნაკადი ყალიბდება სამი დამოუკიდებელი ინფორმაციის ნაკადის ორგანიზებული „შერწყმის“ შედეგად, რომლებზეც „მოგზაურობენ“ შიდა დოკუმენტები, შემომავალი და გამავალი დოკუმენტები.

გარე საინფორმაციო ნაკადი უზრუნველყოფს შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების მოძრაობას, ხოლო შიდა საინფორმაციო ნაკადი უზრუნველყოფს დოკუმენტების მოძრაობას საწარმოს შიგნით.

TO შიდა დოკუმენტებიჩვეულებრივია ოფიციალური პირების მიერ შემუშავებული დოკუმენტების კლასიფიკაცია ორგანიზაციის (მისი სტრუქტურული განყოფილებების) მიზნებისა და საჭიროებების მიხედვით და დოკუმენტების შემუშავების შიდა წესების შესაბამისად. ანუ ეს არის საწარმოს შიდა საქმიანობის შედეგად წარმოქმნილი დოკუმენტები.

ორგანიზაციის შიდა დოკუმენტებთან მუშაობის ზოგადი ორგანიზაცია ასეთია:

შემომავალი დოკუმენტები- ეს არის ორგანიზაციის მიერ გარედან მიღებული დოკუმენტები სხვადასხვა საკომუნიკაციო არხებით.

ორგანიზაციის შემოსულ დოკუმენტებთან მუშაობის ზოგადი ორგანიზაცია ასეთია:

გამავალი დოკუმენტები- ეს არის დოკუმენტები, რომლებიც შემუშავებულია ორგანიზაციის შიგნით და იგზავნება მის გარეთ ხელმძღვანელობისთვის ქვედა მენეჯმენტის ორგანოებისთვის (დაქვემდებარებული თანამდებობის პირები, ინსტიტუტები და ორგანიზაციები) ან უმაღლესი ორგანოს (უმაღლესი მენეჯერები) წერილობითი ინსტრუქციების (სახელმძღვანელო დოკუმენტების) შესაბამისად.

ორგანიზაციის გამავალ დოკუმენტებთან მუშაობის ზოგადი ორგანიზაცია ასეთია:

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა (EDMS) ინგლისური. EDMS (Electronic Document Management Systems) და EMC (Enterprise Content Management) -არის საინფორმაციო დოკუმენტებთან მუშაობის ავტომატიზაციის სისტემა მათი მთელი ცხოვრების ციკლის განმავლობაში (შექმნა, მოდიფიკაცია, შენახვა, ძებნა, კლასიფიკაცია და ა.შ.), ასევე თანამშრომლებს შორის ურთიერთქმედების პროცესები. ამ შემთხვევაში დოკუმენტები უპირველეს ყოვლისა გულისხმობს არასტრუქტურირებულ ელექტრონულ დოკუმენტებს (Word, Excel ფაილები და ა.შ.). როგორც წესი, EDMS მოიცავს დოკუმენტების ელექტრონულ არქივს და სისტემას ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციისა და საოფისე მუშაობის ფუნქციონირების მხარდაჭერისთვის.

ამჟამად, არსებობს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დიდი რაოდენობა. ამ შემთხვევაში აუცილებელია განასხვავოთ ტერმინები „დოკუმენტური ნაკადი“ და „საოფისე სამუშაო“. საოფისე სამუშაოები არის ტერმინი, რომელიც გამოიყენება საოფისე პრაქტიკაში დოკუმენტებთან მუშაობის წესების ფორმალური ნაკრების აღსანიშნავად. არსებობს დოკუმენტების მართვის სისტემები, რომელთა კონფიგურაცია შესაძლებელია სამუშაო პროცესის საჭირო წესების დასაკმაყოფილებლად. მაგრამ არის სისტემები, რომლებიც თავდაპირველად მიზნად ისახავდნენ ზუსტად ამ წესების მხარდაჭერას და, ამ თვალსაზრისით, არ აქვთ საკმარისად ზოგადი ფუნქციები, რათა მათ ეწოდოს დოკუმენტების მართვის სისტემები.

ნებისმიერი სამუშაო პროცესის სისტემა შეიძლება შეიცავდეს თითოეული შემდეგი კატეგორიის ელემენტებს, მაგრამ უმეტესობას აქვს კონკრეტული ფოკუსირება ერთ სფეროში, პირველ რიგში დაკავშირებულია პროდუქტის პოზიციონირებასთან.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების კლასიფიკაცია:

1.უნივერსალური "ყუთიანი" EDMS:

ო ფუნქციების სტანდარტული ნაკრები;

ო კონკრეტული ორგანიზაციის საჭიროებების სრულად დაკმაყოფილების შეუძლებლობა;

ო შეძენისა და ინსტალაციის დაბალი დროის ხარჯები;

ო შედარებით დაბალი ღირებულება;

ო თითოეული დაინსტალირებული სამუშაო სადგურისთვის ლიცენზიის შეძენის აუცილებლობა.

2.ინდივიდუალურად შემუშავებული EDMS:

ო ყველაზე პერსონალიზებული სისტემა;

ო დიდი დროის ხარჯები;

ო განვითარების მაღალი ღირებულება;

ო დაკავშირებული ხარჯები: თანამშრომლების ტრენინგის, ახალი აღჭურვილობისა და პროგრამული უზრუნველყოფის შეძენა.

3.კომბინირებული EDMS:

ო ძირითადი პლატფორმა, რომლისთვისაც შემუშავებულია საჭირო დამატებითი მოდულები;

ო საწარმოს საჭიროებებთან სრული შესაბამისობა;

ო დაბალი დროის ხარჯები განვითარებისა და განხორციელებისთვის;

ო ღირებულებაში შედის: ძირითადი პლატფორმის ფასი და ინდივიდუალური მოდიფიკაციის ღირებულება, შეკვეთის სირთულიდან გამომდინარე;

ო პროდუქტზე უფლებების გადაცემა მომხმარებლისთვის;

ო სწავლისა და გამოყენების სიმარტივე;

ო სრული რუსიფიკაცია;

ო მოსახერხებელი ინტერფეისი;

ო ურთიერთქმედება არსებულ საოფისე აპლიკაციებთან.

განხორციელებული ფუნქციების რაოდენობის მიხედვით, EDMS იყოფა:

· სისტემები ინფორმაციის შენახვისა და მოპოვების განვითარებული საშუალებებით (ელექტრონული არქივები - EA). ელექტრონული არქივი არის დოკუმენტების მართვის სისტემის განსაკუთრებული შემთხვევა, რომელიც ორიენტირებულია ინფორმაციის ეფექტურ შენახვასა და მოძიებაზე. ზოგიერთი სისტემა განსაკუთრებით გამოირჩევა სრული ტექსტის საძიებო ინსტრუმენტებით: ბუნდოვანი ძიება, სემანტიკური ძებნა და ა.

· სისტემები მოწინავე სამუშაო ნაკადის (WF) ხელსაწყოებით. ეს სისტემები ძირითადად შექმნილია გარკვეული ობიექტების გადაადგილების უზრუნველსაყოფად წინასწარ განსაზღვრული მარშრუტების გასწვრივ (ე.წ. „მძიმე მარშრუტი“). თითოეულ ეტაპზე, ობიექტი შეიძლება შეიცვალოს, ამიტომ მას უწოდებენ ზოგად სიტყვას "მუშაობა". ამ ტიპის სისტემებს უწოდებენ სამუშაოს სისტემებს - "სამუშაო ნაკადი" (სამწუხაროდ, რუსულ ენაზე ამ ტერმინის ზუსტი ექვივალენტი არ არსებობს). დოკუმენტები შეიძლება დაკავშირებული იყოს სამუშაოებთან, მაგრამ დოკუმენტები არ არის ამ სისტემების ძირითადი ობიექტი. ასეთი სისტემების დახმარებით შესაძლებელია გარკვეული სამუშაოების ორგანიზება, რისთვისაც ყველა ეტაპი წინასწარ არის ცნობილი და შეიძლება დაინიშნოს.

· სისტემები, რომლებიც ორიენტირებულია ორგანიზაციული მენეჯმენტის მხარდაჭერაზე და ცოდნის დაგროვებაზე. ეს არის „ჰიბრიდული“ სისტემები, რომლებიც ჩვეულებრივ აერთიანებს წინა ორის ელემენტებს. ამ შემთხვევაში, სისტემაში ძირითადი კონცეფცია შეიძლება იყოს როგორც თავად დოკუმენტი, ასევე ამოცანა, რომელიც უნდა შესრულდეს. ორგანიზაციის მართვისთვის საჭიროა როგორც „რთული“ და „თავისუფალი“ მარშრუტიზაცია, როდესაც დოკუმენტის მარშრუტი ენიჭება მენეჯერს („აღწერს“ შემომავალ დოკუმენტს), ასე რომ ორივე ტექნოლოგია ამა თუ იმ ფორმით შეიძლება იყოს წარმოდგენილი ასეთში. სისტემები. ეს სისტემები აქტიურად გამოიყენება სამთავრობო მართვის სტრუქტურებში, მსხვილი კომპანიების ოფისებში, რომლებსაც აქვთ განვითარებული იერარქია და აქვთ დოკუმენტების გადაადგილების გარკვეული წესები და პროცედურები. ამავდროულად, თანამშრომლები ერთობლივად ქმნიან დოკუმენტებს, ამზადებენ და იღებენ გადაწყვეტილებებს, ასრულებენ ან აკონტროლებენ მათ შესრულებას.

მსხვილ საწარმოებში ასეთი სისტემების დანერგვისას მნიშვნელოვანია იმის დადგენა, უზრუნველყოფს თუ არა სისტემა ეფექტური ადმინისტრირების, ინფორმაციის დიდი მოცულობის დამუშავების, ავტომატური წარმოების მართვის სისტემებთან ინტეგრაციას, მასშტაბურობას, ეტაპობრივ განხორციელებას, ტერიტორიული განაწილების გათვალისწინებით, რთული ორგანიზაციული სტრუქტურის გათვალისწინებით. , როლებზე დაფუძნებული წვდომა და ა.შ.

· სისტემები ორიენტირებულია თანამშრომლობის მხარდაჭერაზე. ეს არის ახალი ტენდენცია დოკუმენტების მართვის სისტემების სფეროში, რომელიც დაკავშირებულია თანამედროვე სამყაროში საბაზრო პირობების ცვალებადობის გაგებასთან და სწრაფი მოძრაობისთვის „მხოლოდ ის, რაც აუცილებელია“, ზედმეტი, ძალიან სასარგებლო, მაგრამ მძიმე გარეშე. ბალასტი. ასეთი სისტემები, წინა სისტემებისგან განსხვავებით, არ მოიცავს ორგანიზაციაში იერარქიის კონცეფციას და არ აინტერესებს სამუშაო ნაკადის რაიმე ფორმალიზება. მათი ამოცანაა უზრუნველყონ ორგანიზაციაში მყოფი ადამიანების ერთობლივი მუშაობა, თუნდაც ისინი გეოგრაფიულად განცალკევებულნი იყვნენ და შეინარჩუნონ ამ სამუშაოს შედეგები. როგორც წესი, დანერგილია "პორტალების" კონცეფციაში. ისინი უზრუნველყოფენ ინტრანეტში დოკუმენტების შენახვისა და გამოქვეყნების სერვისებს, ინფორმაციის მოძიებას, განხილვას და შეხვედრებს (როგორც რეალური, ასევე ვირტუალური). ასეთი სისტემები პოულობენ მომხმარებლებს სწრაფად მზარდ კომერციულ კომპანიებში, სამუშაო ჯგუფებში მსხვილ ფირმებში და სამთავრობო უწყებებში.

· სისტემები განვითარებული დამატებითი სერვისებით.მაგალითად, მომხმარებელთან ურთიერთობის მართვის სერვისი (CRM - Customer Relation Management), პროექტის მენეჯმენტი, ბილინგი, ელექტრონული ფოსტა და ა.შ. (გაითვალისწინეთ, რომ ფუნქციების სირთულის თვალსაზრისით, დოკუმენტების მართვის სისტემას და, მაგალითად, CRM სერვისს შეიძლება ჰქონდეს სხვადასხვა პროპორციები დამოკიდებულია ორგანიზაციაზე, მაგრამ ამ სტატიის კონტექსტში, CRM ფუნქციონირება არჩევითია).

სტანდარტული მოთხოვნები EDMS-ისთვის

თუ ტექნიკური მახასიათებლების შედგენის სტანდარტის ასოს მივყვებით, მოთხოვნები, რომლებიც ტიპიურმა მომხმარებელმა შეიძლება წარადგინოს ტიპიური ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემაზე, შეიძლება შემდეგნაირად იყოს აღწერილი.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა უნდა:

· უზრუნველყოს დოკუმენტების და მათი აღწერილობის უსაფრთხო შენახვა;

· უზრუნველყოს დოკუმენტის სასიცოცხლო ციკლი (მისი შექმნა, ვერსიების შენახვა, გამოქვეყნება, ამოღებულ დოკუმენტზე წვდომის დაბლოკვა, დოკუმენტის გადატანა არქივში შესანახად);

· საშუალებას აძლევს მომხმარებელს, მიუთითოს სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტები, შექმნას და შეცვალოს ბარათები მათთვის;

· დოკუმენტების ეფექტური ძიების მიზნით კატეგორიების იერარქიის შენარჩუნება;

· მოძებნეთ დოკუმენტები ბარათიდან მიღებული ინფორმაციის, ასევე სრული ტექსტის საფუძველზე;

· უზრუნველყოს დოკუმენტებზე ხელმისაწვდომობის გამიჯვნა ინდივიდუალური მომხმარებლების დონეზე, როლური პრინციპების საფუძველზე და ორგანიზაციის იერარქიულ სტრუქტურაზე დაყრდნობით;

· HSM ტექნოლოგიის მხარდაჭერა;

· ჩაწერეთ ყველა მოვლენა, რომელიც დაკავშირებულია მომხმარებლების მუშაობასთან და თავად სისტემასთან; აუცილებელია ადმინისტრირების ინსტრუმენტების შემუშავება;

· ინფორმაციაზე დისტანციური წვდომის მხარდაჭერა.

მოწინავე სისტემებმა უნდა უზრუნველყოს:

· კლასტერული ტექნოლოგიები უწყვეტი მუშაობის უზრუნველსაყოფად;

· გეოგრაფიულად განაწილებული ორგანიზაციები;

· დაშიფვრის ალგორითმები მონაცემთა შენახვისა და გადაცემისთვის;

· ციფრული ხელმოწერა.

არქიტექტურის მოთხოვნები:

· გამოყოფილი აპლიკაციის სერვერის ხელმისაწვდომობა;

· თხელი კლიენტის არსებობა; ბრაუზერის გამოყენებით დოკუმენტებზე წვდომის მხარდაჭერა.

· მრავალ პლატფორმა მასშტაბურობის უზრუნველსაყოფად;

მოთხოვნები ღიაობისა და სხვა სისტემებთან ინტეგრაციისთვის:

· ნაკადის დოკუმენტის შეყვანის ინსტრუმენტებთან ინტეგრაცია;

· საოფისე აპლიკაციებთან ინტეგრაცია;

· ელექტრონული ფოსტის ინტეგრაცია;

· განვითარებული პროგრამული ინტერფეისის (API) ხელმისაწვდომობა;

· ინტეგრაცია სტანდარტულ დირექტორია სერვისებთან (მაგალითად, LDAP) სისტემის მომხმარებელთა სიის შესანარჩუნებლად და სინქრონიზაციისთვის;

· მომხმარებლის ინტერფეისის კონკრეტულ ამოცანებთან ადაპტაციის შესაძლებლობა;

· სისტემის საკუთარი სპეციალიზებული კომპონენტებით შევსების შესაძლებლობა;

თუ გარე მონაცემთა ბაზა გამოიყენება დოკუმენტის ატრიბუტების შესანახად, აუცილებელია მონაცემთა სტრუქტურისა და ინსტრუმენტების დეტალური აღწერა სხვადასხვა DBMS-ებთან მუშაობისთვის.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის კომპონენტების შექმნა

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის კომპონენტის არქიტექტურა წარმოდგენილია ნახაზ 1-ში. არქიტექტურის ძირითადი ელემენტებია:

კლიენტის სამუშაო სადგური - მომხმარებლის ინტერფეისის კომპონენტები და კონტროლი. აპლიკაციის სერვერი - სერვერის კომპონენტები სისტემის ბიზნეს ლოგიკის შესასრულებლად. მონაცემთა ბაზის სერვერი - მონაცემთა შენახვისა და წვდომის კომპონენტები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის კომპონენტები ურთიერთქმედებენ სხვა სისტემებთან EDMS პროგრამული ინტერფეისის საშუალებით, თავის მხრივ, სხვა სისტემები ურთიერთქმედებენ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემასთან EDMS პროგრამული ინტერფეისის საშუალებით.

სურათი 1. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის კომპონენტის არქიტექტურა

ამ თავში განხილულია დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზების ძირითადი ცნებები, ტიპები და მეთოდები, ასევე ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი, კლასიფიკაცია და პრინციპები. ზოგადი ინფორმაცია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების, კლასიფიკაციისა და მოთხოვნების შესახებ. ახლა გადავდივართ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების განხილვასა და შერჩევაზე.

2. ძირითადი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების მიმოხილვა

ამ დროისთვის, რუსული ბაზარი გთავაზობთ EDMS-ის საკმაოდ ფართო არჩევანს, რომელსაც შეუძლია დააკმაყოფილოს ორგანიზაციის მართვის საქმიანობის ავტომატიზაციის მოთხოვნები და ამოცანები, მაგრამ აქვს სხვადასხვა პროგრამული მოთხოვნები. ქვემოთ მოცემულია ზოგიერთი ავტომატური სისტემის მიმოხილვა. ეს სისტემები შემთხვევით არ აირჩიეს, არამედ DSS Consulting-ის კვლევის საფუძველზე, რომელმაც გამოაქვეყნა ანალიტიკური ანგარიში EDMS და ECM სისტემების რუსული ბაზრის განვითარების შესახებ 2010 წელს.

ინდუსტრიის განაწილება განხორციელების რაოდენობის მიხედვით

ეს განყოფილება განიხილავს პროექტების ინდუსტრიულ განაწილებას რუსეთში 2009-2010 წლებში მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქტების განსახორციელებლად.

დიაგრამა 1. მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქციის დანერგვის განაწილება ინდუსტრიის მიხედვით რუსეთში 2010 წლის შედეგების საფუძველზე.

2010 წლის ბოლოს, მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქტების განხორციელების პროექტების ყველაზე დიდი რაოდენობა დაფიქსირდა საჯარო სექტორში - განხორციელების 28%.

წარმატებით დასრულებული განხორციელებული პროექტების რაოდენობით მეორე ადგილს იკავებს ეკონომიკის ფინანსური სექტორი, რომლის განხორციელების წილის ზრდამ შეადგინა (1%) და 2010 წლის ბოლოს მიაღწია (9%).

გარდა ამისა, მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქცია მოთხოვნადია ნავთობისა და გაზისა და ქიმიური მრეწველობის საწარმოებიდან (განხორციელების 8%), სამშენებლო (7%) და მეცნიერებისა და განათლების სფეროში (7%). აღსანიშნავია, რომ სამეცნიერო და საგანმანათლებლო სეგმენტში განხორციელების სტატისტიკა საგანმანათლებლო განხორციელების პროექტებსაც მოიცავდა.

დიაგრამა 2. მასობრივი წარმოების EDMS/ECM პროდუქციის დანერგვის განაწილება რუსეთში 2010 წლის შედეგების მიხედვით.

დიაგრამიდან გამომდინარეობს, რომ რუსეთში განხორციელების რაოდენობის მიხედვით Directum EDMS იკავებს (ბაზრის 25%), DocsVision (ბაზრის 15%), 1C-დოკუმენტის მენეჯმენტი 8 (ბაზრის 9%). და სხვა EDMS (ბაზრის 51%).

ამრიგად, ყველა ზემოაღნიშნული დიაგრამის გათვალისწინებით, ჩვენ ვირჩევთ ყველაზე პოპულარულ EDMS-ს:

."Directum", Directum;

2."DocsVision", DocsVision;

3."1C: დოკუმენტის ნაკადი 8", 1C;

სტანდარტული EDMS გადაწყვეტილებების მიმოხილვა

Directum არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვისა და ურთიერთქმედების მართვის სისტემა, რომელიც მიზნად ისახავს ორგანიზაციის ყველა თანამშრომლის ეფექტურობის გაზრდას მათი ერთობლივი საქმიანობის სხვადასხვა სფეროში.

მოკლე აღწერასისტემები

DIRECTUM სისტემა არის სრულფასოვანი ECM სისტემა და მხარს უჭერს დოკუმენტების მართვის სრულ სასიცოცხლო ციკლს, ხოლო ტრადიციული „ქაღალდის“ საოფისე სამუშაოები შეუფერხებლად ჯდება დოკუმენტების ელექტრონულ ნაკადში. DIRECTUM უზრუნველყოფს სამუშაო პროცესების ეფექტურ ორგანიზებას და კონტროლს Workflow ტექნოლოგიაზე დაყრდნობით: დოკუმენტების დამტკიცება, რთული შეკვეთების დამუშავება, შეხვედრების მომზადება და გამართვა, გაყიდვების ციკლის მხარდაჭერა და სხვა ურთიერთქმედების პროცესები.

გადასაჭრელი პრობლემები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის შედეგად წყდება შემდეგი ამოცანები:

· დოკუმენტებთან მუშაობა და მათი დამტკიცება ორგანიზაციაში ხორციელდება მხოლოდ ელექტრონული ფორმით ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის გამოყენებით;

· უფროსი მენეჯმენტი მუშაობს სისტემიდან დოკუმენტებთან;

· შესრულების დისციპლინის კონტროლი ხორციელდება სისტემური მონაცემების საფუძველზე;

· სისტემაში მუშაობს ყველა სტრუქტურული ერთეული, მათ შორის რიგითი თანამშრომლები;

· შეიქმნა ელექტრონული დოკუმენტების და კორპორატიული ცოდნის ერთიანი საცავი, რომლითაც ყველა თანამშრომელი მუშაობს თავისი უფლებამოსილების შესაბამისად.

სისტემის ძირითადი ფუნქციონირება განისაზღვრება შემდეგი შესაძლებლობებით:

· ხელსაწყოს ხელმისაწვდომობა, რომელიც ამარტივებს ქაღალდის დოკუმენტების იდენტიფიკაციასა და ძიებას. ბიზნესზე ორიენტირებული სამუშაო პროცესის მექანიზმისა და სტანდარტული მარშრუტის დიაგრამის რედაქტორის ხელმისაწვდომობა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შექმნათ რთული ბიზნეს მარშრუტები.

· თითქმის შეუზღუდავი მოცულობის დოკუმენტების საცავების შექმნისა და მართვის შესაძლებლობა ერთ სისტემაში სხვადასხვა ტიპის შინაარსისთვის დოკუმენტის მთელი სიცოცხლის ციკლის განმავლობაში.

· სისტემის გაფართოებული ფუნქციონირება შეხვედრების მენეჯმენტის, კონტრაქტის მენეჯმენტისა და მომხმარებელთან ურთიერთობის მართვის მოდულების არსებობის წყალობით.

· ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის (EDS) მექანიზმის გაფართოებული დანერგვა ელექტრონულ დოკუმენტების მენეჯმენტზე გადასვლისთვის, რუსეთის ფედერაციაში სერტიფიცირებული კრიპტოგრაფიული დაცვის საშუალებების გამოყენების ჩათვლით.

· უნივერსალური ინტეგრაციის მექანიზმი, რომელიც ამარტივებს SAP, 1C და სხვა ERP სისტემების მუშაობას DIRECTUM-ში.

· გეოგრაფიულად განაწილებული სამუშაოს ორგანიზების შესაძლებლობა ოფლაინ რეჟიმში სერვერის იერარქიული სტრუქტურის მხარდაჭერით.

· მომხმარებლებისთვის სისტემასთან მუშაობის ორი გზა ხელმისაწვდომობა: დესკტოპის კლიენტის მეშვეობით და ვებ კლიენტის მეშვეობით (ვებ ბრაუზერის გამოყენებით)

· ელექტრონული დოკუმენტების ციფრული ხელმოწერებით გაცვლის ორგანიზების შესაძლებლობა სხვადასხვა ორგანიზაციას შორის, მაშინაც კი, თუ ისინი იყენებენ დოკუმენტების მართვის სხვადასხვა სისტემებს ან საერთოდ არ იყენებენ მათ.

· სისტემის მაღალი მასშტაბურობა, ათასობით მომხმარებლის მუშაობის უზრუნველყოფა და მილიონობით სხვადასხვა დოკუმენტის შენახვა.

· შემუშავებული ხელსაწყოების (IS-Builder) ხელმისაწვდომობა, რაც საშუალებას გაძლევთ სწრაფად მოახდინოთ სისტემის ადაპტირება, მისი ინტეგრირება სხვა სისტემებთან და ასევე თავად შეცვალოთ იგი, ორგანიზაციის განვითარების გათვალისწინებით.

· საოფისე მუშაობისა და მართვის რუსულ სტანდარტებთან და ნორმებთან (GSDOU) შესაბამისობა.

სისტემის არქიტექტურა

სისტემის შემადგენლობა:

· ელექტრონული დოკუმენტების მართვა. სხვადასხვა არასტრუქტურირებული დოკუმენტების შექმნა და შენახვა (Microsoft Word ტექსტები, Microsoft Excel ცხრილები, Microsoft Visio ნახატები, CorelDraw, ვიდეოები და ა.შ.); დოკუმენტის ვერსიებისა და ციფრული ხელმოწერების მხარდაჭერა; დოკუმენტების სტრუქტურირება საქაღალდეებში; დოკუმენტებზე წვდომის უფლებების მინიჭება; დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორია; დოკუმენტების სრული ტექსტური და ატრიბუტების ძიება.

· ბიზნეს პროცესის მართვა. დოკუმენტების დამტკიცებისა და დამუშავების პროცესების მხარდაჭერა მათი სასიცოცხლო ციკლის ყველა ეტაპზე (docflow); ელექტრონული დავალებების გაცემა და მათი შესრულების მონიტორინგი; თანამშრომლებს შორის ურთიერთქმედება ბიზნეს პროცესების დროს; უფასო და ხისტი მარშრუტების მხარდაჭერა (სამუშაო ნაკადი).

· კონტრაქტის მართვა. კონტრაქტებისა და მასთან დაკავშირებული დოკუმენტების დამტკიცებისა და რეგისტრაციის პროცესის ორგანიზება, აგრეთვე მათთან ოპერატიული მუშაობის (ძებნა, ანალიზი, რედაქტირება და ა.შ.).

· შეხვედრის მენეჯმენტი. შეხვედრების მომზადებისა და ჩატარების ორგანიზება (ადგილისა და დროის კოორდინაცია, მონაწილეთა შემადგენლობა, დღის წესრიგი); პროტოკოლის შექმნა და გავრცელება; კრების გადაწყვეტილებების შესრულების მონიტორინგი.

· ოფისი. სახელმწიფო საბიუჯეტო საგანმანათლებლო დაწესებულების მოთხოვნების შესაბამისად ქაღალდის დოკუმენტაციის აღრიცხვა; საქმეების სიის შენარჩუნება მოქნილი ნუმერაციის წესებით; ქაღალდის დოკუმენტების ადგილმდებარეობის განაწილება და კონტროლი; ელექტრონული დოკუმენტების ციფრული ხელმოწერით გაცვლის ორგანიზება სხვა ორგანიზაციებთან.

· მომხმარებელთა ურთიერთქმედების მენეჯმენტი. ორგანიზაციებისა და საკონტაქტო პირების ერთიანი მონაცემთა ბაზის წარმოება; კლიენტებთან შეხვედრების, ზარების და მიმოწერის ისტორიის შენარჩუნება; გაყიდვების პროცესის მხარდაჭერა რეგულირებული ეტაპების შესაბამისად; მარკეტინგული საქმიანობის დაგეგმვა; გაყიდვების ეფექტურობისა და მარკეტინგული გავლენის ანალიზი.

სურათი 2. DIRECTUM EDMS-ის მოდულური შემადგენლობა

DIRECTUM სისტემის შესაძლებლობები მნიშვნელოვნად გაფართოვდა შემდეგი კომპონენტების წყალობით:

· დომენის სპეციფიკური განვითარების ინსტრუმენტი IS-Builder. ახალი ელექტრონული დოკუმენტების ბარათების, დირექტორიების, ანგარიშების, სტანდარტული მარშრუტების ბლოკების მოდიფიკაცია და შემუშავება; ჩაშენებული ISBL პროგრამირების ენა; სხვა სისტემებთან ინტეგრაცია.

· ფაილების შენახვის სერვისები (DIRECTUM Storage Services). ერთიან სისტემაში დიდი რაოდენობით მონაცემთა შენახვის მართვა; დოკუმენტების საარქივო შენახვა; მედია მონაცემებთან მუშაობა; შენახვის პოლიტიკის დაყენება, რომელიც უზრუნველყოფს მონაცემთა ავტომატურ გადაადგილებას შენახვის ობიექტებში.

· ვებ წვდომის სერვერი. ვებ-ბრაუზერის საშუალებით ელექტრონულ დოკუმენტებთან, ამოცანებთან, დავალებებთან მუშაობა.

· გაფართოებები SharePoint-ისთვის. მზა ვებ ნაწილების ნაკრები და ინტეგრაციის მექანიზმები, რომლებიც უზრუნველყოფენ DIRECTUM მონაცემებზე წვდომას Microsoft SharePoint-ზე დაფუძნებული პორტალიდან.

· რეპლიკაციის სერვერი. გეოგრაფიულად განაწილებული სისტემების შექმნა, რომლებიც ცვლის მონაცემებს ოფლაინში; მეორადი სერვერების იერარქიული სისტემა; გამეორებული მონაცემების კონფიგურირებადი შემადგენლობა.

· DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM სისტემის გარეთ ციფრული ხელმოწერის დოკუმენტების ნახვა, რედაქტირება და ხელმოწერა სხვადასხვა ორგანიზაციებს შორის გაცვლისთვის; ნაწილდება უფასოდ.

· დოკუმენტის სწრაფი იდენტიფიკაციის ტექნოლოგია DIRECTUM RapID. შტრიხკოდზე დაფუძნებული დოკუმენტის მარკირება და ძიება, რაც უზრუნველყოფს ელექტრონულ დოკუმენტზე სწრაფ წვდომას მისი ქაღალდის ასლიდან.

· დოკუმენტის აღების სერვისები (DIRECTUM Capture Services). დოკუმენტების მასობრივი შეყვანა DIRECTUM-ში სხვადასხვა წყაროდან (სკანერები, MFP, ფაილური სისტემა, ფაქსები, ელფოსტა და ა.შ.).

· დოკუმენტების ტრანსფორმაციის სერვისები (DIRECTUM Transformation Services). დოკუმენტების სხვა ფორმატში გადაყვანა, დოკუმენტებიდან სასარგებლო ინფორმაციის მოპოვება.

· ინტეგრაციის ხელსაწყოების ნაკრები (DIRECTUM Integration Toolset). მარტივი ინტეგრაცია ERP სისტემებთან: დირექტორიების ორმხრივი სინქრონიზაცია, სისტემის ობიექტების ჩართვა სამუშაო პროცესში, დოკუმენტების გენერირება და მათზე წვდომა ERP სისტემიდან.

სისტემის უპირატესობები

DIRECTUM-ის განხორციელების ეფექტი არის უპირატესობების გაცნობიერება, რასაც დოკუმენტების მართვის განხორციელება იძლევა:

· ბიზნეს პროცესების გამჭვირვალობა. DIRECTUM სისტემა იძლევა შესაძლებლობას თვალყური ადევნოთ ბიზნეს პროცესების ეტაპებს, რაც ორგანიზაციაში არსებულ ყველა საქმიანობას აბსოლუტურად გამჭვირვალე და კონტროლირებადს ხდის. გარდა ამისა, სამუშაო პროცესის მექანიზმი მოიცავს ყველა საჭირო ინსტრუმენტს ნებისმიერი სირთულის პროცესების დასაყენებლად.

· არასანქცირებული წვდომის აღმოფხვრა. კონფიდენციალური ინფორმაციის გაჟონვამ შეიძლება გამოიწვიოს მილიონობით ზარალი ორგანიზაციისთვის.

· შესრულების დისციპლინის გაზრდა. სტატისტიკის მიხედვით, მიღებული დავალებების 20% არ სრულდება მათზე პასუხისმგებელი თანამშრომლების მიერ. DIRECTUM სისტემა, რომელიც უზრუნველყოფს მენეჯმენტისთვის მუშაობის ყველა ეტაპის სრულ კონტროლს, პირდაპირ გავლენას ახდენს თანამშრომლების შესრულების დისციპლინაზე.

· ISO-9000 სტანდარტების შესაბამისობა. ხარისხის მენეჯმენტის ჩამოყალიბება ამჟამად ერთ-ერთ პრიორიტეტულ ამოცანად იქცა, რომელსაც რუსული კომპანიები წყვეტენ. ISO 9001-ის მოთხოვნების შესაბამისად შემუშავებული ხარისხის მართვის სისტემა (QMS) ხდება ორგანიზაციის მართვის სისტემის გაუმჯობესების კონცეპტუალური საფუძველი. QMS-ის ერთ-ერთი მოთხოვნაა დოკუმენტების გამჭვირვალე ნაკადი და ინფორმაციის ურთიერთქმედება. QMS-ის შექმნისას DIRECTUM-ის გამოყენების უპირატესობები: დოკუმენტებისა და ჩანაწერების მართვის ISO 9001:2000 სტანდარტის სექციების მკაცრი დაცვის უზრუნველყოფა; აღწერილი ბიზნეს პროცესების ფარგლებში თანამშრომლების მიერ რეგულაციების განხორციელების მხარდაჭერა; QMS-ის ფუნქციონირებაზე მენეჯმენტის კონტროლის საშუალებების უზრუნველყოფა.

· მენეჯერებისა და თანამშრომლების მიერ დახარჯული დროის შემცირება. DIRECTUM სისტემის გამოყენება ამცირებს დოკუმენტებთან (შექმნა, ძებნა, დამტკიცება და ა.შ.) თითქმის ყველა რუტინულ ოპერაციაზე დახარჯულ დროს.

· ინოვაციებისა და სწავლის სიმარტივე. DIRECTUM სისტემაზე აგებული შეტყობინებების სისტემის წყალობით: სამუშაოს ახალი წესები სწრაფად ეცნობება ყველა თანამშრომელს; მარშრუტები და დოკუმენტების შაბლონები მარტივად შეიძლება შეიცვალოს, რის შემდეგაც თანამშრომლები ავტომატურად იწყებენ მუშაობას ახალი გზით.

· DIRECTUM სისტემის მუშაობის დაწყებასთან ერთად ყალიბდება ორგანიზაციის კორპორატიული ცოდნის ბაზა, რაც, თავის მხრივ, შესაძლებელს ხდის ახალი თანამშრომლების მომზადებისთვის გამოყოფილი დროის შემცირებას.

· კორპორატიული კულტურის განვითარება. ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის დანერგვის პროცესი აყალიბებს და ინარჩუნებს კორპორატიულ კულტურას.

· ფოკუსირება სამუშაოს საერთო ეფექტურობის გაუმჯობესებაზე. კონტენტის გაფართოებული მენეჯმენტი სრული სასიცოცხლო ციკლის მხარდაჭერით, დოკუმენტების შეყვანა სხვადასხვა წყაროდან, დოკუმენტების კონვერტაცია და შენახვა სხვადასხვა ფორმატში.

DocsVision

DocsVision პლატფორმა არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საფუძველი - დოკუმენტებისა და ბიზნეს პროცესის მართვის სისტემის შექმნა და მოიცავს მხოლოდ ძირითად ელემენტებს, რომლებიც განკუთვნილია ინფორმაციის შესანახად, მასზე წვდომისთვის და ასევე მომხმარებლისთვის ნაცნობი და მოსახერხებელი ინტერფეისით.

სისტემის მოკლე აღწერა

DocsVision EDMS-ის გამოყენებით ავტომატიზირებული ძირითადი პროცესები არის შემოსული/გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაცია და შეხვედრების ოქმები; შიდა ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის მომზადება, კოორდინაცია და შესრულება; კონტროლი ბრძანებების შესრულებაზე.

პლატფორმა შედგება კლიენტისა და სერვერის ნაწილებისგან. სერვერის კომპონენტები საშუალებას გაძლევთ შექმნათ ყველა საჭირო სტრუქტურა მონაცემთა შესანახად (ანგარიშის ბარათები და ელექტრონული დოკუმენტის ფაილები) და ასევე შეინარჩუნოთ მათი მთლიანობა მომავალში, უზრუნველყოთ კლიენტი მიიღოს, განაახლებს და წაშლის მონაცემებს წვდომის უფლებების შესაბამისად. კლიენტის კომპონენტები უზრუნველყოფენ ინტერფეისს საბოლოო მომხმარებლისთვის, რომ იმუშაოს მონაცემთა ბაზაში შემავალ ინფორმაციასთან, მათ შორის ძიების, დათვალიერებისა და მოდიფიკაციის ჩათვლით.

DocsVision პლატფორმის მთავარი კლიენტის კომპონენტია ნავიგატორი (აპლიკაციის სახით მუშაობს Microsoft Internet Explorer-ის გარემოში), რომელიც უზრუნველყოფს წვდომას DocsVision-ის ყველა ობიექტზე:

· საქაღალდეებში განთავსებული საქაღალდეების და ბარათების ხის ნახვა;

· ბარათების შიგთავსის დათვალიერება და გარკვეული კრიტერიუმების მიხედვით დაჯგუფება;

· ბარათების მოძიება მითითებული კრიტერიუმების საფუძველზე;

· ახალი დოკუმენტების შექმნა და არსებული დოკუმენტების რედაქტირება.

ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობის სიცხადისა და მოხერხებულობისთვის, ბარათები დაჯგუფებულია საქაღალდეებში, Explorer-ის საქაღალდეების მსგავსი, რაც უზრუნველყოფს დოკუმენტების ლოგიკურ და მოწესრიგებულ შენახვას ორგანიზაციაში დადგენილი წესების შესაბამისად. დოკუმენტის რეგისტრაციის ფორმები - დოკუმენტის ბარათები - შეიძლება განსხვავდებოდეს თითოეულ ცალკეულ ორგანიზაციაში და დამოუკიდებლად იყოს შემუშავებული მის მიერ, ამიტომ ისინი არ არიან DocsVision პლატფორმის ნაწილი, მაგრამ არის ჩაშენებული DocsVision "ოფისის მენეჯმენტის" აპლიკაციის ნაწილი.

გადასაჭრელი პრობლემები

DocsVision უზრუნველყოფს პლატფორმის ბაზაზე შექმნილი ყველა აპლიკაციის ინტეგრაციას ორგანიზაციაში დოკუმენტებისა და პროცესების მართვის ერთ სივრცეში.

DocsVision-ის ძირითადი მახასიათებლები:

· საწარმოს მართვის ავტომატიზაცია.

· პროცესური მიდგომის მხარდაჭერა მენეჯმენტ ორგანიზაციაში.

· ხარისხის მართვის სისტემების ავტომატიზაცია.

· დოკუმენტების დამტკიცებისა და დამტკიცების პროცესების ავტომატიზაცია.

· დოკუმენტებისა და ამოცანების შესრულების მონიტორინგის საშუალებები.

· დოკუმენტების მარშრუტიზაცია და მიწოდება მომხმარებლის სამუშაო სადგურებზე.

· დოკუმენტების დამუშავების პროცესების მართვა.

· კონტრაგენტებთან და მომხმარებლებთან ურთიერთობის ორგანიზება.

· ოფისის ავტომატიზაცია.

· დოკუმენტების ელექტრონული არქივის შექმნა.

სისტემის არქიტექტურა

DocsVision პლატფორმის არქიტექტურა ეფუძნება ტექნოლოგიებს, რომლებიც უზრუნველყოფენ მასშტაბირებადი გადაწყვეტილებების დანერგვის შესაძლებლობას. DocsVision არქიტექტურული გადაწყვეტილებების აქცენტი არის DocsVision-ზე დაფუძნებული გადაწყვეტილებების ინტეგრაცია, სისტემის მასშტაბურობა, ორგანიზაციის საინფორმაციო სისტემის ინფრასტრუქტურაში ინტეგრაციის შესაძლებლობა, მოქნილობა, სისტემის გაფართოება და განაწილებული გადაწყვეტილებების შექმნის შესაძლებლობა.

სურათი 3. DocsVision სისტემის არქიტექტურა

DocsVision ეფუძნება მოდულურ პრინციპს - სისტემა მოიცავს შემდეგ კომპონენტებს:

· ბირთვის მოდულები, რომლებიც ახორციელებენ ძირითადი სისტემის სერვისებს.

· სისტემის მოდულები, რომლებიც უზრუნველყოფენ სისტემის მართვის ინსტრუმენტებს და წვდომას სისტემის ძირითად ობიექტებზე.

· კარიბჭეები არის მოდულები ბიზნეს პროცესის მართვის სისტემის გარე სისტემებთან ინტეგრირებისთვის, რაც საშუალებას იძლევა გარე სისტემაში მოვლენებისა და ობიექტების ერთგვაროვანი დამუშავება.

· აპლიკაციის მოდულები, რომლებიც მოყვება სისტემას, აყალიბებს მის ფუნქციონირებას საბოლოო მომხმარებლის თვალსაზრისით. აპლიკაციის მოდულების ნაკრები მოიცავს დოკუმენტურ ბარათებს და საცნობარო წიგნებს, რომლებსაც გამოიყენებს ყველა, ვინც მუშაობს სისტემაში.

· DocsVision სერვერი აგებულია MS SQL სერვერისა და MS IIS ვებ სერვერის საფუძველზე და შედგება შენახვის სერვერისა და ინსტალერისაგან.

· DocsVision კლიენტი ინტეგრირებულია Internet Explorer-ში და შედგება სისტემის ბირთვისა და მის მიერ კონტროლირებადი ბარათების ნაკრებისგან.

· მარშრუტიზაციის სერვერი, DocsVision პლატფორმის ნაწილი, საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ ელ.ფოსტის ინსტრუმენტები შემსრულებლებისთვის ამოცანების გასაგზავნად, ინფორმაციის ავტომატურად შეგროვებისა და მათი შესრულების თვალყურის დევნებისთვის.

სისტემის კონცეფცია დაფუძნებულია კომპონენტების იდეოლოგიაზე, რომლებიც არ არის ორიენტირებული სერვერთან დაკავშირებაზე, რაც უზრუნველყოფს სისტემის მაქსიმალურ მასშტაბურობას.

ამ მოთხოვნების შესასრულებლად სისტემა დანერგილია სამ დონის არქიტექტურაში, რომლის შუა რგოლი არის ვებ სერვერი. ვებ სერვერი აწარმოებს ერთ-ერთ ძირითად ძირითად კომპონენტს - შენახვის სერვერს, რომელიც უზრუნველყოფს წვდომას მონაცემთა და ფაილების შენახვაზე. შენახვის სერვერი დანერგილია როგორც უსახელო კომპონენტი, რომელიც საშუალებას იძლევა გადაჭრას მასშტაბურობის პრობლემა საშუალო დონის აპლიკაციის დონეზე.

სისტემა საშუალებას გაძლევთ ერთდროულად იმუშაოთ რამდენიმე მონაცემთა ბაზის სერვერთან და ასევე შეგიძლიათ უზრუნველყოთ დატვირთვის დაბალანსება DocsVision აპლიკაციის სერვერებისთვის Microsoft AppCenter-ის ქვეშ მუშაობისას.

სისტემის არქიტექტურა შექმნილია იმუშაოს მიმდინარე საინფორმაციო სისტემის ინფრასტრუქტურაში. DocsVision შექმნილია Microsoft SQL Server-თან მუშაობისთვის, როგორც საბაზისო ინფორმაციის შესანახად, მაგრამ ასევე შეუძლია სხვა ყველაზე გავრცელებული მონაცემთა ბაზის სერვერების მხარდაჭერა. როგორც Microsoft Exchange Server, ასევე ნებისმიერი ელექტრონული ფოსტის სისტემა, რომელიც მხარს უჭერს SMTP პროტოკოლს, შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც დოკუმენტების მარშრუტიზაციის ქვესისტემა. მთავარი DocsVision აპლიკაციის სერვერი მუშაობს Microsoft Internet Information Server.

ორივე Internet Explorer და Microsoft Outlook შეიძლება გამოყენებულ იქნას კლიენტის აპლიკაციებად. DocsVision აპლიკაციები შეიძლება ჩაშენდეს Microsoft Office SharePoint სერვერში ციფრული დაფის WEB Part ტექნოლოგიის გამოყენებით.

DocsVision სისტემა დანერგილია ღია არქიტექტურაში. DocsVision აპლიკაციის ყველა ფუნქცია ხელმისაწვდომია პროგრამირების ინტერფეისებით, რომლებიც უზრუნველყოფენ პლატფორმის კომპონენტების გამოყენების მოქნილობას კონკრეტული გადაწყვეტილებების შესაქმნელად. არსებობს ინსტრუმენტები ინდივიდუალური სისტემის ფუნქციების ჩასართავად კომპანიებში უკვე გამოყენებულ აპლიკაციებში. სისტემა საშუალებას გაძლევთ გააერთიანოთ ერთ კომპლექსში მის საფუძველზე შექმნილი ყველა აპლიკაცია.

სისტემის უპირატესობები

DocsVision-ის გამოყენებით შექმნილი ყველა აპლიკაცია უზრუნველყოფს შემდეგ სარგებელს:

· ინფორმაციის შენახვისა და წარდგენის ერთიანი მექანიზმები.

· ელექტრონულ დოკუმენტებზე წვდომის უფლებების დელიმიტაციისა და მათთან მოქმედებების ერთიანი მექანიზმები.

· ნავიგაციის ზოგადი საშუალებები და მონაცემების ხელმისაწვდომობა და მომხმარებლის სამუშაო სივრცის ორგანიზება.

· საცნობარო წიგნების ზოგადი სტრუქტურა.

· ზოგადი ინსტრუმენტები ცოდნის საძიებლად და მოსაპოვებლად.

· აპლიკაციის ერთიანი სასიცოცხლო ციკლის მართვა და მარშრუტიზაცია.

· აპლიკაციების მართვისა და ადმინისტრირების ერთიანი ინფრასტრუქტურა.

· ინფრასტრუქტურის განვითარების (კონფიგურაციის) ერთიანი ინსტრუმენტები.

· ერთიანი ობიექტის მოდელი ყველა სისტემის აპლიკაციისთვის და კომპონენტების საერთო ნაკრების არსებობა, რომლებიც გამოიყენება კლიენტის აპლიკაციებში ჩასართავად.

სისტემის საწყისი და სრული WEB თავსებადობა, კერძოდ მისი მართვის ინსტრუმენტები, საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ DocsVision აპლიკაციები მსოფლიო ქსელის ნებისმიერი ადგილიდან კომპანიის ოფისში მხოლოდ ელექტრონული ფოსტით ეს საშუალებას მოგცემთ უზრუნველყოთ მუშაობა შემდეგ სუბიექტებთან:

· ელექტრონული დოკუმენტები, რომლებიც შეიცავს დიდი რაოდენობით მონაცემებს.

· სერვერზე ინახება დიდი რაოდენობით დოკუმენტები.

· მომხმარებლის ერთდროული სესიების დიდი რაოდენობა.

1C: დოკუმენტის ნაკადი

„1C: Document Flow 8“-ს არ აქვს ინდუსტრიის სპეციფიკა და მისი ეფექტურად გამოყენება შესაძლებელია როგორც საჯარო სექტორში, ასევე კომერციულ საწარმოებში, იქნება ეს განაწილებული ჰოლდინგის სტრუქტურა მომხმარებელთა დიდი რაოდენობით თუ მცირე საწარმო. უნივერსალურია, პროგრამა ადვილად შეიძლება მორგებული იყოს და მოერგოს კონკრეტული ორგანიზაციის სპეციფიკას. პროგრამული პროდუქტი "1C: Document Flow 8", შემუშავებული ახალ ტექნოლოგიურ პლატფორმაზე "1C: Enterprise 8.2", არის პროგრამული პროდუქტის "1C: Archive 3" მემკვიდრე, რომელიც გამოიყენებოდა ასობით ორგანიზაციაში, საწარმოსა და დაწესებულებაში. 10 წელზე მეტი ხნის განმავლობაში და განკუთვნილია დოკუმენტების ავტომატიზაციისთვის.

სისტემის მოკლე აღწერა:

"1C: Document Flow 8" გაძლევთ საშუალებას განახორციელოთ შემდეგი შესაძლებლობები:

· გაამარტივეთ თანამშრომლების მუშაობა დოკუმენტებით, აღმოფხვრათ ვერსიების დაკარგვის ან ფრაგმენტების გადაკვეთის შესაძლებლობა ერთდროულად მუშაობისას;

· შეამციროს საჭირო ინფორმაციის მოსაძიებლად საჭირო დრო და დოკუმენტების კოლექტიური დამუშავების საერთო დრო;

· მზა მასალის ხარისხის გაუმჯობესება (პროექტები, დოკუმენტაცია და ა.შ.)

პროგრამა მუშაობს 1C: Enterprise 8 პლატფორმაზე და უზრუნველყოფს შემდეგ ოპერაციებს:

· ნებისმიერი დოკუმენტის შენახვა;

· დოკუმენტებზე წვდომის უფლებების შეზღუდვა;

· დოკუმენტებთან კოლექტიური მუშაობა;

· შენახვისა და ვერსიის კონტროლი;

· შეკვეთების გაცემა და კონტროლი;

· მოხსენება;

· სისტემასთან მუშაობა ვებ ბრაუზერის საშუალებით.

გადასაჭრელი პრობლემები:

სისტემა საშუალებას გაძლევთ იმუშაოთ ნებისმიერი ტიპის დოკუმენტებთან. დოკუმენტების სანახავად ან რედაქტირებისთვის იყენებთ თქვენს ადგილობრივ კომპიუტერზე დაინსტალირებულ აპლიკაციებს. ტექსტური დოკუმენტები რედაქტირდება პირდაპირ 1C: Enterprise-ში გარე აპლიკაციების დარეკვის გარეშე:

· განყოფილების სტრუქტურა. ყველა დოკუმენტი ინახება დანაყოფის სტრუქტურაში წვდომის უფლებების გათვალისწინებით.

· წვდომის უფლებები. მომხმარებლებისა და მომხმარებელთა ჯგუფებისთვის სექციებზე, დოკუმენტებსა და შეკვეთებზე წვდომის სხვადასხვა დონის დაყენების შესაძლებლობა.

· ვერსიების ავტომატური შენახვა. როდესაც რედაქტირებული დოკუმენტები კვლავ შემოწმებულია დოკუმენტების საცავში, ავტომატურად იქმნება ახალი ვერსია, რომელშიც მითითებულია შექმნის ავტორი, თარიღი და დრო. პირდაპირ დოკუმენტის ბარათიდან შეგიძლიათ ნახოთ ვერსიების სია, წაშალოთ არასაჭირო ვერსიები ან შეცვალოთ აქტიური (მიმდინარე) ვერსია.

· სრული ტექსტის ძიება. მონაცემთა სრული ტექსტის ძიება (დოკუმენტები, სექციები, მიმოხილვები, ინსტრუქციები) უზრუნველყოფილია ყველა სფეროში, დოკუმენტების შინაარსის ჩათვლით.

· დოკუმენტების განხილვა. მომხმარებლებს შეუძლიათ გადახედონ დოკუმენტებს, სურვილისამებრ სხვათა სახელით განხილვის შესაძლებლობით. მიმოხილვების სია შეგიძლიათ იხილოთ პირდაპირ დოკუმენტის ბარათიდან.

· მაგიდა. სამუშაოს უმეტესი ნაწილი შეიძლება შესრულდეს პირდაპირ სამუშაო მაგიდაზე, რომელიც აჩვენებს დოკუმენტების ჩამონათვალს, რომელსაც მომხმარებელი არედაქტირებს, გამორჩეული ამოცანების ჩამონათვალს და იძლევა დოკუმენტების შინაარსის მიხედვით სწრაფად მოძიების შესაძლებლობას.

· დამატებითი თვისებები. დოკუმენტებს, შეკვეთებს და ბიზნეს პროცესებს შეიძლება მიენიჭოს დამატებითი თვისებები, რომლებიც არ არის გათვალისწინებული ბარათში. მაგალითად, დოკუმენტისთვის შეგიძლიათ დაამატოთ ისეთი დამატებითი თვისებები, როგორიცაა "დოკუმენტის მნიშვნელობა", "ტეგები", "კორესპონდენტი", "შენახვის ადგილი" და ა.შ.

· ინსტრუქციების გაცემა. შესაძლებელია ინსტრუქციების გაცემა შემდეგი მახასიათებლების ნაკრებით (შეკვეთას შეიძლება დაერთოს დოკუმენტების ბმულები ან სხვა ინსტრუქციები):

ო შეკვეთის ტექსტი;

აღწერა;

შემსრულებელი;

ო საკონტროლო პერიოდი.

· ბიზნეს პროცესები. დოკუმენტებთან კოლექტიური მუშაობის ავტომატიზაციისთვის მოცემულია შემდეგი ბიზნეს პროცესები (თითოეულ ამ ბიზნეს პროცესს შეიძლება დაერთოს ერთი ან მეტი დოკუმენტი; მხარდაჭერილია როლებზე დაფუძნებული მარშრუტიზაცია, რაც საშუალებას გაძლევთ დაავალოთ დავალებები არა მხოლოდ კონკრეტულ თანამშრომლებს, არამედ როლები და მომხმარებელთა ჯგუფები)

ო შეკვეთა კონტროლით - შეკვეთის დასრულების შემდეგ იგი გადადის კონტროლერთან, რომელიც წყვეტს, ჩათვალოს იგი დასრულებულად თუ დააბრუნოს გადასინჯვისთვის.

ო დამტკიცება - ასეთ ბიზნეს პროცესს თანდართული დოკუმენტები დასამტკიცებლად წარედგინება მითითებულ რესპონდენტებს (მომხმარებლებს) და შემდეგ უბრუნდება ამ ბიზნეს პროცესის ავტორს დამტკიცების შედეგების განსახილველად.

ო Crawl - ამ ბიზნეს პროცესის გამოყენებით, შეგიძლიათ მოაწყოთ მომხმარებელთა თანმიმდევრული სეირნობა სიის მეშვეობით. ამ შემთხვევაში, თითოეული მომხმარებლისთვის შეგიძლიათ მიუთითოთ საკუთარი შეკვეთა და ვადა.

„1C: Document Flow 8“ სრულყოფილად წყვეტს დოკუმენტების აღრიცხვის ავტომატიზაციის, თანამშრომლების ურთიერთქმედების, შესრულების დისციპლინის კონტროლისა და ანალიზის პრობლემებს:

· დოკუმენტების ცენტრალიზებული უსაფრთხო შენახვა,

· დოკუმენტებზე სწრაფი წვდომა მომხმარებლის უფლებების გათვალისწინებით,

· შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაცია,

· დოკუმენტების ნახვა და რედაქტირება,

· დოკუმენტის ვერსიის კონტროლი,

· დოკუმენტების სრული ტექსტის ძიება მათი შინაარსით,

· ნებისმიერი ტიპის დოკუმენტებთან მუშაობა: საოფისე დოკუმენტები, ტექსტები, სურათები, აუდიო და ვიდეო ფაილები, დიზაინის სისტემის დოკუმენტები, არქივები, აპლიკაციები და ა.შ.

· მომხმარებელთა კოლექტიური მუშაობა დოკუმენტების შესრულების კოორდინაციის, დამტკიცებისა და კონტროლის უნარით,

· დოკუმენტების მარშრუტირება, კონფიგურირებადი თითოეული ტიპის დოკუმენტისთვის ცალკე,

· თანამშრომლების სამუშაო საათების აღრიცხვა და კონტროლი.

საბუთები აღირიცხება დოკუმენტის ტიპების მიხედვით საწარმოს საბუთების ნაკადის შესახებ დებულების შესაბამისად. პროგრამაში ჩადებული შემომავალი, გამავალი და შიდა დოკუმენტების აღრიცხვის პრინციპები სრულად შეესაბამება მიმდინარე სტანდარტებსა და რეგულაციებს:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· რუსეთის ფედერაციის ფედერალური კანონი 2006 წლის 27 ივლისი No149-FZ „ინფორმაციის, საინფორმაციო ტექნოლოგიებისა და ინფორმაციის დაცვის შესახებ“.

· GSDOU მოთხოვნები,

· ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში საოფისე მუშაობის მოდელის ინსტრუქციები.

სისტემის არქიტექტურა:

"1C: Document Flow 8" მხარს უჭერს მრავალ მომხმარებლის მუშაობას ლოკალურ ქსელში ან ინტერნეტის საშუალებით, მათ შორის ვებ ბრაუზერების საშუალებით. "1C: Document Flow 8"-ის ლოგიკური სტრუქტურა წარმოდგენილია შემდეგ ფიგურებში.

სურათი 4. EDMS-ის მოდულური შემადგენლობა „1C: დოკუმენტის მენეჯმენტი 8“

ნახაზი 5. EDMS-ის ფუნქციური ბლოკები „1C: Document Flow 8“

სისტემის განლაგებისა და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზების სქემა ნაჩვენებია შემდეგ სურათზე.

სურათი 6. EDMS-ის განლაგების სქემა „1C: Document Flow 8“

სისტემის უპირატესობები

"1C: Document Flow 8" შემუშავებულია ტექნოლოგიურ პლატფორმაზე "1C: Enterprise 8.2", რომელიც უზრუნველყოფს მაღალ მოქნილობას, კონფიგურირებადობას, მასშტაბურობას, შესრულებას და აპლიკაციის გადაწყვეტილებების ერგონომიკას, მხარს უჭერს მუშაობას თხელი და ვებ კლიენტის რეჟიმში, მომხმარებლის მუშაობას ინტერნეტით. , მათ შორის და დაბალსიჩქარიანი საკომუნიკაციო არხებით.

1C: Enterprise 8 პლატფორმა მხარს უჭერს მუშაობას ფაილის რეჟიმში, ასევე სხვადასხვა DBMS-ებთან: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

1C: Enterprise 8 სერვერს შეუძლია მუშაობა როგორც Microsoft Windows-ის, ასევე Linux-ის გარემოში. განხორციელების დროს, ეს იძლევა შესაძლებლობას აირჩიოს არქიტექტურა, რომელზეც სისტემა იმუშავებს და ღია კოდის პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენების შესაძლებლობას სერვერისა და მონაცემთა ბაზის ფუნქციონირებისთვის.

კონფიგურაცია მიზნად ისახავს როგორც კომერციულ საწარმოებს, ასევე საბიუჯეტო დაწესებულებებს:

· საოფისე სამუშაოები,

· დოკუმენტის ნაკადი,

· ურთიერთქმედება,

· მონაცემთა ძებნა.

კონფიგურაცია უნივერსალურია და ადვილად შეიძლება იყოს კონფიგურირებული და ადაპტირებული კონკრეტული კომერციული საწარმოს ან საბიუჯეტო დაწესებულების სპეციფიკაზე.

EDMS-ის შედარება და შერჩევა

ამ მიმოხილვის მიზანია მოგამზადოთ გადაწყვეტილების მისაღებად კოლეჯისთვის ოპტიმალური EDMS-ის არჩევისას. ბაზარზე არსებული ყველა EDMS-ის მახასიათებლების მიმოხილვა საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ EDMS-ის შერჩევის კრიტერიუმები კონკრეტული პრობლემების გადასაჭრელად და აირჩიოთ გადაწყვეტა სისტემატური მიდგომის საფუძველზე.

შედარებისთვის, შეირჩა რუსეთში ყველაზე გავრცელებული EDMS:

· DocsVision

პირდაპირი

· 1C: დოკუმენტის ნაკადი 8 KORP

მიმოხილვაში წარმოდგენილი სისტემები შედარებულია შერჩეული პარამეტრების მიხედვით, გაერთიანებულია ექვს კრიტერიუმად. აღსანიშნავია, რომ მიმოხილვაში წარმოდგენილი ყველა სისტემისთვის არის საკმაოდ ბევრი განხორციელების პრაქტიკა.

EDS-ის შედარება მიმოხილვაში ხორციელდება შემდეგი კრიტერიუმების მიხედვით:

.გამოყენებული ტექნოლოგიები

.ფუნქციონალობა

მხარდაჭერა

განათლება

კრიტერიუმი 1.გამოყენებული ტექნოლოგიები

ცხრილი 1. გამოყენებული ტექნოლოგიების შედარება

სერვერის ოპერაციული სისტემაWindows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008)Client ოპერაციული სისტემა (SplatXP,Windows) )Windows (XP, Vista, 7) გამოყენებული DB სერვერი MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle ფაილის რეჟიმი შესაძლებელია (ბაზის სერვერის გარეშე) MS SQL ServerMS SQL ServerTools მობილურ მოწყობილობებზე მუშაობისთვისSafari MobilenoYes (Opera Mobile, Safari Mobile , IE Mobile) ინტეგრაციის შესაძლებლობები1C, API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryDemo ვერსია/დემო წვდომა დემო წვდომის დემო ვერსიაnoWebარსებობს თხელი კლიენტი Internet Explorer-ზე თხელი კლიენტი Internet Explorer-ზე. ვებ სერვერი შედის პლატფორმაში დიახ, დამატებითი ვებ სერვერის მოდულის დახმარებით. პროგრამებსა და სურათების გადაღების მოწყობილობებს შორის ურთიერთქმედება) ტექსტის ამოცნობისთვის DocsVision სისტემაში ქაღალდის დოკუმენტების შეყვანისას განხორციელდა ინტეგრაცია ABBY FineReader Scripting Edition სისტემასთან. პაკეტი არ შედის ლიცენზიების ძირითად კომპლექტში Capture and Transformation Services (DCTS) - სერვისების ერთობლიობა, რომელიც ხელს უწყობს დოკუმენტების დიდი რაოდენობით შეყვანას Directum-ში გარე წყაროებიდან (სკანერები, MFP-ები, გამგზავნი, ფაილური სისტემის საქაღალდეები, ფაქსები, ფოსტის სერვერები და ა.შ. .) და მათი შემდგომი კონვერტაცია სხვადასხვა ფორმატში. „დოკუმენტის შეყვანის სერვისის“ ლიცენზია შეძენილია ცალ-ცალკე თითოეული სერვერისთვის

აღსანიშნავია სერვერის ოპერაციული სისტემებისა და DB სერვერების ცვალებადობა 1C: დოკუმენტის მენეჯმენტი მის კონკურენტებთან შედარებით. თქვენ ასევე შეგიძლიათ მიუთითოთ განსხვავება კომპანიებს შორის პოტენციური მომხმარებლებისთვის დემო ვერსიის/დემო წვდომის უზრუნველყოფის პოლიტიკაში. მთავარი, რაც უნდა აღინიშნოს ჩვენი განხილვის დასაწყისშივე არის ის, რომ ყველა EDMS აგებულია მოდულარული პრინციპით, რაც საშუალებას გაძლევთ დაამატოთ ახალი ფუნქციები EDMS-ში ან განავითაროთ არსებულის ფუნქციონირება.

კრიტერიუმი 2.სალიცენზიო პოლიტიკა და ფასები

ცხრილი 2. ლიცენზიების ღირებულება DBMS-ის ღირებულების, დამატებითი მოდულების და ფასდაკლების გარეშე (RUB)

1C: Document flowDocsVisionDirectumLicense პაკეტები PROFKORPBasicExtendedCorporateLiteStandardEnterprisePackage 20/25 (DocsVision) საბაზისო კლიენტის ლიცენზიები95 000163 00095 000185 301 000 0Pa პაკეტი 50 ძირითადი კლიენტის ლიცენზიები 186 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000 პაკეტი 100 ძირითადი კლიენტის ლიცენზიები 330 000398 000-495 00083 -472 000816 000

ამ ცხრილის მიზანია ზოგადის მიწოდება შედარებითი მახასიათებლებიმოცემული პროგრამული პროდუქტების ძირითადი მოდულების ღირებულებაზე და კლიენტის ლიცენზიებზე. რა თქმა უნდა, ის სრულად არ შეიცავს წარმოდგენილი სამი კომპანიის ფასების სიას, მაგრამ ის სრულად აძლევს პოტენციურ მომხმარებლებს პროდუქციის ღირებულების გაგებას.

ასევე ღირს იმის მითითება, თუ რა არის ძირითადი განსხვავებები ლიცენზიის პაკეტებს შორის, რომლებიც ნაჩვენებია ცხრილში თითოეული პროგრამული პროდუქტისთვის.

1C: დოკუმენტის ნაკადი

ფუნქციები ხელმისაწვდომია მხოლოდ CORP ვერსიაში:

· დოკუმენტების და ფაილების შტრიხკოდირება

· ნაკადის სკანირება შტრიხკოდის ავტომატური ამოცნობით

· ფაილების ავტომატური შევსება შაბლონების გამოყენებით

· სარეგისტრაციო ბეჭდის დაბეჭდვა

· დავალებების მიღება შესასრულებლად

· მარშრუტიზაციის პირობების დაყენება და გამოყენება

· პერიოდული ბიზნეს პროცესები

· აღრიცხვა და სამუშაო გრაფიკის გამოყენება

· ბიზნეს პროცესების იერარქია

· ბიზნეს პროცესების შეჩერება

· ვებ სერვისები 1C-თან მუშაობისთვის: დოკუმენტის მენეჯმენტი 8 ფაილი სხვა აპლიკაციებიდან

· დოკუმენტებისა და ფაილების გაფართოებული ძიება დეტალების მიხედვით

DocsVision

ძირითადი: შეიცავს DocsVision პლატფორმას და Office Work აპლიკაციას.

გაფართოებული: მოიცავს საბაზისო გამოცემას + "პროცესის მენეჯმენტის" აპლიკაციას და Light Client-ის შეძენის შესაძლებლობას.

კორპორატიული: მოიცავს Advanced Edition + Performance Optimization Pack, Light Client და SharePoint გაფართოების შეძენის შესაძლებლობას.

პირდაპირი

Lite, Standard და Enterprise პაკეტები მოიცავს ძირითადი სერვერის ლიცენზიას სისტემისთვის და ძირითადი მომხმარებლის კლიენტის ლიცენზიებს ძირითადი მოდულებისთვის ("ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი" და "ბიზნეს პროცესის მენეჯმენტი"). განსხვავება ძირითადად მდგომარეობს იმაში, თუ რა დამატებითი მოდულები და დამატებითი სერვერის ლიცენზიები შეძლებს მომხმარებელს გააფართოვოს ძირითადი მოდულების ფუნქციონირება.

სალიცენზიო პოლიტიკა

1C: დოკუმენტის ნაკადი

პლატფორმის მოსახერხებელი და გლუვი მასშტაბურობის უზრუნველსაყოფად, 1C: Enterprise 8 ხაზის ყველა პროდუქტი იყოფა შემდეგ კატეგორიებად:

· ძირითადი მარაგი, რომელიც შეიცავს პლატფორმას, აპლიკაციის გადაწყვეტას (კონფიგურაციას) და პროდუქტის ერთ სამუშაო სადგურზე გამოყენების ლიცენზიას;

· კონკურენტუნარიანი კლიენტის ლიცენზიები ან დამატებითი ადგილების ლიცენზიები;

· ლიცენზია 1C: Enterprise სერვერისთვის (აპლიკაციის სერვერი);

DocsVision

DocsVision პროგრამული უზრუნველყოფა შედგება სერვერისა და კლიენტის ნაწილებისგან. DocsVision ლიცენზირება გულისხმობს მომხმარებლისთვის სისტემის გამოყენების უფლების გადაცემას მომხმარებლის გარკვეული რაოდენობის მიერ, რომლებიც ერთდროულად მუშაობენ ერთ სერვერთან (ე.წ. „თანამდროვე ლიცენზირების მოდელი“ ან კონკურენტული ლიცენზიები). ამავდროულად, სამუშაო სადგურების რაოდენობა, სადაც სისტემა დამონტაჟდება, არანაირად არ არის შეზღუდული. მომხმარებლის აქტივობის ინტენსივობის საშუალო პარამეტრებით, სტატისტიკურად გამართლებულია კონკურენტული ლიცენზიების შეძენა მომხმარებელთა საერთო რაოდენობის 70%-ის ოდენობით. ლიცენზიები კონკურენტუნარიანია, მინიმალური შესყიდვის ზომაა 10 ცალი. არის VIP ლიცენზიები, რომლებიც უზრუნველყოფენ სისტემაში გარანტირებულ შესვლას.

პირდაპირი

ლიცენზიები კონკურენტუნარიანია. ვებ წვდომისთვის, სერვერისთვის შეძენილია ლიცენზია. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ლიცენზირების პოლიტიკა აბსოლუტურად მსგავსია DocsVision-ის.

კრიტერიუმი 3.ფუნქციონალობა

ეს განყოფილება დაყოფილია შემდეგ ნაწილებად:

· რეგისტრაცია და დოკუმენტის შეყვანა

· დოკუმენტებთან მუშაობა

· ბიზნეს პროცესის მართვა

· ინფორმაციის მოძიება და ანალიზი

· ქაღალდის დოკუმენტის მხარდაჭერა

· სტანდარტული კონფიგურაციის ინსტრუმენტები

თითოეული განყოფილებისთვის მოცემულია ცხრილი, რომელიც ადარებს განხილული EDMS-ის ფუნქციონირებას. ზოგადად, სისტემების შესაძლებლობები იგივეა, მაგრამ ასევე არის განსხვავებები ასახული ამ ცხრილებში. სადაც, ჩვენი აზრით, საჭირო იყო ახსნა-განმარტებები განსახილველი სისტემების შესაძლებლობებისთვის, გარდა „+“ აღნიშვნისა - ფუნქცია დანერგილია, დაემატა კომენტარები.

ცხრილი 3. საბუთების რეგისტრაცია და შეტანა

დოკუმენტების რეგისტრაცია+++ფაილების მიმაგრება+++დოკუმენტის შექმნა შაბლონის გამოყენებით+++რეგისტრაცია ელექტრონული ფოსტიდან · ნებისმიერი დოკუმენტი ან ფაილი „1C: Document Management 8“ შეიძლება გაიგზავნოს ელექტრონული ფოსტით პირდაპირ პროგრამიდან · შემომავალი ან შიდა დოკუმენტების ატვირთვა · ჩამოტვირთეთ ყველა დანართი · შემსრულებლის მუშაობა MS Outlook ამოცანებით DocsVision Navigator-ის გახსნის გარეშე (ონლაინ) · MS Outlook ამოცანისა და დავალების ბარათის მყისიერი სინქრონიზაცია ნავიგატორში · DocsVision ამოცანების ჩვენება ამოცანების სახით MS Outlook-ში ინტეგრაცია MS Outlook-თან საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ შემომავალი წერილები და მათი დანართები Directum დოკუმენტებად, გაუგზავნოთ წერილები საკონტაქტო პირებს ერთი Directum-ის მისამართების წიგნიდან და ასევე დაარეგისტრიროთ კონტაქტები "მომხმარებლებთან ურთიერთობის მენეჯმენტის" მოდულში. წერილის ტექსტი შეიძლება გაიგზავნოს პირდაპირ MS Outlook-დან, როგორც დავალება თითოეულ თანამშრომელს, რითაც მას ანდობს წერილში მითითებულ სამუშაოს რეგისტრაცია ვებ ფორმიდან+++ დირექტორიებთან მუშაობა+++რეგისტრაციის ნომრების შაბლონების დაყენება+++ დოკუმენტის ბარათის საჭირო ველების შევსების კონტროლი+ ++დოკუმენტების შეყვანის სტრიმინგის შესაძლებლობა+++რეგისტრაცია სკანერიდან+++დოკუმენტების რეგისტრაცია MS Office/OpenOffice-დან შესაძლებელია დამატებითი პროგრამული პარამეტრებით · სისტემაში შენახული Microsoft Office დოკუმენტების გახსნა და შენახვა პირდაპირ Microsoft Office აპლიკაციებიდან · ანგარიშის ბარათის ატრიბუტების ავტომატური გენერირება Microsoft Office დოკუმენტის ველებიდან და თვისებებიდან და პირიქით

ცხრილი 4. დოკუმენტებთან მუშაობა

ფუნქციური 1C: Document flowDocsVisionDirectumსაფოსტო სიის ფორმირება+++მიმაგრებული ფაილების შეცვლა+++დანართი ფაილების ნახვის ჩაშენებული საშუალება-გადახედვა (ბარათის გახსნის გარეშე)-პროექტ დოკუმენტებთან მუშაობა+++შეხსენებების ავტომატური გაცემა განხილვის ვადის დარღვევის შესახებ, პროექტების მომზადების ვადის მიახლოების და დარღვევის შესახებ++ +დოკუმენტების ვერსიებთან მუშაობა+++დოკუმენტების საქაღალდის სტრუქტურის შენარჩუნება+++მომხმარებლის პირადი საქაღალდეების შენარჩუნება+++თქვენი დესკტოპის ნებისმიერი ადგილიდან+++კავშირების დამყარება სხვა რეგისტრირებულ დოკუმენტებთან სისტემაში+++დოკუმენტების დამტკიცების/დამტკიცების პროცედურების მხარდაჭერა+ ++ინსტრუქციების გაცემის შესაძლებლობა+++აღსრულების შუალედური ანგარიშების გამოყენების შესაძლებლობა თანამშრომელთა მუშაობის დისციპლინის შესახებ ავტომატურად გენერირებული ანგარიშების მიღება--დოკუმენტებთან მუშაობა ოფლაინ რეჟიმში გეოგრაფიულად განაწილებულის შექმნა სისტემები, რომლებიც ცვლიან მონაცემებს ხაზგარეშე დავალების შესრულება DocsVision სერვერზე მომხმარებლის პირდაპირი წვდომის გარეშე (ოფლაინ დავალება Microsoft Exchange და Outlook ელ.ფოსტის საშუალებით) გეოგრაფიულად განაწილებული სისტემების შექმნა, რომლებიც ცვლის მონაცემებს ხაზგარეშე დამტკიცების ფურცლის შენარჩუნება +++ მიწოდების ავტომატური აღრიცხვა , შეტყობინებების მიღება და კითხვა სისტემაში +++

ცხრილი 5. ბიზნეს პროცესის მართვა

ფუნქციური 1C: Document flowDocsVisionDirectumდოკუმენტის სტანდარტული მარშრუტების შექმნა+++მხარდაჭერა განშტოების მარშრუტებში+++საბუთების ტიპების, შემსრულებლების და ა.შ. სამუშაოს შესრულება+ ++კონტროლი გეოგრაფიულად განაწილებულ ორგანიზაციაში დოკუმენტების და ბრძანებების განხილვაზე და შესრულებაზე+++ერთ დოკუმენტზე მრავალჯერადი შეკვეთის და ერთი შეკვეთისთვის მრავალი შემსრულებლის შეყვანის შესაძლებლობის უზრუნველყოფა+++შეტყობინებების გავრცელება ელექტრონული ფოსტით+ ++განხილვისთვის დოკუმენტების განაწილება+++დავალებების გაცემა თითო ჯგუფში+++უფლებამოსილების დელეგირება+++კონტრაქტორისთვის ინსტრუქციების მიღების/უარყოფის ავტომატიზაცია, შესაძლოა, 1C: Enterprise პლატფორმის გამოყენებით ტიპიური ამოცანების შესრულებისას (მაგალითად, ხელშეკრულების განხილვა), კონტრაქტორს შეუძლია გამოიყენოს ავტოტექსტი ამოცანის საპასუხოდ (მაგალითად, „განიხილოს ხელშეკრულების გახანგრძლივება“). ავტოტექსტის კონფიგურაცია ხდება სისტემის ადმინისტრატორის ან პირადად მომხმარებლის მიერ

ცხრილი 6. ინფორმაციის ძიება და ანალიზი

ფუნქციური 1C: Document flowDocsVisionDirectumმოძებნეთ დოკუმენტის დეტალები+++ ამოცანებისა და ინსტრუქციების ძიება (მათ შორის, ვადების, შემსრულებლების, კონტროლერების მიხედვით)+++ სრული ტექსტის ძიება რუსული ენის მორფოლოგიის გათვალისწინებით+++სხვადასხვა ტიპის ძიების განხორციელება ერთ მოთხოვნაში+ ++ სპეციალიზებული საძიებო პარამეტრების შექმნა და შენახვა · ჯგუფის პარამეტრები · მომხმარებლის ინდივიდუალური პარამეტრები ზოგადად, საძიებო მოთხოვნის შედეგები მოთავსებულია სისტემის Search Results საქაღალდეში, რომელიც ავტომატურად იქმნება საძიებო მოთხოვნის პირველად შესრულებისას. თუმცა, მონაცემთა შესანახად, რომელიც აკმაყოფილებს ხშირად გამოყენებული მოთხოვნის კრიტერიუმებს, შეგიძლიათ შექმნათ სპეციალური ვირტუალური საქაღალდე: ყოველ ჯერზე მასზე წვდომისას, მის თვისებებში მითითებული საძიებო მოთხოვნის შედეგები განახლდება. · წინასწარ განსაზღვრული ძიება (მაგალითად, „ჩემი ბოლო შეცვლილი დოკუმენტები“) · ადმინისტრატორის მიერ ხშირად გამოყენებული კრიტერიუმების საფუძველზე კონფიგურირებული სპეციალური ძიება · დაკავშირებული დოკუმენტების ტექნოლოგია დოკუმენტების ჟურნალების მომზადება+++შეტყობინებების შექმნა შესრულების დისციპლინის შესახებ+++ანგარიშების ექსპორტი გარე აპლიკაციებში+++კომპლექსური ანგარიშების ჩაშენებული შემქმნელი 1C-ის ანგარიშების სტანდარტული შემქმნელი: Enterprise პლატფორმა, დამატებითი პარამეტრები · სისტემურ მონაცემებზე რთული ანგარიშების შექმნა, რომელთა აგება შეუძლებელია სტანდარტული ხედების გამოყენებით · სტატისტიკური ანგარიშები · არის ცალკე მოდული თავისი ინსტალაციის პროგრამით · არ შედის მიწოდების სტანდარტულ პაკეტში სისტემა გთავაზობთ სპეციალიზებულ ანგარიშებს, რომლებიც მნიშვნელოვნად ზრდის მომხმარებლების ეფექტურობას: განსახილველი დოკუმენტები, ვადაგადაცილებული შეკვეთები, დასაბრუნებელი დოკუმენტები და ა.შ.

ცხრილი 7. ქაღალდის დოკუმენტის მხარდაჭერა

პროდუქტის სახელიFunctionality კომენტარები1C: Document flow-ის შესანარჩუნებლად საქმეების ნომენკლატურა. გადარიცხვის ჟურნალი ხელმისაწვდომია დოკუმენტის ბარათიდან. ჟურნალი შეიცავს ჩანაწერებს ქაღალდის დოკუმენტების ან მათი ასლების თანამშრომლებისთვის გადაცემის შესახებ, ასევე გადაცემული დოკუმენტების დაბრუნებაზე DocsVision ფაილების ნომენკლატურის შენარჩუნება ფაილების და ტომების ფორმირება ფაილების არქივირება · საქმეების გადაცემა განყოფილებებში · საქმეების გადატანა მუდმივ შესანახად · ფაილების განადგურება Directum-ის არქივში. ფაილების ნომენკლატურის შენარჩუნება. დოკუმენტების რეგისტრაცია გამოიყენება სარეგისტრაციო საკონტროლო ბარათები (RCC), რომლებიც შეიცავს ყველა ძირითად მონაცემს (კორესპონდენტი, ორგანიზაციის განყოფილება, ორგანიზაციის წარმომადგენელი, რეგისტრაციის თარიღი, რეგისტრაციის ნომერი, თემა და დოკუმენტის შეჯამება, მიწოდების მეთოდი და სხვ.) საბუთების გადაადგილება და შესრულება · სრული კორესპონდენციის აღრიცხვა ბრძანებების შესრულებასთან დაკავშირებით · გადასახედად გაგზავნის შესაძლებლობა · მოქნილი მარშრუტის დაყენება ინფორმაციის ძიება და ანალიზი სისტემაში ნებისმიერი დოკუმენტის რეგისტრაციის მომენტიდან შეგიძლიათ იპოვოთ როგორც მისი სარეგისტრაციო ბარათი, ასევე ინფორმაცია დოკუმენტის ადგილმდებარეობისა და შესრულების პროცესის შესახებ და თავად ელექტრონული დოკუმენტი.

ცხრილი 8. სტანდარტული კონფიგურაციის ხელსაწყოები

ფუნქციური 1C: Document flowDocsVisionDirectumფორმის დიზაინის ხელსაწყოები+++ინსტრუმენტები სტანდარტული დოკუმენტების ნაკადის მარშრუტების შემუშავებისთვის+++ინსტრუმენტები ორგანიზაციული სტრუქტურის შესაქმნელად და დასაყენებლად (განაწილებულის ჩათვლით)+++ინსტრუმენტები დირექტორიების შექმნისა და რედაქტირებისთვის+++ინტერფეისის შეცვლის შესაძლებლობა (მომხმარებლის მიხედვით ტიპები)+++ინსტრუმენტების დოკუმენტის შაბლონის პარამეტრები (MS Office)+++

კრიტერიუმი 4.წვდომის უფლებები და ინფორმაციის უსაფრთხოება

მიმოხილვაში წარმოდგენილი ყველა სისტემა ახორციელებს უფლებამოსილების განსაზღვრის საიმედო საშუალებებს, აკონტროლებს მონაცემებზე წვდომას და ინფორმაციული უსაფრთხოების ელემენტებს, რომლებიც წარმოდგენილია შემდეგ ორ ცხრილში.

ცხრილი 9. წვდომის უფლებები

ავტორიზაციის სხვადასხვა მეთოდის მხარდაჭერა+++მომხმარებლებისთვის უფლებების მინიჭება+++მომხმარებელთა ჯგუფებისთვის უფლებების მინიჭება+++მომხმარებლის როლების მხარდაჭერა+++სისტემის ობიექტებზე წვდომის უფლებების შეზღუდვა+++ოპერაციებზე წვდომის უფლებების ზღვრული RKK დონეზე / მიმაგრებული ფაილები / რეკვიზიტები ++ +

ცხრილი 10. ინფორმაციის უსაფრთხოება

მახასიათებლები 1C: Document flowDocsVisionDirectumსისტემის მონაცემების დაშიფვრა, მონაცემთა დაშიფვრა გადაცემის დროს+++მომხმარებლის ქმედებების აღრიცხვა+++სისტემაში მოვლენების მონიტორინგის ხელსაწყოები+++ციფრული ხელმოწერის გამოყენება+++სერტიფიცირებული კრიპტოგრაფიული დაცვის ხელსაწყოების გამოყენება+++ დინამიური დაბლოკვა დოკუმენტი (არ ექვემდებარება რედაქტირებას / სხვა თანამშრომლის მიერ რედაქტირებადი)+ ++ მონაცემთა ბაზის სარეზერვო ასლის ორგანიზება (დაგეგმილის ჩათვლით)+++

კრიტერიუმი 5.მხარდაჭერა

ცხრილი 11. დამხმარე სერვისების შედარება

შედარების ელემენტები 1C: Document flowDocsVisionDirectumტექნიკური მხარდაჭერის პრინციპები პროდუქტის მიწოდების პაკეტი მოიცავს მიმდინარე გამოშვების 1C:ITS PROF დისკს და კუპონს უფასო ITS სერვისისთვის 6 თვის განმავლობაში. შემდეგი - ფასიანი გამოწერა მუშაობს ფიქსირებული წესების მიხედვით, რომლებიც განსაზღვრავს ინციდენტზე რეაგირების მაქსიმალურ დროს. ვრცელდება მხოლოდ სტანდარტულ ფუნქციონალზე. უზრუნველყოფილია კომპანიის ყველა პროდუქტისთვის 1C უზრუნველყოფილია სისტემის დემო ვერსიის ჩამოტვირთვისთანავე 1C საკონსულტაციო ხაზის მომსახურება ტელეფონით და ელექტრონული ფოსტით. გახსნა ყველა საკომუნიკაციო არხით - ტელეფონი, ელფოსტა, მხარდაჭერის ვებსაიტი ITS დისკების მიწოდება უშუალოდ მომხმარებლის სამუშაო ადგილზე ტექნიკური მხარდაჭერაზე წვდომა ღიაა ყველა საკომუნიკაციო არხით - ტელეფონი, ელ.ფოსტა, DocsVision ვებსაიტი ტექნიკური მხარდაჭერის ტიპები ინფორმაცია ვებსაიტზე და ყოველთვიური DVD გამოშვებები #"justify">ქვემოთ მოცემულია EDMS-ის გაყიდვების შემდგომი მომსახურების ფასები. 1C კომპანიის ფასების სიების გამჭვირვალობის გამო, ცხრილი 12 წარმოადგენს 1C-ის საინფორმაციო და ტექნოლოგიური მხარდაჭერის ფასებს: საწარმოს მომხმარებლები ფულადი თვალსაზრისით. ცხრილი 13 აერთიანებს DocsVision და Directum, რომლებიც გვაწვდიან ინფორმაციას პროცენტული თვალსაზრისით.

ცხრილი 12

ცხრილი 13

პროდუქტის განახლების სერვისები ფასიგამოწერა ვერსიების განახლებისთვის 1 წლის განმავლობაში 20% (პროგრამული უზრუნველყოფის ღირებულების) გამოწერა ვერსიების განახლებისთვის 1 კვარტალში 6% (პროგრამული უზრუნველყოფის ღირებულების) ვერსიის განახლება (ერთჯერადი, არყოფნის შემთხვევაში გამოწერის) 50% (პროგრამული უზრუნველყოფის ღირებულების) პრიორიტეტული ტექნიკური მხარდაჭერა 1 წლის განმავლობაში 72,000 RURU პროდუქტის ვერსიების განახლება კონკურენტული ლიცენზიების ღირებულების DV25%

კრიტერიუმი 6.განათლება

თანამშრომლების ტრენინგი აუცილებელი პირობაა რომელიმე წარმოდგენილ პროდუქტზე დაფუძნებული სისტემის წარმატებული დანერგვის, გამოყენებისა და განვითარებისათვის. სწორედ ამიტომ მიგვაჩნია, რომ მნიშვნელოვანია მიმოხილვაში ასახულიყო კომპანიების მიერ ჩატარებული კურსების ძირითადი პარამეტრები (1C - პარტნიორებთან).

ცხრილი 14. ტრენინგის ადგილი

ტრენინგის ადგილი 1C: Document flowDocsVisionDirectumსერტიფიცირებულ სასწავლო ცენტრებში, რომლებიც მდებარეობს რუსეთის მაშტაბით, არის ჩვენს საკუთარში სასწავლო ცენტრებიარსებობს კომპანიები + დისტანციური სწავლება: · ადგილზე ტრენინგი/ონლაინ ვებინარები · ინტერნეტ კურსები · ხელმისაწვდომია თვითნასწავლი წიგნები + ხელმისაწვდომია დისტანციური სწავლება + (მოსკოვსა და იჟევსკში) ცხრილი 15. სასწავლო კურსები

SEDD კურსების ხანგრძლივობა(აკადემიური საათები) ღირებულება, რუბლს შეადგენს.აპლიკაციის გადაწყვეტის "1C: Document Flow 8" შესაძლებლობები ელექტრონული დოკუმენტის ნაკადის ორგანიზებისთვის2410 000DocsVision საფუძვლები166500 Directum სისტემის ძირითადი მოდულების გამოყენება155 700

EDMS-ის დასკვნა და შერჩევა

ზემოაღნიშნული მიმოხილვა ასახავს წამყვანი შიდა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ძირითად მახასიათებლებს. ზოგადი ანალიზი აჩვენებს, რომ 1C კომპანიის გადაწყვეტა, მიუხედავად იმისა, რომ პროგრამული პროდუქტის (CORP ვერსია) შედარებით მოკლე დროში იყო ბაზარზე, არ ჩამოუვარდება დანარჩენ ორ გადაწყვეტილებას ძირითადი პარამეტრების მიხედვით, უფრო ტექნოლოგიურად. მოწინავე და უფრო მიმზიდველი ფასით. გადაწყვეტის აშკარა უპირატესობაა ასევე 1C: Enterprise პლატფორმის გავრცელება და დამხმარე სპეციალისტების დიდი რაოდენობა.

3. ტექნიკურ-ეკონომიკური დასაბუთება

შრომის ხარჯების დაზოგვა EDMS მომხმარებლებისთვის

მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ ხარჯების დაზოგვას შრომის ხარჯებზე EDMS მომხმარებლებისთვის.

მე-4 კვალიფიკაციის მუშაკთა შრომის ანაზღაურების პირობითი წლიური დანაზოგის გაანგარიშება გ ჯ როდესაც EDMS-ის დანერგვის შედეგად იცვლება ინფორმაციის მომზადებისა და დამუშავების პროცესების სირთულე, ეს განისაზღვრება ფორმულით:

თან ჯ = C ხელფასი (Q 1-კ 2) A2 /ფ ჯ ,

სადაც C ხელფასი - წლიური ფონდი ხელფასებიმონაცემთა მომზადებითა და დამუშავებით დაკავებული მე-კ კვალიფიკაციის თანამშრომელი, რუბ.; ქ 1, ქ 2- პროგრამული პროდუქტის ძირითად და ახალ ვერსიებში მონაცემთა ერთეულის მომზადებისა და დამუშავების შრომის ინტენსივობა, პირი/საათი; ა 2- პროგრამული პროდუქტის ახალ ვერსიაში მონაცემების მომზადებასა და დამუშავებაზე მუშაობის წლიური მოცულობა, ბუნებრივი ერთეულები; ფ ჯ - მონაცემთა მომზადებითა და დამუშავებით დაკავებული მე-4 კვალიფიკაციის თანამშრომლის წლიური სამუშაო დრო, თ.

მოდით გამოვთვალოთ შრომის ხარჯების დანაზოგი მენეჯერისთვის, რომელიც მუშაობს საჯარო სექტორში ერთიანი სატარიფო გრაფიკის მე-11 კატეგორიაში და აქვს ხელფასი 2787 რუბლი. იმის გათვალისწინებით, რომ მენეჯერს ყოველთვიური პრემია აქვს ხელფასის 75%-ის ოდენობით, მისი ყოველთვიური ხელფასი შეადგენს 4877,25 რუბლს. შესაბამისად, მენეჯერის წლიური სახელფასო ფონდი 58,527 რუბლს შეადგენს. იმის გათვალისწინებით, რომ ხუთდღიანი სამუშაო კვირაში სამუშაო დღეების რაოდენობაა 249, მენეჯერის წლიური სამუშაო დრო იქნება 1992 საათი.

სამუშაოს წინა მეთოდით და EDMS სისტემაში დოკუმენტების მომზადებისა და დამუშავების შრომის ინტენსივობა შეადგენს, შესაბამისად, 25 [ადამიანი/საათი] და 20 [ადამიანი/საათი]. EDMS-ში (ფიზიკურ ერთეულებში) მონაცემების მომზადებასა და დამუშავებაზე მუშაობის წლიური მოცულობა არის? 80 დოკუმენტი.

ამრიგად, ჩვენ ვიღებთ ხარჯების დაზოგვას მენეჯერის ანაზღაურებაზე: C =58,527· (25 - 20)· 80 / 1992 = 11,752,41 რუბლი, რაც არის მე-11 კატეგორიის მენეჯერის წლიური ხელფასის ფონდის 20%, რომელიც დაკავებულია დოკუმენტების მომზადებასა და დამუშავებაში დოკუმენტების მართვის ავტომატურ სისტემაში.

დანაზოგი მანქანის დროის ხარჯებზე

ძირითადი პროგრამული პროდუქტის (SP) ახლით ჩანაცვლებისას, როგორც წესი, გამოთვლითი რესურსების გამოყენების დრო მცირდება. დანაზოგი მანქანის დროზე გადახდისთვის გამოითვლება ფორმულის გამოყენებით

თან მშ = C მშ (ტ 1შო - თ 2შო) ა 2o ბ

სადაც C მი - წლიური ხარჯების დაზოგვა გამოთვლითი კომპლექსის i-ე რესურსის ან საკომუნიკაციო ხელსაწყოების მუშაობის დროის გადასახდელად, რომელიც დაკავშირებულია შესწავლილი პროგრამული უზრუნველყოფის ფუნქციების შესრულებასთან, რუბლი; C მი - გამოთვლითი კომპლექსის ან საკომუნიკაციო საშუალების i-ე რესურსის მუშაობის ერთი საათის ღირებულება კონკრეტულ წრედთან და მუშაობის რეჟიმთან მიმართებაში, რუბლ./საათში; თ 1ჯ , თ 2ჯ - წამყვანი დრო j-ე ოპერაციებიგამოთვლითი კომპლექსის i-ის რესურსზე ან საკომუნიკაციო ინსტრუმენტებზე პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენების ძირითად და ახალ ვარიანტებში, თ; ა 2ჯ -წლის განმავლობაში პროგრამული უზრუნველყოფის ახალი ვერსიის მიხედვით შესრულებული j-ე ოპერაციების რაოდენობა.

მოდით გამოვთვალოთ ხარჯების წლიური დანაზოგი მენეჯერის ავტომატური სამუშაო სადგურის (AWS) სამუშაო დროის გადახდისთვის დოკუმენტების ავტომატიზებულ სისტემაში. მენეჯერის სამუშაო სადგურის ერთი საათის მუშაობის ღირებულება 7 რუბლია; მენეჯერის სამუშაო სადგურზე კონტრაქტებთან დაკავშირებული ოპერაციების შესრულების დრო სამუშაოს ძველი მეთოდით და დოკუმენტაციის ავტომატიზებულ სისტემაში არის შესაბამისად 5 საათი და 3 საათი; 1002 -დოკუმენტების მართვის ავტომატიზებულ სისტემაში წლის განმავლობაში შესრულებულ კონტრაქტებთან დაკავშირებული ტრანზაქციების რაოდენობა.

ამრიგად, დოკუმენტების მართვის სისტემის ქსელში მენეჯერის ავტომატური სამუშაო სადგურის (AWS) მუშაობის დროის გადახდის ხარჯების წლიური დაზოგვა იქნება: მ =7·(5 - 3)·1002 =14028 რუბლი.

დასკვნა

დისერტაციის მიზანი იყო ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების შედარებითი ანალიზი სახელმწიფო ავტონომიური საგანმანათლებლო დაწესებულების მეწარმეობის კოლეჯის მენეჯმენტისა და საინფორმაციო ტექნოლოგიების დეპარტამენტში EDMS-ის განხორციელების ტექნიკური სპეციფიკაციების შესაქმნელად. ჩვენი კვლევა და მუშაობა საშუალებას გვაძლევს გამოვიტანოთ რამდენიმე დასკვნა და წინადადება:

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის არჩევისა და განხორციელების პრობლემის აქტუალობა განისაზღვრება საწარმოში ერთიანი დოკუმენტაციის სივრცის შექმნის აუცილებლობით, რაციონალური გამოყენების გათვალისწინებით. ადამიანური რესურსებიგარკვეული საოფისე სამუშაოების შესრულებისას.

ქაღალდის ჩანაწერების მენეჯმენტის სფეროში არსებული პრობლემების შესწავლამ და მის ელექტრონულ ჩანაწერებთან შედარებით ანალიზმა მოგვცა საშუალება გამოგვევლინა ამ სფეროში შემდეგი მნიშვნელოვანი პრობლემები, რათა შეგვემუშავებინა შემდგომი გადაწყვეტილებები:

· დოკუმენტების და, შესაბამისად, ინფორმაციის გარდაუვალი დაკარგვა;

· დოკუმენტებისა და მათში შემავალი ინფორმაციის მესამე მხარისათვის წვდომა;

· მრავალი დოკუმენტის დაგროვება, რომლის მიზანი და წყარო გაურკვეველია;

· დოკუმენტების მომზადებასა და დამტკიცებაზე დახარჯული დიდი დრო, შედეგად - დამუშავებისა და ინფორმაციის დაბალი სიჩქარე და, შესაბამისად, ნელი რეაგირება ახალ გავლენებზე;

· დოკუმენტების ნაკადის სიჭარბე, შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის დამუშავების, შიდა დოკუმენტების და დოკუმენტების გაცნობის დროის დიდი დაკარგვა;

· მიღებული გადაწყვეტილებების შეუსაბამობა, წყარო დოკუმენტების და ინფორმაციის სწრაფი გადაცემის უზრუნველსაყოფად გადაწყვეტილების მიმღები პირებისთვის;

· შემსრულებლებზე კონტროლის არარსებობა, დადგენილებებიდან გამომდინარე ინსტრუქციების მოკლე დროში მიწოდების შეუძლებლობა კონკრეტულ შემსრულებლებზე;

· დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორიის დადგენის შეუძლებლობა;

· სამუშაო დროის არასაწარმოო ხარჯები საჭირო დოკუმენტის ძიებისთვის, დოკუმენტების თემატური შერჩევის შესაქმნელად;

· ზედმეტი ქაღალდი და კოპირების ხარჯები ერთი დოკუმენტის მრავალი ასლის შესაქმნელად.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სხვადასხვა სისტემების გაანალიზებისას გათვალისწინებული იყო დოკუმენტებთან მუშაობის ყველა ნიუანსი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის განხორციელების და შემდგომი მუშაობის დროს. ჩვენ ვთავაზობთ განიხილოს ეს საჭიროებების ვარიანტები, როგორც ყველაზე მნიშვნელოვანი ავტომატური სისტემის არჩევისას, რომელიც აკმაყოფილებს ორგანიზაციაში დადგენილ ყველა პარამეტრს უსაფრთხო და ეფექტური ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სფეროში.

ცნობები

1.კუზნეცოვი I.N., საოფისე სამუშაო, M.: Dashkov and K, 2006, 520 pp.

2.ბაიკოვა ი.იუ., დოკუმენტური ნაკადი და საოფისე მუშაობა. როგორ მოვაწყოთ მუშაობა დოკუმენტებთან, Eksmo, 2009, 288 pp.

.გ.იუ. კასიანოვა., დოკუმენტის ნაკადი. ძირითადი საშუალებები, ABAC, 2010, 256 გვერდი.

.ილინა ტ.ნ., ლოგინოვა ა.იუ., რომანოვი დ.ა. სიმართლე ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შესახებ, მოსკოვი, DMK, 2008, 224 გვ.

.კუზნეცოვი ს.ლ. ელექტრონული საარქივო სისტემის შერჩევა და ექსპერიმენტული დანერგვა // სამდივნო საქმეები - 2006. No3

.Balasanyan V. შიდა დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის კონცეფცია // ღია სისტემები - 2003. No.

.ელექტრონული რესურსი: Strastenko V.V. STC IRM. რატომ გჭირდებათ საოფისე ავტომატიზაცია? - წვდომის რეჟიმი: #"justify">. ელექტრონული რესურსი: ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების მიმოხილვა. - წვდომის რეჟიმი: #"justify">. ელექტრონული რესურსი: ელექტრონული დოკუმენტების მართვა - მართვის დოკუმენტაციის სისტემები. - წვდომის რეჟიმი: #"justify">. ელექტრონული რესურსი: საწარმოთა მართვის ავტომატური სისტემები. - წვდომის რეჟიმი: #"justify">. ელექტრონული რესურსი: კომპიუტერული ტექნოლოგიების ცენტრი: დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა N-System. - წვდომის რეჟიმი: #"justify">. ელექტრონული რესურსი: ელექტრონული საოფისე სისტემები - დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სისტემები. - წვდომის რეჟიმი: #"justify">. ელექტრონული რესურსი: Aiteko ტექნოლოგია ხარვეზების გარეშე - დოკუმენტის ნაკადი ორგანიზაციაში - წვდომის რეჟიმი: #"justify">. ელექტრონული რესურსი: ზოგადი აღწერა - 1C: Document flow 8 -1C: Enterprise 8..-წვდომის რეჟიმი: #"justify">. SanPiN 2.2.2.542-96. ჰიგიენური მოთხოვნები ვიდეო ჩვენების ტერმინალების, პერსონალური ელექტრონული კომპიუტერებისა და სამუშაო ორგანიზაციისთვის

.GOST 12.2.049-80. ზოგადი მოთხოვნები სამუშაო ადგილის, კონტროლისა და ინფორმაციის ჩვენების საშუალებების მიმართ.

.ელექტრონული რესურსი: ზოგადი აღწერა - DocsVision სისტემის შესახებ. - წვდომის რეჟიმი: #"justify">. ელექტრონული რესურსი: ზოგადი აღწერა - დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა (EDMS) DIRECTUM - წვდომის რეჟიმი: #"justify">დოკუმენტის ნაკადის ელექტრონული ტექნოლოგიების არქიტექტურა

ინფორმაციული სისტემების (IS) დანერგვის განვითარებული გლობალური და შიდა პრაქტიკის შესაბამისად, ამ სტატიაში განვიხილავთ EDMS-ის დანერგვის პროცესს, რომელიც მოიცავს მუშაობის რამდენიმე ეტაპს. EDMS-ის დანერგვის შედეგია სისტემის სამრეწველო ფუნქციონირება მთელ საწარმოში.

დოკუმენტების ნაკადის ეფექტურობა ყოველთვის არ არის დაკავშირებული მის შემცირებასთან. დოკუმენტური ნაკადის ეფექტურობისა და მენეჯერებისთვის მოხერხებულობის გაზრდა უნდა განიხილებოდეს ინფორმაციის შინაარსის ხარისხის ამაღლებასთან ერთად. დოკუმენტის ნაკადის ოპტიმიზაციის (დაპროექტების) მიზანია მისი შესაბამისობაში მოყვანა მენეჯმენტის საჭიროებებთან და ამავე დროს შემცირდეს მისი შენარჩუნების ხარჯები. დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაციის (დიზაინის) გაფართოებული პროცედურა მოიცავს შემდეგ ხუთ საფეხურს.

დოკუმენტის ნაკადის ოპტიმიზაცია მოიცავს ორ ძირითად სფეროს:

• 1. ინფორმაციის შინაარსის ხარისხის ამაღლება (პასუხისმგებლობის ცენტრებთან დაკავშირება; ინდიკატორების ოპტიმალური ნაკრები და შინაარსი; ნორმებისა და სტანდარტების მაღალი ხარისხი; გადახრების შესახებ ინფორმაციის ხელმისაწვდომობა).
• 2. დოკუმენტური ნაკადის ეფექტურობისა და მენეჯერებისთვის მოხერხებულობის გაზრდა (ინფორმაციის დუბლირების აღმოფხვრა, მოძრაობის მარშრუტების ოპტიმიზაცია; პირველადი აღრიცხვის გაერთიანება ბუღალტრული აღრიცხვისა და ოპერაციული მენეჯმენტისთვის და ა.შ.; დოკუმენტების სახელწოდებების შინაარსთან შესაბამისობაში მოყვანა).

დოკუმენტური ნაკადის ეფექტურობისა და მენეჯერებისთვის მოხერხებულობის გაზრდა უნდა განიხილებოდეს პირველ მიმართულებასთან ერთად, ე.ი. დოკუმენტების ნაკადის ეფექტურობა ყოველთვის არ არის დაკავშირებული მის შემცირებასთან. ზოგიერთი ინფორმაციის დაკარგვამ შეიძლება გამოიწვიოს მთლიანობაში უარყოფითი გავლენა საწარმოზე.

მოდით განვიხილოთ დოკუმენტის ნაკადის შემცირების ვარიანტი მისი საინფორმაციო შესაძლებლობების შენარჩუნებით. ასე რომ, დოკუმენტის ნაკადის ოპტიმიზაციის (დაპროექტების) მიზანია მისი შესაბამისობაში მოყვანა მენეჯმენტის საჭიროებებთან და ამავდროულად მისი შენარჩუნების ხარჯების შემცირება.

დოკუმენტური ნაკადის ოპტიმიზაციის (დიზაინის) გაფართოებული პროცედურა მოიცავს შემდეგ ნაბიჯებს:

• ნაბიჯი 1. წინასაპროექტო კვლევა ან საწარმოს აღწერა.
• ნაბიჯი 2. არსებული დოკუმენტური ნაკადის დეტალური აღწერა.
• ნაბიჯი 3. ინფორმაციის თვისებრივი შინაარსის ანალიზი.
• ნაბიჯი 4. დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაცია.
• ნაბიჯი 5. სტანდარტების (ინსტრუქციების) შექმნა.

ინფორმაციის გამოკითხვა და ანალიზი

პირველი საფეხურის - საწარმოს აღწერა - ამოცანებია მენეჯმენტის საჭიროებების დადგენა და ფაქტორების გავლენის იდენტიფიცირება. მენეჯმენტის საჭიროებების იდენტიფიცირება ხდება სამუშაოს აღწერილობებში და ჯგუფების აღწერილობებში მოცემული ფუნქციების შესწავლის საფუძველზე მენეჯმენტის გადაწყვეტილებებიმიღებულია მენეჯმენტის სხვადასხვა დონეზე. კრიტიკული ანალიზისთვის შეიძლება გამოყენებულ იქნას მიმდინარე ანგარიშგება. ჩვენ გირჩევთ, რომ სამუშაო ჩატარდეს ინფორმაციის ხარისხობრივი შინაარსის ანალიზის პარალელურად.

დოკუმენტის ნაკადის შექმნისას, აგრეთვე მენეჯმენტის აღრიცხვის ორგანიზაციული სტრუქტურების შექმნისას, მუშაობა იწყება ისეთი ფაქტორების გავლენის შესწავლით, როგორიცაა: ტექნოლოგიური მახასიათებლები, პროდუქტის შემადგენლობა, საწარმოს წარმოებისა და მენეჯმენტის ორგანიზაცია და მისი სტრუქტურული განყოფილებები, ბიზნეს პროცესები. მატერიალური ნაკადები. დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზება დიდწილად დამოკიდებულია ორგანიზაციული მართვის სტრუქტურებში პასუხისმგებლობის ცენტრების არსებობაზე; შიდაკომპანიის მეწარმეობის მექანიზმის შემუშავება; გადახრების მართვის ხელმისაწვდომობა; მართვის კომპეტენცია და მისი პროგრესული გადაწყვეტილების მიღების მეთოდების გამოყენება; პერსონალური კომპიუტერების, საინფორმაციო ქსელების ხელმისაწვდომობა და ა.შ.

კერძოდ, წინასაპროექტო მუშაობისას საჭიროა უფრო მეტი დეტალი ინფორმაციის შექმნის (ტრანსფორმაციის, გამოყენების) ცენტრების და მათი პერსონალიზებული ურთიერთობების (აღრიცხვის პუნქტების) აღწერის თვალსაზრისით; დოკუმენტების აღწერა და არსებული დოკუმენტური ნაკადები.

დოკუმენტების მართვის სისტემების შემუშავება მართვის მიზნებისთვის და მენეჯმენტის ფსიქოლოგიისთვის, რა თქმა უნდა, საწარმოს ტექნოლოგიური და ორგანიზაციული მახასიათებლების გათვალისწინებით, უნდა დაიწყოს კონკრეტული პროგრამული პროდუქტის მითითების გარეშე. ჯერ თქვენ უნდა შექმნათ იდეოლოგია და მხოლოდ ამის შემდეგ მოძებნოთ მისთვის პროგრამული პროდუქტი.

საწარმოში EDMS-ის დანერგვის პროცესის დაწყებამდე ჩვენ გირჩევთ ჩაატაროთ ექსპრეს გამოკითხვა (პროექტისწინა კვლევა), რათა:

• ზოგადი ინფორმაციის მოპოვება EDMS განხორციელების ობიექტის შესახებ;
• განხორციელების მიზნების განსაზღვრა;
• ზოგადი ძირითადი მოთხოვნების განსაზღვრა EDMS-ისა და პროექტის საზღვრებისთვის;
• დოკუმენტური ნაკადისა და საოფისე მუშაობის ორგანიზაციის ზოგადი მდგომარეობის განსაზღვრა;
• პროექტის ძირითადი მონაწილეების იდენტიფიცირება (სამუშაო ჯგუფის შექმნა);
• პოტენციური პროექტის სირთულის საერთო დონის განსაზღვრა;
• მონაცემთა მიგრაციისა და სხვა პროგრამულ უზრუნველყოფასთან ინტეგრაციის საჭიროებების შეფასება;
• ეფექტური და მომგებიანი კომერციული წინადადების მოსამზადებლად საჭირო ინფორმაციის შეგროვება, თუ კვლევა და განხორციელება განხორციელდება მესამე მხარის კომპანიის მიერ.

ამ ეტაპზე შერჩეულია პლატფორმა, რომელზეც EDMS განვითარდება.

ამ ეტაპზე მიღებული პირველადი ინფორმაციის საფუძველზე ინიშნება პროექტის მენეჯერი (PM), რომელიც ადგენს საბაზისო სამუშაო გეგმას, იერარქიულ სამუშაო სტრუქტურას (WBS) და პროექტის წესდებას.

საინფორმაციო გამოკითხვის დროს ხდება არსებული ბიზნეს პროცესების შესწავლა და აღწერა („როგორც არის“). შეგროვებული მონაცემების ანალიზის შედეგად შემოთავაზებულია ოპტიმიზირებული ბიზნეს პროცესები („იყოს“ - „როგორც უნდა იყოს“) და ჩამოყალიბებულია EDMS-ის ფუნქციური მოთხოვნები.

საინფორმაციო გამოკითხვის მიზნებია:

• ავტომატიზირებული ბიზნეს პროცესების შესწავლა და ზუსტი აღწერა;
• დოკუმენტური ნაკადების ოპტიმიზაციისა და დოკუმენტური ნაკადის და საოფისე მუშაობის ორგანიზების რეკომენდაციების შემუშავება;
• სისტემის მოდიფიკაციების განმარტება და აღწერა, ინტერფეისები, მ.შ. ინტერფეისები გარე სისტემებთან და არსებული პროგრამებიდან მონაცემთა გადაცემის საშუალებებთან, რომლებიც უნდა შემუშავდეს და განხორციელდეს პროექტის განმავლობაში;
• ტექნიკური მახასიათებლების (TOR) შემუშავება.

საჭირო ინფორმაციის მისაღებად ტარდება კითხვარები და ინტერვიუები ძირითად მომხმარებლებს შორის (დაინტერესებული დეპარტამენტების ხელმძღვანელები და თანამშრომლები, რომლებსაც უშუალოდ მოუწევთ მუშაობა ახალ EDMS-ში). მუშაობის დროს რეკომენდებულია:

• შეადგინეთ ორგანიზაციაში არსებული ტიპის დოკუმენტების სია და ჩაატარეთ თითოეული ტიპის დოკუმენტის გამოკვლევა:

აღწერეთ დოკუმენტაციის ტექნოლოგია (დეტალების ნაკრები, საჭიროების შემთხვევაში, მათი ადგილმდებარეობა, თანმიმდევრობა და დიზაინის მახასიათებლები); აჩვენეთ დოკუმენტების გადაადგილების პირობები (ხელმოწერების არსებობა, ვიზები, ჩეკები და ა.შ.), დოკუმენტების მოძრაობის დიაგრამა (მარშრუტი) ან ძირითადი ინდოსატორების, ხელმომწერების სია და ა.შ.; აღწერეთ რეგისტრაციის მეთოდი (რეგისტრაციის ნომრების ფორმატი);

• შეადგინეთ დოკუმენტების შექმნაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლების სია (ვინ/რომელი განყოფილება რა ტიპის დოკუმენტებს ქმნის).
• შეადგინეთ თანამშრომლების სია, რომლებიც ადასტურებენ, ხელს აწერენ, ამტკიცებენ დოკუმენტებს (ვინ ადასტურებს/ამოწერს რა ტიპის დოკუმენტებს; პირობები, რომლებშიც საჭიროა ვიზა/ხელმოწერა).
• შეადგინეთ დოკუმენტების რეგისტრატორების სია
• განსაზღვრეთ რა ტიპის დოკუმენტებია საჭირო კონტროლის ქვეშ (მაკონტროლებლების იდენტიფიცირება, კონტროლის ქვეშ მოქცევის პირობები, კონტროლის მოხსნის პირობები და სხვა საჭირო ინფორმაცია).
• შეადგინეთ სხვა ადამიანების სია, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან დამუშავების პროცესზე.
• ზემოთ ჩამოთვლილი ინფორმაციის საფუძველზე შექმენით დოკუმენტის გადაადგილების ალგორითმი (ოპეროგრამა). იხილეთ მაგალითი 1.
• განსაზღვრეთ საჭირო ანგარიშგების დოკუმენტები (ანგარიშების შექმნის პირობები და მათი ფორმები).
• გამოკითხვის საფუძველზე შეადგინეთ ინსტრუქციები სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულებებისთვის (საჭიროების შემთხვევაში).
• შეადგინეთ საქმეების ნომენკლატურა, სადაც მითითებულია შენახვის ვადები და ქეისების ფორმირების პრინციპები (საჭიროების შემთხვევაში).
• შეადგინეთ დოკუმენტების სია, სადაც მითითებულია მათთან წვდომის უზრუნველყოფის პირობები (მაგალითად, პოზიციის მიხედვით).

ზემოთ ჩამოთვლილ ინფორმაციაზე დაყრდნობით, შემუშავებულია EDMS-ის ფუნქციური მოთხოვნები ან მისი შემუშავების მითითების პირობები (TOR). კერძოდ, ანალიტიკოსმა უნდა შეადგინოს მოთხოვნები სარეგისტრაციო და საკონტროლო ბარათების ფორმატისა და შემადგენლობის შესახებ (ბარათში ველების დაყენება და განლაგება, EDMS-ის შევსების მეთოდები და ა.შ.), დოკუმენტების გადაადგილების მარშრუტები და სხვა საჭირო მოთხოვნები. EDMS-ის შექმნისა და განვითარებისთვის.

დოკუმენტების მართვის სისტემების დიზაინის პრაქტიკიდან გამომდინარე, შეგვიძლია შემოგთავაზოთ სამუშაოს შემდეგი თანმიმდევრობა:

• 1. ძირითადი წარმოების, დამხმარე წარმოების, ფუნქციონალური მომსახურების აღრიცხვის პუნქტების სქემების მშენებლობა.
• 2. მათი ურთიერთობის დიაგრამების აგება.
• 3. საბუთების და ანგარიშების შევსებული ფორმების შეგროვება სააღრიცხვო პუნქტების მიხედვით.
• 4. მათი სისტემატიზაცია ალბომებად.
• 5. წარდგენის ვადების აღწერა, დოკუმენტების გადაადგილების მიმართულება და ანგარიშგების ფორმები (რა ვადაში, ვის და ვისგან არის გადაცემული დოკუმენტი).
• 6. თემატური და შემაჯამებელი დოკუმენტების ნაკადის სქემების აგება.
• 7. დოკუმენტების ლოგიკური და რეკვიზიტური ანალიზის ჩატარება.
• 8. დოკუმენტების გზის ანალიზი მათი შექმნის, კოორდინაციისა და დამტკიცების პროცესში.
• 9. წინადადებების შემუშავება დოკუმენტების არსებულ სქემაში ცვლილებების შეტანისა და ანგარიშგების შესახებ მენეჯმენტის აღრიცხვის სხვა პარამეტრების შეცვლის წინადადებებთან დაკავშირებით (გადახრების აღრიცხვა, პასუხისმგებლობის ცენტრები და სხვ.).
• 10. წინადადებების შემუშავება ინფორმაციის დუბლირების აღმოსაფხვრელად.
• 11. დოკუმენტების გაერთიანების წინადადებების შემუშავება.
• 12. დოკუმენტების გადაადგილებისა და ანგარიშგების გამარტივების მიზნით წინადადებების შემუშავება.
• 13. ოპტიმიზებული კონსოლიდირებული დოკუმენტების ნაკადის და შიდა ანგარიშგების სქემის პროექტის შემუშავება.
• 14. დოკუმენტური ნაკადის და შიდა ანგარიშგების წარმოების სტანდარტების შემუშავება და დანერგვა.

ზემოაღნიშნული ოპერაციების შესრულებისას უნდა გაითვალისწინოთ რამდენიმე რჩევა.

სააღრიცხვო პუნქტები. პირველ რიგში, თქვენ იდენტიფიცირებთ ურთიერთობის სუბიექტებს ინფორმაციის გაცვლის დროს. მათ შეიძლება ეწოდოს წარმოშობის, მოხმარებისა და ინფორმაციის გადაცემის ცენტრები ან სააღრიცხვო პუნქტები. ასე რომ, სააღრიცხვო პუნქტები დაფიქსირდა, წინა ეტაპზე იყო აღწერილი განყოფილებების ურთიერთდამოკიდებულება, ახლა თქვენ შეგიძლიათ, ამ მასალის კომბინაციით და შევსებით, ააწყოთ სააღრიცხვო პუნქტების ურთიერთდამოკიდებულების დიაგრამები.

ეს სქემები დაგეხმარებათ არა მხოლოდ შეწყვიტოთ უმნიშვნელო კავშირები პროექტის პირველ საფეხურზე დოკუმენტურ ფორმაში გადატანის გარეშე, არამედ დაზოგოთ დრო და ფული. ისინი შეუცვლელია ოპტიმიზაციის წინადადებების ტესტირებისას, რათა ნახოთ ყველაფერი გათვალისწინებულია თუ არა.

ალბომები და დოკუმენტების აღწერილობები. მნიშვნელოვანი ნაბიჯია პროექტის განხორციელების დროს არსებული დოკუმენტების ალბომების შექმნა და მათი აღწერა; ეს არის ყველაზე შრომატევადი, უინტერესო და უმადური სამუშაო.

დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაციის მიზნით სამუშაოს ჩატარებისას გამოიყენეთ შეცდომების პრაქტიკის ანალიზის შედეგად მიღებული რჩევები: დროულად დააწესეთ შეზღუდვები - „არ აითვისოთ უკიდეგანობა“; გაარკვიეთ, შედგენილია თუ არა დოკუმენტი იმავე თანამშრომლის მიერ, რომელიც ხელს აწერს მას, თუ არიან თუ არა ნამდვილი უხილავი შემსრულებლები; იმ სიტუაციებში, როდესაც სახელოსნოს მენეჯერი ხელს აწერს ანგარიშ-ფაქტურას ნახევრად მზა პროდუქტის შემდეგ სახელოსნოში გადასატანად, გადაწყვიტეთ რამდენჯერ აღწერთ დოკუმენტის მოძრაობას: ერთხელ სახელოსნოდან სახელოსნოში, ან გაიარეთ მთელი გზა. ამ შემთხვევაში, უნდა არსებობდეს ჩანაწერების იდენტური პრინციპი ორგანიზაციის ყველა განყოფილებისთვის.

სამუშაოს ჩატარებისას უნდა დაკმაყოფილდეს სავალდებულო პირობა: დოკუმენტების აღწერა წარმოდგენილი უნდა იყოს ერთიანი ფორმით ორგანიზაციის ყველა განყოფილებისთვის.

ადგილობრივი და ზოგადი დოკუმენტების ნაკადის სქემები. დოკუმენტების აღწერის შემდეგ, შეგიძლიათ გააგრძელოთ დიაგრამების აგება. ისინი ხელს უწყობენ პასუხს, მაგალითად, კითხვაზე - რამდენად რთულია ჩვეულებრივი დოკუმენტის გზა ოთხ ეგზემპლარად, განსხვავებით თავად წარმოების ოპერაციისგან. დოკუმენტის ნაკადის ნიმუშის ანალიზი გაიძულებთ იფიქროთ საბოლოო მარშრუტების მიზანშეწონილობის შესახებ. მაგალითად, რატომ გვჭირდება პირველადი დოკუმენტები შიდა გადაადგილების შესახებ დაგეგმვის განყოფილებაში?

მაგალითი 1. ჩვენ ვთავაზობთ გამოკითხვის შედეგად მიღებული ინფორმაციის ფორმალიზებას ოპეროგრამის სახით (იხ. სურათი 1) ან ალგორითმის სახით (იხ. სურათი 2). მაგალითად, ჩვენ ვთავაზობთ განიხილოს შეკვეთების სასიცოცხლო ციკლი ძირითადი აქტივობებისთვის. ამ ტიპის დოკუმენტებთან მუშაობის ტექნოლოგია ყველაზე ერთიანია და შეიძლება გამოყენებულ იქნას სხვადასხვა საწარმოში.

სურათი 1. შეკვეთის სასიცოცხლო ციკლის ოპერაგრამა ძირითადი აქტივობისთვის

სურათი 2. ძირითადი აქტივობების შეკვეთების დამუშავების ალგორითმი

სტატიაში „ინფორმაციული გამოკითხვა, როგორც EDMS-ის განხორციელების ნაწილი“, გამოქვეყნებული ჟურნალში „საოფისე სამუშაოები და დოკუმენტების მიმდინარეობა საწარმოში“ No. 2, 2007, ჩამოთვლილია კითხვები, რომლებიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას კითხვარებში ან მომხმარებლებთან გასაუბრებისას. კითხვები საკონსულტაციოა.

გამოკითხვის ჩატარების მკაფიო მოთხოვნები არ არსებობს, ამიტომ, თითოეულ კონკრეტულ შემთხვევაში, მზა გადაწყვეტილებების გამოყენებით, თქვენ უნდა მიიღოთ შემოქმედებითი მიდგომა საჭირო ინფორმაციის მოპოვებაზე, მის სტრუქტურირებაზე და მის ჩვენებაზე.

საინფორმაციო გამოკითხვა მნიშვნელოვანი ეტაპია სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულებების ოპტიმიზაციისა და EDS-ის განხორციელების საქმეში. ყოველივე ამის შემდეგ, პროცესების ოპტიმიზაციისა და EDMS ფუნქციონირების მოთხოვნების შემუშავების მიზნით მიღებული გადაწყვეტილებების ხარისხი პირდაპირ დამოკიდებულია მიღებულ ინფორმაციაზე და მისი პრეზენტაციის ხარისხზე. ამ კუთხით აუცილებელია გამოკითხვის მთავარი პრინციპის დაცვა - სრული, სანდო და უახლესი ინფორმაციის მოპოვება იმ პროცესების შესახებ, რომელთა ავტომატიზაცია იგეგმება.

დოკუმენტური ნაკადის თემატური ანალიზი და ოპტიმიზაცია

დოკუმენტური ნაკადის არეულობა და მისი ირაციონალურობა ჩანს თემების ანალიზით. გავაანალიზოთ, მაგალითად, განყოფილებაში მასალების ნაკადის შეყვანა და გამოსავალი (ნახევარფაბრიკატების გადაადგილება, მზა პროდუქცია). შეიძლება აღმოჩნდეს, რომ დამუშავებული ნედლეულით კონტეინერის სახელოსნოდან სახელოსნოში გადატანის საზეიმო ფაქტს თან ახლავს პირველადი დოკუმენტების, ჟურნალების, რეზიუმეებისა და მოხსენებების ჩანაწერების ფეიერვერკი. ასევე მნიშვნელოვანი დუბლირება ხდება იმავე საამქროში ნახევარფაბრიკატების გადატანისას.

ჩანაწერების შემცირების შესახებ გადაწყვეტილების მისაღებად რეკომენდებულია საჭირო ანალიზის ჩატარება ცხრილური ან გრაფიკული ფორმით. იგი ოფიციალურად აჩვენებს ინდიკატორების დუბლირებას დოკუმენტებში. ადგილობრივი სქემების ანალიზი, რომელსაც დაემატება დოკუმენტის კონკრეტული მიზნის დაზუსტება, რეზიუმე ან სააღრიცხვო რეესტრში ჩანაწერი (მენეჯმენტის გადაწყვეტილება და ა.შ.) ხელს შეუწყობს დოკუმენტების ან დეტალების დუბლირებას არსებითად. შედეგად მიიღება გადაწყვეტილება დოკუმენტების შემცირებაზე ან გარდაქმნაზე, სახელოსნოების ტექნიკური აღჭურვილობისა და ავტომატური მართვის სისტემის შესაძლებლობების გათვალისწინებით. ჟურნალების გაერთიანების რეკომენდაციები ასევე შეიძლება:

ყველა სახის სამუშაოს განხორციელების მიზანშეწონილობა და ლოგიკა ფასდება იმ თვალსაზრისით, თუ როგორ უწყობს ხელს მენეჯმენტის გადაწყვეტილებების ინფორმაციული მხარდაჭერის ოპტიმიზაციას, მათი განხორციელების ეფექტურობასა და სიზუსტეს.

EDMS-ის შემუშავება და კონფიგურაცია

ამ ეტაპზე მიმდინარეობს ტექნიკურ მახასიათებლებში აღწერილი მოთხოვნების დანერგვა: EDMS-ის დაყენება, მისი მოდიფიცირება ან სისტემის ახალი ფუნქციების შემუშავება შერჩეულ პლატფორმაზე.

EDMS-ის ფიზიკური განხორციელების მიზნებია:

• EDMS მონაცემთა ბაზის სტრუქტურის შემუშავება;
• ეკრანის ფორმების შემუშავება;
• მექანიზმების შემუშავება: დამტკიცება, რეგისტრაცია, აღსრულება და ა.შ.
• სისტემის ტექნიკური დოკუმენტაციის შემუშავება.

• სისტემაში საჭირო ფუნქციების ხელმისაწვდომობა (დამტკიცების, რეგისტრაციის, შესრულების, შესრულების კონტროლი, წვდომის უზრუნველყოფის პროცედურები და ა.შ.);
• საჭირო დოკუმენტური ბარათების არსებობა;
• სისტემის განახლების სირთულე და ღირებულება;
• ერთდროულად მომხმარებელთა მაქსიმალური რაოდენობა, რომლებზეც სისტემა სტაბილურად მუშაობს და მოთხოვნის დამუშავების სიჩქარე დამაკმაყოფილებელია;
• სისტემასთან დაკავშირებული მომხმარებლების მაქსიმალური რაოდენობა;
• ლიცენზიების ღირებულება (სერვერზე, 1 სამუშაო სადგური);
• სისტემის ადმინისტრირების სირთულე და ღირებულება, ტექნიკური მხარდაჭერა;
• ვერსიების განახლების შესაძლებლობა, სირთულე და ღირებულება;
• დისტანციურ მომხმარებლებთან მუშაობის უნარი (საჭიროების შემთხვევაში);
• საკონსულტაციო მომსახურების ღირებულება და ხარისხი;
• მიმწოდებლის სანდოობა (პოპულარობის ხარისხი ბაზარზე, წარმატებით დასრულებული პროექტების რაოდენობა და ა.შ.).

ამ ეტაპზე უშუალოდ ხორციელდება საინფორმაციო გამოკითხვის ეტაპზე აღწერილი მოთხოვნები.

დეველოპერული სამუშაოების უმეტესობა ხორციელდება ადგილზე, შესაბამისად, მუდმივი და ეფექტური ურთიერთქმედება დეველოპერებსა და მომხმარებელს შორის არის მთავარი ფაქტორი მომხმარებლის მიერ სისტემის განვითარებისა და მიღების წარმატებით დასრულებისთვის.

ტესტირების პროცესი გადამწყვეტია განვითარების ხარისხის უზრუნველსაყოფად. ტესტის დაგეგმვა და მომზადება უნდა დაიწყოს რაც შეიძლება ადრე. საბოლოო მომხმარებლები მაქსიმალურად უნდა იყვნენ ჩართულნი ტესტის კრიტერიუმების მომზადებაში. მნიშვნელოვანია, რომ ტესტირება განხორციელდეს მომხმარებლის მიერ.

საპილოტე ოპერაცია

სისტემის დანერგვის მიზანია ის ფაქტი, რომ მომხმარებლები იწყებენ მუშაობას EDMS-ში (სისტემა უნდა დააკმაყოფილოს მომხმარებელთა მოთხოვნილებები და მოთხოვნები) და სტაბილურად მუშა სისტემაში (შეცდომისა და შეცდომების გარეშე).

განხორციელების პროცესში ხორციელდება შემდეგი სამუშაოები:

პროგრამული უზრუნველყოფის ინსტალაცია და კონფიგურაცია;

• EDMS-ის პერსონალისა და ადმინისტრატორების ტრენინგი;
• მომხმარებლისთვის EDMS დოკუმენტაციის შემუშავება (დახმარება);
• სისტემაში არსებული შეცდომების აღმოფხვრა;
• EDMS-ის დასრულება მომხმარებლების კომენტარებისა და წინადადებების საფუძველზე;
• მარეგულირებელი დოკუმენტაციის შემუშავება: ინსტრუქციები სკოლამდელი საგანმანათლებლო დაწესებულებებისთვის, დებულებები მუშაობის შესახებ სხვადასხვა სახისდოკუმენტები;
• მომხმარებლის ტექნიკური მხარდაჭერის ორგანიზება (მომხმარებლების კონსულტაცია სისტემაში მუშაობის საკითხებზე).

ეს ეტაპი ყველაზე რთულია პროექტის ყველა მონაწილისთვის (მომხმარებლები, დეველოპერები, განმახორციელებლები). ამ ეტაპზე პროგრამული პროდუქტის ადაპტირება, ტესტირება და ტესტირება ხდება რეალურ საოპერაციო პირობებში. ყველაზე რთულია მომხმარებლების ფსიქოლოგიური ბარიერის გადალახვა მათთვის ახალ გარემოში მუშაობის დაწყებისას, რადგან მომხმარებლები იძულებულნი არიან შეცვალონ ჩვეული და დადგენილი მუშაობის გზები. ამასთან დაკავშირებით, ამ ეტაპზე მნიშვნელოვანია მომხმარებლებისთვის ტრენინგისა და კონსულტაციის გაწევა. ეს მათ დაეხმარება ახალ სამუშაო პირობებთან ადაპტაციაში.

სამრეწველო ოპერაცია

EDMS-ის სამრეწველო ოპერაცია არის სტაბილური მოქმედი EDMS-ის გამოყენება, რომელიც სრულად აკმაყოფილებს მომხმარებლების მოთხოვნებს ორგანიზაციის თანამშრომლების მოვალეობების შესრულების პროცესში.

EDMS-ის მუშაობის დროს შესრულებული სამუშაოები:

• მომხმარებლების კონსულტაცია და ტრენინგი EDMS-ში მუშაობის შესახებ;
• დირექტორიების ადმინისტრირება ( ორგანიზაციული სტრუქტურა, მომხმარებლები, საკოორდინაციო მარშრუტები, საფოსტო სიები და ა.შ.);
• სერვერისა და პროგრამული უზრუნველყოფის ადმინისტრირება;
• სარეზერვო ასლის გაკეთება (სარეზერვო)

ამ ეტაპზე შეგიძლიათ დაიწყოთ EDMS-ის განვითარების პროცესი: ახალი ფუნქციების დამატება, განხორციელების პროექტის საზღვრების გაფართოება (ახალი კატეგორიების/დოკუმენტების ტიპების დამატება, ჰოლდინგის მომხმარებელთა/განყოფილებების/საწარმოების რაოდენობის გაფართოება, ახლის დამატება. ფუნქციები).

EDMS-ის განხორციელებისა და განხორციელების დროის შემცირების მიზნით, ჩამოთვლილი ეტაპების მუშაობა შეიძლება განხორციელდეს პარალელურად, ავტომატიზაციის ამოცანების სირთულის დონის მიხედვით, გამოყენებული პროგრამული უზრუნველყოფის და ა.შ.

EDMS-ის განხორციელების პროექტის მთელი სასიცოცხლო ციკლის განმავლობაში უნდა განხორციელდეს პროექტის მართვის სამუშაოები. მაგალითად, რეკომენდებულია ამერიკული სტანდარტის ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK გზამკვლევი) გამოყენება.

პროექტის მენეჯმენტი

პროექტი არის დროებითი წამოწყება უნიკალური პროდუქტების ან სერვისების შესაქმნელად. პროექტის მენეჯმენტი არის მენეჯმენტის ცალკეული სფერო, რომელიც შექმნილია სპეციალურად დროებითი საქმიანობის მართვისთვის უნიკალური შედეგებით.

პროექტის მართვის ყველაზე ცნობილი/ ფართოდ გამოყენებული სტანდარტებია:

• PMBOK (ამერიკული სტანდარტი: www.pmi.ru);
• Prince2 (ინგლისური სტანდარტი: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (ევროპული სტანდარტი: www.ipma.org);
• P2M (იაპონური სტანდარტი: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

მთავარი გმირები:

• პროექტის მენეჯერი (ლიდერი) არის პროექტის მენეჯმენტზე პასუხისმგებელი პირი.
• პროექტის სპონსორი არის პირი, რომელიც უზრუნველყოფს პროექტის ფინანსურ რესურსებს და უზრუნველყოფს პროექტის ადმინისტრაციულ და ორგანიზაციულ მხარდაჭერას.
• პროექტის მომხმარებელი (მომხმარებელი) არის პირი, რომელიც გამოიყენებს პროექტის შედეგებს.
• პროექტის დაინტერესებული მხარეები არიან პირები, რომლებიც აქტიურად არიან ჩართულნი პროექტში და/ან რომელთა ინტერესებზე შეიძლება გავლენა იქონიოს პროექტის განხორციელებამ (რომლებიც გავლენას ახდენენ და მათზე გავლენას ახდენს პროექტის შედეგები).

პროექტის სასიცოცხლო ციკლის მაგალითი:

პროექტის წესდებაარის პროექტის პირველი ოფიციალური დოკუმენტი. ფორმალურად ადასტურებს პროექტის არსებობას. აძლევს RP-ს უფლებამოსილებას, დახარჯოს ორგანიზაციული რესურსები პროექტის ოპერაციებისთვის. RP განისაზღვრება და ინიშნება რაც შეიძლება ადრე. RP ყოველთვის უნდა დაინიშნოს დაგეგმვის დაწყებამდე და სასურველია პროექტის ქარტიის შემუშავების დროს.

პროექტის ქარტია დეტალებს ექვემდებარება პროექტის დაგეგმვის ფაზაში.

პროექტის წესდება შეიძლება შეიცავდეს:

• ბიზნესის საჭიროებების აღწერა პროექტის დასაწყებად;
• პროექტის მიზანი ან საფუძველი;
• საჭიროებებისა და მოლოდინების აღწერა, ასევე დაინტერესებული მხარეების გავლენის ხარისხი;
• პროექტის ძირითადი ეტაპების შემაჯამებელი გეგმა (Milestones);
• ფუნქციონალური ორგანიზაციების აღწერა;
• ორგანიზაციული დაშვებებისა და შეზღუდვების აღწერა;
• პროექტის მთლიანი ბიუჯეტი.

პროექტის მოცულობის აღწერა– ეს არის ინფორმაცია პროექტის მიზნებისა და ამოცანების შესახებ, რომლებიც მიღებულია მომხმარებლისგან დაწყების ეტაპზე (ინფორმაციული გამოკითხვა). ის შეიძლება შეიცავდეს ზოგად ინდიკატორებს და ექვემდებარება შემდგომ დაზუსტებას და განვითარებას პროექტის მენეჯერის მიერ დაგეგმვისა და განვითარების ეტაპზე. ეს არის პროექტის განცხადება (რა უნდა გაკეთდეს).

პროექტის მოცულობის განცხადების შემუშავების პროცესი აღწერს და დოკუმენტირებს პროექტის მახასიათებლებსა და საზღვრებს და მასთან ასოცირებულ პროდუქტებსა და სერვისებს, ასევე მიღების მეთოდებსა და მოცულობის მართვას.

დოკუმენტის ძირითადი კომპონენტები:

• პროექტის მიზნები;
• პროექტის პროდუქტის აღწერა
• პროექტის შედეგები
• დაშვებები და შეზღუდვები პროექტში, პროექტის საზღვრები;
• პროექტის საეტაპო გეგმა.

პროექტის მართვის გეგმაარის ოფიციალურად დამტკიცებული დოკუმენტი, რომელიც წარმართავს პროექტის განხორციელებას. ეს არის დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს და აერთიანებს დაგეგმვის შედეგებს პროექტის ყველა სფეროში (დრო, ხარჯები, რესურსები, რისკები, ხარისხი და ა.შ.)

პროექტის მართვის გეგმა შეიძლება შედგებოდეს ერთი ან მეტი დამატებითი გეგმისგან, როგორიცაა:

• პროექტის ფარგლების მართვის გეგმა;
• განრიგი;
• ხარჯების მართვის გეგმა;
• ხარისხის მართვის გეგმა;
• HR გეგმა;
• ურთიერთქმედების მართვის გეგმა;
• რისკის მართვის გეგმა;
• მიწოდების მართვის გეგმა;
• პროცესის გაუმჯობესების გეგმა

შეუძლებელია მთლიანი პროექტის დეტალური გეგმის ერთდროულად შექმნა.

ძირითადი გეგმაარის ოფიციალურად დამტკიცებული დოკუმენტი, რომლის მიხედვითაც შეფასდება პროექტის შესრულება და რომელიც გამოყენებული იქნება პროექტის შესრულების მართვისა და კონტროლისთვის. გამოიყენება პროექტის პროგრესის გადახრის მონიტორინგისთვის.

სამუშაო გეგმაარის დოკუმენტი ან დოკუმენტების ნაკრები, რომელიც იცვლება პროექტის განხორციელების და დამატებითი ინფორმაციის მიღებისას. სამუშაო გეგმა, როგორც წესი, ყოველთვის განსხვავდება ძირითადისგან. სამუშაო გეგმას ცვლის RP.

პროექტის შესრულება– პროექტის განხორციელების ძირითადი პროცესი (ჩართულია რესურსების მნიშვნელოვანი ნაწილი).

RP-ის ძირითადი მოვალეობები მოიცავს:

• პროექტის გეგმის განსახორციელებლად აქტივობების ინტეგრაცია და კოორდინაცია;
• მიმდინარე პროექტის განხორციელების გადახრების მუდმივი შედარება და ანალიზი პროექტის საწყისთან შედარებით;
• საჭიროების შემთხვევაში, წამოიწყეთ ცვლილებების მოთხოვნა;
• პროექტის ხარჯების და დროის პროგნოზები.